Z tego odcinka dowiesz się:
- Kim jest Ania Rakowska?
- Jakie są różnice między zarządzaniem zespołami rozproszonymi i międzynarodowymi, a tradycyjnym zespołem będącym na miejscu?
- Jak rozpoznać czy pracownik nadaje się do pracy zdalnej?
- Jak zdalnie rekrutować pracowników?
- Jak zarządzać zespołem międzynarodowym?
- i wiele więcej
Zapisz się do naszego newslettera, żeby otrzymać obiecane bonusy (nie tylko te z bieżącego wideo, ale jeszcze więcej!):
Wersja do słuchania
Linki do materiałów polecanych w filmie:
Agenda:
00:00 Wprowadzenie
01:45 Kim jest Ania Rakowska
02:50 Różnice w zarządzaniu zespołem rozproszonym
04:31 Jak zarządzać zespołem rozproszomnym?
05:59 Jak rozpoznać czy pracownik nadaje się do pracy zdalnej?
07:24 Jak zadbać o interakcje między ludźmi gdy każdy pracuje z innego miejsca?
08:39 Jak zdalnie rekrutować pracowników?
15:46 Jak oceniać pracę innych kiedy ich nie widzimy na żywo?
19:01 Jak zarządzać zespołem międzynarodowym?
26:32 Praca w różnych strefach czasowych
26:51 Jak komunikować się ze zdalnym szefem?
31:03 O czym warto pamiętać w pracy z zespołem rozproszonym?
35:02 Najważniejsze wnioski
Nerd Management to inicjatywa, która ma na celu pomóc wszystkim świeżo upieczonym liderom. W szczególności tym, którzy na drodze awansu z dobrych specjalistów, zmieniają ścieżkę kariery na zupełnie nieznaną.
Jeżeli widzisz wartość w tym wideo, to udostępnij je proszę swoim znajomym, którzy zastanawiają się nad zostaniem liderem w swojej organizacji lub właśnie się nim stali.
Dzięki wielkie i Miłego dnia!
Paweł Rekowski i Krzysztof Rakowski
Transkrypcja wideo
[00:00:22.200] – Paweł
Cześć, z tej strony Paweł Rekowski i Krzysztof Rakowski. Witamy w kolejnym odcinku Nerd Management. Bardzo się cieszymy, że piszecie do nas pytania, również komentarze w social mediach. Bardzo dziękujemy i prosimy o więcej. Pamiętajcie również, by zapisywać się do newslettera – i tutaj jedna techniczna prośba, bardzo duża – ponieważ kiedy dostaniecie tego maila pamiętajcie aby dodać adres kontakt@nerd.management do swojej listy kontaktów, by te maile na pewno do was przychodziły, bo doszły nas słuchy, że nie wszyscy dostają, niektórym się chowają gdzieś w ofertach także koniecznie sprawdźcie gdzie one są, dodajcie ten kontakt do listy, dorzućcie do inboksa jeżeli jesteście na gmailu i wszystko będzie OK.
[00:01:06.450] – Paweł
W tym odcinku zmieniamy też trochę format ponieważ Krzysiek zabrał cały sprzęt, gwizdnął go z naszego biura gdzie, nagrywamy nasze odcinki i pojechał do domu. Co tam robiłeś?
[00:01:19.200] – Krzysztof
Wziąłem sprzęt i nagrałem wywiad z moją żoną, Anią Rakowską. Ania ma świetne doświadczenie związane z zarządzaniem zespołami międzynarodowymi, zespołami rozproszonymi. Jest trochę z innej branży bo zawsze zajmowała się rekrutacją, rozwijaniem talentów. Chciałem ją zapytać co może nam ciekawego powiedzieć w tym kontekście pracy z zespołami międzynarodowymi.
[00:01:41.160] – Paweł
Super, więc lecimy teraz z tym wywiadem, a na koniec jeszcze na chwilę wrócimy.
[00:01:46.800] – Krzysztof
Dzisiaj ze mną nie ma Pawła, jest za to Ania Rogowska – zbieżność nazwisk nieprzypadkowa – Ania jest praktykiem i teoretykiem zarządzania zespołami międzynarodowymi, rozproszonymi i nie tylko. Czy możesz powiedzieć parę słów o sobie?
[00:01:59.700] – Ania
No pewnie z miłą chęcią. Przede wszystkim bardzo Wam dziękuję za zaproszenie. Z wykształcenia jestem psychologiem. Studiowałam na Wydziale Psychologii, specjalizowałam się w organizacji pracy. Przez ostatnie 15 lat pracowałam w zespołach międzynarodowych w roli specjalisty a w ostatnich latach w roli menadżera i chciałabym się z Wami podzielić swoim doświadczeniem bo wydaje mi się że jest ciekawe.
[00:02:25.560] – Krzysztof
Świetnie, dziękuję bardzo, że przyjęłaś nasze zaproszenie. Dzisiaj porozmawiamy o zarządzaniu zespołami rozproszonych, zespołami międzynarodowymi. To jest jedno z pytań które otrzymaliśmy od naszej słuchaczki. Więc chciałbym z tobą porozmawiać, wiem że masz dużo z tym doświadczenia. Ostatnio pracowałaś z zespołami właściwie rozproszonymi po całym świecie.
