Spojrzyj w swój kalendarz. Ile masz w nim spotkań każdego dnia? Jak często przełączasz się ze spotkania na spotkanie nie wstając nawet od biurka? Błogosławieństwo 100% pracy zdalnej spadło na nas wraz z przekleństwem spędzania całego dnia wirtualnych “spotkań” przed monitorem. O wiele łatwiej wrzucić krótkiego calla niż dawniej zorganizować fizyczne spotkanie.
Ostatnio natknęliśmy się na ciekawe badanie Microsoft Human Factors Lab. Naukowcy podłączali elektrody do głów osób pracujących tak, jak my – i dowiedzieli się wiele ciekawych rzeczy na temat naszego stanu psychicznego, poziomu stresu itd.
Z tego shorta dowiesz się:
- Dlaczego przerwy między spotkaniami są ważne?
- Co się dzieje z Twoim mózgiem, kiedy skaczesz ze spotkania na spotkanie?
- Czemu musisz ruszyć tyłek i wyjść z domu od czasu do czasu?
i wiele więcej 🙂
Agenda
00:00 – Intro
00:53 – Wprowadzenie
01:23 – Co jest nie tak ze spotkaniami online?
02:22 – Badanie Microsoft Worklab “Research Proves Your Brain Needs Breaks”
03:05 – Jaki wpływ na stres mają ciągłe spotkania?
03:53 – Koszt przeciągania spotkań
04:58 – Co nas stresuje w spotkaniach?
05:37 – Zadbaj o swój kalendarz
07:02 – Przerwa to czas by, odkleić się od ekranu
08:16 – Jak zredukować stres na spotkaniach?
09:19 – Zrób audyt swojego kalendarza
10:20 – Od Managerów wymaga się więcej… – uważaj na to!
10:51 – Daj ludziom czas!
11:35 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Microsoft Worklab “Research Proves Your Brain Needs Breaks”
- Odcinek 4: Stres w pracy lidera i managera
- Liberating Structures
Transkrypcja odcinka
[00:00:53.270] – Paweł
Cześć, witajcie w kolejnym odcinku Nerd Management. Z tej strony Paweł Rekowski…
[00:00:57.350] – Krzysztof
…i Krzysztof Rakowski.
[00:00:58.820] – Paweł
Dzisiaj sobie pogadamy trochę o spotkaniach, które zwłaszcza w tej dobie hybrydowej, onlinowej jakoś tak tam się ciągną. Krzysztof, ty też nie masz przypadkiem dzisiaj ściany spotkań, tak jedno za drugim? Bo u mnie to jak zaczęło się od rana do wieczora się skończyć nie chce.
[00:01:14.030] – Krzysztof
Też tak mam dzisiaj akurat tak mi się zdarzyło, że siedzę właściwie na różnych callach od rana do wieczora. Tego jest sporo. Zwróćcie uwagę, że od kiedy pracujemy zdalnie, wiele firm w przeciągu ostatnich dwóch, trzech lat przeszło na pracę zdalną, stuprocentową albo w dużym stopniu. No i zaczęliśmy się spotykać online na Teamsach, na Zoomie, na Slacku, na innych narzędziach. To te spotkania praktycznie mamy – po prostu godzina spotkania, czy tam półtorej godziny spotkania i potem kolejne i kolejne… I tak siedzimy przy tym biurku, przełączamy się z jednego calla na drugi i nie mamy żadnych przerw. Za dawnych biurowych czasów było tak, że te spotkania były w różnych salkach, więc nawet jeżeli spotkanie się kończyło, a zaczynało się drugie, to jednak była chwila takiego rozprostowania kości czy przejścia się z jednej salki do drugiej, czy zajrzenia do kuchni i wzięcia czegoś do picia. Jednak ten ruch był naturalnie wymuszony.
[00:02:15.290] – Krzysztof
Prawdopodobnie domyślacie takie spotkania ciągiem to nie jest coś dobrego dla nas. A mówimy o tym teraz dlatego, bo ostatnio trochę rozmawialiśmy na temat takiego badania, które zostało opublikowane przez Microsoft’s Human Factors Lab i oni zajmowali się tym, że przyczepiali elektrody EEG do głów pracowników, którzy brali udział właśnie w takich spotkaniach, którzy pracowali przez cały dzień, no i patrzyli, jak takie spotkania wpływają na to, co się dzieje w ich głowie.
