Kategorie
Nerd Management short

Bus Factor – co się stanie, gdy ktoś wpadnie pod autobus? – Nerd Management SHORT #27

Przeszło Ci kiedyś przez myśl pytanie: Co by się stało, gdyby rozjechał mnie autobus?
Albo co się stanie, gdy zabraknie Twojego kluczowego pracownika?
Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym shorcie!

Przeszło Ci kiedyś przez myśl pytanie: Co by się stało, gdyby rozjechał Cię autobus? Albo co się stanie, gdy zabraknie Twojego kluczowego pracownika?
Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym shorcie!

Z tego shorta dowiesz się:

  • Jak mierzyć Bus Factor w Twoim zespole?
  • Co możesz zrobić by zwiększyć szansę na przetrwanie?
  • Co i w jakiej kolejności warto zacząć delegować?
  • Jak skutecznie wymieniać odpowiedzialności w zespole?

i wiele więcej 🙂

Agenda

00:00 – Intro
01:21 – Co to jest Bus Factor?
02:39 – Jaki poziom Bus Factor jest ok, a jaki nie?
03:11 – W jakich obszarach musisz zadbać o zwiększenie Bus Factor?
05:06 – Rotacja odpowiedzialności
07:34 – Zadbaj o to byś mógł zniknąć
07:49 – Delegowanie zadań
08:35 – Naucz innych swoich ulubionych rzeczy
09:22 – Przygotuj swojego następcę
10:37 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Transkrypcja odcinka

[00:01:04.970] – Krzysztof
Witamy w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rekowski.

[00:01:09.770] – Krzysztof
Paweł, tak się zastanawiam: co by się stało, jakbyś wpadł pod autobus?

[00:01:17.410] – Paweł
Trzeba autobusów unikać. Dzisiaj mamy odcinek o Bus Factor. Bus Factor czyli w ogóle taka ciekawa miara. Nie mam bladego pojęcia skąd ona się wzięła. Czy ty w ogóle wiesz, jak powstało to określenie? Ale ogólnie polega to na tym, co się stanie jeżeli walnie cię autobus i już więcej do pracy nie przyjdziesz. Albo jeżeli się stanie to z twoim kluczowym pracownikiem, z kluczową osobą w firmie, w zespole, która ma największą wiedzę. I co wtedy?

[00:01:49.360] – Paweł
To jest taka dobra miara, którą liczymy w jednostkach ludzi czyli jeżeli nasz Bus Factor równa się 1, oznacza to że eliminacja jednego człowieka z zespołu oznacza po prostu upadek firmy, bądź projektu, bądź naprawdę niefajną, groźną sytuację. Więc Krzychu, jak często ty unikasz autobusów?

[00:02:10.360] – Krzysztof
Staram się unikać, zdaję sobie sprawę, że powinienem jeszcze bardziej unikać. Taka bardziej „naukowa” definicja Bus Factor, to jest – ile osób z twojego zespołu wpadło by pod ten przysłowiowy autobus, a tak naprawdę z jakiegoś powodu by zniknęli – rozchorowaliby się na dłużej, zmienili pracę, ulegli jakiemuś wypadkowi. To ile takich osób musiałoby zniknąć, żebyś miał/a poważne problemy.

[00:02:39.490] – Krzysztof
Jeżeli ten Bus Factor ma wartość 3, 5 to znaczy, że ta wiedza i umiejętności są w jakiś sposób rozdystrybuowane w twoim zespole. Natomiast niestety najczęściej mamy sytuację że Bus Factor wynosi 1. Czyli jeżeli jedna osoba z twojego zespołu z jakiejś przyczyny zniknie, no to masz duży problem.

[00:02:58.930] – Krzysztof
Często się tak zdarza, że mamy jednego specjalistę, który jest w czymś dobry, ktoś inny jest w czymś innym dobry i są takie silosy wiedzy. Musimy sobie w jakiś sposób z tym radzić. W jaki sposób Paweł ty to robisz?

[00:03:11.200] – Paweł
Pierwsze co, to jest kwestia wiedzy, kompetencji i uprawnień. Więc to jest bardzo istotny temat delegowania. Czyli zaczynając od ciebie jako lidera, no to te uprawnienia, które masz… Bo często do wielu systemów ty będziesz miał uprawnienia jako lider, będziesz za to odpowiadać, więc ważne jest to, żeby te uprawnienia i te odpowiedzialności rozdzielać. Żeby każdy z zespołu… Może nie każdy, ale ci ludzie którym ufasz, którzy mają uprawnienia do grzebania w bazach produkcyjnych czy na środowiskach produkcyjnych, żeby też mieli uprawnienia do rzeczy, które masz tylko ty. Bo jeżeli cię zabraknie, to jest problem. I to jest pierwsza rzecz.