[00:02:46.740] – Krzysztof
Na sam początek powiedz mi proszę, co jest taką główną różnicą w zarządzaniu takim zespołem z którym siedzimy w biurze – chociaż ostatnio to już raczej nie jest możliwe – a zespołem, który jest międzynarodowy, rozproszony.
[00:03:02.880] – Ania
Różnic jest jest kilka, jeżeli chodzi o samą strukturę zespołu. Bo te zespoły często są zespołami wirtualnymi. Kiedy będziemy dzisiaj mówić o zespołach międzynarodowych, będziemy mieć na myśli tą międzynarodowość geograficzną, w tym pojęciu geograficznym. I te zespoły też są dla siebie wzajemnie zespołami wirtualnymi, czyli nie tylko ja na co dzień nie widzę poszczególnych członków, ale też oni siebie nie widzą. Więc sama struktura, sam set-up zespołu jest inny. Natomiast jeżeli chodzi o zarządzanie takim zespołem to te fundamenty są te same. Czyli też trzeba zorganizować pracę, wspierać pracowników, rozliczać ich, wyznaczać cele, motywować. Więc ta część „co robimy” jest jest taka sama, jest tożsama. Więcej różnic znajdziemy w tej części „jak to zrobić”.
[00:03:59.190] – Krzysztof
No właśnie to jest chyba taki problem, z którym spotyka się wiele osób teraz, wielu liderów, nie tylko tych którzy mają do czynienia z zespołami międzynarodowymi, ale również po prostu w sytuacji, kiedy większość z nas pracuje zdalnie, kiedy trzeba zastosować te umiejętności dotyczące pracy, bycia wsparciem, wspieraniem członków zespołu, rozliczaniem przez komputer, przez połączenie wideo chociażby. Jak ty to robisz ze swoim zespołem?
[00:04:31.460] – Ania
Przyznaję, że jest dzisiaj znacznie łatwiej niż osobom które dotychczas pracowały w takich zespołach stacjonarnych. Dlaczego? Dlatego, że członkowie mojego zespołu i ja jesteśmy przyzwyczajeni do tej pracy zdalnej. To co teraz jest dla nas inne, to fakt że nie przychodzimy do biura, czyli nie mamy tej interakcji z osobami z innych zespołów. Natomiast w zarządzaniu takim zespołem zdalnym warto zacząć już myśleć o tym set-upie zespołu na etapie rekrutacji, doboru pracowników. Dlatego, że pracownicy pracujący zdalnie muszą wiedzieć, że ich przełożony jest i pracuje w innym biurze, może w innym kraju, w innym mieście i na co dzień nie można liczyć na taki codzienny kontakt fizyczny i codzienne wsparcie. Więc też musi być, a powinien być, bardziej samodzielny, też potrafić się zmotywować, działać, funkcjonować w takim pewnym odosobnieniu i też osobiście uważam, że kompetencje personalne, takie umiejętności społeczne i umiejętności komunikowania się, takiej aktywnej komunikacji z przełożonymi i z pracownikiem są tak naprawdę kluczowe. Bez nich trudno i zespołowi i poszczególnym członkom odnieść sukces.
[00:06:00.120] – Krzysztof
A w jaki sposób można rozpoznać, chociażby na rozmowie rekrutacyjnej, że ten pracownik ma takie umiejętności, że będzie się dobrze komunikować?
[00:06:10.680] – Ania
Warto porozmawiać o tym w jaki sposób dotychczas rozwiązywał problemy, w jaki sposób sobie w ogóle radzi w kontakcie z innymi zespołami, z członkami innych zespołów. Zapytać się o rolę w poprzednio prowadzonych projektach i w ogóle umiejętność funkcjonowania w społeczeństwie. Dlaczego? Dlatego, że na co dzień potrafimy zaobserwować wiele rzeczy i nie wszystko do nas musi być zakomunikowanie mailem czy też wszystkie te informacje nie muszą docierać drogą formalną, bo my widzimy te interakcje w biurze. Natomiast w przypadku pracy zdalnej ta część niewerbalna do nas w ogóle nie dociera, więc jeżeli pracownik nie będzie aktywnie zgłaszać, że ma jakiś problem, konflikt, trudność czy po prostu jest zmęczony, smutny, to my jako przełożeni nie będziemy o tym wiedzieć. Więc też ta odpowiedzialność za swoje samopoczucie leży po stronie pracownika.
[00:07:14.100] – Krzysztof
A jak zadbać właśnie o takie zastąpienie tej społeczności w biurze, tych rozmów przy kawie, tych takich przypadkowych spotkań w korytarzu?
