Nie oszukujmy się – jesteśmy w IT w dużej mierze nerdami, czasem introwertykami, spotkania i rozmowy z ludźmi nie zawsze przychodzą nam naturalnie. My, Krzysztof i Paweł, też musieliśmy pracować nad naszymi umiejętnościami komunikacyjnymi, zanim poczuliśmy się swobodnie w rozmowach w zespole czy 1:1.
Nie zaskakuje nas więc, gdy pytacie tak, jak jeden z naszych słuchaczy ostatnio – co robić, gdy boję się rozmów 1:1 z moimi ludźmi? Strach przed emocjami, trudnymi pytaniami, albo niepewność tego, jak sobie poradzę udzielając informacji zwrotnej – to nie jest nic nadzwyczajnego. Z drugiej strony jako manager musisz pamiętać, że możliwość spotkania z Tobą twarzą w twarz to prawo każdego członka zespołu i nie możesz mu tego prawa odmawiać.
W tym odcinku rozmawiamy o tym, jakie są główne źródła strachu przed spotkaniami 1:1 i trudnymi rozmowami w ogóle, jak sobie z nimi poradzić i o czym musisz pamiętać, jako menedżer. To jest kolejny z odcinków “apteczki lidera”, czyli podstawowych problemów zarządzania, a jest oparty o prawdziwe sytuacje, które spotykamy na co dzień u członków naszych zespołów i naszych słuchaczy.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Jak rozmawiać o trudnych tematach swoich pracowników?
- Jak zmienia się Twoja rola, gdy zostajesz liderem?
- Jak pozostać lubianym na nowym stanowisku?
- Dlaczego musisz znać oczekiwania swoich ludzi?
i wiele więcej 🙂
Agenda:
00:00 – Intro
00:53 – Wprowadzenie
01:30 – Dlaczego boimy się rozmów 1:1?
02:34 – Jak się przygotować do rozmów 1:1?
03:53 – Co wzbudza stres w pracy lidera?
06:28 – Czego nie robić w komunikacji z ludźmi?
07:22 – Jak sobie radzić z oczekiwaniami podwładnych?
08:32 – Na czym polega dbanie o swoich ludzi?
11:21 – Jak przygotować się do trudnych rozmów?
12:25 – Jak nie dać się przytłoczyć problemami innych?
14:32 – 2 kluczowe zasady spotkań 1:1
16:11 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 70 : Poznaj siebie i swoich ludzi – testy profilowe w praktyce
- Odcinek 7 : Jak zapanować nad małpami? Czyli kto zarządza twoim czasem.
- Odcinek 23 : Learning plan, czyli jak budować ścieżkę kariery swoich ludzi?
- Odcinek 111 : Badanie eNPS i inne korpo ankiety – czy ma to jakąś wartość dla Ciebie i Twojego zespołu?
- Odcinek 100 : From ZX Spectrum to IT Director! How to grow your leadership career? Interview with Laurentiu Matei
- Odcinek 24 : Inteligencja emocjonalna w pracy managera – Wywiad z Krzysztofem Kowalczykiem
- Odcinek 27 : Spotkania 1:1 – podstawowe narzędzie lidera
Transkrypcja odcinka
[00:00:54.080] – Paweł
Cześć, witajcie w Nerd Management. Z tej strony Paweł Rekowski…
[00:00:57.290] – Krzysztof
…i Krzysztof Rakowski.
[00:00:58.430] – Paweł
W tym odcinku porozmawiamy o sytuacji, którą wielu z Was zmierzy się zostając liderem, czyli sytuacji, kiedy musimy porozmawiać z naszymi ludźmi jeden na jeden, musimy wejść w nową rolę i zmienić tę relację. Kiedy wcześniej robiliśmy te same zadania, taski byliśmy na równi, a w tym momencie Ty stajesz się ich szefem.
[00:01:19.250] – Krzysztof
I to jest taka rzecz, którą ostatnio słyszałem rozmawiając z jedną osobą. Ta osoba mi powiedziała (dziękujemy, że się do nas odzywacie), że boję się rozmów 1 na 1 z moimi ludźmi. Dlaczego się boję? Bo mogą być wejść trudne tematy, bo to mogą być trudne rzeczy. Bo ja muszę się przygotować, bo będę oceniany i się boję tej oceny, co ludzie powiedzą o mnie, o mojej pracy. Wiem też, że to, o czym rozmawiamy na tych rozmowach, ma wpływ na to, jak moi ludzie reagują, co się będzie działo, jakie decyzje będą podejmować.
[00:01:51.230] – Krzysztof
Jest sporo takiej niepewności w tych zwłaszcza pierwszych krokach, które podejmujemy jako liderzy, ale nie tylko oczywiście.