[00:03:52.180] – Paweł
Druga rzecz to jest kwestia wiedzy i doświadczenia, zwłaszcza w sytuacji kiedy mamy kilka projektów. U mnie np. jest tak, że w jednym zespole my mamy cztery czy pięć projektów, po których sobie skaczemy. I to czego pilnujemy to to, żeby wymieniać się tymi rzeczami. Jeżeli jest specjalista w danym temacie… Weźmy na przykład temat testów wydajności. Jeżeli mamy specjalistę w testach wydajności i to jest jeden człowiek. Jeżeli coś się z nim stanie, to będzie faktycznie problem bo nikt nie wie jak to działa. To co? Po jakimś czasie można po prostu wymienić tę osobę, żeby ktoś inny się tym zajął. Wtedy ta osoba wdraża tę nową osobę. Ona zaczyna przejmować pałeczkę, zaczyna odpowiadać za zadania, i tak dalej i tak dalej. Chodzi o to, żeby finalnie każda osoba, najlepiej żeby każda osoba w zespole miała na tyle wiedzy i świadomości, żeby była w stanie reagować.

[00:04:48.980] – Paweł
I tutaj świetnym przykładem są zadania supportowe. My je nazywamy zadaniami supportowymi, czyli taka bieżączka. Coś się dzieje, klient ma problem, użytkownik ma problem. No to jest powiedzmy taka hotlinia, na którą się zgłasza. Wtedy zespół reaguje. I teraz to, co jest świetne z mojego doświadczenia, z mojej praktyki, to właśnie rotacja ludzi na tym supporcie. To nie jest tak, że jest jeden człowiek, który odpowiada za wszystko. Bo support to jest też takie miejsce gdzie nauczysz się najwięcej. Bo tam są prawdziwe problemy prawdziwych użytkowników. Tu coś nie działa, tu coś wybuchło, tu coś nie zadziałało tak jak trzeba i tak dalej. Więc kiedy co tydzień się wymieniamy – jedna osoba ma jeden tydzień, drugi tydzień następna, następna, następna, to siłą rzeczy ta wiedza się rozchodzi po zespole.

[00:05:40.490] – Paweł
I tak samo pilnujemy kwestii zadań. Czyli jeżeli mamy cztery projekty bierzemy na dany tydzień po jednym czy po dwa zadania z różnych projektów, to też warto pilnować tego, żeby nie było sytuacji, gdzie jedna osoba tylko i wyłącznie bierze swoje ulubione zadania z tej ulubionej aplikacji, bo ona to z jakiegoś powodu sobie upodobała, ale z innej nie weźmie bo to już jest „be”. Tego trzeba pilnować żeby te osoby się wymieniały.

[00:06:09.800] – Paweł
I tutaj wiem, że wrócimy pewnie do mikromanagementu trochę. Co ty teraz będziesz mi mówił co ja mam robić? To nie o to chodzi. Chodzi o to żeby im pokazać, „dobrze żebyś wziął coś innego. Fajnie, że tutaj masz swoje zabawki, lubisz te zabawki ale spróbuj wziąć coś innego. Bo jeżeli ty będziesz miał ten support”, czy taka osoba pilnuje tzw. on calla, czyli jest na takim dyżurze 24/7 bo to jest system produkcyjny, jeżeli wybuchnie to ktoś do nich zadzwoni o drugiej w nocy, „żebyś w takiej sytuacji w ogóle wiedział o co tam chodzi, co się dzieje”. I to jest zupełnie inne podejście kiedy ty mówisz człowiekowi „zrób to bo tak”, to jest bez sensu, ale właśnie pokazanie tej perspektywy: „Weź teraz zobacz sobie coś innego żebyś zrozumiał te mechanizmy, bo jeżeli przyjdzie ci ten support, żebyś umiał zareagować. Jeżeli nie będzie tutaj człowieka, który jest specem od tego tematu, no to co zrobisz właśnie w kontekście tego supportu czy on calla? Rozłożysz ręce, a tutaj będzie się paliło i co wtedy?” więc taka perspektywa otwiera przede wszystkim chęć do tego, żeby poznać te różne inne obszary które niekoniecznie są ulubione ale jednak odpowiadamy finalnie za to jako zespół. Więc ty musisz tego też przypilnować, żeby się ludzie się możliwie często wymieniali i dzięki temu też oni się po prostu nie nudzą.