[00:07:24.600] – Ania
Jest bardzo trudne, ale bardzo się cieszę że zadajesz takie pytanie, bo w ogóle świadomość, że to jest ważne, że należy o to zadbać jest już pierwszym krokiem do sukcesu. Warto się posiłkować istniejącymi komunikatorami i platformami komunikacji, czy to tymi formalnymi, które zapewniają nam pracodawcy czy też tymi komercyjnymi i też zadbać nie tylko o taką strefę zawodową stricte powiązaną z pracą, ale też poza zawodową, by mieć powiedzmy sobie taką alternatywę dla tych rozmów przy kawie na korytarzu, czy w kuchni przy lunchu. Więc, to co mi np. się bardzo dobrze sprawdziło, to codzienne poranne calle z całym zespołem, które nie były obowiązkowe. Każdy dołączał kiedy chciał, ale każdy dostawał zaproszenie, te zaproszenia były wysyłane z bardzo dużym wyprzedzeniem i te spotkania służyły tylko i wyłącznie rozmowie o tym co się wczoraj wydarzyło i co chcemy dzisiaj zrobić. W niedużym stopniu były to tematy powiązane z pracą.
[00:08:39.540] – Krzysztof
Często problemem dla liderów, nie tylko tych początkujących, jest kwestia rekrutacji. Często te spotkania które prowadzimy nie mają jakiejś struktury albo nie za bardzo wiemy czego szukamy, kogo szukamy, albo sobie tylko trochę wyobrażamy. Różne osoby które biorą udział w tych spotkaniach, mają różne cele czy różnie rozumieją w ogóle tę rolę. A w sytuacji kiedy pracujemy z zespołami zdalnymi, jest to jeszcze trudniejsze, bo nie widzimy tej osoby przed nami, jest to jakiś tylko wirtualny byt, ciężko odczytywać mowę ciała. Więc chciałbym, żebyś trochę więcej powiedziała o kwestii rekrutacji, czyli w jaki sposób chociażby te osoby które już mają trochę doświadczenia w rekrutacji na żywo w cztery oczy, w jakiś sposób mogą sobie poradzić z rekrutacją zdalną, czy z rekrutacją w ogóle chociażby pracowników w innych krajach, też formie zdalnej.
[00:09:35.790] – Ania
Kolejne bardzo fajne pytanie. Podeszłabym w ogóle do zagadnienia rekrutacji osób, które będą pracować w zespołach zdalnych jako do ogromnej szansy i możliwości otwarcia się na inne rynki, poza tym naszym rynkiem lokalnym na którym my funkcjonujemy. Więc też dostęp do kompetencji, utalentowanych osób jest większy i to jest wspaniałe. Poruszyłeś ważny temat, że czasami w rekrutacji nie wiemy kogo my szukamy. To jest podstawowy błąd w procesie rekrutacji. Jeżeli nie wiemy kogo szukamy, to skazujemy się na porażkę. Najważniejsze w rekrutacji to w ogóle zaplanować, zastanowić się, sprofilować osobę, która pomoże nam wspólnie z dotychczasowym zespołem osiągać sukces. Więc nie szukamy tylko osoby, która wykona określone zadania ale – i to jest szczególnie ważne w przypadku zespołu wirtualnych – zastanowić się w ogóle nad dynamiką całego zespołu. Jakie są jego mocne strony, i mocne strony poszczególnych członków, a czego nam brakuje żeby osiągnąć ten sukces. I właśnie w tej nowej osobie poszukać tych brakujących elementów. Jeżeli to możliwe podczas – więc podstawa to jest odpowiedzieć na pytanie kogo szukamy. A to jest tak naprawdę odpowiedź na pytanie czego potrzebujemy. To co mi się sprawdza, i to jest taka porada praktyka, to włączać, angażować inne osoby. Rzadko się zdarza – ja przynajmniej nie mam, nie znam takich przypadków – żeby rekrutacja była prowadzona w kompletnej próżni. Czyli żebyśmy szukali kogoś kto będzie zatrudniony w lokalizacji gdzie nie ma nikogo innego. Jeżeli tak faktycznie jest, to faktycznie mamy duże wyzwanie ale tak rzadko się zdarza. Wówczas warto, jeżeli mamy możliwość skorzystania i poproszenia o pomoc osoby doświadczonej, doświadczonego menadżera czy osoby z działu HR by uczestniczyła w tym spotkaniu i miała okazję porozmawiania z kandydatem twarzą w twarz i zobaczenia w ogóle jak on funkcjonuje, jak on się zachowuje. Skorzystajmy z tej możliwości. Ja też bardzo sobie cenię włączanie członków swojego zespołu na etapie selekcji i wybierania kandydatów. Niekoniecznie uczestniczą we wszystkich rozmowach, ale przynajmniej tej ostatniej, żeby też przedstawili kandydatowi swoją perspektywę, a szczególnie osobie która nie ma doświadczenia w pracy zdalnej. To taka perspektywa osoby, rówieśnika, czasami jest ciekawsza i taka bardziej, łatwiej się do niej odnieść niż perspektywa menedżera. Gorąco was wszystkich zachęcam do aktywowania, angażowania waszych zespołów we wdrażanie i wspieranie nowych członków, już po selekcji. A łatwiej to zrobić kiedy wcześniej zaangażowaliśmy, przynajmniej niektórych w sam proces rekrutacji.