[00:01:57.200] – Paweł
Musisz sobie uświadomić, że twoja rola zmieniła się definitywnie. To już nie jest rola specjalistyczna. Nie jesteś już individual contributer, czyli osobą, która wytwarza oprogramowanie czy testuje, czy cokolwiek z tym robi. Teraz czas zarządzać ludźmi, więc nic co ludzkie nie będzie Ci obce. Tak samo wszystkie tematy, które zostaną poruszane w kontekście twoich ludzi. Ponieważ teraz to Ty jesteś odpowiedzialny za to, odpowiedzialna za to, żeby zadbać o tych ludzi, żeby przypilnować, że wszystko jest OK, żeby to było w zgodzie z wszystkimi procedurami, normami, warunkami, prawem pracy itd.
[00:02:30.920] – Paweł
Na początku, jak wiadomo, tego jest dużo. To się wydaje przytłaczające. Najlepsze, co można zrobić, to uczyć się w trakcie, ponieważ wiele case’ów, nawet jak byśmy zrobili ten odcinek 5 godzinny i punktowali wszystkie case, które nam w naszej karierze się wydarzyły, pewnie to byłoby dłuższe niż 5 godzin, to i tak byśmy nie pokryli wszystkiego, bo prawdopodobnie w Twojej firmie Twoi ludzie mają inne tematy, inną specyfikę. To są inne osoby, mają inne charaktery, więc tego nie da się przełożyć.
[00:03:00.350] – Paweł
Więc to uczenie się i takie nastawienie, bo kluczowe tu jest nastawienie, czyli takie podejście do tych ludzi, że ty jesteś tam po to, żeby im pomóc, ty jesteś po to, żeby pomóc im się rozwijać, robić dobrze swoją robotę, żeby nie mieli jakiś takich przeszkód organizacyjnych, barier.
[00:03:18.560] – Paweł
Jesteś też po to, żeby zadbać o firmę. Czyli z drugiej strony ty już nie jesteś tylko kolega, koleżanka. Czyli musisz zadbać o interes firmy, żeby ta praca szła. Jeżeli są jakieś problemy wychowawcze, jak to czasem się śmiejemy, że to jak w przedszkolu jest z ludźmi, że jakieś problemy wychowawcze są, to też Ty jesteś odpowiedzialny, odpowiedzialna za to, żeby o to zadbać, wyprostować te sytuacje, żeby pokazać jakie są oczekiwania firmy, w którą stronę idziemy i też weryfikować, czy to jest OK, czy jeszcze się zgadzacie i macie wspólny kierunek, czy może zaczynacie się rozjeżdżać.
[00:03:53.780] – Krzysztof
Te źródła stresu, które widzę właśnie w takiej komunikacji, zwłaszcza jeden na jeden z osobami w naszych zespołach, to moim zdaniem jest kilka. Przede wszystkim jest to, że ludzie mają różne style komunikacji i zdarzają się sytuacje, że ktoś komunikuje się w taki agresywny sposób, taki ekspansywny. Ale rzadko To jest tak, że ktoś jest zły, nie lubi nas, czy ma jakiś z nami problem. Czasami ludzie się tak komunikują, prosto z mostu. Paweł jest najlepszym przykładem, wali zawsze prosto z mostu, bez ogródek.
[00:04:24.350] – Krzysztof
Czy to jest dobre? Czy to jest złe? Nie, to jest po prostu jeden ze styli komunikacji. Niektórzy bardziej zawoalowują i tam możemy mieć takie złudzenie, że się czujemy bezpiecznie, bo zawsze jest miło i przyjemnie. To niestety jest przeważnie w drugą stronę, jeżeli jest zawsze miło i przyjemnie, to jakieś takie problematyczne kwestie, takie, którymi powinniśmy się zająć, bo to jest nasza praca jako menadżera, może się okazać, że nie wyjdą albo wyjdą za późno.
[00:04:49.700] – Krzysztof
Więc pierwsza rzecz, o której warto pamiętać, to że czasem możemy mieć takie wrażenie, że nie chcemy się z daną osobą spotkać. Czy boimy się tego. Oczekujemy to jako coś trudnego, bo ta osoba się otwarcie komunikuje i wali prosto z mostu. To nie jest nic złego, wprost przeciwnie. Raczej powinniśmy docenić.
