Kategorie
Nerd Management short

Inbox zero – oczyść skrzynkę, ogranicz chaos – Nerd Management #62

Dziś pokażemy Ci metodę Inbox Zero, czyli sposób na to, by raz na zawsze pozbyć się zbędnych śmieci oraz regularnie kończyć dzień z załatwionymi wszystkimi sprawami.

Wyobraź sobie, że na Twoje biurko codziennie ląduje setka papierowych ulotek. 99,9% z nich to śmieci, które normalnie wyrzucasz do kosza, ale te jednak zostają na Twoim biurku i codziennie dochodzą nowe. 

W pewnym momencie leży ich tam już tyle, że nie widzisz własnego monitora, a znalezienie czegokolwiek graniczy z cudem. Brzmi abstrakcyjnie? Jednak wiele osób dokładnie to robi ze swoją skrzynką mailową!

Dziś pokażemy Ci metodę Inbox Zero, czyli sposób na to, by raz na zawsze pozbyć się zbędnych śmieci oraz regularnie kończyć dzień z załatwionymi wszystkimi sprawami.

Z tego shorta dowiesz się:

  • Dlaczego warto czyścić swoją skrzynkę mailową?
  • Jak i gdzie zapisywać rzeczy do zrobienia lub te które są ważne na później?
  • Na co uważać kiedy zaczniesz czyścić swoją skrzynkę mailową?

i wiele więcej 🙂

Agenda

00:00 – Intro
01:33 – O co chodzi w metodzie Inbox Zero?
01:53 – Jakie korzyści daje Inbox Zero?
02:19 – Obsługa skrzynki pocztowej
04:16 – Miejsce ważnych rzeczy nie jest w inboxie!
05:09 – Otwarta skrzynka pocztowa rujnuje Twoją produktywność
05:57 – Pułapki Inbox Zero
07:41 – Zalety porządkowania wiadomości
10:02 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Linki

Transkrypcja odcinka

[00:01:00.540] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management ,tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rekowski.

[00:01:06.230] – Krzysztof
Dawno nie mieliśmy takiego narzędziowego odcinka, produktywnościowego, więc porozmawiamy sobie dzisiaj o tym. Temat jest bardzo ciekawy i ekstremalnie prosty czyli inbox zero. To jest taka metoda pracy ze skrzynką mailową, która trochę ułatwia nam ogarnięcie jej i zwiększa naszą produktywność. Jest to powiązane trochę z Getting Things Done (GTD), mieliśmy fajny wywiad z Mirkiem Karczmarczykiem, w którym była o tym mowa.

[00:01:33.440] – Krzysztof
I o co chodzi? O co chodzi z tym inbox zero. Może na początek pokażmy screenshoty, jak wyglądają nasze skrzynki mailowe. Inbox zero to znaczy, że w inboksie mamy zero listów, zero wiadomości. I po co to jest? Ja powiem, jaką widzę korzyść z tego. Staram się wszystkie rzeczy, które mam do załatwienia wrzucać w jedno miejsce. I wrzucam do listy to do. Ty Paweł robisz inaczej, bo ty wrzucasz do kalendarza. Ale dzięki temu nie musimy skanować kilku miejsc: skrzynki mailowej jednej, drugiej, listy to-do, kalendarza, tylko staramy się to przekierowywać w jedno miejsce. I wtedy pracujemy z jedną listą, z jednym kalendarzem, mamy jedno miejsce, w którym się pojawiają rzeczy do zrobienia.

[00:02:19.400] – Krzysztof
Ja bym to porównał do takiej skrzynki na listy w bloku. Idziemy do skrzynki na listy. Nie siedzimy koło skrzynki i czekamy aż listonosz przyjdzie, przez cały dzień. Tylko idziemy prawdopodobnie raz dziennie, dwa razy dziennie, gdy idziemy do pracy, czy z psem na spacer, to po prostu zaglądamy do tej skrzynki czy coś przyszło.

[00:02:40.040] – Krzysztof
I to jest już pierwsze porównanie, że warto do tej skrzynki pocztowej nie zaglądać cały czas, co chwila, czekać na te powiadomienia, tylko zaglądać raz na jakiś czas.

