„Nie po to studiowałem informatykę, żeby teraz rozmawiać z ludźmi” – znasz to powiedzonko? Brzmi śmiesznie, ale – niestety – nadal jest rzeczywistością wielu menedżerów w IT – i to nie tylko tych świeżo mianowanych. Cisną KPI, pieszczą technologię, klepią procedurki… tylko zapominają się skomunikować ze swoimi zespołami tak, żeby dobrze wytłumaczyć kierunek i cel, któremu te wszystkie narzędzia służą.
Paradoksalnie, wiele problemów, również technicznych (np. niewydajne procesy supportu, słaba architektura) często ma swoje źródło w komunikacji.
W tym odcinku powiemy o tym, jak możesz poprawić swoją komunikację już teraz. Jakie są podstawowe rzeczy, o których trzeba pamiętać i jakich schematów możesz użyć, aby ułatwić sobie współpracę z każdym zespołem i każdą osobą w organizacji. Wspomnimy o najczęstszych błędach i podrzucimy pomysły na to, co możesz zrobić już dziś, żeby usprawnić swoją komunikację.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Dlaczego komunikacja jest podstawowym narzędziem każdego lidera?
- Jakie problemy niesie ze sobą słaba komunikacja?
- Dlaczego, żeby dobrze się komunikować, musisz przestać gadać?
- Jak wziąć odpowiedzialność za komunikację?
- Jakich narzędzi użyć, żeby móc skomunikować się z każdym, niezależnie od stylu i preferencji?
- Co możesz zrobić już teraz?
i wiele więcej 🙂
🚨 Potrzebujesz pomocy w pracy lidera?🚨
Zostały ostatnie miejsca na współpracę z nami!
Wypełnij formularz na stronie https://nerd.management/konsultacje
i dogadamy szczegóły!
Agenda:
00:00 – Intro
00:58 – Wprowadzenie
01:45 – Co jest przyczyną większości problemów w branży IT?
03:13 – Czego brakuje w komunikacji?
05:17 – Kto jest odpowiedzialny za skuteczną komunikację?
08:25 – Jak dopasować komunikacje do różnych osobowości?
11:15 – Jak zbudować dobry komunikat?
14:09 – Jak ćwiczyć komunikację?
15:51 – Jak komunikować się z istotami nietechnicznymi?
18:57 – Czego nie robić w komunikacji?
22:30 – Jak sprawdzić, czy komunikat dotarł do odbiorcy?
26:13 – Co możesz zmienić już dziś?
Wersja do słuchania
Linki
- Książka: Od Z do A. Jak to zrobiliśmy? Tajniki, zasady i sekrety Amazona – Colin Bryar, Bill
- Model kwadratu komunikacyjnego Friedemanna Schulza von Thuna
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 9 : Między młotem a kowadłem, czyli jak dogadać biznes z IT
- Odcinek 70 : Poznaj siebie i swoich ludzi – testy profilowe w praktyce
- Odcinek 134 : Jak rozmawiać z Senior Managementem?
- Odcinek 7 : Jak zapanować nad małpami? Czyli kto zarządza twoim czasem.
Transkrypcja odcinka
[00:00:58.15] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:01:01.23] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:01:03.06] – Krzysztof
W dzisiejszym odcinku porozmawiamy o czymś, co jest podstawą pracy każdego lidera. Może to się wydać kontrowersyjne, zwłaszcza jeżeli dodam, że podstawą pracy każdego lidera, również w IT, to jest komunikacja. To nie jest tak, że najważniejsza jest technologia, że najważniejsze jest dowożenie KPI, cokolwiek innego. Jeżeli nie będziecie się dobrze komunikować ze swoimi ludźmi, ze światem zewnętrznym, ze swoim szefem, z resztą organizacji, to nic innego nie będzie miało sensu. Najlepsze rozwiązania technologiczne, najlepsze wyniki blakną w obliczu tego, gdy nie są dobrze zakomunikowane.
[00:01:45.15] – Paweł
Mało tego, słuchajcie, bo większość problemów, z którymi my się spotykamy i to w naszej pracy i w rozmowach z Wami, wynika właśnie z braku komunikacji lub z niedopasowanej komunikacji. Z tego, że IT nie umie rozmawiać z biznesem. Tego, że biznes nie umie rozmawiać z IT. I teraz my jako liderzy jesteśmy w środku. Nawet nagraliśmy kiedyś odcinek „Między młotem a kowadłem”, dużo o komunikacji mówiliśmy, więc już na wstępie Wam mówimy, że słuchajcie, w notatkach do tego odcinka będzie masa linków. Wbijajcie na nerd.management/155, jak 155 numer tego odcinka, bo jest dużo rzeczy, które tutaj rozpracujemy i pokażemy Wam, jak to robić.
[00:02:21.16] – Paweł
Czekaj, co ty mówisz, że wszystkie problemy wynikają nasze, u nas, w naszej pracy z komunikacji no przecież dużo problemów wynikają, że np. mamy słabą architekturę starodawną albo gówniany proces. No właśnie.
[00:02:34.11] – Paweł
I co? I z czego to wynika?
[00:02:36.23] – Krzysztof
Ze słabej architektury albo beznadziejnego procesu.
[00:02:40.03] – Paweł
A jak się robi architekturę czy proces?
[00:02:42.19] – Krzysztof
Kurczę, masz rację.
[00:02:44.07] – Paweł
Trzeba się dogadać, trzeba się komunikować. Gówniana architektura, beznadziejny proces, niedopracowane procedury wynikają z tego, że nie umieliśmy się dogadać na początku. Nie umiemy dogadać się w trakcie i nie umiemy się komunikować. Zwalamy winę na siebie, że o to ci tamci oni zepsuli, bo wymyślili gównianą architekturę, No nie? Po prostu się nie dogadaliśmy w organizacji. Kuleje komunikacja, nie dogadaliśmy się, więc większość tych naszych problemów wynika dokładnie z tego.
[00:03:13.02] – Krzysztof
Co leży u podstaw komunikacji, czyli jaka jest taka pierwsza rzecz, której nie robimy, kiedy naszym zadaniem jest komunikacja?
[00:03:20.10] – Paweł
Przede wszystkim nie słuchamy, nie słuchamy tego, co ktoś ma do powiedzenia, ponieważ my się skupiamy na tym, że my mamy rzeczy do powiedzenia, my wiemy najlepiej. To my chcemy zrobić tak, żeby było dobrze. Mamy odpowiedzi na wszystkie pytania, a naszym zadaniem jest zamknąć japę i słuchać. Nie dość, że słuchać, ale usłyszeć, skupić się na tym, co dana osoba ma do powiedzenia. Jeżeli ktoś mówi, że ma jakiś problem albo ma jakąś trudność w danym procesie, albo że ta architektura jest, nie wspiera rozwiązań, bo się nie skaluje, doszliśmy do ściany. To my zamiast wymyślać 1500 rzeczy i argumentów dlaczego ta osoba jest idiotą, to może w końcu zaczniemy słuchać i zaczniemy dociekać co tam jest.