[00:05:07.430] – Paweł
To tych stylów komunikacji, o których mówiłeś to już wspominałem kiedyś coś, co się nazywa kwadratem von Thuna, tutaj też podlinkuję w notatkach do tego odcinka. Czyli to jest takie narzędzie pokazujące, że mamy 4 różne typy odbiorców, ludzi, którzy skupiają się na różnych rzeczach i mówią w czterech różnych aspektach i słuchają w czterech różnych aspektach. Więc twoją rolą jako managera jest teraz dokręcenie tych śrubek, dokręcenie tej komunikacji i nie możesz tego zwalać na kogoś. Nie możesz zakładać, że ktoś jest dupkiem, bo mówi wprost, mówi bezpośrednio, bo często to jest sytuacyjne i to zależy od charakteru.
[00:05:44.360] – Paweł
Tak samo, jeżeli ktoś jest taką osobą, która wywala ci wszystkie pomysły, projekty i ciągle pyta a dlaczego tak, a dlaczego inaczej, szuka dziury w całym. To też nie znaczy, że to jest ktoś, kto chce zbombardować Twój projekt, pomysł itd. Tylko to jest ktoś, kto myśli w ten sposób, zachowuje się w ten sposób, funkcjonuje w oparciu o dane, o analizy.
[00:06:06.790] – Paweł
I teraz Twoją rolą jest zrozumienie tego, jak ta komunikacja działa. Podlinkuję też odcinek 70 odnośnie profili osobowościowych, bo tam jest bardzo dużo wiedzy na ten temat. To jest jedna z kluczowych rzeczy w roli lidera, żeby rozumieć typy osobowości i rozumieć ludzi i rozumieć, jak ta komunikacja jest tworzona, jak to między sobą działa, właśnie, żeby po pierwsze nie traktować ludzi z góry, bo to jest rzecz, którą musisz sobie wbić do głowy. Ty nie możesz ludzi traktować z góry, bo ktoś mówi inaczej niż ty. To jest normalne. Ludzie są różni. Jest takie fajne powiedzenie, że różni ludzie w różnych sytuacjach zachowują się różnie.
[00:06:44.350] – Krzysztof
To oczywiste, ale nie zawsze o tym pamiętamy.
[00:06:47.110] – Paweł
I to jest bardzo istotne, żeby mieć to z tyłu głowy. Właściwie nawet nie z tyłu, tylko na froncie. W każdej sytuacji, kiedy rozmawiasz ze swoimi ludźmi, żeby wiedzieć: jak ktoś się komunikuje, jaką komunikację przyjmuje, jak odbiera, na czym powinieneś się skupić. Powinieneś mówić wprost czy mówić dookoła? Czy do kogoś lepiej dotrzeć mówiąc historiami, czy do kogoś lepiej dotrzesz dając mu tabelkę, dane i zostawiając go na 3 dni, żeby to przemielił, żeby to przetrawić. To są rzeczy, których musisz się jako lider nauczyć. Bez tego za daleko nie pójdziesz.
[00:07:17.200] – Krzysztof
Kolejną rzeczą, która powoduje, że możemy się bać tych interakcji z naszymi ludźmi, to jest to, że oni prezentują jakieś oczekiwania. Przychodzą i mówią, że chcą więcej zarabiać, że chcą rozwijać swoją karierę w taki, a nie inny sposób. Chcą, żeby iść w czymś pomóc, chcą, żeby rozwiązać za nich jakiś problem w organizacji. Chcą, żebyście dużo, dużo rzeczy ich wspierali. I tutaj ważna wiadomość dla was to jest właśnie wasza robota jako menadżera. To jest coś, co musicie robić, co musicie robić na co dzień. Wyobraźcie sobie, o ile jest trudniej, jeżeli ktoś wam nie komunikuje, jakie są jego oczekiwania i nie dowiadujecie się wcale do tego, dowiadujecie się od kogoś innego albo w ogóle o tym nie wiecie, nie wiecie, że są jakieś problemy. No to spoko, Możecie przychodzić do tej pracy na 8 godzin, posiedzieć przy biurku, pobyć jakimś ważnym menedżerem. I na tym się kończy wasza robota.
[00:08:04.240] – Krzysztof
Ale oczywiście nikt wam za to nie płaci. Dostajecie kasę za to właśnie, żeby wysłuchać tych oczekiwań, spróbować coś z nimi zrobić. To nie znaczy oczywiście, że musicie brać na swój backlog, na swoją klatę każde zadanie. Tutaj odeślemy Was w notatkach do odcinka o tym, jak sobie radzić z tymi małpami, które wskakują nam na głowę, ale jednak musicie słyszeć o tych oczekiwaniach. Musicie pomóc tymi oczekiwaniami zarządzić, zrobić coś, jakieś dalsze kroki podjąć.