[00:07:34.760] – Krzysztof
To jest bardzo wartościowe co mówisz, a z punktu widzenia lidera też jest ważne żebyś ty nie był tą osobą, która spowoduje duże kłopoty dla zespołu, jeżeli znikniesz. Wspomniałeś o delegacji. Warto zwrócić uwagę na to, że najlepiej żebyś delegował/a nie te zadania które ci się nie podobają, których nie lubisz, na których się słabo znasz, tylko właśnie te zadania, w których jesteś dobry/a, w których jesteś najlepszy/a? Dlaczego. Bo jeżeli jesteś w czymś dobry/a to wtedy łatwo Ci wspierać inną osobę. Bo sprawdzenie co ta osoba zrobiła, czy zrobiła to dobrze czy źle zajmie ci po prostu chwilę, bo ty masz to w małym palcu.

[00:08:13.970] – Krzysztof
A z drugiej strony wtedy jeżeli zdelegowałeś jest to zadanie w którym jesteś bardzo dobry, to masz czas na to, żeby zająć się zadaniami w których jesteś trochę słabszy, żeby nabrać tego doświadczenia, nabrać wiedzy.

[00:08:24.680] – Krzysztof
To jest takie trochę wbrew intuicji ale jednak warto delegować te zadania, które ci przychodzą z łatwością – innym może nie – ale wtedy też najłatwiej ci będzie ich wspierać w realizacji.

[00:08:35.240] – Paweł
Ja bym powiedział trochę inaczej: bo te zadania które lubimy najbardziej, to są te zadania których właśnie nie chcemy delegować. Bo lubimy je najbardziej, to nam sprawia frajdę przyjemność i to jest właśnie taka pułapka, że jeżeli ty to robisz dobrze, lubisz to robić i to jest twoje, no to wtedy szanse że ty staniesz się tym najsłabszym ogniwem, jeżeli wypadniesz to wszystko padnie, są bardzo duże. Więc od tych rzeczy powinieneś zacząć nie dlatego powiedzieć i łatwo sprawdzić, ale dlatego, że ty będziesz je trzymał na siłę przy sobie, bo je lubisz. A właśnie powinieneś je oddać na tyle, żeby inni byli w stanie to zrobić, kiedy ciebie zabraknie, bo pójdziesz na urlop na dwa tygodnie czy cokolwiek się wydarzy.

[00:09:13.700] – Krzysztof
Też, zgadzam się, chociaż warto pamiętać że najłatwiej będzie je przekazać bo masz je w małym palcu.

[00:09:22.250] – Krzysztof
Dla liderów też jest ważne planowanie sukcesji czyli może się zdarzyć, że zabraknie ciebie w tym zespole na jakimś etapie. Zmienisz pracę, zachorujesz, dostaniesz awans na wyższe stanowisko. Tutaj warto się zastanowić nad tym, kto mógłby ciebie zastąpić w zespole. Może być jakiś urodzony lider, ktoś kto ma takie aspiracje liderskie i wtedy to przychodzi naturalnie. Jeżeli nie, no to trzeba się zastanowić też w jaki sposób właśnie delegować te zadania.

[00:09:51.140] – Krzysztof
Zawsze w sytuacji kiedy ja byłem liderem, to miałem taką osobę na którą np. delegowałem zadania w czasie urlopu, czy właśnie przekazywałem jakieś zadania. I w sytuacji kiedy zmieniłem pracę, to tamta osoba była już przygotowana do tego, że mogła wejść w buty szefa zespołu dosłownie w przeciągu kilku tygodni i sobie świetnie radzić bo już dużo rzeczy znała i miała przećwiczone. Więc warto w takiej sytuacji mieć takiego zastępcę powiedzmy, czy prawą rękę, który będzie mógł w razie czego przejąć twoje zadania.

[00:10:25.610] – Krzysztof
Oczywiście wiadomo że nie zawsze to jest takie łatwe, no bo niekoniecznie są osoby które się nadają do tego, żeby być team liderem. Ale warto mimo wszystko takie osoby szukać.

[00:10:36.320] – Paweł
Podsumowując: zastanów się nad tym, co się stanie jeżeli ciebie zabraknie, co się stanie jeżeli zabraknie kluczowych ludzi w twoim zespole. Jeżeli wyjdzie ci z tego, że wystarczy jeden autobus by pogrzebać cały projekt i wprowadzić bardzo duże zamieszanie i przynieść bardzo duże problemy, no to zacznij tę wiedzę dystrybuować. Pogadaj z zespołem, żeby tą wiedzą zaczęli się zaczęli się dzielić, wymieniać zadaniami tak, aby możliwie jak najwięcej osób miało wiedzę z danego obszaru. Dzięki temu wszyscy będą spać spokojniej, z tobą na czele.

[00:11:15.080] – Krzysztof
I trzymaj się z dala od autobusów.

[00:11:17.570] – Paweł
Do zobaczenia za tydzień we wtorek.