Będąc liderem musisz się sprawnie komunikować. Nie możesz założyć, że raz coś powiesz i wszyscy od razu to zapamiętają. Ponadto, musisz podkreślać istotne (czasem pozytywne) aspekty jakiejś sprawy.
Przykład: HR wysyła informacje “zaktualizowalismy regulamin benefitów – w załączniku”.
Tymczasem okazuje się, że nowy regulamin rozszerza zakres i kwoty dofinansowań, z których można skorzystać. Trzeba to wybić w mailu i nie tylko.
Z tego shorta dowiesz się:
- Jak skutecznie przekazywać ważne ale nudne informacje?
- Jakie kanały komunikacji wykorzystać by informacja dotarła do możliwie jak największej ilości osób?
- Jak zweryfikować czy Twoja informacja skutecznie dotarła do odbiorców?
i wiele więcej 🙂
Agenda
00:00 – Intro
01:22 – Do czego potrzebujesz propagandy?
02:18 – Raz przekazany komunikat nie wystarczy
03:00 – Przykłady złej propagandy
03:41 – Jak skutecznie przekazywać informacje?
04:47 – Czemu ludzie nie stosują się do komunikatów?
07:04 – Kanały do powtarzania informacji
07:48 – Jak wzmacniać swoją propagandę?
08:27 – Jak długo musisz powtarzać swój komunikat?
08:58 – Nie ograniczaj się do samych komunikatów
10:01 – Sprawdź czy wyskakujesz już z lodówki czy tylko Ci się tak wydaje
10:59 – Rozliczaj ludzi z ich obowiązków
11:53 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
Notatki do tego odcinka
Istota powtarzania: ludzie nie zapamiętują informacji, nie stosują się do zarządzeń, itp. Przyczyny:
- Coś jest jasne dla ciebie, ale dla nich nie
- Mogą nie rozumieć, że to się stosuje w ich przypadku
- Po prostu za dużo informacji, komunikatów, ogłoszeń – nie wiedzą, co jest ważne, a co nie
- Przetrawienie i przyswojenie informacji zajmuje czas
Musisz powtarzać, podkreślając istotne punkty.
- Jasno określ, co chcesz przekazać, jaki komunikat, jakie oczekiwania, akcje
- Podkreśl przyczynę, wartości za tym stojące
- Daj pozytywny feedback za zastosowanie się do regulacji, zarządzenia
W jaki sposób powtarzać?
- 1:1, daily, spotkania
- Emailem
- Na czacie/teamsach/slacku
- W jirze (np. DoD)
Kiedy wystarczy?
- Kiedy ludzie wprowadzą te informacje do ich codziennej pracy
ALE UWAGA!
- Nie możesz w ludziach wyrobić nawyku, że ty zawsze będziesz za nich pamiętać. Dlatego trzeba mimo tego rozliczać za wykonanie lub nie czynności.
Transkrypcja odcinka
[00:01:01.710] – Paweł
Cześć. Witajcie w Nerd Management, z tej strony Paweł Rekowski.
[00:01:05.130] – Krzysztof
I Krzysztof Rakowski.
[00:01:06.540] – Paweł
W dzisiejszym odcinku porozmawiamy sobie o propagandzie. Brzmi strasznie i kojarzy się pewnie od razu z mediami i reklamami, którzy chcą nam wciskać kit. No ale niezupełnie o to chodzi. Co zrobić z propagandą i po co nam w ogóle ona.
[00:01:22.320] – Krzysztof
No właśnie. Jeżeli jesteś menedżerem, to musisz być trochę propagandysta, ale w pozytywnym słowa tego znaczeniu. Propaganda oczywiście się kojarzy z jakimiś politykami czy reżimami czy jakimiś korporacjami które robią jakąś propagandę sukcesu. Nie, to jest zupełnie inna sprawa. To jest kwestia sprawnej komunikacji. Musisz jako lider się sprawnie komunikować ze swoimi ludźmi. Czyli nie możesz w taki typowy dla nas w IT suchy sposób przekazywać informacje. Czyli wyślesz jakąś informację, wyślesz maila i już – zakładasz że sprawa załatwiona. Nie możesz zakładać, że raz coś powiesz i wszyscy od razu zapamiętają. Poza tym musisz podkreślić te ważne elementy tej wiadomości.
