Kategorie
Nerd Management short

Na czym żaden lider nie powinien oszczędzać? – Nerd Management #77

W tym odcinku porozmawiamy o tym, jak znaleźć balans pomiędzy Sknerusem McKwaczem, który ogląda każdego centa przed wydaniem, a dziedziczką fortuny, która pali plikami banknotów w kominku.

Zarządzanie budżetem i jego oszczędne wydawanie to zaleta każdego menedżera, któremu firma powierza taką odpowiedzialność. Czasem jednak mamy tendencję do tego, żeby oszczędzać aż za bardzo. Albo po prostu o pewnych rzeczach nie myślimy.

Zastanów się, ile firmę kosztuje czas, w którym developerzy poszukują piszącego markera, bo jak zwykle wszystkie, które są dostępne w salce – wyschły? Ile czasu i motywacji tracą, bo zamiast skorzystać z gotowego, acz płatnego narzędzia przeznaczonego do pracy, którą wykonują (np. wirtualny whiteboard) – muszą na własną rękę kombinować z darmowym alternatywami? Co zrobić, gdy masz w budżecie niewykorzystaną masę kasy na papier toaletowy i kawę, a to, czego potrzebujecie, to nowe monitory? (to typowy problem w korpo;)

W tym odcinku porozmawiamy o tym, jak znaleźć balans pomiędzy Sknerusem McKwaczem, który ogląda każdego centa przed wydaniem, a dziedziczką fortuny, która pali plikami banknotów w kominku.

Z tego shorta dowiesz się:

  • Co się stanie kiedy będziesz oszczędzać na potrzebnych rzeczach?
  • Jak znaleźć pieniądze na dodatkowe zakupy w dużej firmie?
  • Dlaczego w Twojej firmie musisz uważać na księgową?
  • Jak kupować mądrze?

i wiele więcej 🙂

Agenda

00:00 – Intro
00:59 – Wprowadzenie
01:15 – Co się dzieje kiedy brakuje właściwego sprzętu?
03:33 – Jak nie wyrzucić pieniędzy w błoto?
04:13 – Zmień wasze podejście do wydatków
05:10 – Nie zawsze droższe znaczy lepsze
06:09 – Testuj i miej plan działania
07:19 – Drobny haczyk w budżecie korporacyjnym
08:57 – Nigdy nie wierz księgowej
09:35 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Linki

Transkrypcja odcinka

[00:00:59.410] – Paweł
Cześć. Witajcie w Nerd Management, z tej strony Paweł Rekowski.

[00:01:03.040] – Krzysztof
I Krzysztof Rakowski.

[00:01:04.780] – Paweł
W dzisiejszym odcinku porozmawiamy sobie trochę o sprzęcie i o rzeczach, które nam się przydają, ale na które z jakiegoś dziwnego powodu nie chcemy wydawać pieniędzy.

[00:01:15.940] – Krzysztof
Pamiętacie, w czasach biurowych, kiedy spędzaliśmy większość czasu w biurze, gdy mieliśmy spotkania w jakichś salkach z białą tablicą, przeważnie było tak, że albo nie było markerów takich do pisania, albo 70-90 procent tych markerów było pisane. I potem – mieliśmy zaczynać spotkanie, mieliśmy coś robić, to się okazuje, że nie ma czym pisać. Bieganie, szukanie, do recepcji. Koleżanka w szafie ma schowane i wydziela. Albo akurat nie było zakupionych. I był z tym problem. I już mamy 5 minut przerwy, 10 minut przerwy, razy 10 osób, wysoko opłacanych developerów, to już się robi całkiem niezła kwota.

[00:01:56.860] – Krzysztof
O tym chcielibyśmy pogadać, żeby przypomnieć Wam i sobie również, że narzędzia to jest coś, na czym nie warto oszczędzać. To nie znaczy, że należy sypać na to kasą. Ale że warto się zastanowić nad tym, że są jakieś rzeczy takie właśnie jak te markery, które trzeba mieć.

[00:02:16.720] – Krzysztof
Paweł, organizowałeś Event Stormingi wielokrotnie… Największy Event Storming dotychczas na świecie?