[00:04:03.12] – Paweł
Więc pierwsza rzecz: słuchaj. Jak już usłyszysz to zrozum, Zrozum co ta osoba ma na myśli. Bo często jest tak, że to są skróty myślowe. Często jest tak, że ludzie w organizacji boją się powiedzieć, że to nie działa, że to jest głupie, że to jest bez sensu. Jeżeli nie macie kultury w organizacji tej otwartego feedbacku, jasnej komunikacji, to może być sytuacja, że ktoś wam nie powie wprost: słuchaj, musimy zmienić to, bo zaraz się wywalimy, jedziemy na drzewo i zaraz wybuchniemy. Ludzie mogą powiedzieć „wydaje mi się, że mamy problem”. Więc jeżeli Ty po pierwsze tego nie usłyszysz, po drugie tego nie zrozumiesz, po trzecie nie będziesz zastanawiał się, co ta osoba ma na myśli, nie będziesz dopytywał, drążył, szukał tej motywacji, co tak naprawdę leży tam pod spodem i nie będziesz chciał się dogadać – macie bardzo duży problem.
[00:04:49.04] – Krzysztof
A rozumiejąc tę motywację, dowiadujesz się też, jaka jest taka przyczyna? O co w ogóle chodzi. Ten root cause? I to jest ważne, żeby to bardzo dobrze zrozumieć, bo pod to będziesz dostosowywać nie tylko czynności, działania, które spowodują, że właśnie dzięki słuchaniu wyeliminujemy jakieś problemy, ale też będziesz do tego dostosować komunikację.
[00:05:10.05] – Krzysztof
Bo co jest ważne, i co chcę bardzo, bardzo podkreślić, bo nie zawsze sobie z tego zdajemy sprawę, że my jesteśmy odpowiedzialni za komunikację. I czasem mamy taką frustrację, że dobra, no ja coś powiedziałem, to jest jasne, a jak ktoś nie zrozumiał, to jego sprawa i jest sam sobie winien, no nie? Ten, kto wysyła komunikat, jest odpowiedzialny za to, w jaki sposób komunikat jest odebrany. Czyli nie możesz oczekiwać tego, że inni wezmą za to odpowiedzialność. No oczywiście nie wiem, jak jesteśmy jakimś tam urzędem albo w jakiejś sztywnej organizacji, no to może tak, ale nam zależy na tym, żeby przez komunikację usprawniać pracę, usprawniać pracy naszych zespołów, usprawniać pracę całej organizacji, osiągać jakieś cele, na których nam zależy. Więc tutaj nie możemy się usztywniać.
[00:06:00.23] – Krzysztof
W związku z tym musimy te komunikaty dostosować, czyli musimy analizować, co i do kogo komunikujesz, co jest ważne dla tych ludzi, jakie mają problemy, co ich ciekawi, czego potrzebują. Na tej podstawie już wyprzedzająco odpowiedzieć na to pytanie. Tu jest zresztą świetna książka, którą polecę i polecam wszystkich od „A do Z. Jak to zrobiliśmy? Tajniki Amazona”. Tytuł oryginału jest, bo po angielsku brzmi trochę lepiej, „Working backwards”, czyli to jest właśnie taki system stosowany przez Amazona. Już abstrahując od tego, czy Amazona lubimy, czy nie i jak się zapatrujemy na Jeffa Bezosa, to jednak te różne sposoby komunikacji, które oni stosują, żeby to było jak najprostsze, żeby jak najlepiej odbiorcy zrozumieli – wewnętrzni również, bo to tutaj dużo jest o wewnętrznych procesach – to jest bardzo ważne.
[00:06:52.02] – Krzysztof
I przeciwnym przykładem jest coś, co prawdopodobnie widzimy w naszej pracy codziennie, czyli właśnie takie suche komunikaty od biurokratów. Mam na przykład w jednym banku, mam konto i jak tam się loguję, to zawsze mi wyskakuje pop up „zarządzenie dyrektora nr 328 z dnia takiego i takiego”, jakieś tam suche paragrafy i tak dalej. No kto by to rozumiał o co chodzi. A w innym banku jak wchodzę to jest pop up, jakaś graficzka i „pamiętaj o czymś”. I to jest na ten sam temat. Jeżeli macie dzieci to pewnie wiecie, że szkoły się tak komunikują. Pieczątka pani dyrektor jakieś „uprasza się” i tak dalej. HR niestety mają taką tendencję, czy jakieś działy administracji. No to jest taka komunikacja, która jest sucha, która nie jest dostosowana do odbiorcy, która nie odpowiada na te pytania, które od razu mamy, bo właśnie ci, którzy wysyłają te komunikaty, nie czują się za to odpowiedzialni.
[00:07:44.02] – Paweł
I teraz to jest piękne, bo kiedy bierzemy odpowiedzialność za komunikację, to nawet taką betonową komunikację urzędową, hierarchiczną, strukturalną, procesową, rządową, prawną i tak dalej możemy złamać. Bo kiedy weźmiecie odpowiedzialność za komunikację, to odpowiedzialność oznacza, że to wy chcecie się dogadać. I teraz to nie jest tak, że to oznacza tylko i wyłącznie, że wy musicie dostosować swój komunikat do tego, żebyście go rozumieli, ale przede wszystkim wy musicie dopasować ten komunikat do tego, żeby wasi odbiorcy, klienci, współpracownicy, ludzie, z którymi tworzycie swój biznes, zrozumieli to, co tam jest.
[00:08:22.05] – Paweł
I to nas prowadzi do mojego ulubionego tematu, czyli profili osobowości i stylów komunikacji. Tego, w jaki sposób ludzie różnią się między sobą. Bo to nie jest tak, że ktoś, kto komunikuje się w taki sposób urzędowy, jak to ładnie powiedziałeś, żeby z artykułu takiego i takiego paragraf taki i taki zrobić tak i tak. I brzmi to, jakby zaraz ktoś miał wam tą pałą strzelić w łeb, To kiedy zrozumiemy, że ta osoba, która to pisze i w taki sposób się komunikuje jest inna, ale to nie znaczy, że jest głąbem, tylko trzeba tę komunikację dopasować, dostosować do tej osoby. To jest nasza rola, a już tym bardziej nasza rola jako lidera, żeby zadbać o komunikację nie tylko tego komunikatu wyjściowego, ale tego, w jaki sposób wychodzi, żeby dotarł do uszu tej osoby, która jest po drugiej stronie. Niezależnie czy to będzie urzędnik, pracownik, czy to będzie osoba, która będzie nerdem, czy to będzie osoba, która będzie sprzedawcą i będzie chciała wciskać wszystkim piach na pustyni.
[00:09:27.08] – Paweł
Ponieważ te różne style osobowości – o profilach osobowości mówiliśmy w odcinku 70 i tam do niego odniesiemy – zobaczcie sobie jak to wygląda, ponieważ tych systemów profilowych jest dużo, ale u podstaw leży ta sama zasada, że to my jako liderzy komunikujemy się i nasz komunikat musimy przygotować pod daną osobę. Najprostszy framework, jaki Wam tutaj dam, i tutaj widzicie obrazek, który to prezentuje. To jest tak zwany kwadrat von Thuna i ten kwadrat komunikacji von Thuna na już też omawialiśmy kilka razy w Nerd Management, to jest najprostsze wytłumaczenie jak to działa. Ponieważ my jako ludzie mamy 4 takie bazowe style komunikacji, czyli na 4 sposoby możemy nadać komunikat. I teraz po drugiej stronie mamy odbiorcę, który może ten komunikat też przyjąć na 4 różne sposoby. Więc jeżeli nie dopasujemy tych nadajników do odbiorników, to jest trochę jak z radiem. Jeżeli bawiliście się kiedyś CB radiem lub walkie-talkie, mieliście różne fale, różne kanały i wy nadajecie na jednym, a ktoś odbiera na drugim. Nie ma bata, żebyście zrozumieli, żebyście się skomunikowali, żeby komunikat został nadany i przyjęty, musicie nadawać na tym samym kanale, na tej samej fali, żeby druga osoba słyszała to, co ta pierwsza mówi.