[00:02:51.830] – Krzysztof
Oczywiście dam linka, bo to jest bardzo ciekawe podsumowanie tego badania. Warto, żebyście sobie sami to przeczytali i się zapoznali ze szczegółami. Tutaj tylko Wam powiemy o podsumowaniach i też dla tych, którzy oglądają wideo wrzucimy parę obrazków.
[00:03:05.270] – Krzysztof
I to badanie pokazało, że jeżeli nie mamy przerw, po prostu siedzimy bez przerw, to już przy drugim spotkaniu, a przy trzecim, przy czwartym o wiele, wiele bardziej, w naszej głowie, w naszym mózgu wzrasta znacząco stres. Jesteśmy o wiele bardziej zestresowani, o wiele bardziej jesteśmy zmęczeni, zdenerwowani.
[00:03:30.860] – Krzysztof
A z drugiej strony było jasne i było widać, że jeżeli mamy te przerwy, to właściwie cały czas mamy podobny niski poziom stresu. Niski albo nawet bardzo niski. I nawet po czwartym spotkaniu, gdzieś tam w połowie dnia cały czas ten poziom stresu jest stosunkowo niski.
[00:03:47.690] – Krzysztof
Pierwszy wniosek był taki, że bardzo mocno podbijamy stres, jeżeli mamy te spotkania jedno za drugim.
[00:03:53.930] – Krzysztof
Warto dodać jedną rzecz – niektórzy z nas mają taką tendencję do tego, że te spotkania trochę się nam przedłużają i pięć minut tu, dziesięć minut tam. I to jeszcze bardziej podbudowuje stres, no bo nie chcemy jednak być uznawani za niesolidnych, spóźnialskich. A tutaj jeżeli się ciągle spóźniamy na każde spotkanie, no to wiadomo, że się naturalnie tym stresujemy. Więc to jest pierwszy wniosek.
[00:04:16.460] – Krzysztof
Drugi wniosek – to badacze też sprawdzali, w jaki sposób możemy się skupić na pracy albo zaangażować w dyskusję. Oczywisty wniosek, już się domyślacie, że w przypadku takich spotkań, gdzie mamy jedno za drugim bez przerwy, no to o wiele ciężej było się skupić, ciężej było się zaangażować w spotkanie. Więc to prawdopodobnie możecie zauważyć w swoich zespołach. W rozmowach z team liderami, z którymi rozmawiam, często słyszę, że niektórzy członkowie zespołów nie są zaangażowani w te spotkania. Warto by się zastanowić, czy to, w jaki sposób sobie te spotkania ustawiacie w kalendarzu, nie ma na to wpływu.
[00:04:58.490] – Krzysztof
I trzeci wniosek w tym badaniu to jest to, co już wspomniałem wcześniej, czyli że sam fakt, że zbliżamy się do końca spotkania powoduje wzrost tego stresu. Widać, zobaczcie te obrazki, widać taki skok, no bo już się spodziewamy, że musimy skończyć i musimy się przełączyć, potem troszkę jesteśmy spóźnieni, itd. Więc samo to przełączanie to też jest stres. Natomiast widać w tych badaniach, że jeżeli mamy tę przerwę, to te przerwy to jest taki moment, kiedy ten stres szybuje w dół i odpoczywamy.
[00:05:27.260] – Krzysztof
To są bardzo wartościowe wnioski. Nie jest, to jest oczywiście, czego się nie spodziewaliśmy, ale tutaj widzimy to czarno na białym. Jest to poparte badaniami przez naukowców.
[00:05:37.070] – Krzysztof
I Paweł, ja pamiętam, że Ty właściwie od zawsze robiłeś tak, że ten twój kalendarz miał takie dziurki małe, 15 minutowe. To było zawsze dla Ciebie ważne. Porozmawiajmy teraz już mając tę wiedzę, w jaki sposób możemy redukować ten stres nasz i naszych ludzi. Bo to my często narzucamy im kalendarz. No i też zwiększać to zaangażowanie i zwiększać możliwość skupienia się.
