Każdy lider przynajmniej raz w swojej karierze zmierzy się z wyzwaniem rozpoczęcia pracy z nowym zespołem. I nie chodzi tutaj tylko o awans, czy zmianę pracy – znaczna zmiana składu, wynikająca chociażby z reorganizacji, to też sytuacja, w której mamy zupełnie nowy zespół i musimy odpowiednio tym zarządzić.
Jest to czasami źródło stresu – co zrobić najpierw? Co potem? Jak dobrze ułożyć relacje? Co, jeżeli jeszcze nie mamy gotowego backlogu zadań dla zespołu? A może trafiły nam się osoby, które sprawiały „problemy” wcześniej?
W tym odcinku – kolejnym z serii konkretnych, narzędziowych materiałów inspirowanych naszą codzienną pracą – odpowiemy na te wszystkie pytania. Paweł, który właśnie uruchamia swój nowy zespół, przejdzie z nami krok po kroku przez pierwsze dni swojej pracy w nowej roli.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Jak zacząć pracę z nowym zespołem?
- O co musisz zadbać podczas tworzenia nowego zespołu?
- Jak ustalić zasady współpracy?
- Kiedy informować ludzi o zmianach?
- Dlaczego niektórzy liderzy nic nie mówią o zmianach?
i wiele więcej 🙂
🚨 Potrzebujesz pomocy w pracy lidera?🚨
Zostały ostatnie miejsca na współpracę z nami!
Wypełnij formularz na stronie https://nerd.management/konsultacje
i dogadamy szczegóły!
Agenda:
00:00 – Intro
00:57 – Wprowadzenie
01:40 – Kiedy powstaje nowy zespół?
03:16 – Jaki jest pierwszy cel nowego zespołu?
06:33 – Jak przygotować się do pracy z nowym zespołem?
12:50 – Dlaczego warto poznać oczekiwania swoich ludzi?
15:36 – Na co trzeba uważać, tworząc nowy zespół?
17:23 – Jak może wyglądać pierwszy dzień nowego zespołu?
19:36 – Dwa różne podejścia do komunikacji
23:12 – Aktywności sprzyjające tworzeniu się zespołu
26:23 – Jak wybrać nazwę dla nowego zespołu?
28:16 – Jak stworzyć zasady pracy dla zespołu?
38:36 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Miro – Narzędzie do współpracy zdalnej
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 115 : Pomóż ludziom zrozumieć, o co Ci tak naprawdę chodzi – Expose lidera
- Odcinek 22 : Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko – Hire slow, fire fast
- Odcinek 37 : Czy postanowienia noworoczne działają?
- Odcinek 147 : Jak znaleźć dobrą receptę na zmianę? Czy kompromis to złoty środek?
- Odcinek 70 : Poznaj siebie i swoich ludzi – testy profilowe w praktyce
- Odcinek 2 : Pierwsze 90 dni nowego lidera
Transkrypcja odcinka
[00:00:57.05] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:01:00.12] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:01:01.24] – Krzysztof
Jak już wiecie, jeżeli oglądacie albo słuchacie naszych poprzednich odcinków, mamy teraz dużo ciekawych zmiany w naszej firmie i jest to źródłem dla nas inspiracji, pomysłów, no i rzeczy ciekawych, którymi się z Wami dzielimy. I dzisiaj też tak będzie. Przepytam Pawła z rzeczy, które robi w swoim nowym zespole.
[00:01:22.01] – Krzysztof
I teraz puszczę ci taką łatwą piłkę. Dołączyły do Twojego zespołu trzy nowe osoby. I co co ty zrobiłeś, żeby je dobrze onboardingować?
[00:01:32.21] – Paweł
Żeby tylko były trzy. Zespół się tak naprawdę podwoił. I to jest coś, co się zdarza przy różnych sytuacjach. Jeżeli zaczynacie zespół budować od zera, czy przyjmujecie zespół po kimś, czy awansujecie przez przypadek nagle i musicie ten zespół ogarnąć. Bo właśnie dochodzą ludzie, to jest ważna rzecz, myślę na początek, żeby tutaj powiedzieć, że niezależnie od tego, w jaki sposób ten zespół przyjmujecie lub cokolwiek się w tym zespole zmienia, to zawsze jest nowy zespół i zawsze trzeba zrobić dokładnie to samo. Niezależnie, czy dochodzi jedna osoba, odchodzi jedna osoba, zawsze trzeba się przegrupować, zawsze trzeba zadbać o ten zespół i to, co w nim robicie. Niezależnie od tego, czy to jest właśnie nowy zespół, czy aktualny, który zwiększa ilość, zespoły się włączą, różni ludzie przychodzą, odchodzą, dochodzą, to zawsze jest nowy zespół i to jest chyba pierwszej najważniejsze rzecz, którą musimy zapamiętać, i wtedy trzeba dużo roboty w to włożyć.
[00:02:29.24] – Krzysztof
I to jest to, co chciałem zwrócić uwagę na początku, bo powiedziałem, że do twojego zespołu dołączyły trzy osoby, ale to wcale tak nie jest. To jest zupełnie nowy zespół. Mimo tego, że ty jesteś szefem i masz w tym zespole trochę osób, które już z tobą współpracowały, to pierwsza ważna rzecz, którą zawsze komunikujemy w tym procesie, w tej komunikacji, to to jest, że to jest zupełnie nowy zespół, bo ten nowy zespół ma zupełnie nowe zadania. I można powiedzieć, trochę w cudzysłowiu, to jest „przypadek”, że akurat tam są osoby, które już z Pawłem pracowały. No oczywiście za tym stoi jakiś proces decyzyjny, ale chodzi o to, że tak samo traktujemy tę sytuację jakby to były absolutnie nowe osoby zatrudnione z ulicy, jak i to, że część osób już pracowała, z Pawłem, część nie. To jest chyba pierwszą rzecz, którą trzeba podkreślić. To jest nowy zespół, nowa tożsamość.
[00:03:16.06] – Paweł
To jest bardzo istotne i pierwszym zadaniem twoim jako lidera w takiej sytuacji jest to, żeby zburzyć te silosy, zburzyć w ogóle to, że kiedyś był zespół A, B, C i teraz są ludzie, którzy kiedyś pracowali tu, kiedyś pracowali tam, mieli takie doświadczenia i inne. To jest pierwsza rzecz, którą musisz zrobić, właśnie, żeby stworzyć nową tożsamość dla tego zespołu, zbudować ten zespół, zebrać ludzi do kupy i ustalić nową tożsamość, ustalić nazwę dla tego zespołu, to jest kluczowe, że to już nie jesteście zespołem A czy B, jesteście zespołem C i to C jest dlatego, bo to i to.
[00:03:59.22] – Paweł
Jeżeli osoby pracują po kilka lat w firmie i na przykład po kilku latach zmieniają zespół, i na przykład trafiają do Ciebie, no to wiadomo, że przez jakiś czas będą miały stare nawyki, stare przyzwyczajenia itd. I ważne jest to, żeby nie robić im z tego powodu krzywdy, że „E, bo tutaj jest nowy zespół, to już tak nie robimy itd.” Bo to jest ważna kolejna rzecz, żeby wykorzystać te doświadczenia, które różni ludzie ze sobą przynoszą, żeby budując ten nowy zespół, nie budować go na gruzach i zgliszczach, i orać to, co było wcześniej, tylko wyciągnąć najlepsze rzeczy, najlepsze doświadczenia, które ludzie mieli w różnych kontekstach, gdzie pracowali, dać im przestrzeń na to, żeby mogli je przetestować, żeby mogli sprawdzić oczy w tym nowym kontekście, w nowym zespole, w nowych warunkach będzie to czy dalej działało, czy może się okazać, że to nie działa.
[00:04:49.01] – Paweł
I to jest też ważne, że coś, co działało wcześniej w jednym zespole czy w drugim, w tym nowym kontekście, w nowym zespole, może totalnie nie działać i totalnie nie pasować. I to jest okej, żeby to sprawdzić, przetestować i ustalić te zasady na nowo, ustalić w ogóle cały proces. To dojdziemy do tego na pewno, jakie elementy, etapy są tutaj istotne. Ważne jest to, że to jest nowy zespół, ma totalnie czystą kartę, musi mieć nową nazwę, nową tożsamość, możliwości, musicie to zbudować od samego początku.
[00:05:17.02] – Krzysztof
I to są takie symboliczne gesty, które mówią wszystkim, że jesteśmy w nowej rzeczywistości. Bo w takiej sytuacji jaką Paweł ma, to na pewno są to osoby, które już z nim pracowały i one mogą sobie pomyśleć, a dobra, to my tutaj już jesteśmy, mamy ciepełko, mamy naszego szefa, a tamci to są ci nowi. A ci nowi, w cudzysłowiu, to mogą sobie pomyśleć, „no dobrze, to jest zespół, który dobrze działa, to nas tutaj będą inaczej traktować”.
[00:05:42.18] – Krzysztof
Więc takie symboliczne gesty pokazują, jak w ogóle tutaj będziemy to organizować i że to będzie coś zupełnie nowego. I zaczynając od tego, Paweł, przeprowadzisz nas przez to, co zrobiłeś w początkach formowania się tego zespołu, żeby każdy, kto znajdzie się w podobnej sytuacji jak Ty, czy to odziedziczył zespół, czy dostał, czy został przeniesiony, czy awansował, żeby wiedział, co zrobić w takich początkach funkcjonowania zespołu.
[00:06:08.07] – Krzysztof
Więc Paweł, powiedz mi, jak ty do tego podszedłeś tak osobiście, czyli jak wyglądał twój proces rozumowania czy planowania od momentu, kiedy się dowiedziałeś o tym, jak to będzie wyglądać, do momentu, kiedy te zmiany się zadziały, tam były dwa tygodnie, więc miałeś czas, żeby sobie to wszystko zaplanować. Więc jeżeli ktoś by się znalazł w twoich butach, to co zrobiłeś przez te dwa, trzy tygodnie, kiedy mogłeś się na to przygotować?