[00:10:39.22] – Paweł
I tu jest dokładnie tak samo. Dlatego to jest nasza rola, żeby nie tylko rozumieć, jak my się komunikujemy, jaki jest nasz styl zarządzania, jaki sposób nam jest miły i przyjemny. Bo my musimy rozumieć i znać te wszystkie style komunikacyjne, te odbiorniki, te odbiorniki i umieć komunikat dopasować do każdej osoby z osobna. I to jest bardzo proste. Wydaje się na początku złożone. A kiedy zaczniecie w to wchodzić, wystarczy tak na dobrą sprawę ułożyć odpowiednio komunikat, ponieważ macie w tych czterech stylach, jest to zrobione w taki sposób, że wystarczy, że zapamiętacie tak, najpierw dajecie w punktach to, co Wy chcecie, macie jakiś komunikat do przekazania, co chcemy przekazać. Co chcemy przekazać?
[00:11:21.14] – Krzysztof
Na przykład, że zmieniamy strategię i będziemy mieli jakieś nowe cele, nowe projekty będziemy realizować i tak dalej.
[00:11:29.07] – Paweł
I teraz patrzcie komunikat, żeby był pełny i dotarł do wszystkich. Pierwsza rzecz od góry w punktach zmieniamy strategię. Co to nam daje? Co będzie się działo? 3, 4, maksymalnie 5 punktów. Konkret. Mięcho.
[00:11:42.06] – Paweł
Dalej kolejna część komunikatu: w jaki sposób to wpłynie na to, że będzie miło, fajnie, przyjemnie, że będziemy najlepsi, będzie taka frajda i taka przygoda tutaj, że w ogóle z butów wyskoczycie, a nasi klienci już w ogóle. To jest następny komunikat, który dociera do zupełnie innych ludzi.
[00:12:00.09] – Paweł
Później w jaki sposób to wspiera naszą strategię, że będziemy dalej stabilni, będziemy stabilnie rośli, będzie bezpiecznie, będziesz miał wypłatę, na pewno Cię nie zwolnimy, bo będzie nas stać na to, że nawet jeżeli wybuchniemy, to i tak będzie dobrze. Czyli trzeba zadbać o trzecią grupę ludzi, która potrzebuje właśnie tej takiej stałości, stabilności.
[00:12:20.12] – Paweł
I na koniec wrzucamy wszystkie dane tabelki, analizy, raporty, wszystkie szczegóły, informacje dla tej czwartej, ostatniej grupy ludzi, którzy muszą wciągnąć te wszystkie informacje i przetworzyć i przemielić, żeby dostali tyle, ile potrzebują, a nawet więcej. Oni się tym nasycą i też zrozumieją. Więc to są takie cztery proste aspekty, już bez wchodzenia w szczegóły, w profile i tak dalej, w komunikację.
[00:12:43.15] – Paweł
Czyli pamiętajcie punkty, historia taka właśnie z jajem, z tym, że będzie fajnie.,Dalej coś co nas stabilizuje mówi o tym, że będzie bezpiecznie, będzie dobrze, będzie OK, zadbamy o wszystkich naszych tutaj ludzi, pracowników, o klientów, o wszystkich i naładowany danymi, tabelkami, raportami dlaczego tak, jakie wyniki, jakie prognozy i tak dalej.
[00:13:06.02] – Paweł
I jeżeli zrobicie te 4 rzeczy, to Wasz komunikat ma dużą szansę, ponieważ gwarancji nikt Wam nie da, ale ma dużą szansę do tego, żeby dotrzeć do tych ludzi, do których ma dotrzeć.
[00:13:15.16] – Krzysztof
To się wydaje dosyć skomplikowane, ale to jest coś, co można wyćwiczyć. To jest coś, co można sobie, tak jak Paweł powiedział, rozpisać, wypisać i znając te mechanizmy, wiedząc, jak to działa, to ćwiczymy. I my robiliśmy właśnie tego typu warsztaty dla liderów, że przygotowaliśmy pewne scenariusze, przygotowaliśmy pewne problemy do rozpracowania. No i potem z liderami ćwiczyliśmy, ćwiczyliśmy, ćwiczyliśmy. I to działa, bo dostrzega się w pewien sposób po pierwsze jakieś takie schematy, a po drugie też poznajemy naszych ludzi, sobie zdajemy sprawę kurde, ten Kowalski, to teraz już wszystko wiem. I to powoduje, że możemy budować takie strategie właśnie przez takie przećwiczenie na różnych hipotetycznych, trudnych sytuacjach.
[00:14:00.08] – Krzysztof
Zresztą jeżeli byście byli zainteresowani tego typu warsztatem dla Was czy dla Waszego zespołu, to na koniec odcinka powiem, jak się z nami skontaktować.
[00:14:09.03] – Paweł
Komunikacji nie dać się do końca nauczyć z książek, nie do końca się da nauczyć z czytania, oglądania, słuchania. Trzeba ją trenować, a trening komunikacji jest dość niewygodny. Jest mało komfortowy, ponieważ my musimy wejść w buty zupełnie innej osoby, której na co dzień uważamy, że to są ludzie, którzy z którymi my nie chcemy rozmawiać, my nie chcemy się z nimi komunikować. I najlepsze jest to, że w naszej pracy jako liderzy, my najbardziej tych ludzi, z którymi nie chcemy się komunikować, my ich najbardziej potrzebujemy, bo oni nas uzupełniają. Oni będą pilnować tego, na czym my się naturalnie będziemy wykładać, bo oni mają zupełnie inne spojrzenie na świat. My patrzymy na to, że jest tutaj super bomba, a oni widzą śmietnik z drugiej strony i pilnują nas, A tu musimy zadbać o to, musimy zadbać o to i bez tych ludzi zginiemy.
[00:14:58.03] – Paweł
I w drugą stronę tak samo, jeżeli wy macie osobowość inną od nas i teraz macie do czynienia w zespole z ludźmi, którzy są totalnie przeciwni do was i macie problem z tą komunikacją taki naturalny, że ludzie naturalnie się indukujecie, Kiedy się nauczycie, jak z tymi ludźmi rozmawiać, to wtedy jest sytuacja genialna, bo wy się uzupełniacie, wy jesteście tak samo potrzebni waszym ludziom jak oni wam.
[00:15:21.04] – Krzysztof
Mimo, że czasem to trochę boli, oczywiście, i powiem jasno my czasami z Pawłem mamy różne sposoby komunikacji, czasem mnie to wkurza, jak on się komunikuje, czasem Pawła wkurza, jak ja się komunikuję. I u nas w zespole liderskim mamy jeszcze więcej różnych osób i czasami te zgrzyty się pojawiają, ale to są takie pozytywne zgrzyty, bo podsumowując to, co każdy wnosi w różny sposób i mając tego świadomość dodajemy sobie wzajemnie wartości.
[00:15:50.10] – Krzysztof
Idąc dalej, ta komunikacja z naszym zespołem czy wewnątrz zespołu jest bardzo ważna, ale również te umiejętności rozszerzamy na komunikację ze światem zewnętrznym, bo to jest ważne, że nie jesteśmy zwróceni tylko do wewnątrz, do naszego zespołu czy do tych, którzy nam podlegają, ale również mamy całe spektrum na zewnątrz, mamy naszych klientów, mamy zarząd, mamy osoby na podobnym jak nasze stanowiska w innych częściach organizacji czy bardzo, bardzo duże spektrum tych osób.