[00:02:12.150] – Krzysztof
U nas w IT t się tak zdarza – uważamy, że wysłaliśmy maila, to wiadomość powinna dotrzeć.
[00:02:19.110] – Paweł
Oj tak, to jest nasze przekleństwo. Chyba jeden z większych problemów, kiedy wydaje się – wysłałem, napisałem, poszło. Nie. Pamiętajcie, że jako liderzy powinniście sobie wyrobić taką odznakę, taką zdolność skauta pod nazwą „dzięcioł”. Czyli powtarzać jak ten dzięcioł, w kółko to samo, w kółko to samo. Najlepiej inaczej, tutaj odsyłamy do odcinka o testach profilowych, bo pamiętajcie, że każdy jest inny. I przez to ten komunikat też musi być dostosowany. Więc do jednych będziecie mówić wprost, do innych będziecie mówić trochę bardziej dookoła. No ale to jest istotne, żeby ten komunikat powtarzać, powtarzać, powtarzać. I nawet jak już wejdzie to jeszcze raz powtarzać i dopytywać, czy na pewno wszedł.
[00:03:00.120] – Krzysztof
W tej części propagandowej, taki typowy przykład podawaliśmy kiedyś: HR wysyła maila do wszystkich, że zaktualizowaliśmy regulamin benefitów i załączamy nową wersję w mailu. I to koniec. Większość osób nie przeczyta takiego maila, takiego regulaminu. A co się okazuje? Nowy regulamin rozszerza zakres i kwoty dofinansowań z których można korzystać, może jakieś nowe szkolenia które można za darmo sobie zrobić i jest tam trochę rzeczy, które są atrakcyjne i które są ciekawe.
[00:03:35.460] – Krzysztof
To jest właśnie ten element, który nazwaliśmy propagandą. Czyli zawsze jeżeli masz do przekazania jakiś komunikat swoim ludziom, to nie możesz się ograniczyć do tego, żeby przekazać informację i masz z głowy, że przekazałeś, że przekazałaś informację. Co jest ważne, to żeby zastanowić się, co jest tam takiego wartościowego dla tych ludzi w moim zespole? Z czego się ucieszą? Co im pomoże w pracy? Co jest takiego, że poprawia ich jakość życia i trzeba im to wybić, trzeba to na pierwszym miejscu w mailu zakomunikować?
[00:04:13.740] – Krzysztof
To samo jeżeli wysyłamy komuś jakąś propozycję. Czy do naszego szefa, przedstawiamy jakiś pomysł. To też nie należy załączyć Excela i założyć, że ta osoba sobie sama znajdzie te informacje. Tylko też trzeba wybić na pierwszym miejscu te benefity, te istotne informacje, to na czym nam zależy. I potem, gdy już to podkreślimy, te istotne rzeczy, to jest właśnie to powtarzanie. Zasadniczo ludzie nie zapamiętują informacji i nie stosują się do zarządzeń czy jakichś nowych reguł, zasad.
[00:04:46.830] – Krzysztof
Czemu? Po pierwsze, chyba najczęściej popełniany błąd przez osoby, które cokolwiek komunikują – że coś jest dla ciebie jasne. A dla nich nie. Nie rozumieją tego. Ty przerobiłem już ten temat dziesięć razy, dyskutowałeś z innymi managerami, rozumiesz to bardzo dobrze. A oni pierwszy raz o tym słyszą.
[00:05:06.750] – Krzysztof
Mogą nie rozumieć, że ta rzecz ma zastosowanie w przypadku. Mogą pomyśleś, że to dotyczy jakiegoś innego działu, innych innych ludzi. Nas to nie dotyczy.
[00:05:15.000] – Krzysztof
Poza tym może być tych informacji za dużo. Cały czas nowe zarządzenia, komunikaty, ogłoszenia, regulacje. My dostajemy często jakieś… Zarząd budynku informuje o tym że przejście jakimiś drzwiami na dole będzie nieczynne, albo że będą zbierać zużyte baterie. Potem jakaś firma informuje, że jakaś usługa nie będzie działać gdzieś tam w nocy pomiędzy drugą a trzecią. Potem jakiś inny komunikat HR. I tyle jest tych różnych komunikatów, że w końcu nie wiemy, który jest ważny, a który nie.