[00:06:33.17] – Paweł
Po kolei. Pierwsza rzecz, którą trzeba zrobić, to trzeba się spotkać z tymi nowymi ludźmi. A właściwie nowymi, znaczy wszystkimi, bo nowi są wszyscy. Nawet ci, z którymi się pracowało do tej pory, to dalej są nowi ludzie I teraz ważne jest to, żeby się spotkać, żeby się dowiedzieć, czego ci ludzie oczekują od tej zmiany. Jak sobie to wyobrażają? Czego się obawiają? Co musicie wiedzieć na temat ich personalnie czy na temat ich pracy? Jakie w ogóle są założenia tych osób względem tego, gdzie oni wchodzą i dobrze jest się z nimi spotkać przed lub na samym początku, kiedy ta zmiana wystartuje, kiedy ten zespół wystartuje. Znowu, jeżeli będzie sytuacja, bo ja taką sytuację dokładnie miałem, czyli z częścią osób nie byłem w stanie się spotkać przed rozpoczęciem funkcjonowania takim oficjalnym tego zespołu, ponieważ był nowy rok, były święta, były urlopy. Te urlopy jedne się zaczynały, inny kończyły, żeśmy się mijali z tymi ludźmi, więc częściowo kilka osób musiałem złapać pierwszego dnia i wtedy ważne jest to, że dla Ciebie jako lidera to nie ma, że boli. Nie ma, że kurczę, jest, nie wiem, ty zaczynasz p 9:00, czy jak tam lubisz. Jeżeli jest sytuacja, że zaczynacie funkcjonować jako nowy zespół, a ty nie miałeś że przez czasu nie udało Ci, nie miałeś możliwości pogadać z ludźmi, a ci ludzie na przykład zaczynają pracę rano, to zasuwasz rano na spotkanie z tymi ludźmi.
[00:07:52.20] – Paweł
I tak na przykład pierwszy dzień funkcjonowania tego mojego nowego zespołu zaczął się tak, że pierwsze spotkanie, od 7:30 właśnie łapiąc pierwszą osobę, z którą nie miałem okazji porozmawiać wcześniej, ponieważ była na chorobowym. I skończyłem gdzieś koło 18:30, rozmawiając z ostatnią osobą, z którą nie miałem czasu pogadać wcześniej, więc wtedy musicie sobie zagryzć zęby, bo to jest boota do zrobienia.
[00:08:15.22] – Paweł
I to jest to, o co powtarzyliśmy nieraz w Nerd Management, że lider jest liderem, to lider musi zadbać o to, żeby zorganizować ten zespół. Czasami trzeba zrobić dużo więcej niż tylko swoje osiem godzin odklepać, ponieważ to od was zależy praca tych ludzi. To wasz zespół i ci ludzie muszą wiedzieć, co mają robić, bo jeżeli wejdą w nowe otoczenie, w nowe realia z taką totalnie niewiadomą, czyli my nie wiemy, co mamy robić, gdzie mamy robić, z kim mamy gadać w ogóle o co chodzi, no to macie przerąbane, bo teraz jeżeli Wy macie sytuację, że Wy nie wiecie, załóżmy, jaki projekt macie wziąć czy jak macie tutaj te rzeczy ułożyć, to Wy musicie się dowiedzieć dużo wcześniej, ponieważ jeżeli doprowadzicie do w sytuacji, że wystartuje ten zespół i on nie będzie wiedział, co robić, to te wszystkie pytania, które wy macie, wy będziecie dostawać od swoich ludzi pomnożone przez ich ilość.
[00:09:10.07] – Paweł
Czyli teraz, jeżeli jest duży nowy zespół, a w moim przypadku to jest bardzo duży zespół, ponieważ to jest u nas jest tutaj łącznie 10 osób, więc jest to tłum do ogarnięcia. Jest to duży zespół. I teraz wyobraźcie sobie, że ja bym tych rzeczy nie przygotował, nie ogarnął. I teraz każdy, każdy dosłownie z tych 10 osób przychodzi i się pyta, a co ja mam robić? A gdzie to? A gdzie tamto? A gdzie siam to? A jak to? A jak tamto? A co robimy? A co ja mam w ogóle robić? No to w tym momencie macie zgon gwarantowany. Nie róbcie sobie tego, bo to nie warto.
[00:09:41.22] – Krzysztof
No właśnie, to dla tych z nas, którzy lubią się tak dobrze przygotować. Co uważasz, że taki lider, zwłaszcza początkujący, mniej doświadczony, powinien sobie przed tą godziną zero, przed tym dniem zero zrobić? Powiedziałeś już o tym, że warto się spotkać z tymi osobami, żeby już miały kontekst, wiedziały, ale ty też, żebyś ich poznał. Ale co oprócz tego. Załóżmy, zaczynasz w poniedziałek z nowym zespołem, to co byś sobie zrobił w czwartek, piątek poprzedniego tygodnia?
[00:10:05.22] – Paweł
Pierwsze, co musicie sobie przygotować, to tak zwane expose lidera, czyli co wy w ogóle chcecie od tego zespołu, co wy w ogóle zrobicie, jaki macie plan, jaką macie wizję, bo to musicie mieć. To będzie pierwsze pytanie waszych ludzi: gdzie wy ich chcecie zaprowadzić? Co oni z wam mają robić? Więc wy musicie sobie to przygotować. Wy musicie sobie przygotować to, kim wy jesteście. No bo po pierwsze, prawdopodobnie nie wszyscy was znają, więc musicie się przedstawić, musicie Żeby powiedzieć, dlaczego to wy jesteście na tym miejscu, dlaczego to wy jesteście liderem?
[00:10:33.24] – Paweł
I na przykład ja miałem w ogóle takiego mindfucka, słuchaj, bo jak sobie podliczyłem, mi wyszło, że w sumie w tym roku czas, kiedy jestem w IT, to już dosłownie jest pół życia. Bo kiedy to nagrywamy, to jutro mam urodziny, kończę 36 lat i 18 robię w IT, więc mega. I to jest ważne też, żeby to podkreślić, pokazać, że jakie wy macie doświadczenie, kim jesteście, co jest dla was ważne, na co będziecie zwracać uwagę, jakiejś rzeczy nie będziecie akceptować w ogóle jakichś sytuacji zachować, żeby to powiedzieć wprost na dzień dobry jako pierwsza rzecz, żeby ustawić tę waszą relację w tym nowym zespole, i pokazać się od strony, po pierwsze jako człowieka, a nie robota-maszyna, czyli dlaczego fajnie będzie dla mnie z wami spędzać czas?
[00:11:16.10] – Paweł
No bo jednak będziecie te osiem, ileś tam godzin w pracy codziennie przez następne lata, więc dobrze pracować z ludźmi, z których się lubi, więc warto tych ludzi przywitać, pokazać też kim się jest, się przedstawić, żeby tego dobrze zacząć, więc jeżeli musicie się przygotować, bo nie mieliście takiej okazji albo dawno nie mieliście takiej okazji, no to to jest dobry moment tego, żeby sobie kilka dni przed Dniem Zero właśnie przygotować te rzeczy.
[00:11:40.20] – Paweł
Druga rzecz to jest właśnie spotkać się z ludźmi, przygotować sobie jakieś miejsce na notatki ze spotkań 1:1 z tymi ludźmi, bo i tak będziecie się spotykać, więc dobrze sobie zagregować te wszystkie notatki, rzeczy i pytania, które powinniście im zadać, zanim zaczniecie, to są pytania w stylu: jak ktoś wyobraża sobie waszą współpracę? Czego się obawia? Jakie wiąże nadzieję z tym na poziomie właśnie osobistym? Bo do tych nadziei i obaw to jeszcze wrócę za chwilę. Ważne jest to, to jest pytanie, które ja bardzo lubię i stosuję również i na rekrutacjach, bo to niezależnie, czy rekrutujecie kogoś z zewnątrz, czy właśnie macie nowy zespół i ustawiacie relacje od początku. To jest pytanie: jak ty sobie wyobrażasz taką swoją idealną pracę, że wstajesz rano i po prostu się cieszysz, że masz fajną pracę i chcesz się robić, a nie budzisz się rano i mówisz „ech, znowu do tej roboty parszywej.”
[00:12:32.01] – Paweł
I co to jest? I dla każdego będzie to coś innego. To będzie informacja dla was, co wy jako liderzy, się tym ludziom zapewnić. I to jest też informacja o tym, co oni od was oczekują, co oczekują od tego zespołu. Na co musicie zwrócić szczególną uwagę, więc zebranie tych informacji jest piekielnie ważne, bo wy musicie wiedzieć nie tylko, czego ci ludzie chcą, ale w ogóle, czy wy jesteście w stanie w tym nowym środowisku, otoczeniu itd. to zapewnić. Bo jeżeli nie, to musicie z tymi ludźmi jasno i transparentnie rozmawiać, że słuchaj, może to się nie udać, może to być niemożliwe, może to być poza w ogóle obszarem waszego wpływu i nie będziecie w stanie dostarczyć tym ludziom. I to jest bardzo mocna i ważna informacja, ponieważ wy musicie się zdawać sprawę z tego, co będzie się w tym zespole działo, jak ten zespół będzie się formował. Bo jeżeli jesteście w stanie zapewnić potrzeby wszystkich ludzi, jeżeli będzie to wszystko grać, kupy się trzyma, będzie się to kleić i będzie się do kleić na poziomie indywidualnym i na poziomie zespołowym, to jest super. Ale jeżeli będzie coś nie tak, będą się pojawiać zgrzyty, będą się pojawiać problemy, frustracje, konflikty.