[00:16:20.19] – Krzysztof
I kilka rzeczy, których ja się nauczyłem przez te lata, komunikując się z takimi osobami, to przede wszystkim nie stosować żargonu. To jest główne przekleństwo rozmawiania z wszelkimi osobami, które są poza naszą piwnicą. Czyli idziemy na przykład do kogoś z zarządu i mu mówimy takim bardzo technicznym językiem, że tutaj wszystko wrzucimy w chmurę (to jeszcze pół biedy, albo AI bo to są jakieś buzzwordy, o których sobie tam czytają), ale że usprawnimy jakieś klastry i rabbity, i to, i tamto. No i to są rzeczy, których oni nie słuchają tego zupełnie. Zresztą też wrzucimy wam w linkach odcinek o tym, jak się komunikować właśnie z senior managementem.
[00:17:02.02] – Krzysztof
Ważne, żeby nie stosować żargonu, tylko żeby upraszczać, czyli żeby tłumaczyć, że jeżeli usprawnimy jakieś elementy naszej infrastruktury, tak nazywając to ogólnie, to to spowoduje, że zredukujemy koszty w jakimś miejscu o 10% albo spowoduje, że nasze – i tu też nie mówimy, że uptime wzrośnie o trzy miejsca po przecinku – tylko mówimy, że nasza aplikacja będzie nie działać tylko przez minutę rocznie. I to się przekłada na jakieś tam określone straty z tego, że biznes się nie kręci. Więc musimy to po pierwsze tłumaczyć na język, który oni rozumieją, czyli jakiś język biznesowy, a po drugie pokazywać im, co to dla nich znaczy bez naszego żargonu.
[00:17:47.13] – Krzysztof
Zawsze musimy się zastanowić, czego oni potrzebują, czym się interesują. Jeżeli rozmawiamy z HR-ami na przykład, to mówimy o tych naszych problemach w aspekcie takim, który wiemy, że będzie dla nich interesujący, na przykład ze względu na godziny pracy, jakieś tam prawo pracy i tak dalej. Czasem się tak zdarza. Czyli na przykład naszej koleżanki z HR-ów nie interesuje, że ktoś pracował nad supportem czy nad jakimś biznesowym zadaniem, tylko ją interesuje, czy robił te nadgodziny, czy nie. Więc nie upieramy się na siłę przy tych naszych technicznych tematach. To ich nie interesuje, tylko przedstawiamy tę sprawę z ich perspektywy.
[00:18:25.13] – Paweł
Także to, co może Ci zaoszczędzić mnóstwo problemów, komplikacji, to też taki lekki research. Mówi się, że 5 minut analizy zaoszczędzi tydzień kodowania, ale z komunikacją i dokładnie jest tak samo. Jeżeli poświęcisz chwilę czasu na to, żeby się zastanowić i popatrzeć na tych ludzi, z którymi masz gadać, co oni robią, jak się komunikują, co ostatnio zrobili, czym się zajmują, co ich najbardziej boli teraz, jaki problem możesz rozwiązać i spojrzysz z tej perspektywy? Wtedy ta komunikacja jest dużo prostsza do przygotowania.
[00:18:57.04] – Paweł
No i teraz słuchajcie czego nie robić, czego nie robić, jakie są błędy w komunikacji i gdzie możecie popłynąć? I często niestety w organizacjach, ludzie płyną na tym i to mocno. Pierwsza rzecz to jest taka cisza radiowa, czyli nie wiem wszystkiego, nie mamy odpowiedzi na wszystkie pytania, nie jestem do końca pewien, jak to wszystko będzie wyglądać, albo jesteśmy w trakcie zmian i to jest długi proces i w tym procesie jest jeszcze dużo punktów do zrobienia, więc jest cisza radiowa i nie komunikuję się.
[00:19:30.23] – Krzysztof
No bo się będę komunikował, jak będę wszystko wiedzieć.
[00:19:33.16] – Krzysztof
I to jest problem. Bo jeżeli ludzie nie mają żadnych informacji i jeżeli to jest tydzień luz. Jeżeli to jest 2 tygodnie – jeszcze luz. Ale jeżeli nic nie komunikujesz przez miesiąc, 2, 3 przez kwartał ludzie nie wiedzą co mają robić pół roku, rok, a znamy case takie, o których też już wspominaliśmy, że nawet ludzie, którzy byli przez rok zawieszeni na zasadzie kurczę, no to co mamy robić? Bo jest firma w restrukturyzacji, a firma jest ogromna, ma 50 tysięcy pracowników i to nie trwa w miesiąc, nie da się tego zrobić w miesiąc, więc siłą rzeczy trzeba się komunikować.
[00:20:08.05] – Paweł
Jeżeli nic nie wiecie, to powiedzcie, że nic nie wiecie. Pracujecie nad tym i się dowiecie. Bądźcie otwarci na pytania, bądźcie otwarci na tę dwustronną komunikację, a nie tylko będziecie nadawać plus zablokujecie się, bo nie macie pełnego komunikatu do nadania, więc nie nadacie nic i wtedy będzie cisza.
[00:20:24.21] – Krzysztof
Ale ważne też jest powiedzenie o tym, jak ten proces wygląda i co się dzieje, też jest ważne. I to jest takie pokazanie, że no progres jest, bo dzieje się, to dzieje się samo. To nie jest coś, do czego mamy jeszcze jakiś wkład, ale jakieś konkretne czynności się dzieją. To wtedy ludzie rozumieją, dlaczego nie ma tych informacji. Może im się to podobać, może nie. No ale przynajmniej wiedzą, co się dzieje.
[00:20:49.00] – Paweł
To jest dobre podejście z komunikacją na zewnątrz. Czyli jeżeli robimy jakiś produkt, projekt, coś zmieniamy to do klientów nie będziemy komunikować, że nad czym aktualnie pracujemy, bo co ich to obchodzi. Ich interesuje efekt. Ale naszych ludzi, naszych pracowników, ludzi wewnątrz organizacji interesuje ten proces. Jak on wygląda, gdzie jesteśmy na tej drodze, Jak możemy pomóc, jak możemy się zaangażować.
[00:21:10.18] – Paweł
Bo znowu, kiedy nie ma tej komunikacji z Waszej strony i macie odpowiedzialność na głowie, nie komunikujecie się gdzie to w jakim cudem ludzie mają wam pomóc? Zostajecie z tym sami, macie małpę na plecach, o małpach też mieliśmy świetny odcinek i też zalinkujemy tutaj, ponieważ to jest też konsekwencja tego, co się wydarzy, kiedy będziecie to wszystko trzymać u siebie i nie będziecie komunikować. Więc wtedy jest problem taki, który ludzie nie wiedzą, co się dzieje, zaczynają się niecierpliwić, zaczynają sobie dopowiadać. Bo to jest też kolejna rzecz, że jeżeli wy nie będziecie się komunikować jasno, nie będziecie się komunikować w trakcie procesu, nie będziecie się komunikować, gdzie jesteście na przykład w trakcie zmian i ta dalej, jak to będzie wyglądać, to komunikacja nie będzie przejrzysta z waszej strony, To ludzie dopowiedzą sobie swoją historię. A jaką historię dopowiedzą?