[00:12:49.910] – Krzysztof
Czy trzeba nasz zespół w jakiś sposób przygotować do udziału w takiej rekrutacji? W jaki sposób przedstawić oczekiwania?
[00:13:03.320] – Ania
Mi było łatwiej, jest łatwiej, z racji tego że zarządzam zespołem ekspertów odpowiedzialnych za rekrutację, więc kto jak nie oni doskonale znają swój warsztat. Natomiast, no właśnie, ponieważ każda rekrutacja powinna być przemyślana i powinna wynosić wartość do zespołu, warto zwrócić uwagę osobie którą angażujemy na co szczególnie zwrócić uwagę. Jaka jest np. lokalna specyfika, jakie trudności, jakie wyzwania w danej lokalizacji, które mogą być inne od wyzwań z którymi się na co dzień mierzy inny członek zespołu. Podkreślić kompetencje na których wam szczególnie zależy i w ogóle dopytać się o tak ważne zagadnienie jakim jest dopasowanie do zespołu. Czy ta osoba w ogóle będzie dobrze się wpisywać w nasz zespół. Ale żeby w ogóle poruszyć ten temat to warto mieć w ogóle taką otwartą głowę i otwartość na różnorodność w zespole. Gorąco wszystkich do tego zachęcam.
[00:14:09.920] – Krzysztof
Dodam że my w naszych zespołach deweloperskich próbowaliśmy takie rozwiązanie, kiedy cały zespół czy osoby które chciałyby, spotykały się z potencjalnym kandydatem – to akurat działo się w zespole Pawła – i tam raczej nie przygotowywaliśmy tych osób bardzo do tego, żeby coś konkretnego powiedziały kandydatowi. To raczej była forma takiego otwartej rozmowy, ci członkowie zespołu też byli szczerzy pod kątem tego jakie mamy problemy, jakie mamy wyzwania. To powodowało, że te osoby które do nas przychodziły, ci kandydaci, widać, że z większym zaufaniem się potem do nas odnosili. Ewentualnie nie było jakichś rozczarowań, ale też z drugiej strony już nawiązywali taką nić porozumienia.
[00:14:56.780] – Ania
Dokładnie, dokładnie. To cieszę się że już próbowaliście i macie sukcesy na koncie właśnie w takim działaniu. Najtrudniej się przemóc na samym początku. Dla niektórych kandydatów również jest to zaskakujące, ale najczęściej komentarze jakie ja słyszę są bardzo pozytywne, bo wprowadzają ten element autentyczności i naturalności do samego procesu rekrutacyjnego. I tak jak powiedziałeś, najważniejsze czyli zmniejszamy ryzyko rozczarowania po stronie kandydata.
[00:15:33.050] – Krzysztof
A ta autentyczność o której wspomniałaś, to jest bardzo ważna rzecz w pracy lidera, nie tylko pod kątem rekrutacji ale w każdej innej sytuacji. O tym też będziemy rozmawiać z Pawłem w jednym z kolejnych odcinków.
[00:15:46.340] – Ania
Kolejnym zagadnieniem, które wydaje mi się że warto poruszyć dzisiaj, kiedy rozmawiamy w ogóle o zarządzaniu zespołem zdalnym, wirtualnym, czyli takim którego my na co dzień nie widzimy, który się wzajemnie nie widzi to jest kwestia oceny pracy, rozwoju samych pracowników, rozwijania ich kompetencji i doświadczeń. Tutaj pojawia się pytanie: skąd ja mam wiedzieć, skoro na co dzień nie widzę ich pracy, jak oni tę pracę wykonują? Bo nie zawsze finalne wyniki odzwierciedlają zaangażowanie i wysiłek włożony w pracę oraz jakość wykonania. I ten rezultat może być po prostu niedokładnym odzwierciedleniem rzeczywistości. I tutaj znów wrócę do kwestii zwracania się z prośbą do osób pracujących na co dzień z naszym pracownikiem. W ogóle w takiej pracy zdalnej struktura macierzowa czy w ogóle taka kultura współpracy z wieloma menedżerami się świetnie sprawdza. Dlaczego? Dlatego, że możemy prosząc ich o feedback nie tylko ich angażujemy we wsparcie naszych pracowników to jeszcze też lepiej jesteśmy w stanie zrozumieć, z jakimi wyzwaniami, problemami ale też miłymi chwilami styka się nasz pracownik. I też nasze rozmowy z tym pracownikiem są takie bardziej wartościowe, pełniejsze. Praktycznie zawsze angażowałam osoby z działu HR – czy oczywiście na etapie rekrutacji to był standard – ale też we wdrażanie pracownika i w takie regularne podsumowanie jego czy jej pracy.
[00:17:38.540] – Ania
Natomiast to, co mi się sprawdza w ocenie kompetencji i rozwoju przede wszystkim samych samych pracowników to taki model kompetencyjny, który też przygotowałam, taką mapę kompetencji, powiązaną z profilem stanowiska, gdzie oceniałam obecny poziom wiedzy, doświadczenia, umiejętności i poziomu wykonania pracy u każdej osoby. I też dobierałam odpowiednio czy to szkolenia, czy projekty, czy prace, żeby poprawiać te ewentualne luki, też pozwalać pracownikom się rozwijać i realizować swoje plany i pasje.