[00:13:39.14] – Paweł
I to jest coś, na co też musicie się przygotować, bo może się okazać, że ktoś świetnie funkcjonował w zespole wcześniej jakimś, ale w tej nowej rzeczywistości i tym planie, co wy jako ten nowy zespół macie zrobić, to będzie nierealne i dla niego to będzie droga przez mękę. I to naprawdę nie ma sensu, żeby się męczyć, więc trzeba jasno komunikować słuchaj, tutaj będzie wyglądać to zupełnie inaczej. Tego i tego się nie da zrobić albo tego, co ty chcesz, to są rzeczy, które np. ja ich totalnie nie akceptuję albo macie rozjazd na poziomie wartości. I to jest coś, o czym trzeba rozmawiać jak najszybciej i spróbować znaleźć da się rozwiązania albo jeżeli się nie da, to jest też jasna informacja, że prawdopodobnie wcześniej czy później będziecie musieli się rozstać i może mogą się pojawiać jakieś zgrzyty, problemy itd. Więc wy musicie to wiedzieć.
[00:14:27.14] – Krzysztof
Albo może być na odwrót właśnie. Ktoś, kto z jakichś przyczyn sobie nie radził, czy nie czuł się komfortowo w bieżącej sytuacji, może się okazać, że przez tę zmianę środowiska i przez to, że sobie wyjaśnicie na początku, może się okazać, że wy jesteście w stanie stworzyć tej osobie właśnie takie warunki, takie możliwości, żeby rozkwitła, żeby nie było już tych rzeczy, których nie lubi, czy problematycznych, a pojawiły się nowe, zwłaszcza że zawsze taki nowy początek to też jest często taki właśnie jak z postanowieniami noworocznymi, które wymyśli się…
[00:14:57.09] – Paweł
Nie, nie, nie, nie, nie, czekaj, nie idźmy w tę stronę. To nawet nagraliśmy kiedyś odcinek, że nie działa.
[00:15:00.14] – Krzysztof
Tak, więc mówię, to trochę w przenośni, ale z takim właśnie nowym początkiem. Nowy początek to jest to, co często pozwala zresetować trochę to podejście i zacząć od nowa bez jakiegoś takiego ogonu.
[00:15:12.16] – Paweł
To jest bardzo dobre podejście, które i nam ułatwi życie i ludziom ułatwi życie, czyli start z taką czystą kartą. On jest bardzo ważny, żeby to powiedzieć w rozmowie z każdym, że startujemy od zera, budujemy ten zespół na nowo, formujemy go od początku, nie łączymy coś czy doklejamy, czy robimy jakieś Frankensteina. Nie, budujemy to wszystko razem na nowo od początku. I tutaj musicie bardzo uważać na otoczenie. Dlaczego? Ponieważ jeżeli mówimy o tym, że dobra, damy ludziom czystą kartę, ale tak naprawdę ci ludzie pracują już jakiś czas. Były jakieś historie, były jakieś doświadczenia, coś tam się działo. I teraz ważne jest to, że to, co było, to było. To już się wydarzyło. Możecie z tego wyciągnąć jakieś wnioski, w sensie pracować tak, żeby jakieś problemy się nie powtarzały, czy żeby jakieś kwasy się nie pojawiały, ale żebyście się przypadkiem nie ustawili mentalnie, że kurczę, z tym to ja będę miał problem. Będzie przerąbane, bo inny zespół, w innym kontekście, z innym liderem, w innej sytuacji, w innym dniu, w innym nastroju, akurat wtedy miał problem. To nic nie znaczy. Absolutnie nie powinniście brać tego pod uwagę. Absolutnie nie powinniście brać tego jako wyznacznik, że z tym będzie np. problem, a z tym będzie super, bo może się okazać, że w tuch nowym zespolach, w tej sytuacji będzie totalnie na odwrót.
[00:16:33.01] – Paweł
I ktoś, kto był super do tej pory tak naprawdę totalnie nie da rady w tej nowej rzeczywistości, a ktoś, kto powodował problemy, konflikty itd. Bo był w innym środowisku, w innym otoczeniu i w innych projektach pod innym liderem, który miał zupełnie inny styl zarządzania, może się okazać, że będzie świetnym współpracownikiem i będziecie naprawdę w stanie zrobić mega wielkie rzeczy.
[00:16:53.22] – Krzysztof
Okej, Paweł, to powiedziałeś nam, w jaki sposób się przygotowywałeś do tego, czyli powiedziałeś o expose lidera, to jest bardzo ciekawe. Mamy o tym odcinek, do którego możecie linka zobaczyć. Powiedziałeś o tym, żeby poznać tych ludzi wcześniej, powiedziałeś o tym, żeby sobie przygotowywać taką przestrzeń do zbierania tej informacji, agregowania.
[00:17:12.15] – Krzysztof
No i teraz powiedz, jak wyglądał ten pierwszy dzień. Wiem, że on był bardzo intensywny dla Ciebie. Co robiłeś po kolei, w jaki sposób się zorganizowaliście? No i co możesz polecić osobom, które są w podobnej sytuacji?
[00:17:22.22] – Paweł
No to po kolei. W zależności od tego, czy pracujecie na miejscu w biurze, czy pracujecie zdalnie, czy hybrydowo, to będzie wyglądać trochę inaczej. Może inaczej. Może wyglądać bardzo podobnie, ale po prostu innych narzędzi użyjecie. Ponieważ ja mam zespół rozproszony. Mam ludzi we Wrocławiu, w Krakowie, gdzieś pod Wrocławiem, w Warszawie, więc my pracujemy zdalnie, więc pracujemy na Miro. Mamy tam whiteboarda. Ja przygotowałem konkretny board z konkretnymi canvasami, rzeczami, miejscami, o czym będziemy rozmawiać, jak to będzie wyglądać. Zablokowałem czas na spotkanie od rana, rana takiego możliwie sensownego, bo to też jest istotne, że musiście się wcelować w godziny takie, gdzie ludzie realnie pracują, bo każdy ma inne przyzwyczajenia, jeden zaczyna wcześniej, jeden zaczyna później. Chyba że macie w organizacji tak, że od tej do tej siedzą wszyscy, pracują wszyscy, bo tak, to luz, no to wtedy nie ma a problemów wiecie mniej więcej, w jakich godzinach ludzie są. W momencie kiedy te godziny są bardziej elastyczne, no to dobrze się wstrzelić w takie godziny, które są na początku dnia, ale też, żeby wszyscy już byli. Sytuacja taka idealna jest, kiedy to jest pierwszy dzień, kiedy formalnie zaczynacie działać. Czasami to jest niemożliwe, bo na przykład w moim przypadku to nie był pierwszy dzień, tylko któryś tam z kolei przez to, jak wyglądał kalendarz, bo oficjalnie zaczynaliśmy działać w tym zespole od 1 stycznia. Jak wiadomo, 1 stycznia to jest nowy rok, więc dzień wolny, 2 stycznia połowa ludzi była jeszcze na urlopach, właściwie do 7, więc dopiero 7 stycznia spotkaliśmy się w całej ekipie i mogliśmy zacząć ustalać rzeczy.
[00:18:57.06] – Paweł
Ten kalendarz to też jest istotny dla Ciebie jako lidera, żeby uwzględnić te przerwy, bo może być tak, że np. Część ludzi będzie, część ludzi nie będzie, a wy musicie się już tymi ludźmi zaopiekować, więc bardzo ważna jest komunikacja.
[00:19:11.03] – Krzysztof
No właśnie, bo to jest bardzo ważne, że należy jak najbardziej skrócić ten moment, kiedy przychodzicie, niby razem pracujecie, ale w sumie to nie wiadomo nad czym i czy jesteście zespołem, czy nie jesteście. I to często zauważam, nie tylko w zespołach, ale w całych organizacjach, że coś się dzieje, jakaś zmiana jest ogłoszona, a potem właściwie nic się nie dzieje w związku z tą zmianą. No i co? Czy ci ludzie są twoimi kolegami zespołu, czy nie są? Jest dużo takich niejednoznaczności.
[00:19:36.15] – Paweł
A wiesz, czego to wynika? Bo to jest kwestia podejścia liderów. I teraz te podejścia są dwa, bo są liderzy, którzy wychodzą z założenia, że nie ma absolutnie sensu komunikować się, czy gdzieś tam zawracać ludziom głowę, w momencie kiedy jeszcze nie wszystko jest jasne i oni sami nie wiedzą. Liderzy boją się powiedzieć wiesz co, ja nie wiem i pracuję nad tym, i potrzebuję czasu, i nie wiem, czy to będzie tydzień czy dwa. I teraz z perspektywy ludzi, do tego drugiego typu, czyli liderów, którzy są transparentni i komunikują się, to jest tak jakby nadkomunikacja, overcommunication, czyli lepiej powiedzieć więcej, lepiej powiedzieć nawet jeżeli nie wiem, to powiedzieć, że nie wiem. Jeżeli wiecie, że coś będzie trwało tydzień i będzie bałagan, to powiedzieć wprost, że będzie bałagan itd. I teraz ta druga opcja jest dużo lepsza, bo jeżeli wy nie powiecie nic, to jesteście w dupie. Ja kiedyś miałem sytuację taką, parę ładnych, parę lat temu, słuchajcie, gdzie wpadłem do firmy na dwa tygodnie, gdzie się okazało, że nikt przez te dwa tygodnie w sumie nie miał czasu ani mnie wdrożyć, ani powiedzieć, co w ogóle robimy, ani po co robimy, ani jak robimy, kurczę, nawet dać mi dostępów.