[00:21:55.17] – Krzysztof
No pewnie, że wszystkich nas walną, wszystko wybuchnie, firma idzie w złym kierunku. No będą wymyślać najróżniejsze rzeczy i to jest naturalne. No bo jeżeli nie masz informacji, no to wymyślasz, starasz się jakoś tę pustkę zapewnić, a to też psuje to zaufanie. Bo z drugiej strony właśnie częsta komunikacja, transparentna, komunikacja transparentna znaczy, że mówimy to, co możemy mówić. Ona buduje zaufanie, ona tworzy to zaufanie. I wtedy ufamy tej osobie, temu liderowi, że nawet jeżeli nam mówi, że nie ma wszystkich odpowiedzi, ale dzieją się takie a takie rzeczy, to zupełnie inaczej wygląda niż siedzi w gabineciku. Przez pół roku się nie odzywa, a potem nagle bam z czymś wyskoczy.
[00:22:34.16] – Paweł
I wtedy się zastanawiam a kto to w ogóle jest? Co to jest za człowiek? A w ogóle dlaczego ja mam dla niego cokolwiek robić? Dlaczego z nim pracować? Więc to zaufanie jest kluczowe. Bo to jest najważniejsza rzecz, którą mamy w organizacji. Jeżeli to zaufanie zaprzepaścimy, bo nie będziemy się odpowiednio komunikować z ludźmi, no to mamy duży problem.
[00:22:52.06] – Paweł
Więc pamiętajcie, dopasowujcie ten komunikat do konkretnych ludzi, nie do siebie. Musicie wiedzieć, co chcecie powiedzieć, ale musicie to przerobić tak, żeby dotarł do tych ludzi. I teraz, żeby się dowiedzieć, jak on dotarł i to jest też rzecz, której często nie robimy, ponieważ rzucamy komunikat, zostawiamy to wszystko i myślimy, że no przecież powiedziałem tak, było obwieszczenie przecież jak powiedziałem, że zrobię, to zrobię, nie trzeba mi co pół roku przypominać, prawda? Więc zapytajcie. Jeżeli rzucicie komunikatem jakimś, powiecie, że przechodzimy tę zmianę czy co tam chcecie przekazać to dopytajcie co jeszcze potrzebujecie, żeby to zrozumieć. Jak można zrobić to lepiej. Bądźcie otwarci na feedback, bądźcie otwarci na krytykę. Bądźcie otwarci na to, że ludzie tego nie zrozumieją i nie traktujcie ich jak baranów, że oni nie zrozumieli co Wy mieliście na myśli i nie są wróżkami, bo nie domyślili się o co Wam chodziło. Tylko dopytujcie, bądźcie otwarci, dopytujcie, szukajcie też pytań i potwierdzajcie to, że ludzie zrozumieli. Niech oni wam sparafrazują to, co usłyszeli. Niech powiedzą wam jak oni to widzą, niech się podzielą swoimi odczuciami, przemyśleniami na dany temat.
[00:24:02.03] – Paweł
I w ten sposób będziecie mieli tę komunikację dużo bardziej dopasowaną, a mało tego będziecie ją budować, usprawniać, poprawiać. To nie jest rzecz, której się nauczysz raz i będzie działać. To nie jest rzecz, którą zrobisz. Rzucisz ten komunikat, napiszesz maila, nagrasz jakieś wideo i się skończy. To jest ciągła praca do końca naszego życia i każdego dnia możecie wyciągnąć wnioski z każdej informacji, z każdej komunikacji. I na tym Wam bardzo powinno zależeć, żeby tę komunikację swoją jako lidera usprawniać.
[00:24:32.03] – Krzysztof
To jest to, co ja robię, jeżeli coś zakomunikujemy, czy ja coś zakomunikuję, że potem pytam właśnie team liderów, jak to zespół odebrał, czy są jakieś niejasności, czy są jakieś problemy. Wtedy często wychodzą właśnie jakieś kwestie, że coś jest niejasne, że trzeba coś doprecyzować, zdobyć jakieś dodatkowe informacje. I co jest ważne, że to jest ten moment, kiedy nie obrażamy się, nie uznajemy, że dobra, ta komunikacja była, wszystko powinno być jasne. Jak im się nie podoba, to niech sami kombinują. Tylko iterujemy. Iterujemy, iterujemy. I to też buduje to zaufanie. Wtedy ludzie chętniej mówią, że coś im nie pasuje albo coś jest niejasne. Ta komunikacja we wszystkie strony płynie lepiej.
[00:25:09.00] – Krzysztof
Więc też bardzo was proszę, żebyście wy nie byli takim blokerem komunikacji, żeby nie było tak, że ludzie pod wami się między sobą komunikują, ludzie nad wami komunikują, a wy przez to, że jesteście takim wąskim gardłem, czy też właśnie stajecie okoniem, jak coś tam z tą komunikacją nie zagra, to możecie być tym punktem, który powoduje, że ta komunikacja nie przepływa dobrze w organizacji.
[00:25:34.00] – Paweł
No i nie bierzcie tego personalnie. Pamiętajcie, że ludzie mają dobre intencje. Jeżeli pracują z Wami i poświęcają większość swojego życia na to, żeby te 8 godzin czy ile tam czasu razem pracujecie dziennie nad projektami, które macie, to znaczy, że wam ufają, wierzą w to co robią, że chcą być tutaj gdzie są. Bo jeżeli by nie chcieli, to by pracę najzwyczajniej zmienili i poszli w świat. Nawet mimo, że rynek pracy jest jaki jest, to tak czy inaczej jeżeli ich wkurzycie, jeżeli nie dopasujecie tej komunikacji, jeżeli nie będzie tej komunikacji z Waszej strony, to ludzie od Was najzwyczajniej w świecie odejdą i później będą mówić nie jaka to firma jest zła, ale jakim wy byliście gównianym szefem.
[00:26:13.11] – Krzysztof
I co możesz zrobić już teraz, dzisiaj czy tam jutro w swojej pracy przede wszystkim na najbliższych spotkaniach: słuchaj aktywnie, czyli nie, że ktoś tam sobie gada, a ja się zastanawiam, co ja powiem, tylko słuchaj aktywnie, zrozum, jaka jest motywacja tej osoby, o co im chodzi, jaka jest główna przyczyna jakiś problemów, z którymi do Ciebie przychodzą. Zastanów się nad stylami komunikacji. Zastanów się, jakie style komunikacji mają osoby z Twojego zespołu? Co jest dla nich ważne, co ich motywuje? Jaki to jest rodzaj osób i w jaki sposób możesz dostosować styl komunikacji właśnie do nich? To jest taka rzecz, którą możesz sobie przećwiczyć następnym razem, kiedy będziesz jakieś informacje przekazywał.
[00:26:58.02] – Krzysztof
I na przykład jeżeli będzie taka sytuacja, że będziesz musiał jakieś coś nowego ogłosić, poinformować, to przemyśl ten komunikat bardzo dobrze. Zastanów się, do kogo będzie kierowany, jakie te osoby mogą mieć pytania, oczekiwania, problemy. Tak jak Paweł wspomniał wcześniej – warto przygotować te elementy wyjaśnienia dla każdej z tych osób, czyli bardziej emocjonalne podejście, bardziej takie bezpieczne, czyli dla tych osób, które oczekują bezpieczeństwa, potwierdzenia tego bezpieczeństwa, a dla bardziej analitycznych jakieś twarde informacje, które będą dla nich ciekawe.