[00:08:32.680] – Paweł
Mało tego, wy musicie o swoich ludzi zadbać i to też w aspektach dobrych typu bonusy, premie, ale też tych bardziej wymagających w kontekście rozwoju kariery, planu awansów, tego kto gdzie chce iść, bo nie każdy ma pomysł na siebie. Bardzo mało ludzi ma jakiś konkretny pomysł na siebie, który przychodzi, realizuje i chce to zrobić. I teraz jeżeli Ty będziesz siedział na tyłku, będziesz siedziała na tyłku i nie wyjdziesz z pytaniem do ludzi – to są rzeczy, które ty musisz wiedzieć.
[00:09:01.180] – Paweł
A dlaczego musisz wiedzieć? Bo kiedy twój szef do ciebie przyjdzie i się zapyta słuchaj, albo nawet nie zapyta, zakomunikuje słuchaj, budżet mamy taki, na podwyżki mamy taki budżet szkoleniowy, mamy taki. Zrób coś z tym. A ty w tym momencie nie masz bladego pojęcia, jakie są oczekiwania twoich ludzi, w którym kierunku oni chcą się rozwijać. Tutaj zapraszamy do odcinka o learning planach. To jest bardzo istotna rzecz, żeby wiedzieć i to wiedzieć z wyprzedzeniem, a nie w momencie, kiedy twój szef do Ciebie przyjdzie i się zapyta albo opowie Ci jakie ty masz możliwości, czym dysponujesz.
[00:09:35.950] – Paweł
I najczęściej w takich sytuacjach, jeżeli Ty o tym nie wiesz, to masz przerąbane, bo w momencie kiedy tworzone są budżety w organizacjach, to często jest tak, że to jest informacja, w którą stronę idziemy, co chcemy zrobić, jest potrzebna na już albo na jutro. A teraz Ty masz kilka, kilkanaście osób w zespole. Nigdy z nikim na ten temat nie rozmawiałeś. Do tego się boisz tych rozmów. No to jak ty masz o tych ludzi zadbać?
[00:10:00.220] – Paweł
To są rzeczy, które trzeba wiedzieć z dużym wyprzedzeniem. Trzeba mieć świadomość, trzeba z ludźmi o tym rozmawiać na bieżąco, Gdzie oni idą, jakie mają oczekiwania, czy to wszystko się spina. Do tego są przydatne badania, o których też mieliśmy odcinek, czyli na przykład taki eNPS, który sprawdza, czy ludzie są zadowoleni z tej pracy, czy nie, czy coś jest dobrze, czy coś jest źle, czy coś warto poprawić, czy coś warto zmienić. To to jest to, czym musisz się zająć.
[00:10:22.840] – Krzysztof
I to jest właśnie moim zdaniem ważne, ta świadomość tego, jakich ludzi masz w swoich rezerwach. Tutaj o tym podejściu z drugiej strony mówił nasz dobry znajomy Laurentiu Matei w setnym odcinku, Paweł prowadził z nim wywiad, czyli że my osobiście też powinniśmy wiedzieć, na co jesteśmy gotowi, czego oczekujemy od naszej kariery, ale wy również musicie mieć te rezerwy. Ja u mnie w zespole jeżeli się pojawią jakieś możliwości w firmie, to na pstryknięcie palca jestem w stanie stwierdzić, komu to będzie pasować, dla kogo będzie to interesujące. Więc zawsze czekamy też na takie okazje i mamy możliwość je chwycić. Wy też musicie wiedzieć jakich macie ludzi, czego by ci ludzie chcieli, gdzie by chcieli iść. Bo to nie jest tak, że zawsze będzie można coś do nich dopasować. Ale jeżeli już się coś pojawi, to wtedy będziecie wiedzieli gdzie to dopasować.
[00:11:10.280] – Paweł
Bo to nie jest kwestia szczęścia. To nie jest kwestia, że coś nagle się pojawi samo, to sami musicie stworzyć te warunki. Być przygotowanym na to, że kiedy coś się pojawi, to wchodzicie i jesteście.
[00:11:21.950] – Krzysztof
Kolejna rzecz, która może powodować, że się obawiacie tych rozmów 1 na 1 z waszymi ludźmi, tych spotkań, to są takie trudne rozmowy, kiedy komuś się z wami dobrze pracuje, ale jest jakiś fuckup, jakiś problem. Trzeba udzielić tej informacji zwrotnej, trzeba skorygować albo co gorsza, jest naprawdę coś grubego. No i to są ważne rozmowy, które, ludzka natura jest taka, że staramy się odkładać w czasie, staramy się coś zrobić, żeby tego uniknąć, ale nie możecie tego unikać.