[00:18:25.010] – Krzysztof
Taka macierz kompetencji moim zdaniem to jest bardzo ciekawy przykład. Czy mogłabyś podzielić się z naszymi słuchaczami, widzami przykładem takiej macierzy? Podamy link na dole pod podcastem, pod wideo żeby mogli zobaczyć przykładowo.
[00:18:39.290] – Ania
Tak mogę coś takiego zrobić. To jest taka prosta macierz, kolorowa, która tak naprawdę pozwala nam jednym rzutem oka zorientować się jaki jest poziom kompetencji poszczególnych pracowników ale też całego zespołu.
[00:18:55.310] – Krzysztof
Świetnie zobaczycie to w linkach pod nagraniem na YouTubie i na platformach podcastowych.
[00:19:02.030] – Krzysztof
Jedną z rzeczy która się pojawia w pytaniach od osób które zarządzają czy będą zarządzać zespołami których jedną z istotnych cech jest to że są międzynarodowe – czyli, że mamy osoby z różnych krajów – jest to, jak sobie radzić z kwestiami chociażby różnic kulturowych, różnych stref czasowych. Niektóre osoby się boją tego, że rozmawiając z kimś z Azji, z Ameryki Południowej, z Afryki, że to może być na tyle różne od tego co znają z pracy z Polakami, chociażby czy z osobami bliżej naszego kręgu kulturowego, że to może być dla nich jakimś problemem. Wiem, że ty masz bogate doświadczenie w pracy z ludźmi na różnych kontynentach, więc żeby mogłabyś parę słów powiedzieć jak sobie z tym radzić albo czy te różnice są aż tak duże, tak istotne?
[00:19:52.340] – Ania
Ta różnorodność tak naprawdę znowu szansą, i ona naturalnie zaprasza do świata egalitaryzmu. No bo jeżeli wszyscy jesteśmy różni, to jesteśmy różni w podobnym stopniu dla siebie wzajemnie. Proszę pamiętajcie, że jeżeli wy macie zespół międzynarodowy, to wy również jesteście tymi innymi dla swoich członków zespołu. Nie trzeba mieć zespołu międzynarodowego, rozproszonego żeby w ogóle stykać się z tą różnorodnością. W Polsce jest bardzo wiele firm które zatrudniają osoby z innych krajów i wiem że w waszej firmie jest wielu pracowników, którzy nie mają obywatelstwa polskiego i sobie z tym świetnie radzicie.
[00:20:37.700] – Krzysztof
Zdecydowanie, muszę przyznać, że te różnice są czymś co nas wzbogaca i czymś, co jest dla nas naturalne. Nie widzimy w tym czegoś, co by nam przeszkadzało, chyba dlatego, że dzięki temu, że pracujemy z tymi ludźmi z różnych stron świata to się z tym oswajamy i widzimy że to są tacy sami ludzie jak my.
[00:20:57.230] – Ania
Tak, bo są. Najtrudniejszy jest ten pierwszy raz. Najtrudniej jest dla tej pierwszej osoby, która jest inna i ta inność może już być na poziomie językowym. Natomiast każdej kolejnej osobie i nam będzie łatwiej. To na co warto zwrócić uwagę i zadbać to właśnie taka spójność językowa. Bo brak możliwości komunikowania się dogadania się, dlatego że korzystamy z różnych języków może być zarówno naszym sprzymierzeńcem ale też może zniechęcać do aktywnego udziału poszczególne osoby w naszym zespole. Więc warto zadbać i potem trzymać dyscyplinę używania jednego wspólnego dla wszystkich języka. To może być język polski, język angielski, to nie ma żadnego znaczenia jaki to jest język, ważne żeby wszyscy pracownicy, wszyscy członkowie tego zespołu potrafili się swobodnie w tym języku komunikować i też dbali o to, żeby ich komunikacja była prowadzona wyłącznie w tym języku. Zarówno ta formalna – czy to prezentacje biznesowe, czy też w ogóle maile i wiadomości nie tylko w tych kanałach nieformalnych. Dlatego, że jeżeli raz pozwolimy na to, by na spotkaniu gdzie są członkowie z różnych krajów, którzy tylko język np. angielski jest wspólnym mianownikiem żeby się móc, są wspólną platformą do komunikowania i pozwolimy na to by na początku pojawił taki small talk w innym języku francuskim, niemieckim, polskim, rosyjskim to proszę pamiętajcie że każda osoba, która nie zna tego języka czuje się odizolowana. I potem trudno jest tę osobę włączyć. Więc to jest nasza odpowiedzialność jako menedżerów – dbanie o tę dyscyplinę, a zacznijmy od siebie.