[00:27:35.12] – Paweł
No i nie zapominajcie o wyboldowanych konkretach w punktach. Także na stronie tego odcinka od nas dostaniecie konkretne punkty, odcinki, odnośniki do materiałów, gdzie mówiliśmy o tych elementach komunikacji, które mogą Wam się przydać, ponieważ jest to jedna z najważniejszych rzeczy, którą my robimy jako liderzy. I większość problemów wynika właśnie z tego, że ta komunikacja u nas leży. Także wbijajcie na nerd.management/155. Uczcie się, ćwiczcie tę komunikację, każdego dnia ją poprawiajcie i dzięki temu myślę, że w naszej branży będ
[00:28:08.10] – Krzysztof
zie dużo lepiej niż do tej pory. A że tych odcinków mamy naprawdę masę i dużo jest tych informacji, to oczywiście możecie albo sami się przez to przegryźć. A jeżeli nie macie za bardzo czasu, chcielibyście, żeby Wam pomóc w Waszej komunikacji czy komunikacji w Waszym zespole, czy właśnie bylibyście zainteresowani tym warsztatem, o którym mówiliśmy, to odezwijcie się do nas na stronie nerd.management/konsultacje. Możemy nawiązać komunikację, nawiązać relację, zobaczyć co tam u Was w trawie piszczy, no i w jaki sposób możemy Wam pomóc.
[00:28:39.15] – Paweł
Także tyle na dzisiaj. Słuchajcie, widzimy się już za dwa tygodnie we wtorek o 8:00. Trzymajcie się! Cześć!
Transcript in English
[00:00:58.15] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:01:01.23] – Paweł
…and Paweł Rekowski.
[00:01:03.06] – Krzysztof
In today’s episode, we will talk about something that is the basis of every leader’s work. It may seem controversial, especially if I add that the basis of every leader’s work, including in IT, is communication. It’s not that technology is the most important thing, that delivering KPIs is the most important thing, or whatever. If you don’t communicate well with your people, with the outside world, with your boss, with the rest of the organisation, nothing else will make sense. The best technological solutions and the best results fade in the face of this when they are not well communicated.
[00:01:45.15] – Paweł
What’s more, listen up, because most of the problems we encounter, both in our work and in our conversations with you, stem from a lack of communication or miscommunication. From the fact that IT doesn’t know how to talk to business. That business doesn’t know how to talk to IT. And now we as leaders are in the middle. We even recorded an episode of „Caught between a rock and a hard place” once, we talked a lot about communication, so we’re telling you right away, listen, there will be a lot of links in the notes to this episode. Check out nerd.management/155, the 155th episode of this series, because there are a lot of things we will work out here and show you how to do them.
[00:02:21.16] – Paweł
Wait, what are you saying, that all our problemscome from communications? After all, a lot of problems arise from, for example, our poor old architecture or shitty processes.
[00:02:34.11] – Paweł
And what? And why is that?
[00:02:36.23] – Krzysztof
From a poor architecture or a bad process.
[00:02:40.03] – Paweł
And how do you do architecture or process?
[00:02:42.19] – Krzysztof
Gosh, you’re right.
[00:02:44.07] – Paweł
You have to get along, you have to communicate. Shitty architecture, a bads process, and underdeveloped procedures stem from the fact that we couldn’t get along at the beginning. We can’t get along in the middle and we can’t communicate. We blame each other for the fact that the others have ruined it because they came up with a shitty architecture, right? We just didn’t get along in the organisation. Communication is lacking, we didn’t get along, so most of our problems stem from exactly that.
[00:03:13.02] – Krzysztof
What is the basis of communication, i.e. what is the first thing we don’t do when our task is to communicate?
[00:03:20.10] – Paweł
First of all, we don’t listen, we don’t listen to what someone has to say, because we focus on the fact that we have things to say, we know best. We are the ones who want to make sure everything is okay. We have answers to all the questions, and our job is to shut up and listen. Not only listen, but hear, focus on what the person has to say. If someone says that they have a problem or are having difficulty with a particular process, or that the architecture is not supportive of solutions because it does not scale, we have reached a dead end. Instead of coming up with 1500 things and arguments as to why this person is an idiot, let’s finally start listening and find out what the problem is.
[00:04:03.12] – Paweł
So the first thing is: listen. Once you have heard, understand what the person means. Because often, there are mental shortcuts. Often, people in an organisation are afraid to say that something is not working, that it is stupid, that it does not make sense. If you don’t have a culture of open feedback and clear communication in your organisation, it can happen that someone won’t tell you directly: „Listen, we have to change this, because we’re about to go off the rails, we’re going to go crazy and explode.” People might say, „I think we have a problem.” So if you, first of all, don’t hear it, secondly, don’t understand it, thirdly, don’t wonder what that person means, don’t ask questions, don’t dig deeper, don’t look for the motivation that really lies underneath and don’t want to get along with them, you have a very big problem.
[00:04:49.04] – Krzysztof
And by understanding this motivation, you also find out what the cause is? What it’s all about. This root cause? And it is important to understand this very well, because you will adapt not only the activities that will eliminate problems through listening, but you will also adapt your communication to this.
[00:05:10.05] – Krzysztof
Because what is important, and what I want to emphasise very, very strongly, because we don’t always realise it, is that we are responsible for communication. And sometimes we get so frustrated that, well, I said something, it’s clear, and if someone didn’t understand, it’s their problem and they only have themselves to blame, right? The person sending the message is responsible for how the message is received. So you can’t expect others to take responsibility for it. Well, of course, I don’t know if we’re some kind of office or a rigid organisation, well, maybe we are, but we want to improve our work, the work of our teams and the work of the whole organisation through communication, to achieve the goals we want. So we can’t be too rigid here.
[00:06:00.23] – Krzysztof
Therefore, we have to adapt these messages, which means we have to analyse what you communicate and to whom, what is important to these people, what problems they have, what they are interested in, what they need. Based on this, we can answer this question in advance. By the way, there is a great book here that I would like to recommend to everyone from „A to Z. How did we do it? The secrets of Amazon”. The original title is „Working backwards”, because it sounds a bit better in English, and that is exactly the system used by Amazon. Regardless of whether we like Amazon or not and how we feel about Jeff Bezos, the various ways of communication they use to make it as simple as possible and for the audience to understand it as well as possible – including the internal audience, because it talks a lot about internal processes – are very important.
[00:06:52.02] – Krzysztof
And the opposite example is something we probably see in our work every day, which is dry messages from bureaucrats. For example, I have an account at a bank and when I log in, a pop-up always appears saying „director’s order no. 328 of such and such a date”, some dry paragraphs and so on. Who can understand what it’s about? And when I log in to another bank, there is a pop-up with a graphic designer saying „remember something”. And it’s about the same thing. If you have children, you probably know that schools communicate in the same way. A stamp from the headmistress and so on. Unfortunately, HR and some administrative departments have this tendency. This is a type of communication that is dry, not tailored to the recipient, and does not answer the questions that immediately come to mind because those who send these messages do not feel responsible for them.
[00:07:44.02] – Paweł
And now it’s beautiful, because when we take responsibility for communication, even such concrete official, hierarchical, structural, process-based, governmental, legal communication and so on can be broken. Because when you take responsibility for communication, responsibility means that you want to get along. And now it’s not just that it means that you have to adapt your message so that you understand it, but above all, you have to adapt this message so that your recipients, customers, colleagues, the people with whom you create your business, understand what is there.
[00:08:22.05] – Paweł
And this brings us to my favourite topic, which is personality profiles and communication styles. How people differ from each other. Because it’s not the case that someone who communicates in such a formal way, as you nicely put it, to make such and such a paragraph out of such and such an article, does it this way and that way. And it sounds like someone is about to shoot you in the head with a stick. So when will we understand that the person who writes and communicates in this way is different, but that doesn’t mean they are stupid, we just need to adapt our communication to that person. This is our role, and even more so our role as a leader, to take care of the communication not only of the initial message, but also of how it comes across so that it reaches the ears of the person on the other side. Regardless of whether it is an official, an employee, a nerd, or a salesperson who wants to sell sand to the desert.