[00:02:51.890] – Krzysztof
A gdy zaglądamy do skrzynki, wyjmujemy te różne papiery które się tam znajdują. No to co z nimi robimy? Jakieś ulotki, to od razu wyrzucamy. Jeżeli są jakieś rachunki z banku czy inne rzeczy, które są tylko takie, że trzeba włożyć do teczki i nic z nimi nie robimy to po prostu je chowamy. A jak przyjdzie pismo z urzędu skarbowego, to wiadomo, że trzeba się nim zająć. Więc to pismo sobie bierzemy, też odkładamy na jakąś kupkę rzeczy do załatwienia i będziemy musieli, przeważnie jest 7 dni na odpowiedź, będziemy musieli w najbliższym czasie przeczytać, coś zrobić i odpowiedzieć.

[00:03:30.660] – Krzysztof
I moim zdaniem to obrabianie skrzynki mailowej naszej jest bardzo zbliżone do procesu załatwiania tej naszej poczty którą dostajemy do domu. Prawda Paweł?

[00:03:41.410] – Paweł
Dokładnie tak i to jest właśnie bardzo ważne, żeby nie trzymać tego śmietnika. Bo nie wyobrażam sobie, żeby ktoś czerpał radość z trzymania tony ulotek u siebie na stole, z jakimś spamem, reklamami. A jednak widzę często u niektórych ludzi którzy nie stosują tej metody zero np. skrzynkę odbiorczą w której jest kilkanaście tysięcy maili. Po co? Wyobraź sobie, że bierzesz tę stertę ulotek, no bo z reguły to jest jakiś spam albo jakieś bzdury, które nie są nam do niczego potrzebne. Zresztą to też jest istotne ,żeby te rzeczy, które są nam realnie potrzebne wrzucić w jakąś teczkę czy w miejsce gdzie takie rzeczy trzymacie, a nie trzymać tego na poczcie, bo to jest chyba najgorsze możliwe miejsce, gdzie takie rzeczy można trzymać.

[00:04:28.640] – Krzysztof
No właśnie, bo jeżeli macie jakieś rzeczy do załatwienia, to otrzymacie jakieś listy które do was przyszły, pisma z urzędu skarbowego, czy trzymacie je w skrzynce, na parterze? No nie. Bierzecie do domu i wkładacie do jakiejś teczki albo przegródki.

[00:04:43.570] – Paweł
Albo na stół, bo trzeba się tym zająć od razu. I z mailami jest dokładnie tak samo. Trzymanie tego to jest jakaś taka… Niektórzy mają takie zapędy do zbieractwa, żeby zbierać jak najwięcej, ale niestety dużo więcej benefitów i korzyści jest z tego, kiedy ta skrzynka jest realnie pusta i przetwarzacie ją dwa razy dziennie. Nie czekacie cały czas, na każdy e-mail. Są takie badania, które pokazują, że nie ma nic gorszego, niż czekanie na powiadomienia, które ci wyskakują co chwilę, bo one rozpraszają uwagę. I teraz kiedy ty masz program pocztowy otwarty cały czas i masz wyskakujące powiadomienia jeszcze z jakimiś dźwiękami do tego, no to ty nie masz w ogóle możliwości ani szansy się skupić, żeby w ogóle pracować.

[00:05:30.820] – Paweł
Także lepiej posprzątać, wtedy wiesz że jak tam wchodzisz to masz tylko rzeczy na bieżąco, jedne do śmieci, jedyne do zrobienia, jedne do przepracowania od razu. Tutaj też jeszcze raz odsyłamy do tego odcinka o GTD, ponieważ w Getting Things Done jest mowa o technice dwóch minut. Czyli jeżeli możesz załatwić coś w ciągu dwóch minut – zrób to od razu i po prostu temat masz załatwiony, z głowy, nie musisz o tym myśleć nie musisz na to patrzeć.

[00:05:57.220] – Krzysztof
Trzeba pamiętać że jest taka taka fałszywa trochę „inbox zero”, czyli że naszym celem jest po prostu, żeby nic nie mieć w boksie. I rozrzucamy wiadomości po tych folderach czy zakładkach. Ale potem nadal pamiętamy, że tam w zakładce „finanse” mamy jakiś rachunek do zapłacenia, tam w zakładce „zakupy” mamy coś do załatwienia. To nie o to chodzi. Chodzi o to, żeby to wszystko przekierować, żeby mieć taki lejek, który przekierowuje sprawy do załatwienia np. właśnie na naszą listę to-do. I wtedy zaletą jest to, że nie skanujemy cały czas tej listy wiadomości czy pamięci. Nie zalega nam w pamięci to, że mamy coś zrobić, tylko po prostu mamy w liście to-do. Są czasem integrację, na które pozwalają programy pocztowe, programy to do, kalendarze, że można sobie w bardzo prosty sposób zintegrować kombinacją klawiszy czy forwardem, że na listę naszą to do wpada określona wiadomość. No i potem oczywiście można w drugą stronę powiązać. Więc są rozwiązania takie, że można sobie taki flow zbudować i wtedy mamy po prostu jedno jedyne miejsce. Potem też można pracować łatwo nad priorytetami. I wtedy powiedzmy jakiś element listy todo, który ręcznie wpisaliśmy można sortować względem zadania dotyczącego przeczytania jakiejś wiadomości czy odpisania na maila. Więc to jest też bardzo fajne i to pomaga.