[00:11:51.740] – Krzysztof
Jak przez to przejść? Mamy trochę odcinków o tych trudnych rozmowach z różnych podejść, więc rzućcie okiem na notatkę do tego odcinka, tam będą wszystkie odnośniki, natomiast co jest ważne, to żeby zawsze się dobrze przygotować, żeby mówić o konkretach, mówić o konkretnych sytuacjach, mówić o tym, jakie te sytuacje mają skutki, jakie są wasze oczekiwania co do poprawy sytuacji, co się stanie, jeżeli się nie uda tego poprawić. To wszystko oczywiście zależy od tego, co to jest za ta trudna rozmowa, ale co najważniejsze nie możemy tego unikać.
[00:12:25.610] – Paweł
I tutaj bardzo ważną rzeczą jest zarządzanie emocjami, ale Twoimi emocjami. Mieliśmy wywiad odnośnie inteligencji emocjonalnej, do której też zachęcam, ponieważ to jest rzecz dla początkującego lidera turbo istotna, ponieważ możesz mieć z jednej strony opór przed rozpoczęciem takiego trudnego tematu, a z drugiej strony możesz później się przejmować, że Ty zrobiłeś coś nie tak. Bo kiedy byłeś kolegą, koleżanką i na tym samym poziomie to było OK i mogłeś powiedzieć, doradzić czy wczuć się w problem. Kiedy jesteś w tym momencie managerem, to takie wczucie się w problem kiedy jest sytuacja tragiczna nie będą same łatwe, miłe i przyjemne rzeczy, no to nie możesz tego zrobić, bo nie dość, że nie rozwiążesz problemu, będziesz uciekać od tej rozmowy, a do tego zryjesz sobie głowę i później będzie potrzebny albo urlop, albo wizyta u psychoterapeuty. Tak że tutaj musisz też na siebie uważać pod tym kątem.
[00:13:31.640] – Paweł
I teraz to nas prowadzi do tego, że często kiedy wychodzimy z poziomu zespołu i stajemy się szefem tego zespołu, to mamy tę obawę, że ludzie przestaną nas lubić. Ludzie są istotami stadnymi, więc zależy nam na tym, żeby inni nas lubili. I teraz ta relacja, czy tego chcecie, czy nie, ona formalnie się zmienia. Może być tak, że będziecie dalej mieli świetne relacje z tymi ludźmi. Jednak we wszystkich najbardziej istotnych kwestiach, czyli czy ci ludzie z wami pracują, czy nie, wy za nich formalnie odpowiadacie, czy łamią prawo, czy nie, czy robią swoją robotę, czy nie, wy za tych ludzi odpowiadacie. To nie jest już sytuacja taka miła, rodzinna i przyjemna, że my jesteśmy równi. Nie jesteśmy i nie da się tak zrobić, żeby we wszystkich aspektach z zespołem funkcjonować w taki sposób, żeby było tak miło, różowo, transparentnie i turkusowo. O turkusowych patologiach też niedawno mieliśmy odcinek.
[00:14:32.240] – Krzysztof
Na sam koniec, jeżeli chodzi o rozmowy jeden na jeden, chciałbym Wam powiedzieć jedną rzecz, którą mówię wszystkim świeżo upieczonym liderom – rozmowy 1:1 to jest czas dla waszych ludzi, nie możecie ich odwoływać, nie możecie ich bez przerwy przesuwać, skracać czy robić różnych innych rzeczy. Wiadomo, jak idziecie na urlop na dwa tygodnie, no to siłą rzeczy trzeba to odwołać. Albo jak macie jakieś szkolenie, to możecie przesunąć. Ale nie możecie tego w nieuzasadniony sposób traktować właśnie tak po macoszemu. To jest święty czas dla waszych ludzi. Oni mają mieć możliwość tego, żeby raz na tydzień, raz na dwa tygodnie czy inny określony czas, nie rzadziej niż raz na miesiąc, żeby się z Wami spotkać, porozmawiać o tych trudnych tematach i żeby to nie było tylko samo statusowanie się, tylko też rozmowa o konkretnych rzeczach, które są dla nich ważne.
[00:15:20.690] – Krzysztof
I to mogą być jakieś tematy statutowe, projektowe, ale to są takie rzeczy, które są ważne, więc o tym musicie pamiętać. No i kolejna rzecz, która jest bardziej ogólna – trudne tematy to jest nasza robota. Z każdym trudnym tematem, który się pojawi, nabieramy doświadczenia. Jak w grach komputerowych, tak jak to mówimy wielokrotnie w naszych prezentacjach, na różnych konferencjach. To jest doświadczenie, które zbieramy, punkty doświadczenia, które pozwalają nam wbijać na wyższy poziom.