[00:05:48.510] – Krzysztof
Poza tym przetrawienie informacji, przyswojenie zajmuje czas. W związku z tym musisz to powtarzać. A żeby to dobrze robić, żeby robić to w sposób skuteczny to musisz jasno sobie określić: co chcesz przekazać? Jaki jest komunikat? Jakie są twoje oczekiwania? Jakie są akcje? Czyli to zarówno w przypadku nowych zarządzeń, nowych regulacji, nowych procedur, gdzie sobie ustalasz, że moim celem jest przekazanie, żeby ludzie zmienili swoje zachowanie. Ale również w przypadku jakichś informacji, które są korzystne dla twoich ludzi.
[00:06:22.750] – Krzysztof
Nowy budżet, tak jak u nas ostatnio wdrożyliśmy – nowa platforma do nauki online. Wyślesz powiadomienie… U nas tak było, że ta platforma wysłała powiadomienie i to właściwie na tym się skończyło. To nie działa. Czyli musisz sobie ustalić, że twoim celem jest przekazanie informacji, że jest nowa platforma, która ma takie a takie benefity. Jest tam tysiąc nowych szkoleń, które są związane z naszą działalnością i jeżeli będziecie korzystać z tych szkoleń, to będziecie się rozwijać. Trzeba podkreślić, w przypadku jakiejś zmiany, przyczynę – co za tym stoi? Dlaczego? jakie wartości za tym stoją?
[00:07:02.360] – Krzysztof
I trzeba to powtarzać. Tak jak Paweł wspomniałeś, w sposób dopasowany do danych osób. Czyli spotkania zespołowe, daily, trzeba wysłać maila, trzeba przypomnieć na czacie, na Teamsach, na Slacku, na spotkaniach 1:1, kiedy np. wiemy że dla danej osoby to jest ważne. Bo na przykład wdrożono jakieś nowe dofinansowanie dla osób, które mają dzieci, a wiemy, że ta osoba ma dzieci, mogła nie przeczytać maila, trzeba powiedzieć: słuchaj, wiem że masz dzieci, tutaj jest jakieś tam dodatkowe dofinansowanie do wakacji. Albo teraz rozkminiasz temat Dockera, i tutaj takie nowe szkolenie się pojawiło.
[00:07:39.920] – Krzysztof
Można w Jirze na przykład. Wdrażacie nową procedurę, Definition of Done, albo coś takiego. Można dodać konkretne pola, czy jakieś komunikaty.
[00:07:49.070] – Krzysztof
Potem gdy ta komunikacja działa, kiedy widzisz, że ludzie zaczynają się do tego stosować. To ważna rzecz. Trzeba to wzmocnić. To jest też element propagandy. Czyli trzeba dawać pozytywną informację zwrotną tym osobom, które stosują się do tych regulacji, stosują się do zarządzeń. Którzy wdrażają te zmiany w swojej pracy. Czy chociażby właśnie ktoś skorzysta z tego dofinansowania i napisze wszystkim „wyciągnąłem dodatkową kasę na dofinansowanie wakacji” to można wtedy przypomnieć: przypominam, tutaj jest taki wniosek, trzeba złożyć i wtedy jest coś takiego.
[00:08:27.260] – Krzysztof
I kiedy wystarczy? Kiedy jest ten moment, kiedy można tę propagandę odpuścić? No oczywiście nigdy, zawsze trzeba przypominać. Ale gdy widzi, że to już działa, że ludzie sami sobie przypominają: słuchaj to trzeba inaczej zrobić, bo przecież była zmiana. Albo ludzie sobie przypominają: no pamiętaj, że tam z tego dofinansowania możesz skorzystać. Albo ktoś pyta o jakąś informację, i wtedy ludzie mówią: na tej platformie edukacyjnej, to są szkolenia, to tam na pewno takie będzie. To jest ten moment, kiedy widać że to się przyjęło.
[00:08:58.910] – Paweł
Mało tego, pamiętajcie, że im grubszą, ważniejszą rzecz, o większej wadze chcecie przekazać i rozpropagować tak solidnie, możecie użyć grubszego arsenału. Np. jeżeli zależy wam na zakomunikowaniu, że otwieracie nowe biuro, tak jak my niedługo. No to wchodzą w grę też wszystkie inne akcesoria. Może jakieś kubki, może jakieś wlepki, może jakieś rzeczy fizyczne, długopisy, skarpetki, cokolwiek. Chodzi o to żeby ten przekaz jak najbardziej wzmocnić i powtarzać i pokazać już nie tylko w taki sposób pisany czy na przykład ustny, powtarzany na spotkaniach, ale również możecie wykorzystać format fizyczny. Jakieś rzeczy, elementy. Możecie wokół tego zrobić w ogóle imprezę, bo dlaczego nie? Najlepsza propaganda działa wtedy, kiedy jest darmowe piwo, chipsy i rozrywka. Bo takimi ludźmi jesteśmy, tak ludzie funkcjonują. Więc pamiętajcie o tym, żeby takie rzeczy również wykorzystywać, w zależności od kalibru.