[00:22:54.530] – Krzysztof
Zgadzam się z tym to jest bardzo dobra. Dodam jeszcze do tego, że warto pamiętać żeby ta komunikacja od samego początku była w tym uznanym międzynarodowym języku czyli przeważnie angielskim. W organizacji, w której z Pawłem pracujemy mamy kilka narodowości i czasami się zdarza że jakiś problem jest gdzieś tam rozstrzygany czy jest poruszany w języku natywnym danego zespołu – po polsku, po rumuńsku, po bułgarsku czy po węgierski – i dopiero gdy dojdzie na jakiś poziom, wtedy się okazuje że trzeba zaangażować zespoły z innych krajów. W związku z tym powstaje ten problem, że trzeba całą komunikację przetłumaczyć, albo ktoś sobie musi przetłumaczyć przez Google Translate, no to powoduje dużo problemów. Więc zgadzam się z tym i chciałbym to podkreślić że warto pamiętać o tym, żeby wszelką dokumentację, maile, zgłoszenia, zadania do zrobienia, żeby wszystko od samego początku, łącznie z jakimiś drobnymi notatkami, żeby było po angielsku. To jest bardzo wartościowa uwaga.
[00:23:55.490] – Ania
Dokładnie, szczególnie te notatki raporty, które może z perspektywy dnia dzisiejszego nam się wydają niepotrzebne żeby prowadzić w tym języku międzynarodowym, ale potem się okazuje, że za rok, za dwa lata warto do nich wrócić i wówczas może się pojawić bariera bariera językowa.
[00:24:15.830] – Krzysztof
To prawda. Czyli podsumowując z tego co zrozumiałem co mówić na temat pracy z ludźmi z różnych krajów to nie ma takich dużych barier szokujących czy takich które powodują, że to jest naprawdę problem. To jest bardziej kwestia tego, żeby się komunikować w tym samym języku, żeby mieć narzędzia do komunikacji i wtedy – niezależnie czy ktoś jest w jednym kraju czy w drugim – to ta komunikacja przebiega sprawnie.
[00:24:41.300] – Ania
Tak oczywiście. Pewne różnice kulturowe mają miejsce, należy to też uszanować. Ja zawsze zachęcam osoby, które podkreślają różnice w innych krajach, żeby pamiętali że z perspektywy tych krajów my również jesteśmy różni. Na co warto zwrócić uwagę oczywiście, na strefy czasowe u kiedy omawiamy spotkania z poszczególnymi osobami nie umawiać komuś spotkania np. o dziesiątej wieczorem albo o czwartej nad ranem. Warto w ogóle na samym początku ustalić z pracownikami, z zespołem jak chcą się komunikować: czy wolą telefonicznie, czy wolą pisemnie, z jakich kanałów korzystać. Warto też zapytać się ich co jest dla nich ważne, na co zwrócić uwagę i w ogóle być takim otwartym a nie dziwić się słysząc coś po raz pierwszy. Bo to jest dla nas dziwne, ale dla tej osoby to może być coś jak najbardziej naturalnego, a widząc nasze zaskoczenie mogą poczuć pewien dyskomfort. Zaufanie, które zbudowaliśmy na etapie rekrutacji jest kluczowe w zarządzaniu zespołem zdalnym. Bo mamy naprawdę mniej interakcji, niż w takim zespole stacjonarnym, by budować te podstawy, fundamenty zaufania. Jeżeli ktoś dołączył do naszego zespołu to znaczy że udało nam się z sukcesem zbudować to zaufanie na etapie procesu rekrutacji. Ale to zaufanie można stracić i właśnie takim brakiem poszanowania dla różnorodności i brakiem poszanowania dla potrzeb indywidualnych, ale też takim dziwieniem się niepotrzebnym możemy podważać te fundamenty zaufania.
[00:26:29.760] – Krzysztof
Dziękuję za tę uwagę. Dobrze, że poruszyłaś temat różnych stref czasowych. W materiałach do tego odcinka będziecie mogli znaleźć linka do bardzo fajnego narzędzia, które po wpisaniu różnych miast, w których znajdują się osoby z którymi chcemy porozmawiać, próbuje nam dopasować, znaleźć najlepszą godzinę na spotkanie.
[00:26:51.520] – Krzysztof
Ostatni temat, o którym chciałbym z tobą porozmawiać to jest komunikacja z przełożonym, który jest gdzieś za granicą, który jest zdalnie. Wielu z nas ma przełożonych, których nie widujemy na oczy, albo w ogóle nigdy nie widzieliśmy na żywo, tylko zawsze komunikujemy się jakimiś narzędziami. Czy mogłabyś coś powiedzieć o tym? Wiem, że w ostatnich latach zawsze twoi przełożeni byli gdzieś tam daleko w świecie, więc masz na pewno bardzo dużo doświadczenia w tym zakresie. Więc chciałbym się dowiedzieć, co tutaj możesz poradzić? W jaki sposób dobrze się komunikować z takim przełożonym?