[00:09:27.08] – Paweł
Because there are different personality styles – we talked about personality profiles in episode 70 and we will refer to it there – take a look at what it looks like, because there are many profile systems, but at the core is the same principle that we as leaders communicate and we have to prepare our message for a given person. The simplest framework I will give you here is a picture that illustrates it. This is the so-called von Thun square of communication, which we have already discussed several times in Nerd Management. It is the simplest explanation of how it works. As people, we have four basic communication styles, i.e. we can send a message in four ways. And now on the other side, we have a recipient who can also receive this message in 4 different ways. So if we don’t match these transmitters to the receivers, it’s a bit like radio. If you’ve ever played with CB radio or walkie-talkies, you had different waves, different channels, and you were transmitting on one and someone was receiving on another.
[00:10:26.23] – Paweł
There is no way you can understand each other, communicate, send a message and have it received. You have to send on the same channel, on the same wavelength, so that the other person hears what the first person is saying.
[00:10:39.22] – Paweł
And it’s exactly the same here. That is why it is our role not only to understand how we communicate, what our management style is, how we are kind and pleasant. Because we have to understand and know all these communication styles, these receivers, these receivers and be able to adapt the message to each person individually. And it’s very simple. It seems complex at first. And when you start getting into it, it’s basically just a matter of structuring the message properly, because in these four styles, it’s done in such a way that you just have to remember that, first you state in points what you want, you have a message to convey, what we want to communicate. What do we want to communicate?
[00:11:21.14] – Krzysztof
For example, that we are changing our strategy and will have some new goals, that we will carry out new projects, and so on.
[00:11:29.07] – Paweł
And now, look at the message so that it is complete and reaches everyone. First thing first, we change the strategy in terms of points. What does this give us? What will happen? 3, 4, maximum 5 points. Specifics. Concrete information.
[00:11:42.06] – Paweł
Then comes the next part of the message: how it will be nice, cool, pleasant, that we will be the best, there will be so much fun and adventure here that you will be jumping out of your shoes, and our customers already are. This is the next message that reaches completely different people.
[00:12:00.09] – Paweł
Then, how does this support our strategy that we will remain stable, we will grow steadily, it will be safe, you will get paid, we will definitely not fire you because we will be able to afford it, even if we go bankrupt, it will be okay. So, we need to take care of the third group of people who need this kind of consistency and stability.
[00:12:20.12] – Paweł
And finally, we throw in all the table data, analyses, reports, all the details, information for the fourth and final group of people who have to take in all this information and process and rework it so that they get as much as they need and even more. They will get enough of it and understand it too. So, there you have it, four simple aspects, without going into detail, profiles and so on, communication.
[00:12:43.15] – Paweł
So remember: the points, the story with a twist, but it will be fun. Next, something that stabilises us says that it will be safe, it will be good, it will be OK, we will take care of all our people here, employees, customers, everyone and loaded with data, tables, reports on why, what results, what forecasts and so on.
[00:13:06.02] – Paweł
And if you do these 4 things, your message has a good chance, because no one can guarantee it, but it has a good chance of reaching the people you want to reach.
[00:13:15.16] – Krzysztof
It seems quite complicated, but it is something that can be practised. It is something that, as Paweł said, you can write down and, knowing these mechanisms, knowing how it works, you can practise. And we did just that, we did workshops for leaders, we prepared certain scenarios, we prepared certain problems to work out. And then we practised, practised, practised with the leaders. And it works, because you can see, first of all, some patterns, and secondly, we also get to know our people, we realise, wow, this Smith, now I know everything. And this means that we can build strategies through practising in various hypothetical, difficult situations.
[00:14:00.08] – Krzysztof
By the way, if you are interested in this type of workshop for you or your team, I will tell you how to contact us at the end of the episode.
[00:14:09.03] – Paweł
Communication cannot be fully learnt from books; it cannot be fully learnt from reading, watching or listening. It has to be trained, and communication training is quite uncomfortable. It is not very comfortable because we have to step into the shoes of a completely different person, people who we think we do not want to talk to or communicate with on a daily basis. And the best thing is that in our work as leaders, we need these people the most, the people we do not want to communicate with, because they complement us. They will keep an eye on what we will naturally excel at because they have a completely different view of the world. We see it as a great opportunity, but they see a dump on the other side and they keep an eye on us. And here we have to take care of it, we have to take care of it and we will die without these people.
[00:14:58.03] – Paweł
And the same goes the other way around, if you have a different personality to us and now you have to deal with people in your team who are totally opposed to you and you have a problem with this communication, it is so natural that people naturally influence each other. When you learn how to talk to these people, then it is a brilliant situation, because you complement each other, you are just as necessary to your people as they are to you.
[00:15:21.04] – Krzysztof
Even though it sometimes hurts a little, of course, and let’s be clear, Paweł and I sometimes have different ways of communicating, sometimes it pisses me off the way he communicates, sometimes it pisses Paweł off the way I communicate. And in our leadership team, we have even more different people and sometimes these frictions arise, but they are positive frictions because, in summary, everyone contributes in a different way and, being aware of this, we add value to each other.
[00:15:50.10] – Krzysztof
Moving forward, this communication with our team or within the team is very important, but we are also extending these skills to communication with the outside world, because it is important that we are not only turned inwards, to our team or to those who report to us, but that we also have the whole spectrum outside, we have our clients, we have the management, we have people in similar positions to us in other parts of the organisation or a very, very wide spectrum of these people.
[00:16:20.19] – Krzysztof
And a few things that I have learnt over the years from communicating with such people is, first of all, not to use jargon. This is the main curse of talking to anyone outside our own basement. For example, we go to someone on the board and we talk to them in such a technical language that we will throw everything in the cloud (that’s the least of it, or AI because these are some buzzwords they read about), but that we will improve some clusters and rabbits, and this, and that. And these are things that they don’t listen to at all. Anyway, we will also throw you a link to an episode about how to communicate with senior management.
[00:17:02.02] – Krzysztof
It is important not to use jargon, but to simplify, i.e. to explain that if we improve some elements of our infrastructure, generally speaking, this will reduce costs by 10% in some areas or cause our – and here we are not saying that uptime will increase by three decimal places – we are just saying that our application will only be down for one minute a year. And that translates into some specific losses due to the fact that business is not running. So, first of all, we have to explain it in a language they understand, i.e. some kind of business language, and secondly, show them what it means to them without our jargon.
[00:17:47.13] – Krzysztof
We always have to consider what they need and what they are interested in. If we talk to HR, for example, we talk about our problems in a way that we know will be interesting to them, for example, working hours, labour laws and so on. Sometimes this happens. So, for example, our HR colleague is not interested in whether someone worked on support or on a business task, she is only interested in whether they worked overtime or not. So, we don’t force our technical topics on them. They are not interested in them, but we present the matter from their perspective.
[00:18:25.13] – Paweł
What can save you a lot of problems and complications is also a little research. It is said that 5 minutes of analysis will save you a week of coding, but the same goes for communication and accuracy. If you take a moment to think about it and look at the people you are going to talk to, what they do, how they communicate, what they have done recently, what they do, what hurts them the most right now, what problem you can solve, and look at it from that perspective, then the communication is much easier to prepare.