[00:05:59.180] – Paweł
Zwłaszcza dla naszych ludzi. Bo dla siebie to możemy być często bezlitośni i to się zdarza, zwłaszcza w takim okresie jak teraz, mamy koniec roku, początek roku, dużo planowania, to są takie okresy, kiedy tych spotkań pewnie mamy więcej i od czasu do czasu będzie tak, że nazbiera na się, jak mówiliśmy na początku, że zdarzają się nam te ściany, ale tak zdecydowanie się staram robić odstępy między spotkaniami.
[00:06:23.680] – Paweł
I coś, do czego gorąco Cię zachęcam, to niech Twoja godzina spotkaniowa od dzisiaj trwa max 50 minut. 55 jeżeli jesteś hardcorem. To jest takie dobre i zdrowe podejście. Bo ten ruch się przydaje, a ograniczenie stresu (tu podlinkujemy do czwartego odcinka, gdzie mówiliśmy o stresie), stres bardzo źle wpływa na Twoją pracę i w ogóle na to, w jaki sposób funkcjonujesz. To jest też prosta droga do wypalenia, którą nie chcesz iść, więc bez sensu. Jeżeli takim prostym zabiegiem, skracając raptem o te 5 minut, te wszystkie spotkania, możesz uratować sobie życie i mieć ten fun z pracy, to po prostu zrób to.
[00:07:02.360] – Paweł
Z drugiej strony tutaj jeszcze jedna ważna rzecz, bo same takie dziurki na spotkania to nie wszystko, bo musi wydarzyć się cud. Naprawdę cud, czyli taki skrót od Czas Unieść Dupę. Jeżeli będziesz siedzieć cały czas, nawet jak zrobisz takie przerwy 5 minutowe, żeby np. wyłączyć Teamsy, wyłączyć komunikatory, przeglądarki, ale będziesz siedzieć z tyłkiem przy tym biurku, no to będzie źle. Trzeba od tego biurka wstać, trzeba przejść się do kuchni, tak jak było za czasów biurowych. Te przerwy czy zmiany salek one były bardzo dobre dla nas, żeby się ruszyć.
[00:07:36.860] – Paweł
I też zwłaszcza jeżeli siedzicie w domu, macie home office, zrobiliście sobie super przystosowane biuro, to od czasu do czasu po prostu wyjdźcie nawet z tego domu, zróbcie sobie przerwę. Tak jak byście byli w biurze to prawdopodobnie byście poszli na jakiś obiad, może do jakiejś pobliskiej restauracji albo coś takiego. A w domu tego mało kto robi i też o to trzeba zadbać. Wciągnąć buty, wyjść z tego domu, przejść się na spacerek, nawet zrobić sobie kółko w koło domu. Jeżeli nie macie nic lepszego do zwiedzania, to zróbcie to po prostu dla własnego zdrowia fizycznego i psychicznego.
[00:08:10.730] – Krzysztof
To jest ważne, żeby się odrywać, żeby robić te przerwy w spotkaniach, ale co jeszcze można zrobić? Oprę się na tym, co również badacze polecają. Oprócz tych rzeczy oczywiście, o których Paweł powiedział. Warto się zastanowić nad tym, żeby te spotkania miały sens i miały cel. Czyli krótsze spotkania, takie, które mają agendę, gdzie przemyślimy naprawdę, kto powinien do tych spotkań dołączyć, a kto nie musi. Pilnowanie timeboxu, czyli zaczynamy o określonej godzinie i kończymy te 5 minut wcześniej. To powoduje, że wtedy jesteśmy w stanie lepiej spędzić ten czas.
[00:08:46.820] – Krzysztof
Warto się zastanowić nad tym, żeby te spotkania miały plan, czyli żeby ktoś prowadził to spotkanie. Warto czasami zastosować różne techniki dyskusji, tutaj zalinkujemy do takich, z których korzystaliśmy i całkiem nam fajnie szło. I tu nie tylko chodzi o użycie Miro czy innego narzędzia do karteczek, ale chociażby Liberating Structures, to są takie szablony, które możemy dołożyć do tego spotkania i wykorzystać. Czyli chodzi o to, żeby to było zaplanowane z sensem i przeprowadzone w produktywny sposób.