[00:15:48.680] – Krzysztof
I naprawdę, jeżeli kiedyś chcecie pełnić jakieś wysokie stanowiska, chcecie się piąć tą ścieżką kariery, chcecie prowadzić firmy, które odnoszą sukcesy i zarabiają więcej pieniędzy – to takie problemy, które teraz macie i które wam spędzają sen z powiek, za te parę lat będziecie musieli zjadać na śniadanie i zajmować się o wiele trudniejszymi rzeczami. I to jest dobre, bo to jest nauka, to jest rozwój.
[00:16:11.050] – Krzysztof
Dlatego życzymy Wam jak największych problemów, żebyście jak najszybciej levelowali, zdobywali doświadczenie. I pamiętajcie: nic co ludzkie w tej roli nie będzie Wam obce. Więc jeżeli chcecie być na bieżąco, dostawać co dwa tygodnie takie piguły wiedzy przydatne na Waszej nowej ścieżce kariery, to zapisujcie się do newslettera na nerd.managment/newsletter. A w tym tygodniu to już tyle. Do zobaczenia za dwa tygodnie we wtorek o 8:00. Trzymajcie się! Cześć!
Transcript in English
[00:00:54.080] – Paweł
Hi, welcome to Nerd Management. This is Pawel Rekowski
[00:00:57.290] – Krzysztof
and Krzysztof Rakowski.
[00:00:58.430] – Paweł
In this episode we will talk about a situation that many of you will face when becoming a leader, which is when we have to talk to our people one-on-one, we have to step into a new role and change that relationship. When we were doing the same tasks before, shuffles we were on an equal footing, and at this point you become their boss.
[00:01:19.250] – Krzysztof
And this is the kind of thing I heard recently when talking to one person. This person told me (thank you for speaking to us) that I am afraid of 1-on-1 conversations with my people. Why am I afraid? Because difficult topics might come in, because it might be difficult things. Because I have to prepare myself, because I will be judged and I am afraid of that judgement, what people will say about me, about my work. I also know that what we talk about in these conversations has an impact on how my people react, what will happen, what decisions they will make.
[00:01:51.230] – Krzysztof
There is a lot of such uncertainty in these especially first steps we take as leaders, but not only of course.
[00:01:57.200] – Paweł
You have to realise that your role has changed definitively. It is no longer a specialist role. You are no longer an individual contributor, the person who produces the software or tests or whatever it is you do with it. It’s now time to manage people, so nothing human will be alien to you. So will all the topics that will be raised in the context of your people. Because now you are in charge, responsible for taking care of these people, for making sure that everything is OK, that it’s in line with all the procedures, standards, conditions, labour laws and so on.
[00:02:30.920] – Paweł
At the beginning, as you know, it’s a lot. It seems overwhelming. The best thing you can do is learn as you go, because a lot of the cases, even if we did this 5-hour episode and scored all the cases that happened to us in our career, it would probably be longer than 5 hours, we still wouldn’t cover everything, because probably in your company your people have different topics, different characteristics. They are different people, they have different characters, so it can’t be translated.
[00:03:00.350] – Paweł
So it’s learning and that kind of attitude, because the key thing here is the attitude, that is the attitude towards these people, that you’re there to help them, you’re there to help them develop, to do their job well, so that they don’t have some of these organisational obstacles, barriers.
[00:03:18.560] – Paweł
You are also there to take care of the company. So on the other hand you are no longer just a colleague, a colleague. That is, you have to take care of the company’s business, so that the job goes. If there are any educational problems, as we sometimes laugh that it’s like in a kindergarten with people, that there are some educational problems, then you are also responsible, responsible for taking care of this, to straighten out these situations, to show what the company’s expectations are, which way we are going and also to verify whether it’s OK, whether you still agree and have a common direction, or whether you start to diverge.
[00:03:53.780] – Krzysztof
These sources of stress that I see just in such communication, especially one-on-one with people in our teams, I think there are several. First and foremost is that people have different communication styles and there are times when someone communicates in such an aggressive way, such an expansive way. But rarely It’s that someone is angry, doesn’t like us or has a problem with us. Sometimes people communicate like that, straight up. Paul’s the best example, he always blows it straight, bluntly.
[00:04:24.350] – Krzysztof
Is it good? Is it bad? No, it’s just one style of communication. Some people are more veiled and there we can have this illusion that we feel safe because it is always nice and pleasant. Unfortunately, it’s mostly the other way around, if it’s always nice and pleasant, then some of those problematic issues, the ones that we should be addressing because that’s our job as a manager, may not come out or they come out too late.
[00:04:49.700] – Krzysztof
So the first thing to bear in mind is that sometimes we may feel like we don’t want to meet the person. Do we fear it. We expect it as something difficult, because this person is communicating openly and hammering straight. This is nothing wrong, quite the opposite. Rather, we should appreciate it.