[00:20:41.13] – Paweł
I w sumie tam nie czułem się, kurde, jak piąte koło u wozu. Mieliśmy gdzieś tam zrobić jakiś projekt i zrobić coś fajnego, a się okazało, że w ogóle mi powiedzieli, o co tam chodzi. W sensie, to była paranoja, bo jeżeli chcecie coś robić, to to chcecie coś robić, a jeżeli coś wymaga czasu, bo coś się dzieje, jest incydent, jest awaria, trzeba coś dograć, są jakieś procesy compliance, prawne, coś się musi wydarzyć, żeby np. Dopiąć jakiś temat, no to to trwa i to będzie trwało. I to będzie trwało tak czy inaczej. Jeżeli wy ludziom nie powiedli się, co się dzieje, to oni będą chodzić i dopytać albo co gorsza, zaczną sobie wymyślać i dopowiadać historię, bo kurde, zwolnią nas zaraz. Zrobili tutaj nowy zespół i zaraz nas zwolnią, bo nic nie wiadomo. Im dłużej nic nie wiadomo, tym jest gorzej. Więc zdecydowanie lepiej jest komunikować wszystko transparentnie, nawet jeżeli będziecie się powtarzać i nawet jeżeli będziecie codziennie mówić słuchajcie, ja nie wiem dokładnie, kiedy to będzie, to jest lepsze niż nie powiedzieć nic, bo wtedy ludzie wiedzą, że dzieje się to i to, jesteśmy w tym i w tym miejscu, może to potrwa tydzień, może to potrwa miesiąc.
[00:21:44.10] – Paweł
Wy musicie też zabezpieczyć tę robotę i są prawdopodobnie z reguły dużo szans, bo najczęściej w firmach, no kurczę, mamy dużo więcej rzeczy do zrobienia niż w ogóle przestrzeni, więc takie projekty też znaleźliśmy. Mamy projekt, gdzie możemy się zintegrować, zrobić coś dobrego w tak zwanym międzyczasie, kiedy się wyklaruje już ten projekt docelowy, który mamy wziąć, tutaj w naszym przypadku. I ja mówię ludziom transparentnie i uczciwie: „słuchajcie, tego nie wiem, tego nie wiem. Nad tym pracujemy, tu musimy poczekać. Do tego kalendarz nam nie pomaga no i to się waga totalnie w tym roku, ponieważ ten okres świąteczno-noworoczny był piekielnie długi. Ludzie są na urlopach w jakiejś części. Ci, którzy na urlopach nie są, to oni pracują i de facto im się ten czas liczy. Są w pracy, nic nie wiedzą i mija tydzień, ludzie dalej będą na urlopach, a dalej nic nie wiedzą. Więc wiecie, ta komunikacja jest mega ważna.
[00:22:34.17] – Krzysztof
Czyli podsumowując, nawet jeżeli nie mamy tak dużo jasnych rzeczy, to nie można też ludzi wepchnąć do jednego pokoju, stawić po ścianach i powiedzieć: Teraz jesteście zespołem i koniec. I pogadajcie sobie o czymś. Więc trzeba to też wypełnić jakimś kontekstem albo już konkretnym projektem, zadaniem. Nie zawsze tak jest. To jest też właśnie to, co Paweł robisz, czyli właśnie sformowanie tego zespołu, nakreślenie tej przyszłości.
[00:22:58.11] – Paweł
Tak, i teraz patrzcie, to, co my zrobiliśmy, jak zebraliśmy się wszyscy. Ja przedstawiłem kontekst w ogóle. Dlaczego jest ta zmiana, czego ja oczekuję, jak to widzę, jak to będzie wyglądać, jak te następne dni będą wyglądać i jaką mamy tutaj sytuację, co będziemy robić. Dalej zrobiliśmy taką rundkę zapoznawczą, bo część ludzi się zna, a część się nie zna, część ze sobą pracowała, a część nie. I pracując na Miro też porobiliśmy sobie takie wizytówki, ponieważ to jest rzecz, która później się przydaje, bo tam jest dużo rzeczy do ustalenia. Więc nawet takie proste ćwiczenie na zasadzie weź, zrób sobie jakiś post-it na Miro, Weź jakąś, nie wiem, na kartce napisz swoje imię, nazwisko, rolę, w której pracujesz i coś o sobie, czym chcesz się podzielić. I to jest proste ćwiczenie, które też później rozwija tę komunikację. I wtedy każdy ma okazję, po pierwsze, się wypowiedzieć, odezwać, powiedzieć, A ja lubię to, a interesuję się tym, a np. Dla mnie ważne jest coś takiego itd. Może mogą ludzie iść w takie tematy albo nie, do kiedy tego jeszcze dojdziemy, ale ważne, żeby się każdy odezwał, każdy wypowiedział, że „no jesteśmy razem, więc rozmawiajmy razem, a nie, że ten gryzie, a ja się boję, a się nie odezwę, itd.”
[00:24:05.00] – Paweł
To jest ważne, żeby każdy miał okazję się przedstawić, coś powiedzieć i zobaczyć, że to środowisko nowe jest fajne, a nie, że zaraz ktoś mnie ugryzie albo zacznie mi tutaj wrzucać albo coś. Jeszcze przed tym zapomniałem, bo to też mega ważne, jak na każdym spotkaniu, zwłaszcza takim początkowym, musicie ustalić kontrakt, czyli zasady w ogóle tego spotkania. I to też są zasady, które później weźmiecie na kolejne spotkania, i które zacząłem się budować. Więc ten pierwszy kontrakt wasze zespołowy na to spotkanie jest mega istotny, bo tak jak go ustawicie, tak będziecie pracować przynajmniej w tych pierwszych dniach, może nawet tygodniach, a może on z wami zostanie na koniec. I teraz też nagrywaliśmy, właśnie, bo to był ostatni odcinek, gdzie mówiliśmy o tych problemach autonomii, że jak taka autonomia, żeby wrzucić to na zasadzie pustej kartki czy pustego takiego miejsca, to ustalmy ten kontrakt i zasady razem, to moim zdaniem jest strata czasu i to nie do końca jest dobre. Ja zrobiłem w ten sposób, że kilka najważniejszych rzeczy wypisałem takie kilka rzeczy, które były ode mnie, które były turbo ważne i to one nadawały jakąś ramę. Tam były takie rzeczy, że po pierwsze ten zespół właśnie budujemy od początku, od zera, czyli jasne ustawienie.
[00:25:15.23] – Paweł
Nie jesteśmy zespół A, B, C. Budujemy nowy ten zespół, jak on się będzie nazywał, ustalimy za chwilę zasady, ustawimy za chwilę itd. To, że mamy włączone kamery, bo pracujemy zdalnie, więc dobrze się jednak widzieć, dobrze pracować w takiej formie, bo to wiecie, pracowanie I bez kamery to jest tak, jakby się schował pod ten stół i do was gadał.
[00:25:32.22] – Krzysztof
Dało ci się wszystkich zachęcić do kamerek?
[00:25:34.14] – Paweł
Tak, bez żadnego problemu. Bo jeżeli się podchodzi do tego tak po ludzku, uczciwie i ma to cel i uzasadnienie, nie jest na zasadzie „ty włączaj kamerę, bo kurde, masz wyłączyć kamerę, tylko chcemy pracować z ludźmi, chcemy się dogadać. Zaczynamy tę współpracę na nowo. Ustawmy te zasady, więc kurczę fajnie się zobaczyć i pracować w ten sposób. I takie rzeczy właśnie, jak kamery, jak to, żeby być na czas, że jeżeli się umawiamy na coś, to się umawiamy, że ufamy sobie i jesteśmy proaktywni.
[00:26:04.21] – Paweł
To były takie rzeczy, które ja wrzuciłem, jakby taką ramę na początku i dopiero po tym dałem przestrzeń na to, dobra, to co jeszcze? Co jeszcze potrzebujemy ustawić w tym kontrakcie? I tam się pojawiło jeszcze kilka innych rzeczy. To jest ważne, że autonomia fajnie, super, ale musicie nadać tę ramę, w której chcecie to prowadzić, bo inaczej to się rozleci i to będzie chaos, jeden wielki. Mamy kontrakt, mamy to przedstawienie ludzi i później trzeba właśnie nadać tożsamość. Trzeba nadać nazwę zespołowi. I teraz, jeżeli ten zespół jest budowany w jakimś kontekście, to warto się zastanowić, czy wy idziecie w daną jakąś konwencję, np. nazewniczą, różne nazwy, różne konwencje itd. Ważne, czy idziecie w to, czy np. idziecie w poprzek. Jeżeli idziecie w poprzek, to dlaczego? I czy jesteście pewni, że chcecie to pociągnąć? I może chcecie to jakoś połączyć? W ten sposób zaczyna się budować ta tożsamość i dobrze wtedy ustalić, dobra, wybrać tę nazwę, zebrać propozycje, konwencję. My na przykład w dziale, gdzie jesteśmy, to mamy konwencję kolorów, więc zaczęliśmy szukać tych kolorów. Widzieliśmy, jakie zespoły aktualnie funkcjonują i jak my chcemy się do tego określić. I udało nam się znaleźć taki kolor, który jest też wpisany w naszą tożsamość i jest jednocześnie i w ramach konwencji, i w poprzek, który też pokazuje kim my jesteśmy i co wnosimy.
[00:27:24.18] – Krzysztof
To jak znaleźliście tę tożsamość, czy jak ją określiliście, bo jeżeli się spotyka grupa osób, które, można powiedzieć, że są obce dla siebie, przynajmniej częściowo, to ciężko ustalić, jaka jest wasza wspólna tożsamość.