[00:27:25.320] – Ania
I to jest bardzo ważna bardzo ważna kwestia. Ona do tej pory była jakoś ignorowana czy nie poruszana w mediach czy przez przedstawicieli nauki zarządzania. Natomiast właśnie praca zdalna sprawiła, że pojawiły się artykuły „co mam zrobić, żeby zasłużyć na awans kiedy szef mnie nie widzi”. To jest świetne pytanie. I to jest pytanie na które sobie każdy pracownik który pracuje w zespole międzynarodowym od wielu lat musi odpowiedzieć. Więc trochę wrócę do tych tych kompetencji i do tego profilu osoby, której poszukujemy kiedy szukamy osoby do swojego zespołu. Te umiejętności, zaawansowane umiejętności interpersonalne i taka proaktywna, sprawna, klarowna komunikacja są kluczem. Bo nasz przełożony nas nie widzi, więc w jaki sposób zdobywa wiedzę o nas? Zdobywa na podstawie tego co my mu dostarczamy, czyli co mu zakomunikujemy i przekażemy. No i – nie zdziwicie się – zapytaj się pewnie tych osób z którymi na co dzień współpracujemy. Czyli tych, menadżerów, dyrektorów, innych ważnych osób w organizacji czy też naszych klientów o opinię. Więc ta opinia menadżera będzie formułowana na podstawie raczej opinii osób trzecich i tego co od nas usłyszy, aniżeli na podstawie jego czy jej własnych obserwacji. I to jest kluczowe, bo często jesteśmy zaskoczeni pytaniem jak nas ludzie widzą. Często ja słyszę odpowiedź na takie pytanie „no to trzeba się zapytać tych innych osób”. No to wy też zacznijcie się pytać jak was ludzie widzą, bo zapewniam was, że właśnie te treści trafiają do waszych przełożonych. Natomiast już abstrahując od tych osób trzecich – jak ja pracuję z przełożonymi którzy mnie na co dzień nie widzą? Przede wszystkim informuję ich o tym co się dzieje bo większość z nas nie lubi być zaskakiwana. A jeżeli jesteśmy jeszcze zaskakiwani bez kontekstu, no to tym bardziej – kwestia zaufania – może się pojawić pewna wątpliwość, jak my pracujemy. Więc komunikowanie, informowanie, uprzedzanie co robimy, nie zaskakujmy swoich przełożonych. Zapewniamy im stały dostęp do informacji poprzez różne narzędzia, platformy z których możliwe, że nasza nasza firma już korzysta. I też zadbajmy o regularne spotkania czy rozmowę. I bądźmy przygotowani. Bo często nasi przełożeni nie będą mieć listy pytań, czy zadań, czy punktów do omówienia no bo nie do końca wiedzą czym my się zajmujemy. Nie zawsze tak musi być więc to od nas zależy i to na nas tutaj spoczywa odpowiedzialność by przygotować się dobrze do każdego spotkania z jasnymi informacjami co się teraz u nas dzieje, na czym się skupiamy, na czym się będziemy skupiać w najbliższym czasie. Jakich wyzwań się spodziewamy, problemów czy ryzyk. No i oczywiście jakie są nasze propozycje odpowiedzi na te problemy.
[00:30:40.370] – Krzysztof
Bardzo dziękuję. Na sam koniec chciałbym cię prosić żebyś podsumowała dla tych naszych słuchaczy, o których wiem że niedługo będą zaczynać pracę z takimi międzynarodowymi zespołami, traktują to jako duże wyzwanie, jeżeli mogłabyś powiedzieć takich kilka – dwie-trzy, najważniejsze rzeczy o których powinni pamiętać w najbliższym czasie.
[00:31:03.680] – Ania
Dobrze, to w takim razie gorąco bym was zachęciła do takiego regularnego kontaktu z całym zespołem i z poszczególnymi członkami. I zadbajcie o to, żeby te rozmowy, te interakcje, ten kontakt nie sprowadzał się tylko do pytań z waszej strony i odpowiedzi ze strony pracownika – żeby to nie był taki ping-pong co zrobiłeś i co zamierzasz zrobić. Porozmawiajcie o tym jak ta osoba się czuje.
[00:31:29.840] – Ania
Tak naprawdę teraz kiedy my rozmawiamy o pracy zdalnej – dwa obrazy się tutaj pojawiają. Praca zdalna taka na co dzień, w momencie kiedy wszyscy przychodzimy do biura i praca zdalna w wersji pandemii – to wasi pracownicy też mogą mieć pewne problemy. Większy stres, napięcie związane z sytuacją pandemii. Nie bójcie, się nie wstydźcie się zapytać ich o ich samopoczucie, komfort, jak sobie z tym radzą. I też przyjmijcie, że mogą sobie z tym nie radzić, że mogą mieć naprawdę duży problem i trudności w zaakceptowaniu tego stanu rzeczy i mogą się też najzwyczajniej w świecie bać. I w tej sytuacji też wasza rola jako menadżera to jest wysłuchanie takiej osoby i zbudowanie też odpowiedniej atmosfery na taką szczerą rozmowę. Więc nie skupianie się wyłącznie na pracy, na projektach, na zadaniach, na problemach, ale zadbanie o strefę bardziej ludzką jest niezmiernie ważne.