[00:09:19.550] – Krzysztof
Coś, co jest jedną z takich rzeczy, które też staramy się raz na jakiś czas zrobić, to przejrzeć wszystkie spotkania, które mamy, jakieś statusowe, okresowe i zobaczyć, czy to spotkanie nadal jest nam potrzebne, czy nadal realizuje swój cel. Może możemy zmniejszyć, zwiększyć częstotliwość? Może możemy zrobić z tego email, to spotkanie, może być mailem. Warto coś takiego rozważyć raz na jakiś czas.
[00:09:42.860] – Krzysztof
Te przerwy, o których Paweł mówiłeś – warto się zastanowić co na nas działa. Bo dla kogoś będzie działać pójście do kuchni wody i nalanie sobie wody, ale niekoniecznie, bo jeżeli będziemy szli z komórką w ten sposób przed oczami i cały czas tam sprawdzali czy ludzie coś piszą, albo odpisywali maile, to to się nie liczy, to nie jest ta przerwa, o której mówimy. Można spróbować medytacji czy wyjścia, jeżeli ktoś mieszka w domu do ogródka, żeby spojrzeć na drzewa. Albo wyjścia na balkon i popatrzenia na to, co się dzieje na zewnątrz. Każdy z nas musi sobie znaleźć taką technikę czy taki sposób. Warto tutaj czegoś takiego poszukać.
[00:10:20.150] – Krzysztof
I tu Paweł też powiedziałeś, że od nas jako menedżerów się wymaga więcej. To prawda, ale jednak musimy pamiętać, że jeżeli będziemy mieli takie nastawienie, że najbardziej produktywnie to jest jak ciśniemy 10 godzin dziennie spotkań, to na dłuższą metę nie będzie dobre i doprowadzi do wypalenia. Wiadomo, że musimy priorytetyzować to, żeby nasi ludzie byli chronieni przed tym, my jesteśmy gdzieś tam na dalszym planie, ale musimy pamiętać, żeby nie wpaść w taki nawyk, że ciśniemy, bo to jest dobre, produktywne i to jest najlepsze.
[00:10:51.950] – Paweł
Nie oszukujmy się – zestresowany menedżer to zły menedżer, więc pamiętajcie o tym. Zadbajcie o siebie i też zadbajcie o swoich ludzi w taki sposób, że kiedy będziecie planować te spotkania, robić te agendy to pamiętajcie o tych, którzy są tacy wycofani, są tymi nerdami, introwertykami. Oni potrzebują czasu. Więc jeżeli wrzucicie agendę na pięć minut przed spotkaniem i myślicie, że to jest fajne? Nie, to nie jest fajne, bo oni potrzebują co najmniej kilka godzin albo nawet dni, żeby temat przemyśleć, się do niego przygotować. Więc ułóżcie sobie też miejsce w kalendarzu na przygotowanie takich rzeczy i zróbcie to z wyprzedzeniem, tak żeby wasi ludzie mogli też się z tym dobrze czuć i przede wszystkim dostarczyć największą możliwą wartość, jaką mogą wnieść w takie spotkanie.
[00:11:35.500] – Krzysztof
A my Wam wrzucimy oczywiście w linkach wszystkie dodatkowe materiały. Odnośnik do tego badania, na którym się opieramy, te techniki, o których wspominaliśmy. No i życzymy Wam, żebyście spróbowali inaczej, lepiej podejść do spotkań, żeby zadbać o samopoczucie Wasze i Waszych ludzi.
[00:11:52.540] – Krzysztof
A jeżeli chcecie zadbać o Wasz rozwój, to zapiszcie się proszę na nasz newsletter pod adresem nerd.management/newsletter, żebyście mogli otrzymywać co tydzień w każdy wtorek o 8 rano informacje o naszych najnowszych odcinkach i również chociażby o takich ciekawych badaniach, które znajdujemy dla Was na świecie.
[00:12:13.140] – Paweł
I życzymy Wam udanego roku, ponieważ jest to pierwszy odcinek w 2023 roku, więc mam nadzieję, że ten rok będzie dla Was wypasiony, a my przez cały rok będziemy sukcesywnie, z drobną przerwą na wakacje wpadać na Waszą skrzynkę. Więc widzimy się już za tydzień. Trzymajcie się! Cześć!