[00:27:34.15] – Paweł
I to jest wasza rola jako lidera, bo wy musicie mieć jakiś pomysł na ten zespół, więc też właśnie myśląc o tym, co to chcecie, wy musicie mieć, wiedzieć, gdzie wy idziecie. I teraz ja zrobiłem w taki sposób, że pokazałem, jakie zespoły mamy. Wrzuciłem kilka propozycji od siebie i dałem przestrzeń ludziom do tego, żeby podali jeszcze propozycje od siebie. I wtedy zbierając to wszystko do kupy, zagłosowaliśmy, używając głosowania tam na na Miro. Demokratycznie, bo to w sumie lepszych narzędzi nie mamy. Co uważamy? I akurat wyszło super, bo jeden kolor w naszym przypadku złoty, zebrał najwięcej głosów, więc jesteśmy zespołem złoty.
[00:28:13.12] – Krzysztof
Dobra, Paweł. Prowadź nas dalej przez ten twój dzień pierwszy.
[00:28:16.08] – Paweł
Dalej, jak już wybraliśmy nazwy, już wiedzieliśmy, jak się nazywamy, zaczęliśmy już mieć tę tożsamość nowego zespołu, no to bardzo istotne było określenie tego, jak my będziemy razem pracować, czyli kto kiedy właśnie zaczyna, bo w naszym przypadku te godziny są elastyczne, więc ustaliliśmy sobie, kto kiedy zaczyna, żebyśmy każdy wiedział, kogo kiedy może łapać. I dalej ustaliliśmy wszystkie zasady logistyczne, czyli: w jakim trybie pracujemy, o której się spotykamy, czy się syncujemy, ile spotkanie robimy, po co je robimy, kiedy się uczymy, jak się zgadujemy, komunikujemy, jak dbamy o te obszary, które musimy utrzymywać jeszcze przez jakiś czas, które są z poprzedniego wścielenia, bo to jednak nie żyjemy w próżni i te systemy zostały, jak będziemy to garnąć. I ta cała logistyka jest do ustalenia. I to są proste i szybkie rzeczy. Czyli spotkania, o której wtedy, a to w jaki dzień, w taki, a to razem czy osobno, a to tak. I te wszystkie rzeczy trzeba sobie spisać, poustalać, tak żebyście byli w stanie ustawić już kalendarz na następny dzień. Czyli w naszym wypadku to było bardzo istotne, żeby ustawić dobra, bo wiedzieliśmy, że i tak cały dzień pierwszy będzie rozgrzebany, bo każdy ma jeszcze jakieś tematy wcześniejsze do dokończenia itd.
[00:29:28.17] – Paweł
Żebyśmy wiedzieli, kiedy my się spotykamy w ogóle, żeby ustawić ten kalendarz na nowo. I ważne, musicie ten kalendarz wyczyścić i stworzyć też na nowo. Macie nowy zespół, macie nowy kalendarz, macie nowy obowiązki. I wy musicie to ustawić na nowo, a nie zostawić na zasadzie „he, he, złapmy się jakoś”. Nie złapiecie się, więc trzeba ustawić w tym, cała logistyka terminy wtedy, spotkania wtedy, to tu, to tak itd. I wtedy też ustalacie to wspólnie, jak chcecie, co komu pasuje. I to się da zrobić. W naszym przypadku poszło w miarę sprawnie. Nie było też jakichś takich problemów czy konfliktów, czy że coś komuś wybitnie nie pasowało. Także w miarę sprawnie się dogadaliśmy. I z reguły w takich sytuacjach da się w miarę sprawnie dogadać. Chyba że ktoś jest wybitnie przeciwko czemuś, ale to też pamiętajcie, to jest turbo ważna rzecz. Opór czy jakakolwiek, taka właśnie sprzeciw, to nie jest zaproszenie do ataku, do rozjeżdżania kogoś, o tym już też mówiłem ostatnio, to jest informacja, że trzeba pogadać i wyciągnąć, o co chodzi, i znaleźć rozwiązanie, które będzie win-win dla wszystkich, a nie, że szukamy teraz kompromisu.
[00:30:30.10] – Krzysztof
I jeżeli nie słyszysz taki opór, to już jest bardzo dobrze, bo znaczy, że zdobyłeś jeszcze zaufanie na tyle, żeby ten ktoś na forum nowych osób powiedział, że coś mu nie pasuje, więc to już jest dobrze. Tak. Ale też warto pamiętać o tym, że dużo z takich ustaleń, no warto to zaznaczyć, że to nie jest tak, że to jest już na zawsze wyryte w kamieniu. Chodzi o to, żebyśmy eksperymentowali. Zróbmy tak przez, nie wiem, miesiąc, dwa, trzy miesiące i zrobimy sobie review po jakimś czasie. Chodzi o to, żeby zachęcić ludzi, żeby zmniejszyć ten opór, do tego, że to nie jest coś, że już się umawiają na zawsze.
[00:30:59.02] – Paweł
Nawet szybciej, bo my też ustawiliśmy się w krótkie pętlę. Jestem ogromnym zwolnikiem krótkich takich interwałów, czyli pracy w takich blokach tygodniowych, nie dwutygodniowych czy miesięcznych, bo w tym momencie macie więcej okazji do tego, żeby to sprawdzić, podsumować, poprawić i pojechać dalej. Więc proces jest po to, żeby wam było dobrze i żebyście wy byli produktywni, efektywni, i żeby to działało, a nie, że wy macie się dostosować do jakiegoś procesu, który totalnie do was nie pasuje. Także to jest ważne. I kiedy to już zrobicie, jest takie ćwiczenie, które polega na tym, żeby zebrać obawy i nadzieję wszystkich osób w grupie, żeby każdy miał przestrzeń, żeby wrzucić na post-it, na kartkę, czego się boi, czego się obawia, gdzie jest jakiś taki obszar, który jest niepewny albo się zastanowi, Chodzi o to, żeby to wybrzmiało w zespole.
[00:31:47.19] – Paweł
Żeby jeżeli chodzicie do środowiska międzynarodowego, a ktoś się średnio czuje z angielskim, to niech to powie wprost. Słuchajcie, ja się tego boję. Ja jestem cienki na przykład. Cienko mówię, bo nie gadam. Jeżeli nie gada, no to muszę zacząć gadać, a dopiero z wami zaczynam, więc potrzebuję czasu na jakiś rozpęd, czy jakiekolwiek właśnie takie inne rzeczy. To jest ważne, żeby każdy zespole usłyszał inne osoby, kto się czego boi, ale z drugiej strony jakie są nadzieje, ponieważ te rzeczy, kto co oczekuje, jak widzi w ogóle ten zespół, gdzie widzi jakieś właśnie szanse, rzeczy, które będą fajne itd.
[00:32:21.07] – Paweł
Bo to jest coś, do czego dążycie. To jest coś, co za właśnie ten tydzień, dwa miesiąc będzie materiałem do tego, żeby usiąść wspólnie i zobaczyć, dobra, czy my idziemy w tym kierunku, czy I to, co robimy, nie tylko procesowo jest okej, ale też, czy pcha nas właśnie w te rzeczy, w które zakładaliśmy, że zrobimy w tym nowym środowisku, nowym otoczeniu, nowym zespole. Jeżeli tak, to super, jeżeli nie, to zróbmy tak, żeby znaleźć przestrzeń na to. I tak samo, czy te obawy się ziściły, czy to były może jakieś strachy założone na początku, bo to jest zmiana, bo to jest coś nowego i jest to jakieś tam straszne, przerażające. A w praktyce było w ogóle super, żeśmy się dogadali itd. Zakładaliśmy, że będą jakieś zgrzyty, konflikty, a tak naprawdę wszystko można było ułożyć i poszło to sprawnie, i jest w ogóle atmosfera zarąbista, i super się pracuje.
[00:33:07.22] – Krzysztof
Takie wypowiedzenie obaw na samym początku jest wartościowe, bo korzystamy z tego efektu nowego startu. I wyobraźcie sobie, że jest inna sytuacja, pracujecie z zespołem już kilka lat i ktoś przez cały czas ma jakieś problemy z czymś, z angielskim, z jakąś technologią, czy coś, to ta osoba nagle nie wstanie i nie powie: „słuchajcie, mam z tym problem”. Natomiast przyznanie się na samym początku, to jest takie rozbrojenie tego, że „no dobra, słuchajcie, to jest coś, czego się obawiam, z czym mam problem. O wiele łatwiej się do czegoś takiego przyznać, a to też pozwala potem nad tym pracować.
[00:33:39.15] – Krzysztof
A z drugiej strony to jest dla Ciebie informacja jako dla menadżera. Po pierwsze, albo, bo się okazuje, że to jest bzdura, nie ma się czego obawiać i nic takiego nie nastąpi. Albo masz już jakieś narzędzia, jakieś rozwiązania, więc mając to od razu rozbroić. Albo też wiesz, na co należy położyć nacisk, na co należy zwrócić uwagę, w czym należy wspierać. I również ta nadzieję, dokładnie tak samo. I potem jest tak, że możesz dostrzec, czego nie wiedziałeś. Wow, super. Mogę już teraz tej osobie dostarczyć czegoś, czego ona chce i ta osoba już jest szczęśliwa na początku. Albo właśnie dążyć do tego, żeby to realizować. Więc to jest super wartościowy taki bank informacji dla każdego lidera. No i dla zespołu również.
[00:34:15.20] – Paweł
Wiecie, nie traktujcie tego, cokolwiek by tam nie było, że to jest bzdura, bo to jest coś, czego ktoś się boi, to jest dla kogoś ważne. Jeżeli wy powiecie „A, kurde, tego się boi, gadasz głupoty, w ogóle to ogarnij się”, no to zobaczcie już, w jakim świetle wy się ustawiać jako lider. Nie można takich rzeczy robić.