[00:07:22.810] – Krzysztof
Poza tym załatwiamy od razu to, co możemy – czy wyrzucamy do kosza jaką wiadomość, czy przeczytamy i archiwizujemy. W wielu korporacjach jest zwyczaj dawania na CC wszystkich jak leci, więc też te wiadomości czytamy czy przeglądamy i wrzucamy gdzieś.

[00:07:41.710] – Krzysztof
Zaletą jest to, że jeżeli potem szukamy jakichś wiadomości, to też je mamy pokatalogowane, nie jest tak, że musimy inbox przeszukiwać w tych 15 tysiącach nieprzeczytanych wiadomości tylko mamy jakieś folderki.

[00:07:53.260] – Krzysztof
No i moim zdaniem bardzo ważna rzecz, czyli po urlopie właściwie z automatu się przechodzi przez wiadomości. Nie jest tak jak, znam niektórych kolegów, którzy tydzień po urlopie jeszcze mają jakieś wiadomości nieprzeczytane i nieprzejrzane, bo zanim usiądą do tego, zanim się za to zabiorą to trochę czasu minie. Tylko w przeciągu godziny można po urlopie nawet tysiąc wiadomości czy pięćset od razu przekategoryzować, powrzucać do to do. Jeżeli tego będzie dużo to oczywiście w drugim etapie trzeba na tej liście to do to poprzesuwać, poustawiać deadline czy jakoś tam spriorytetyzować. Ale jednak po takim urlopie już nie ma takiego strachu przed tym, co się stanie gdy otworzę skrzynkę i będę musiał ją przesortować.

[00:08:36.880] – Paweł
To co jeszcze polecam, poza integracjami o których wspomniałeś, to używanie takich skrzynek pocztowych, które pozwalają zarządzać grupowo dużą liczbą maili. No bo często to jest właśnie to samo, często są jakieś spamy albo jakieś powiadomienia z jakichś systemów. Często one są właściwie podobne. Więc dzięki temu też bardzo łatwo możecie jednym jednym ruchem czy jednym klawiszem wywalić np. 1500 maili, które są z jednego z jednego systemu jest to bardzo fajne i bardzo się sprawdza ja np. używam do tego do tego Sparka, który mi pozwala machnięciem palca w jedną czy drugą przerzucić całą grupę wiadomości.

[00:09:19.060] – Paweł
I to co jeszcze jest tutaj ważne, to chcę was cofnąć jeszcze do odcinka w którym Krzysztof bardzo dużo opowiadał o tym, jak robić skuteczne notatki. Bo te rzeczy które są istotne z perspektywy np. wiedzy czy jakichś idei czy rzeczy nad którymi pracujecie – warto procesy przetwarzania wiadomości właśnie dorzucić do tych tych notatek. Ta struktura wtedy wam pozwoli na zarządzanie wiedzą, zarządzanie swoimi notatkami czy materiałami. I jest to praktyczne bo znowu macie jedno miejsce, gdzie ta wiedza, jest nie musicie skakać po mailach po różnych listach, tylko to jest wtedy… Notatki do notatek, zadania do zadań a śmieci do śmietnika.

[00:10:02.650] – Krzysztof
Podsumowując główna idea która z tego wynika to nie jest to, żeby mieć cel w tym żeby nie mieć nic w inboksie. To jest taki efekt uboczny. Ale główny cel jest taki, żeby mieć jedno miejsce, w którym masz swoje zadania i to nad czym musisz pracować. I tam też możesz to sortować, kategoryzować. A czy to jest coś, co przyszło mailem, czy to jest coś co dostałeś z Messengera, czy ktoś do ciebie zadzwonił, czy samemu taka myśl ci wpadła do głowy. To jest sprawa drugorzędna. Natomiast każdy z tych boksów mailowych, mentalnych telefonicznych, messengerowych powinien po prostu być pusty. I zadania powinny być na jednej liście to do.

[00:10:45.640] – Paweł
I nie trzymać śmieci na stole. Ani w głowie.