[00:05:07.430] – Paweł
It’s these communication styles that you were talking about that I’ve mentioned before, something called the von Thun square, here I’ll also link in the notes for this episode. That is, it’s such a tool to show that we have 4 different types of audiences, people who focus on different things and speak in four different aspects and listen in four different aspects. So your role as a manager now is to tighten those screws, tighten that communication and you can’t put that on someone. You can’t assume that someone is an asshole because they speak directly, they speak directly, because often it’s situational and it depends on the character.
[00:05:44.360] – Paweł
In the same way, if someone is the kind of person who knocks you out with all your ideas, projects and keeps asking why so and why else, looking for a hole in the whole. That also doesn’t mean that this is someone who wants to bomb your project, idea, etc. It’s just someone who thinks this way, behaves that way, functions based on data, on analysis.
[00:06:06.790] – Paweł
And now your role is to understand how this communication works. I’ll also link to episode 70 regarding personality profiles, because there’s a lot of knowledge there. This is one of the key things as a leader, to understand personality types and to understand people and to understand how this communication is created, how it works between each other, precisely so that, first of all, you don’t treat people down, because this is something you have to get into your head. You can’t treat people down because someone speaks differently to you. This is normal. People are different. There’s a nice saying that different people behave differently in different situations.
[00:06:44.350] – Krzysztof
This is obvious, but we don’t always remember it.
[00:06:47.110] – Paweł
And it’s very important to have that at the back of your mind. Actually not even at the back, but at the front. In any situation when you’re talking to your people, to know: how someone is communicating, what communication they’re taking in, how they’re receiving, what you should focus on. Should you speak directly or speak around? Is it better to reach someone by telling stories, or will you reach someone better by giving them a table, data and leaving them to digest it for 3 days. These are the things you need to learn as a leader. You won’t get too far without it.
[00:07:17.200] – Krzysztof
Another thing that makes us afraid of these interactions with our people is that they present some expectations. They come in and say that they want to earn more, that they want to develop their career in one way and not another. They want you to go and help with something, they want you to solve a problem in the organisation for them. They want you to support them with many, many things. And here the important message for you is this is your job as a manager. This is something that you have to do, that you have to do every day. Imagine how much harder it is if someone doesn’t communicate to you what their expectations are and you don’t find out at all, you find out from someone else or you don’t know about it at all, you don’t know that there are problems. Well that’s cool, You can come to this job for 8 hours, sit at a desk, be some important manager. And that’s where your job ends.
[00:08:04.240] – Krzysztof
But, of course, nobody is paying you for that. You get paid precisely to listen to these expectations, to try to do something about them. This doesn’t mean, of course, that you have to take every task on your backlog, on your chest. Here we will refer you in the notes to the episode on how to deal with these monkeys that jump on our heads, but nevertheless you need to hear about these expectations. You need to help manage these expectations, do something, some further steps to take.
[00:08:32.680] – Paweł
You also have to take care of your people in the good aspects, such as bonuses and premiums, but also in the more demanding ones, such as career development, promotion plans and who wants to go where, because not everyone has an idea for themselves. Very few people have a specific idea of themselves that they come in and implement and want to do it. And now if YOU sit on your arse, you’re going to sit on your arse and not go out and ask people – these are things that you need to know.
[00:09:01.180] – Paweł
And why do you need to know? Because when your boss comes to you and asks listen, or doesn’t even ask, they will communicate listen, we have this budget, for raises we have this training budget, we have this. Do something about it. And you, at that point, you don’t have the faintest idea what your people’s expectations are, what direction they want to grow in. Here we invite you to an episode about learning plans. This is a very important thing to know and to know it in advance, not the moment your boss comes to you and asks you or tells you what your capabilities are, what you have at your disposal.
[00:09:35.950] – Paweł
And most often in these situations, if you don’t know about it, you’re screwed, because when budgets are created in organisations, it’s often the case that it’s information about which way we’re going, what we want to do, that’s needed now or tomorrow. And now you have a few, a dozen people in the team. You’ve never talked to anyone about it. On top of that, you are afraid of these conversations. So how are you supposed to take care of these people?
[00:10:00.220] – Paweł
These are things you need to know well in advance. You need to be aware, you need to talk to people about it on a regular basis, Where they’re going, what expectations they have, whether it’s all coming together. There are useful surveys for that, which we also had an episode about, which is, for example, the kind of eNPS that looks at whether people are happy with the job or not, whether something is good or something is bad, whether something is worth improving, whether something is worth changing. That’s what you need to address.