[00:32:32.810] – Ania
Też w momencie, kiedy pracujecie z zespołami zdalnymi zadbajcie o te dobre relacje z innymi pracownikami, spoza waszego zespołu. By oni też byli waszymi oczami i uszami, i na bieżąco, bez oceniania, na bieżąco też was informowali co się dzieje. Bo pracownicy często wstydzą się mówić o jakichś problemach. Często też mają nadzieję, że ktoś się domyśli, że sobie z czymś nie radzą i w normalnej sytuacji, kiedy widzicie na co dzień w biurze wszystkie osoby, pewnie jesteście w stanie dostrzec, że ktoś ma problemy. Natomiast na odległość jest to niemożliwe. Więc zadbajcie też o takie dobre koalicje z innymi osobami. Ale też bądźcie szczerzy ze swoimi pracownikami. Poinformujcie ich o tym, że macie taką relację z kimś czy z wieloma osobami w biurze, żeby oni też nie poczuli że ich się szpieguje. No bo to nie o to chodzi.
[00:33:31.170] – Ania
I na końcu też zadbajcie o to, żeby wszyscy członkowie zespołu czuli że są faktycznie zespołem. W ogóle zbudowanie takiej tkanki społecznej wśród osób które się na co dzień nie widzą, które często też pracują z innymi osobami oraz pracują nad różnymi projektami jest niezmiernie trudne. I to co jest ważne to czasami trochę takie wymuszenie pracy zespołowej czy inicjowanie projektów, które nawet jeżeli nie ma takiej potrzeby, to niech będą realizowane przez osoby z różnych krajów. Jak macie jakieś szkolenie do przeprowadzenia – zapytajcie się kogoś z zespołu czy ta osoba nie mogłaby przeprowadzić tego szkolenia z kimś z kompletnie innego kraju. Czyli budujcie tę tkankę. Dlatego, że to co jest ważne w zespołach międzynarodowych, to to, żeby ta komunikacja była też rozproszona. Żeby ona nie polegała na tym że pytania trafiają do was i od was trafiają odpowiedzi lub na odwrót, tylko żeby też członkowie zespołu się między sobą komunikowali.
[00:34:38.150] – Krzysztof
To jest bardzo ważne i kluczowe dla sukcesu zespołu. Bardzo dziękuję za dzisiejszą rozmowę. A was zapraszam do zajrzenia na naszą stronę https://nerd.management, do zapisania się do newslettera, dzięki czemu będziecie dostawać bieżące informacje o nowych odcinkach, bonusowe materiały. Widzimy że za dwa tygodnie we wtorek o ósmej rano. Cześć.
[00:35:02.600] – Paweł
Krzysiek co według Ciebie jest takie najważniejsze z tego wywiadu. Co nasi słuchacze i nasi widzowie muszą zapamiętać.
[00:35:10.550] – Krzysztof
Uważam że najważniejsze są dwie rzeczy. Pierwsza jest taka, że zarządzanie zespołami międzynarodowymi które są rozproszone, osobami które są w Azji, w Ameryce, w Afryce, w Europie nie różni się za bardzo od pracy z zespołami, które są tutaj w Polsce. Ci ludzie po prostu siedzą trochę w innych miejscach, czy są w innych strefach czasowych. Natomiast to są tacy sami ludzie jak my, w związku z tym nie powinniśmy się tego bać, tej współpracy międzynarodowej, tego kontaktu z innymi ludźmi. Te różnice, które są, dodają jeszcze takiej dodatkowej wartości. Kiedy pracujemy z osobami które są trochę inne od nas albo zupełnie inne od nas. One dodają innego spojrzenia, innej innej perspektywy, i to też jest wartość. Więc podsumowując moim zdaniem praca z zespołami międzynarodowymi to jest super wyzwanie, świetna sprawa. Nie należy się tego bać. A wprost przeciwnie, to jest świetna sprawa, żeby rozwinąć swoje doświadczenie i żeby też poszerzyć swoje horyzonty, pracować w fajniejszym środowisku.
[00:36:08.680] – Paweł
Jesteśmy bardzo ciekawi jakie wy macie doświadczenia z pracą w środowisku w zespołach rozproszonych czy w środowisku międzynarodowym, jeżeli w takim pracujecie. Także koniecznie dajcie nam znać w komentarzach – czy to na naszej stronie, https://nerd.management czy to na Facebooku czy na YouTubie, tam gdzie wam wygodniej. My jesteśmy wszędzie, śledzimy, obserwujemy i łapiemy te wszystkie komentarze, zbieramy je i analizujemy jak możemy sprawiać żeby nasze odcinki były jeszcze lepsze i bardziej wartościowe dla was. Także pamiętajcie o zapisie na newsletter ,najlepiej wejść sobie na stronę http://nerd.management i tam macie formularz gdzie możecie się zapisać. Czeka tam na was specjalna ankieta, gdzie możecie umieścić swoje pytania, problemy na które czekamy. Możecie nas pooglądać lub posłuchać. Mamy nadziej,ę że poczytać niedługo też, więc zapraszamy. Na dzisiaj to tyle.
[00:36:57.310] – Krzysztof
Do zobaczenia za dwa tygodnie, cześć!