[00:02:22.690] – Paweł
Jeden z największych na świecie. Ponad 50 osób, ponad dwa i pół tysiąca kartek żeśmy przykleili. I to właśnie o to chodzi, że nie można oszczędzać na rzeczach które są potrzebne. Mało tego, trzeba ich mieć w zapasie. Czy to będą markery czy to będą karteczki. Ale też to się tyczy wszelkiego typu licencji i narzędzi, które ułatwiają nam codzienną pracę. Podlinkujemy w notatkach do tego odcinka prezentację, którą robiłem już parę lat temu na konferencji 4developers „Skąd się bierze twoja wypłata”. Tam pokazywałem skąd bierze się kasa i jak można te pieniądze marnować, zwłaszcza na spotkaniach. Mamy problem, tu czegoś brakuje, tu coś nie działa, a tutaj mikrofon jest nie taki, a tutaj słuchawki są nie takie, a tutaj marker nie pisze, a tutaj gąbka nie ściera. I tu marnuje się cenny czas, który w porównaniu do kosztów markera czy do kosztów mikrofonu czy sprzętu jakiegokolwiek, który będzie wspomagał waszą pracę i waszych ludzi, jest praktycznie marginalny. Dlatego warto się przyjrzeć z jakich narzędzi korzystamy, w jakim środowisku pracujemy i co może nam usprawnić pracę tutaj.

[00:03:31.270] – Paweł
Odnosząc się do Twojej „gwiazdki”, pamiętajcie, że wiele rzeczy, narzędzi, bo w tej chwili w większości pracujemy zdalnie, więc w większości to będą już narzędzia cyfrowe, dają możliwość przetestowania, sprawdzenia. Czy dane narzędzie dla was będzie OK czy nie będzie OK. Często są to jakieś demówki, konta trialowe na jakieś 30 dni. I wtedy możecie to wszystko wziąć, przetestować, sprawdzić czy wam to zadziała. I jeżeli zadziała to nie ma sensu oszczędzać, bronić się, że nie, w tym roku to już budżet zaklepany, i nic z tego nie będzie. Bo ilość pieniędzy, która będzie zmarnowana na to, że coś wam nie będzie działać, coś nie będzie chodzić, będzie olbrzymia. I to jest wasza strata.

[00:04:13.390] – Krzysztof
Tak więc pierwszy krok, który proponuję to zmienić takie podejście, które wielu z nas ma. Managerowie, ale również nasi koledzy i koleżanki z zespołów, że z góry się zakłada, że nie ma takiej możliwości. Nie będziemy kupować takich rzeczy. I miałem takie sytuacje, że ktoś mówił: no fajnie by było coś tam, mieć przybory czy jakaś usługa za 100-200 złotych, ale w ogóle do mnie nie przyszedł, bo uznał, że nie. A potem się okazało, że to nie był żaden problem, żeby coś takiego kupić. I widziałem to zdziwienie w tych oczach. Zawsze mi się robiło wtedy smutno, że to są drobne rzeczy i warto to zrealizować.

[00:04:50.230] – Krzysztof
Czyli pierwsza rzecz to zmienić nastawienie. Jeżeli ty jako menedżer dysponujesz budżetem, to też zmień nastawienie, że nie będziemy nic kupować, tylko jakieś super ważne rzeczy, które były zaplanowane rok temu w budżecie. Czasem warto się zastanowić nad tym, jaka będzie z tego korzyść.

[00:05:08.620] – Krzysztof
Gdy już zmienimy ten mindset, to inny sposób podejścia, który czasem widzę, to jest że im coś ma wyższą cenę, tym jest lepsze życie. Gdy się przekonamy, że musimy i że warto na coś wydać kasę, to tak jak Paweł, wspomniałeś, z tym Event Stormingiem… Wiemy że musimy mieć bardzo dużo markerów, proponuję trzy razy więcej niż osób które będą, bo ktoś tam gdzieś schowa, pójdzie na obiad, zostawi i tak dalej. Ale wtedy można pomyśleć w jaki sposób to zrobić sprytnie. Nie musicie na przykład kupować Sharpie za 5 czy 10 złotych za sztukę. Tylko możecie kupić… Paweł Pokaż mój deal życia…

[00:05:45.220] – Paweł
Deal życia, czyli markery CD-DVD, których nikt już nie używa, ale dalej piszą i są świetne.

[00:05:50.950] – Krzysztof
I można kupić je 1,99 na jakiejś wyprzedaży. Więc warto do tego mądrze podejść. Z jednej strony namawiamy żeby mieć swobodniejsze podejście do tej kasy, ale z drugiej strony, ja to zawsze mówię, wydajesz kasę firmową, to wydawaj tak, jak swoją. Czyli rób to sprytnie, z jakimś planem. Pamiętam jak jechaliśmy na Event Storming do Rumunii, to kupiłem testowo chyba z kilkanaście rodzajów karteczek i potem z Pawłem przyklejaliśmy i testowaliśmy, na ile się lepią do ściany i czy odpadają, czy nie odpadają, żeby znaleźć takie które będą spełniały swoje zadanie. Ale też nas nie zrujnują.