[00:10:22.840] – Krzysztof
And that’s what I think is important, this awareness of what kind of people you have in your reserves. Here, on the other hand, our good friend Laurentiu Matei spoke about this approach in the 100th episode, Paul interviewed him, which is that we personally should also know what we are ready for, what we expect from our career, but you also need to have these reserves. In my team, if an opportunity arises in the company, I can tell at the snap of a finger who it will suit, who it will be interesting for. So we also always look forward to such opportunities and have the ability to grab them. You also have to know what kind of people you have, what those people would like, where they would like to go. Because it’s not like you’ll always be able to tailor something to them. But if something does come up, then you will know where to fit it in.
[00:11:10.280] – Paweł
Because it is not a question of luck. It is not a question of something suddenly appearing on its own, it is you yourselves who have to create these conditions. To be prepared that when something appears, you go in and you are there.
[00:11:21.950] – Krzysztof
Another thing that can make you dread those 1-on-1 conversations with your people, those meetings, are those difficult conversations when someone is working well with you but there’s a fuckup, a problem. You need to give that feedback, you need to correct or worse, there’s something really thick. So those are important conversations that, human nature is such that we try to postpone, we try to do something to avoid it, but you can’t avoid it.
[00:11:51.740] – Krzysztof
How do you get through it? We have some episodes about these difficult conversations from different approaches, so have a look at the note for that episode, there will be all the links, while what is important is to always be well prepared, to talk about specifics, to talk about specific situations, to talk about what these situations are, what your expectations are for improving the situation, what happens if it doesn’t improve. It all depends, of course, on what the difficult conversation is, but most importantly we cannot avoid it.
[00:12:25.610] – Paweł
And here a very important thing is to manage your emotions, but your emotions. We had an interview about emotional intelligence, which I also encourage, because it’s a turbo thing for a beginner leader, because you can be reluctant to start such a difficult topic on the one hand, and on the other hand you can be concerned later that you did something wrong. Because when you were a colleague, a friend and on the same level it was OK and you could tell, advise or empathise with the problem. When you’re a manager at the moment, that kind of empathising with a problem when there’s a dire situation is not going to be the easy, nice and pleasant things themselves, well you can’t do that, because not only will you not solve the problem, you’ll run away from that conversation, and on top of that you’ll rip your head off and later you’ll need either a holiday or a visit to a psychotherapist. So that’s where you have to look out for yourself from that angle too.
[00:13:31.640] – Paweł
And now this brings us to the fact that often when we step out of the team level and become the boss of that team, we have this fear that people will stop liking us. People are herd creatures, so we care about others liking us. And now this relationship, whether you want it or not, it formally changes. It may be that you will continue to have a great relationship with these people. However, in all the most important matters, that is, whether these people work with you or not, you are formally responsible for them, whether they break the law or not, whether they do their job or not, you are responsible for these people. It’s no longer such a nice, family and pleasant situation that we are equal. We’re not and it’s not possible to function in such a way in all aspects with the team that it’s so nice, rosy, transparent and turquoise. We had an episode about turquoise pathologies recently too.
[00:14:32.240] – Krzysztof
Finally, as far as one-on-one conversations are concerned, I would like to say one thing to you, which I say to all newly appointed leaders – 1:1 conversations are your people’s time, you can’t cancel them, you can’t keep postponing them, cutting them short or doing all sorts of other things. You know, if you’re going on holiday for a fortnight, well, you necessarily have to cancel it. Or if you have some training, you can postpone it. But you can’t treat it in an unreasonable way. This is sacred time for your people. They should have the opportunity to meet with you once a week, once a fortnight or some other specific time, at least once a month, to talk about these difficult issues, and not just to be a status update, but to talk about specific things that are important to them.
[00:15:20.690] – Krzysztof
And it might be some statutory topics, project topics, but these are the kind of things that are important, so you have to keep that in mind. Well, and another thing that is more general – difficult topics are what we do. With every difficult topic that comes up, we gain experience. Like in computer games, as we say many times in our presentations, at various conferences. It’s the experience that we gather, the experience points that allow us to push ourselves to the next level.
[00:15:48.680] – Krzysztof
And really, if one day you want to hold some high positions, you want to climb that career path, you want to run companies that are successful and make more money – the kind of problems that you have now and that are keeping you up at night, in these few years you will have to eat for breakfast and deal with much more difficult things. And that’s good, because that’s learning, that’s development.
[00:16:11.050] – Krzysztof
That’s why we wish you as much trouble as possible, to level up as quickly as possible, to gain experience. And remember: you will not be unfamiliar with anything human in this role. So if you want to keep up to date and get fortnightly knowledge pills that will be useful on your new career path, sign up to the newsletter at nerd.management/newsletter. And that’s it for this week. See you in a fortnight on Tuesday at 8:00 a.m. Take care! Bye!