[00:34:32.09] – Krzysztof
Ale może się okazać, że to jest coś, na co już mamy rozwiązanie i wiemy, możemy wytłumaczyć, że nie ziści się na przykład ta obawa, bo tutaj są takie dowody. Ktoś się boi, że nie będziemy mieli żadnych istotnych projektów, tylko support i maintenance, i w ogóle legacy code, a wcale nie, bo tutaj na przykład rozmawiamy już o konkretnym istotnym projekcie, który będzie ciekawy. Więc czasem możesz mieć te informacje, które już teraz możesz rozwiązać ten problem.
[00:34:56.23] – Paweł
Tak, i to jest dobre też podsumowanie tego ćwiczenia, że przechodząc przez te rzeczy, że jeżeli jesteście w stanie i wiecie, że właśnie można to rozbroić, to rozbrajacie od razu i tak samo potwierdzajcie tę nadzieję, że jeżeli są realne, to że są realne, ale tak samo nie bójcie się mówić, że jeżeli nie wiecie, to że nie wiecie, ale się dowiecie, bo od tego jesteście, że to jest wasza robota, żeby się dowiedzieć, ogarnąć itd. I ostatnie dwie rzeczy, które warto zrobić. Nam zabrakło czasu i będziemy to robić później. To też jest istotne, że jeżeli czas macie jakoś ściścięty, bardziej ograniczony itd. To też nie musi być jedne spotkanie, bo ustawiamy wyrać się będziecie przez najbliższe miesiące tak naprawdę jako nowy zespół, to są potrzeby ludzi, bo to też jest ważne, żeby indywidualne potrzeby ludzi wybrzmiały w zespole. Jeżeli ktoś ma potrzebę taką, że wie, że lepiej funkcjonuje np. Z rana, jest bardziej produktywny z rana, to nie pracuje z rana. Jeżeli ktoś wie, że funkcjonuje w ten sposób, że potrzebuje dostać wszystkie informacje na dany temat i potrzebuje czasu na ich przemielenia, to niech to powie, niech ma mniej przestrzeń do wypowiedzenia tego po to, żeby nie oczekiwać od kogoś, że wpadnięcie, wiecie, ad hoc, już daj mi temat tak i dawaj jakie rozwiązania.
[00:36:05.19] – Paweł
Są ludzie, którzy mają właśnie tego typu potrzeby i to jest ważne, żeby w zespole to wybrzmiało, co, kto potrzebuje, jak to funkcjonuje, jak to pracuje, bo my Wszystkie odcinki o testach profilowych, te rzeczy tutaj też wchodzą, o talentach, o motywacjach itd. Wszystko podlinkujemy na stronie odcinka. A czego nie mamy jeszcze będziemy nagrywać, bo to są ważne tematy, żeby zespół miał okazję się poznać, miał okazję się zrozumieć, to, że ktoś funkcjonuje inaczej, to nie znaczy, że jest właśnie dupkiem, czy kurczę, jest niekompetentny, tylko znaczy, że funkcjonuje inaczej i to jest prawdopodobnie plus, tylko on będzie plusem, kiedy będzie dobrze wykorzystany.
[00:36:40.21] – Paweł
Więc to jest jedna rzecz, a druga rzecz to są zasady. To jest właśnie ten kontrakt, który pracowaliście, ale druga rzecz to są zasady dotyczące konkretnych faz procesu, elementów itd. I wy nie wypracujecie sobie tego od razu, to będziecie wypracowywać w boju, wdrażając się w różne rzeczy, pracując razem itd. Ścierając też sobie doświadczenia z przeszłości, gdzie ludzie będą mówić „a my pracowaliśmy tak wcześniej, a ja tak, a my to, a my tak, a my robiliśmy to” itd. I te zasady będą się tworzyć. I dobrze wtedy sobie po kilku tygodniach takiej pracy te no i wtedy, zresztą, wtedy, żeby, na pewno, te zasady trochę bardziej ugruntować, wybierając już jasno: to chcemy, tego nie chcemy, to u nas działa, to u nas nie działa.
[00:37:21.08] – Paweł
I sobie taki kodeks zespołowy zacząć tworzyć. I ważne jest to, że on będzie miał wiele wersji, będzie się nad nim pracować, będziecie go rozwijać, dodać. I jeżeli dacie od początku taką przestrzeń, informację, słuchajcie, to właśnie jest tak, że pracujemy i wypracowujemy to wszystko razem. Jesteśmy w tym wszystkim razem i razem dojedziemy do brzegu, i będziemy się tutaj dobrze bawić, i dowieziemy dużo fajnych rzeczy, i mamy pewną robotę do zrobienia. Wtedy naprawdę możecie mieć bardzo fajne następne lata współpracy w nowym otoczeniu, w nowym zespole. Czego wam życzę.
[00:37:53.14] – Krzysztof
To jest tak, że nie musicie wszystkiego tego pierwszego dnia ustalić. Część to jest tylko otworzenie tego. Chociażby tak jak na przykład z delegation board i ustaleniem, co delegujesz na zespół, o czym ty decydujesz itd. I to też jest coś takiego, że zaczniemy to robić, ale ważne, żeby zacząć. To jest początek takiego procesu, który na pewno kilka miesięcy jeszcze zajmie, ale właśnie, to musi zacząć działać. Ludzie muszą widzieć, że coś się dzieje i muszę przyznać, że to jest coś, co my uważamy, że jest bardzo ważne. Jeżeli przejąłeś zespół, dostałeś jakichś ludzi, jesteś szefem nowej grupy ludzi, musisz od pierwszego dnia się komunikować, musisz działać, musisz pokazywać, że coś się dzieje. Czasami masz więcej informacji, czasami mniej, ale jednak musisz być obecny i musisz pracować od samego początku. I to jest moim zdaniem taka jedna z ważniejszych konkluzji.
[00:38:37.07] – Paweł
No i to jest już, myślę, podsumowanie tego odcinka, więc działajcie. Na stronie, do tego odcinka podlinkujemy te rzeczy, o których mówiliśmy. Myśmy też dawno problemu, więc to jest taka fajna aktualizacja i takie podzielenie się doświadczeniem w praktyce, chyba to był drugi czy trzeci odcinek, gdzie mówiliśmy o pierwszych 90 dniach lidera, czyli tym koncepcie, jak w ogóle to wygląda. I to, co powiedzieliśmy dzisiaj, to jest dokładnie w praktyce to, co wy musicie zrobić zaczynając pracę jako lider, przyjmując zespół, rozbudowując zespół, czy w dowolnym momencie. Jest to mega ważne i mega istotne. I też to jest takim większym elementem tak zwanej apteczki lidera, nad którą pracujemy i będziemy nad nią pracować w tym roku, żeby dostarczyć wam rzeczy takie, żebyście, jeżeli właśnie dostaniecie rolę lidera z przypadku, znajdziecie się w sytuacji bez przeszkolenia, to my chcemy wam pomóc, żebyście sobie w tej sytuacji poradzili i poszli do przodu.
[00:39:29.01] – Krzysztof
A jeżeli chcecie być na bieżąco i wiedzieć o tych wszystkich rzeczach, o których Paweł powiedział, to wejdźcie na stronę nerd.management/newsletter. Tam możecie zapisać naszego newslettera i będziecie dostawać wszystkie informacje, oczywiście o tym, co publikujemy. No i poza tym zapraszamy do kontaktu. Pracujemy też indywidualnie ze świeżo opieczonymi, ale też z bardziej doświadczonymi liderami. Dopasowujemy dla nich, czy to rozmawiamy o ich ścieżkach kariery, czy o ich zespołach, ich problemach, bo też takie konsultacje prowadzimy, ale również dopasowujemy czasami szkolenia dotyczące tego, co ich zespoły potrzebują, więc też zapraszamy do kontaktu. Jesteśmy tu dla was. No i mam nadzieję, że się zobaczymy niebawem.
[00:40:06.06] – Paweł
A tak czy inaczej widzimy się w kolejnym odcinku, jak zawsze we wtorek za dwa tygodnie o 8:00. Trzymajcie się.
Transcript in English
[00:00:57.05] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:01:00.12] – Paweł
…and Pawel Rekowski.
[00:01:01.24] – Krzysztof
As you already know if you have watched or listened to our previous episodes, we are having a lot of interesting changes in our company right now and this is a source of inspiration, ideas and, well, interesting things that we are sharing with you. And that’s going to be the case today too. I’m going to interview Paweł about the things he’s doing in his new team.
[00:01:22.01] – Krzysztof
And now I’ll throw you an easy ball. Three new people have joined your team. And what have you done to onboard them well?
[00:01:32.21] – Paweł
Wish there were only three. The team has actually doubled up. And that’s something that happens with different situations. If you’re starting a team from scratch, whether you’re taking on a team after someone, or you’re promoted by accident suddenly and you have to embrace that team. Because people are coming in, it is an important thing, I think to start with, to say here that no matter how you take on this team or whatever changes in this team, it is always a new team and you always have to do exactly the same thing. Whether one person is coming in, one person is leaving, you always have to regroup, you always have to take care of that team and what you are doing in that team. Whether it’s just a new team or a current team that’s increasing in numbers, teams are going to join, different people are coming in, leaving, coming in, it’s always a new team and that’s probably the first most important thing to remember and then you have to put a lot of work into it.
[00:02:29.24] – Krzysztof
And that’s what I wanted to point out at the beginning, because I said that three people have joined your team, but it’s not like that at all. This is a completely new team. Even though you’re the boss and you have some people in this team who have already worked with you, the first important thing that we always communicate in this process, in this communication, is that this is a completely new team, because this new team has completely new tasks. And you can say, it’s a 'coincidence’ that there happen to be people there who have already worked with Paweł. Well, of course there is a decision-making process behind it, but the point is that we treat this situation as if it were absolutely new people hired off the street, as well as the fact that some people have already worked, with Paweł, some have not. I think that’s the first thing to emphasise. This is a new team, a new identity.