[00:10:00.270] – Paweł
No i nie przestawać. Jak najdzie was myśl, że wyskakujecie już z lodówki i jesteście wszędzie i ciągle powtarzacie to samo. To zróbcie test. Zapytajcie ludzi, którym to przekazujecie, ale z którymi na co dzień macie jak najmniej do czynienia, czy oni w ogóle to wiedzą? I wtedy oni powiedzą, czy wiedzą czy nie.
[00:10:15.860] – Paweł
Bo jeżeli do nich to dotarło no to super. Pewnie macie ludzi takich, którzy nie czytają maili, nie odpowiadają na komunikatorach, albo z którymi ogólnie jest tak przyjęte, że jest z nimi problem w komunikacji. No to to jest taki benchmark dla was. Jeżeli do nich to doszło i rozumieją o co chodzi – wygraliście. Wasza propaganda działa.
[00:10:37.310] – Krzysztof
Natomiast jeżeli taka osoba wam powie „a o co w ogóle chodzi? Nigdy o tym nie słyszałem.” To jest taki moment, kiedy opadają ręce i się wszystkiego odechciewa. Ale nie złośćcie się na tę osobę. Bo to nie jest ich wina. To jest wasza wina. To znaczy, że musicie zastanowić, czemu nie dotarliśmy do tej osoby? Co zrobić żeby w przyszłości dotrzeć. No i oczywiście teraz trzeba do niej dotrzeć.
[00:11:00.000] – Paweł
Pamiętaj że nie możesz wyrobić w ludziach takich nawyków, że to ty zawsze będziesz powtarzać, pilnować za nich terminów czy tych wspomnianych regulaminów. Oni muszą być odpowiedzialni za to. Ty jesteś odpowiedzialny za to żeby przekazać tę informację, rozpropagować w taki sposób, który będzie skuteczny. Ale na koniec to ludzie są odpowiedzialni, żeby daną akcję wykonać, wysłać jakiś wniosek, coś wypełnić, coś podpisać, coś zmienić, coś zrobić czy pomyśleć czy przyjść może na imprezę. I to oni są zobowiązani do tego, żeby tę akcję wykonać. A ty jesteś zobowiązany do tego żeby ich rozliczać. Jeżeli mają coś zrobić w kontekście tej propagandy, która jest stosowana, aby konkretną akcję uzyskać, żeby to uzyskać. Więc musisz ich pilnować, powtarzać, powtarzać, powtarzać, ale też pilnować czy na pewno swoje zrobili. Bo jeżeli nie zrobili, no to musisz ich gonić i też wyciągnąć konsekwencje z tego.
[00:11:53.460] – Krzysztof
Czyli podsumowując, to co nazwaliśmy propagandą, to jest takie dobre hasło które podsumowuje, że musisz dbać o to, żeby przekazać informacje różnymi metodami. Musisz podkreślić to co jest wartościowe dla pracowników. Nie możesz zakładać, że załączenie 30 stronicowego PDF z procedurą załatwi sprawę, albo że automatyczny mailing z nowej platformy do nauki, załatwi sprawę bo każdy zrobi to co jest twoją intencją. Musisz to przekazać różnymi kanałami dostosowanymi do twoich osób. Musisz dawać pozytywny feedback wtedy, kiedy widzisz że to jest stosowane i potem rozliczać z wykonywania tych procedur, czynności, czy zmian, które są wdrożone.
[00:12:39.240] – Paweł
To tyle na dzisiaj. Pamiętajcie żeby zasubskrybować nasz kanał, żeby się zapisać do newslettera, abyście dostawali nowe odcinki, informacje o nowych odcinkach na bieżąco i wiele więcej. Także na dzisiaj to tyle, widzimy się we wtorek następny za tydzień 8.00.