[00:06:30.340] – Paweł
To się sprawdza, bo małym kosztem można coś przetestować. Można to sprawdzić, zobaczyć czy na dużą skalę to się nada i wtedy wziąć to, co wam jest naprawdę potrzebne. Bo często jest tak, że drogie usługi czy drogie rzeczy, wcale tak naprawdę nie są lepsze od tych które są tanie. Wystarczy, żeby pomyśleć i podejść do tego w sposób taki nieszablonowy, czyli wyjść trochę z tego pudełka, że jest jeden dostawca i ja muszę iść do niego. Tylko się rozejrzeć i zobaczyć i potestować.

[00:06:56.740] – Paweł
I to jest też fajna rzecz dla waszych ludzi, którzy coś chcą. Zobacz, ale nie dlatego, że musisz znaleźć najtańszy na rynku. Nie, ty zobacz, poeksperymentuj, pobaw się. A może w międzyczasie dojdziesz do tego, że ty potrzebujesz zupełnie czegoś innego. I weźmiemy wtedy, to co dokładnie jest potrzebne. I to da ci zaoszczędzić masę czasu. A oszczędność czasu, no to jest oszczędność pieniędzy.

[00:07:19.870] – Krzysztof
Jest jednak tutaj pewien haczyk. Osoby które mają własną działalność albo w małych firmach – dla nich pewnie to nie jest znane. Ale w dużych firmach, w dużych korporacjach czasem można się nabawić takiej frustracji, że: przecież to nie jest duży wydatek, żeby kupić developerom coś, a ładujemy niesamowite ilości pieniędzy w coś innego. Niestety w dużych firmach jest tak, że są budżety, są przegródki i czasem nie można tego zrobić prosto od ręki czyli wziąć budżet na wyjścia firmowe i wydać je na monitory. To nie jest coś takiego co można zrobić od razu, ale czasem też można. I warto nie zakładać że się nie da, damy linka do naszego ulubionego odcinka o przekleństwie założeń. A odnoszę się do tego przykładu z budżetem na wyjścia firmowe i monitory, bo to jest właśnie coś co u nas zrobiliśmy. Potrzebowaliśmy specjalnych monitorów, które chcieliśmy kupić, a nie mieliśmy na to budżetu, więc pogrzebaliśmy gdzieś tam w Excelach. Okazało się że mamy niewykorzystany budżet na wyjścia firmowe. I w dużym korpo to nie jest wcale tak łatwo wziąć tę kasę i wydać. Ale poszukaliśmy, no i się udało. Więc to co mogę polecić tym którzy pracują w dużych firmach, które mają trochę sztywniejsze zasady, żeby z góry się nie poddawać, ale nie zakładać też, nie frustrować się tym, że nie uda się tego zrobić od razu. Tylko poszukać możliwości, dotrzeć do osoby, która tym zarządza, dowiedzieć się jak to jest rozliczane finansowo i spróbować przekonać, przygotować jakąś argumentację, policzyć dobrze, zrobić Excelka i spróbować to przeforsować.

[00:08:57.040] – Paweł
I dodałbym jeszcze jedną rzecz, bo jeżeli pracujesz na własnej działalności, no to uważaj na księgową. Bo jeżeli księgowa ci powie, żebyś kupował, kupował, kupował, bo będziesz generować sobie koszty, wtedy tym bardziej dobrze policz czy ty na pewno tego potrzebujesz. Czy to jest coś co realnie ci zaoszczędzi czas. No bo księgowi mają to do siebie, że oni widzą właśnie Excela. Widzą to, że im więcej kosztów wygenerują, tym mniej podatku zapłacisz. C jest bzdurą, bo de facto wydasz pieniądze, których miałeś nie wydawać. Więc tego nie rób. I uważaj też na to, żeby twój biznes zarabiał, oszczędzał tam gdzie trzeba i nie generował kosztów które są bzdurne. A to się tyczy i małej firmy i dużej firmy tak samo.

[00:09:35.830] – Krzysztof
A więc podsumowując: nie oszczędzajcie na marketach ani na innych narzędziach. Ale gdy już podejmiecie decyzję, że będziecie coś kupować, to podejmujcie te decyzje mądrze i wydawajcie kasę z rozsądkiem.

[00:09:48.820] – Krzysztof
A żeby być na bieżąco z informacjami, które przedstawiamy w Nerd Management, zapisujcie się do newslettera, subskrybujcie nasz kanał i dzięki temu będziemy mogli się zobaczyć już za tydzień we wtorek o ósmej rano.