[00:03:16.06] – Paweł
This is very important and your first task as a leader in a situation like this is to break down those silos, to break down in general the fact that there used to be an A, B, C team and now there are people who used to work here, used to work there, had these experiences and others. That’s the first thing you have to do, just to create a new identity for that team, build that team, get people together and establish a new identity, establish a name for that team, that’s the key thing, that it’s no longer you’re team A or B, you’re team C and that C is because this and that.
[00:03:59.22] – Paweł
If people work in a company for a few years at a time and, for example, after a few years they change teams, and they come to you, for example, well, it’s clear that for a while they’re going to have old habits, and so on. And it’s important not to make them feel bad about it, that „E, because there’s a new team here, we don’t do that anymore, etc.”. Because that’s the important next thing, to use these experiences that different people bring with them, so that when you’re building this new team, you don’t build it on rubble and ruins, and plough up what was there before, but you pull out the best things, the best experiences that people have had in different contexts where they’ve worked, give them the space to test them, so that they can test their eyes in this new context, in a new team, in new conditions whether it’s going to continue to work, or whether it might not work.
[00:04:49.01] – Paweł
And it’s also important that something that worked before in one team or the other, in this new context, in a new team, may totally not work and totally not fit. And it’s ok to test it, to test it and to set these rules anew, to set the whole process in general. Then we’ll get to that for sure, what elements, what stages are important here. The important thing is that this is a new team, it has a total clean slate, it has to have a new name, a new identity, capabilities, you have to build that from the very beginning.
[00:05:17.02] – Krzysztof
And these are the kind of symbolic gestures that tell everyone that we are in a new reality. Because in a situation like Paweł’s, it’s definitely the people who have already worked with him and they might think, okay, we’re already here, we’ve got the warmth, we’ve got our boss, and those people are the new ones. And those new ones, in inverted commas, are the ones who might think, 'well, this is a team that works well, they’re going to treat us differently here’.”
[00:05:42.18] – Krzysztof
So symbolic gestures like that show how we’re going to organise it here in general and that it’s going to be something completely new. And starting with that, Paweł, you’re going to take us through what you did in the early days of the formation of this team, so that anyone who finds themselves in a similar situation to you, whether they’ve inherited a team, whether they’ve been given one, whether they’ve been transferred, whether they’ve been promoted, so that they know what to do in those early days of the team.
[00:06:08.07] – Krzysztof
So Paweł, tell me how you approached it so personally, that is, what was your reasoning or planning process from the moment you found out what it was going to look like to the moment these changes happened, there was two weeks there, so you had time to plan it all out for yourself. So if someone were to find themselves in your shoes, what did you do in those two or three weeks when you could have prepared for it?
[00:06:33.17] – Paweł
One step at a time. The first thing to do is to meet these new people. Or actually new, I mean all of them, because everyone is new. Even those you have worked with up to now are still new people, and now it is important to meet to find out what these people expect from the change. How do they imagine it? What do they fear? What do you need to know about them personally or about their work? What are the assumptions of these people in general in relation to where they are coming in and it is good to meet with them before or at the very beginning when this change takes off, when this team takes off. Again, if there is a situation, because I had exactly such a situation, that is, with some people I was not able to meet before the official start of this team, because it was a new year, there were holidays, there were holidays. These holidays were starting, ending, we were passing by these people, so partly I had to catch a few people on the first day, and then the important thing is that for you as a leader it’s not that it hurts.
[00:07:30.16] – Paweł
I don’t know, you start at 9:00 or whatever you like. If there’s a situation where you’re starting to function as a new team, and you haven’t had that through time you haven’t managed, you haven’t had the opportunity to talk to people, and those people, for example, start work in the morning, then you’re going to go into a meeting with those people in the morning.
[00:07:52.20] – Paweł
And so, for example, the first day of operation of this new team of mine started like this, the first meeting, from 7:30 just catching the first person I didn’t get a chance to talk to earlier because they were on sick leave. And I ended up somewhere around 6:30pm talking to the last person I didn’t have time to talk to before, so then you have to grit your teeth because it’s a work to be done.
[00:08:15.22] – Paweł
And that’s what we’ve reiterated more than once at Nerd Management, that the leader is the leader, it’s the leader who has to make sure that this team is organised. Sometimes you have to do a lot more than just your eight hours ticking off, because it’s up to you to make these people work. It is your team and these people have to know what they have to do, because if they enter a new environment, a new reality, with such a total unknown, which means we don’t know what we have to do, where we have to do it, who we have to talk to, what it’s all about, then you’re screwed, because now if you have a situation that you don’t know, let’s say, what project you are supposed to take on or how you are supposed to put things together here, you have to find out a lot earlier, because if you end up in a situation where this team takes off and they don’t know what to do, then all these questions you have, you are going to get from your people multiplied by their number.
[00:09:10.07] – Paweł
So now, if there is a big new team, and in my case it is a very big team because it is with us there are a total of 10 people here, so it is a crowd to be embraced. It is a big team. And now imagine if I hadn’t prepared these things, I wouldn’t have embraced them. And now everyone, literally every one of these 10 people comes and asks, what am I supposed to do? Where’s this? Where’s that? Where’s this? How about this? How about that? What are we doing? What do I even do? Well, at that point it will be difficult. Don’t do it to yourself, because it’s not worth it.
[00:09:41.22] – Krzysztof
Well, it is for those of us who like to prepare so well. What do you think such a leader, especially a beginner, less experienced leader, should do for themselves before that zero hour, before that day zero? You’ve already said about it being worth meeting these people so that they already have a context, they know, but you also, so that you get to know them. But what about besides that. Let’s say, you start on Monday with a new team, what would you do for yourself on Thursday, Friday of the previous week?
[00:10:05.22] – Paweł
The first thing you have to prepare for yourself is the so-called leader’s expose, that is, what do you want from this team in general, what are you going to do in general, what is your plan, what is your vision, because you have to have that. That will be the first question of your people: where do you want to take them? What are they going to do with you? So you guys have to prepare that for yourselves. You have to prepare yourselves who you are. Well, first of all, probably not everybody knows you, so you have to introduce yourselves, you have to say why are you in this place, why are you the leader?
[00:10:33.24] – Paweł
And I, for example, had such a mindfuck in general, listen, because when I calculated it up, it came out to me that in total this year the time I’ve been in IT is literally half a lifetime. Because when we record this, it’s my birthday tomorrow, I’m turning 36 and I’m doing 18 in IT, so a lot. And it’s also important to emphasise that, to show that, what kind of experience you have, who you are, what’s important to you, what you’re going to pay attention to, what kind of thing you’re not going to accept at all, what kind of situation you’re going to keep, to say it straight on good morning as the first thing, to set up this relationship of yours in this new team, and to show yourself from the side, first of all as a human being and not a robot-machine, so why will it be cool for me to spend time with you?
[00:11:16.10] – Paweł
But you’re going to be at work for eight or so hours every day for the next few years, so it’s good to work with people you like, so it’s worth greeting them, showing them who you are, introducing yourself, to get them off to a good start, so if you need to get ready, because you haven’t had the opportunity or haven’t had the opportunity for a long time, this is a good time to get these things ready a few days before Day Zero.
[00:11:40.20] – Paweł
The second thing is to just meet with people, prepare yourself some space for notes from 1:1 meetings with these people, because you’re going to be meeting anyway, so it’s good to aggregate all these notes, things and questions you should ask them before you start, these are questions like: how does someone envision your collaboration? What are their fears? What hopes does he or she attach to it on just a personal level? Because I’ll come back to these hopes and fears in a moment. The important thing is, this is a question that I like very much and I also use it in recruitment, because this is regardless of whether you are recruiting someone from outside or you just have a new team and you are setting up the relationship from the beginning. It’s a question: how do you imagine your ideal job like that, that you get up in the morning and you’re just happy that you’ve got a nice job and you want to get things done, and you don’t wake up in the morning and say „eh, off to that *** job again.”
[00:12:32.01] – Paweł
And what is it? And it will be something different for everyone. It’s going to be information for you about what you, as leaders, provide to these people. And it’s also information about what they expect from you, what they expect from this team. What you need to pay particular attention to, so gathering this information is a hell of a lot of information, because you need to know not only what these people want, but in general, whether you are able to provide that in this new environment, setting and so on. Because if you don’t, then you have to have a clear and transparent conversation with these people that listen, it may not work, it may not be possible, it may be outside your area of influence at all and you will not be able to deliver to these people. And that’s a very powerful and important message because you guys need to be aware of what’s going to happen in this team, how this team is going to be formed. Because if you are able to provide for the needs of all the people, if it’s all going to play, it’s all going to stick, and it’s going to stick on an individual level and on a team level, that’s great.
[00:13:33.07] – Paweł
But if things go wrong, there are going to be rifts, there are going to be problems, frustrations, conflicts.
[00:13:39.14] – Paweł
And this is something you also have to be prepared for, because it may turn out that someone worked very well in a team before, but in this new reality and this plan, what you as this new team are supposed to do, it will be unrealistic and for them it will be an ordeal. And it really doesn’t make sense to agonise, so you have to clearly communicate listen, it’s going to look very different here. This and that can’t be done or what you want, these are things that, for example, I totally don’t accept them or you have a values gap. And that’s something that you need to talk about as soon as possible and try to find da solutions or if you can’t, it’s also a clear indication that you’re probably going to have to split up sooner or later and maybe there might be some scuffles, problems and so on. So you guys need to know that.
[00:14:27.14] – Krzysztof
Or it could be the other way round. Someone who, for some reason, wasn’t coping or didn’t feel comfortable in their current situation, it may turn out that, through this change of environment and the fact that you explain yourselves at the beginning, it may turn out that you are able to create exactly those conditions, those opportunities for that person to flourish, so that the things they don’t like or the things that are problematic are no longer there, but new things have appeared, especially since a new beginning is often like New Year’s resolutions that you come up with.