[00:18:57.04] – Paweł
And now listen to what not to do, what not to do, what are the communication mistakes and where can you go wrong? And often, unfortunately in organisations, people go down this route and go down it hard. The first thing is radio silence, which means I don’t know everything, we don’t have answers to all the questions, I’m not entirely sure how everything will turn out, or we are in the process of change and it is a long process and there are still many things to do in this process, so there is radio silence and I do not communicate.
[00:19:30.23] – Krzysztof
Because I will communicate when I know everything.
[00:19:33.16] – Krzysztof
And that is the problem. Because if people have no information and if it is a week of slack. If it is 2 weeks – still slack. But if you don’t communicate anything for a month, two, three, for a quarter, people don’t know what to do for six months, a year, and we know cases where, as we have already mentioned, even people who were suspended for a year were like, oh my goodness, what are we supposed to do? Because there is a company undergoing restructuring, and the company is huge, it has 50,000 employees, and it doesn’t last a month, it can’t be done in a month, so you have to communicate.
[00:20:08.05] – Paweł
If you don’t know something, say so. Work on it and you will find out. Be open to questions, be open to this two-way communication, and you will not only broadcast plus you will get stuck because you don’t have a full message to send, so you won’t send anything and then there will be silence.
[00:20:24.21] – Krzysztof
But it is also important to talk about what this process looks like and what happens. And it is about showing that progress is being made because things are happening, they happen on their own. It is not something to which we are still contributing, but specific activities are happening. Then people understand why this information is not available. They may like it or they may not. But at least they know what’s going on.
[00:20:49.00] – Paweł
This is a good approach to external communication. So if we are making a product or a design, or changing something, we will not communicate to our customers what we are currently working on, because what does it matter to them? They are interested in the result. But our people, our employees, the people inside the organisation are interested in the process. What does it look like, where are we on this path, how can we help, how can we get involved?
[00:21:10.18] – Paweł
Because again, when there is no communication from your side and you have a responsibility on your head, you don’t communicate where and how people are supposed to help you? You are left alone with it, you have a monkey on your back, we also had a great episode about monkeys and we will also link it here, because it is also a consequence of what will happen when you keep it all to yourself and don’t communicate. Then there is a problem that people don’t know what is going on, they start to get impatient, they start to guess. Because it is also another thing that if you do not communicate clearly, do not communicate during the process, do not communicate where you are, for example, during the changes and so on, how it will look like, the communication will not be transparent on your part. Then people will make up their own story. And what story will they make up?
[00:21:55.17] – Krzysztof
Of course we’re all shocked, everything’s exploding, the company is going in the wrong direction. They’ll come up with all sorts of things and that’s natural. Because if you don’t have information, you make it up, you try to fill the void somehow, and that also damages trust. Because on the other hand, frequent, transparent communication means that we say what we can say. It builds trust, it creates trust. And then we trust that person, that leader, even if he tells us that he doesn’t have all the answers, but that certain things are happening, it’s completely different than sitting in his office. They don’t get in touch for six months, and then suddenly they come out with something.
[00:22:34.16] – Paweł
And then I wonder, who is this person anyway? What kind of person is he? And why should I do anything for him? Why should I work with him? So trust is key. Because it is the most important thing we have in an organisation. If we lose that trust because we don’t communicate properly with people, then we have a big problem.
[00:22:52.06] – Paweł
So remember, tailor this message to specific people, not to yourself. You need to know what you want to say, but you have to rework it so that it reaches those people. And now, to find out how it got there, and this is also something we often don’t do, because we throw out a message, we leave it all and think, well, I said so, it was an announcement, after all, if I said I would do it, I will do it, I don’t need to be reminded every six months, do I? So ask. If you post a message, say that we are going through this change or whatever you want to communicate, ask what else you need to understand it. How can it be done better? Be open to feedback, be open to criticism. Be open to the fact that people will not understand and do not treat them like idiots because they did not understand what you meant and they are not psychics because they did not guess what you meant.
[00:23:48.09] – Paweł
Just ask, be open, ask, look for questions and confirm that people have understood. Let them paraphrase what they heard. Let them tell you how they see it, let them share their feelings and thoughts on the subject.
[00:24:02.03] – Paweł
And in this way, you will have this communication much more tailored, and what’s more, you will build it, improve it, and make it better. It is not something you learn once and it will work. It is not something you will do. You will send out a message, write an email, record a video and that will be it. It is a continuous job for the rest of our lives and every day you can learn from every piece of information, every communication. And you should be very keen to improve your communication as a leader.
[00:24:32.03] – Krzysztof
This is what I do: if we communicate something, or I communicate something, then I ask the team leaders how the team received it, if there are any ambiguities or problems. Then, some issues often come up, that something is unclear, that something needs to be clarified, that some additional information is needed. And what is important is that this is the moment when we do not get offended, we do not think that well, this communication was good, everything should be clear. If they don’t like it, they can figure it out themselves. We just iterate. Iterate, iterate. And that also builds trust. Then people are more willing to say that something doesn’t suit them or that something is unclear. This way, communication flows better in all directions.
[00:25:09.00] – Krzysztof
So I kindly ask you that you don’t become a communication bottleneck, so that people don’t communicate with each other below you, people communicate with each other above you, and because you are such a bottleneck, or you are just blocking the way, if something goes wrong with this communication, you can be the point that causes this communication not to flow well in the organisation.
[00:25:34.00] – Paweł
And don’t take it personally. Remember that people mean well. If they work with you and dedicate most of their life to the 8 hours or whatever it is that you work together on projects every day, it means that they trust you, believe in what they are doing, that they want to be where they are. Because if they didn’t want to, they would simply change jobs and go out into the world. Even though the labour market is what it is, if you annoy them, if you don’t get your communication right, if you don’t communicate on your part, people will simply leave you and later they won’t say what a bad company it is, but what a shitty boss you were.
[00:26:13.11] – Krzysztof
And what can you do right now, today or tomorrow in your work, especially in your next meetings: listen actively, not just to someone talking and you wondering what you are going to say, but actively listen, understand what motivates that person, what they are getting at, what the main cause of the problems they are coming to you with is. Consider communication styles. Consider the communication styles of the people in your team. What is important to them, what motivates them? What kind of people are they and how can you adapt your communication style to them? This is something you can practise the next time you communicate information.
[00:26:58.02] – Krzysztof
And for example, if there is a situation in which you have to announce or inform something new, think about this message very carefully. Think about who it will be addressed to, what questions, expectations and problems these people may have. As Paweł mentioned earlier, it is worth preparing these elements of explanation for each of these people, i.e. a more emotional approach, a more secure one, i.e. for those who expect security, confirmation of this security, and for the more analytical ones, some hard information that will be interesting for them.
[00:27:35.12] – Paweł
And don’t forget the highlighted details in the bullet points. Also on the page for this episode, you will get specific points, episodes, links to materials where we talked about these elements of communication that may be useful to you, because it is one of the most important things we do as leaders. And most of the problems arise precisely because this communication is not working for us. Also, check out nerd.management/155. Learn, practise this communication, improve it every day and thanks to that, I think that in our industry we will
[00:28:08.10] – Krzysztof
much better than before. And since we have a lot of these episodes and a lot of information, you can of course either work your way through it yourself. And if you don’t have much time, would like us to help you with your communication or the communication in your team, or would be interested in the workshop we mentioned, get in touch with us at nerd.management/konsultacje. We can get in touch, establish a relationship, see what’s your situation, and find out how we can help you.
[00:28:39.15] – Paweł
That’s all for today. See you in two weeks on Tuesday at 8:00 a.m. Take care! Bye!