[00:14:57.09] – Paweł
No, no, no, no, wait, let’s not go that way. We even recorded an episode once that it doesn’t work.
[00:15:00.14] – Krzysztof
Yes, so I say, it’s a bit figurative, but with just such a fresh start. A new beginning is what often allows you to reset that approach a little bit and start again without some kind of tail.
[00:15:12.16] – Paweł
This is a very good approach, which will also make life easier for us and easier for people, that is, starting with such a blank sheet. It is very important to say this in conversation with everyone, that we are starting from scratch, we are building this team anew, we are forming it from scratch, we are not combining something or gluing something together or making some Frankenstein. No, we are building it all together again from the beginning. And here you have to be very careful of your surroundings. Why? Because if we talk about, okay, we’re giving people a clean slate, but actually these people have been working for a while. There were some stories, there were some experiences, there was something going on. And what’s important now is that what has been, has been. It has already happened. You can learn from it, in the sense of working so that some problems don’t recur, or so that some sours don’t appear, but so that you don’t accidentally set yourself up mentally that, gee, I’m going to have a problem with this.
[00:16:07.19] – Paweł
It’s going to be screwed up because another team, in a different context, with a different leader, in a different situation, on a different day, in a different mood, just happened to have a problem. That means nothing. You absolutely should not take that into account. You should absolutely not take it as an indicator that this will be a problem and this will be great, because it may turn out that in this new band, in this situation, it will be completely the opposite.
[00:16:33.01] – Paweł
And someone who has been great up until now is not really going to be able to cope in this new reality, and someone who has caused problems, conflicts and so on. Because he’s been in a different environment, in a different setting and in different projects under a different leader who had a completely different management style, you might find that he’ll be a great collaborator and you’ll really be able to do mega great things.
[00:16:53.22] – Krzysztof
Okay, Paweł, then you told us how you were preparing for this, which is to say about the leader’s expose, it’s very interesting. We have an episode about that which you can link to. You said about getting to know these people beforehand, you said about preparing such a space for yourself to gather this information, to aggregate.
[00:17:12.15] – Krzysztof
Now tell me what that first day was like. I know it was very intense for you. What did you do one day at a time, how did you get organised? And what can you recommend to people who are in a similar situation?
[00:17:22.22] – Paweł
Well, that’s one step at a time. Depending on whether you’re working on-site at the office, working remotely or working hybrid, it’s going to look a bit different. It might look different. It might look very similar, but you will just use different tools. Because I have a distributed team. I have people in Wroclaw, in Krakow, somewhere near Wroclaw, in Warsaw, so we work remotely, so we work on Miro. We have a whiteboard there. I’ve prepared a specific board with specific canvases, things, places, what we’re going to talk about, what it’s going to look like. I’ve blocked off a time to meet from the morning, a morning that’s as sensible as possible, because it’s also important that you have to target times like that where people are realistically working, because everyone has different habits, one starts earlier, one starts later. Unless you have it in your organisation that everyone sits from this one to that one, everyone works, because yes, it’s slack, well then it’s not and you know more or less what people’s hours are.
[00:18:20.04] – Paweł
When the hours are more flexible, it’s good to get the hours right at the beginning of the day, but also so that everyone is already there. The ideal situation is when it’s the first day you formally start operating. Sometimes it is not possible, because in my case, for example, it was not the first day, but just another day because of the way the calendar looked, because we officially started working in this team on 1 January. As you know, 1 January is New Year’s Day, so it’s a day off, on 2 January half the people were still on holiday, actually until 7, so it wasn’t until 7 January that we got together as a whole team and could start setting things up.
[00:18:57.06] – Paweł
This calendar is also important for you as a leader to take into account these interruptions, because it could be that, for example, some people will be there, some people won’t be there, and you already have to take care of these people, so communication is very important.
[00:19:11.03] – Krzysztof
That’s right, because it is very important to shorten as much as possible the moment when you come, you seem to be working together, but in fact you don’t know what you are working on and whether you are a team or not. And I often notice, not only in teams, but in entire organisations, that something happens, a change is announced, and then nothing actually happens in connection with this change. So what? Are these people your teammates or are they not? There’s a lot of ambiguity like that.
[00:19:36.15] – Paweł
And do you know what this is due to? Because it’s a question of the approach of leaders. And now these approaches are two, because there are leaders who start from the assumption that there’s absolutely no point in communicating, or bothering people somewhere, at a time when everything is not yet clear and they themselves don’t know. Leaders are afraid to say you know what, I don’t know and I’m working on it and I need time and I don’t know if it’s going to be a week or two. And now from the perspective of the people, to this second type, which is leaders who are transparent and communicate, it’s kind of like overcommunication, overcommunication, which means it’s better to say more, it’s better to say even if I don’t know, to say I don’t know. If you know that something is going to last a week and it’s going to be a mess, then to say directly that it’s going to be a mess and so on. And now this second option is much better, because if you don’t say anything, then you are in the ass.
[00:20:24.23] – Paweł
I once had a situation like that, a couple of years ago, listen, where I came into a company for a fortnight, where it turned out that nobody for those two weeks in total had the time to either introduce me or tell me what we were doing at all, or why we were doing it, or how we were doing it, gee, even give me access.
[00:20:41.13] – Paweł
And overall there I didn’t feel, gosh, like a fifth wheel. We were supposed to do a project somewhere and do something cool, and it turned out that they told me what was going on there at all. In the sense, it was paranoia, because if you want to do something, you want to do something, and if something takes time, because something happens, there’s an incident, there’s an emergency, you have to catch up on something, there are some compliance processes, legal processes, something has to happen in order to, for example, finalize a topic, well it takes time and it will take time. And it will go on anyway. If you don’t tell people what’s going on, they’re going to walk around and ask you, or worse, they’re going to start making up and adding to the story, because geez, we’re going to get fired. They’ve made a new team here and they’re about to fire us because nothing is known. The longer you don’t know anything, the worse it gets.
[00:21:26.12] – Paweł
So it’s definitely better to communicate everything transparently, even if you repeat yourself and even if you say listen every day, I don’t know exactly when it’s going to be, it’s better than saying nothing at all, because then people know that this and that’s happening, we’re in this and that place, maybe it’s going to take a week, maybe it’s going to take a month.
[00:21:44.10] – Paweł
You also have to secure the job and there are probably as a rule a lot of opportunities, because most often in companies, well gee, we have a lot more things to do than capacity in general, so we have also found such projects. We’ve got a project where we can integrate, do something good in the so-called in-between, once this target project that we’re supposed to take, here in our case, has been clarified. And I tell people transparently and honestly: „listen, I don’t know this, I don’t know that. This is what we are working on, this is where we have to wait. On top of that, the calendar doesn’t help us, and it’s weighed down completely this year, because this Christmas and New Year period has been a hell of a long time. People are on holiday to some extent. Those who are not on holiday are working and, in fact, this time counts for them. They’re at work, they don’t know anything and a week goes by, people will still be on holiday and they still don’t know anything.
[00:22:31.19] – Paweł
So you know, this communication is mega important.
[00:22:34.17] – Krzysztof
So in summary, even if we don’t have that much clarity, you also can’t shove people into one room, put them up against the walls and say: now you’re a team and that’s it. And talk to each other about something. So you also have to fill it with some context or an already concrete project, task. That’s not always the case. This is also what Paweł is doing, which is just forming this team, outlining this future.
[00:22:58.11] – Paweł
Yes, and now look at what we did, how we all came together. I provided the context in general. Why there is this change, what I expect, how I see it, what these next days are going to look like and what the situation is here, what we are going to do. We went on to do such a familiarisation round, because some people know each other and some don’t, some have worked with each other and some haven’t. And while working on Miro we also made such business cards, because this is something that comes in handy later on, because there are a lot of things to establish there. So even such a simple exercise on the principle of take, make yourself some post-it on Miro, Take some, I don’t know, on a piece of paper write your name, your name, the role you work in and something about yourself that you want to share. And it’s a simple exercise that also develops that communication later on. And then everyone has the opportunity, first of all, to express themselves, to speak up, to say, And I like this, and I’m interested in this, and for example, For me it’s important to do something like this and so on.
[00:23:52.03] – Paweł
Maybe people can go into such topics or not, when will we get to that, but it’s important that everyone speaks up, everyone speaks out, that „well we’re together, so let’s talk together, and not that this one bites, and I’m afraid, and I won’t speak up, etc.”.
[00:24:05.00] – Paweł
It’s important that everyone has a chance to introduce themselves, say something and see that this new environment is cool, not that someone is about to bite me or start throwing things in here or something. Even before that, I forgot, because it’s also mega important, like at every meeting, especially such an initial meeting, you have to establish a contract, that is, the rules of the meeting in general. And that’s also the rules that you’re going to take into subsequent meetings later on, and that I’ve started to build up. So that first team contract of yours for that meeting is mega important, because the way you set it up, that’s how you’re going to work at least in those first few days, maybe even weeks, and maybe it will stay with you at the end. And now we’ve also recorded, just, because it was the last episode, where we talked about these problems of autonomy, that how such autonomy, to throw it in on the basis of a blank sheet of paper or a blank like that, let’s set this contract and the rules together, it’s a waste of time in my opinion and it’s not really good.
[00:25:00.15] – Paweł
I did it in such a way that I wrote down a few of the most important things which were from me, which were turbo important and they gave some kind of a framework. The things that were there were that, first of all, we are building this team from the beginning, from scratch, that is, a clear set-up.
[00:25:15.23] – Paweł
We are not team A, B, C. We’re building a new one this team, what’s it going to be called, we’ll set the rules in a moment, we’ll set up in a moment and so on. The fact that we’ve got cameras on because we’re working remotely, so it’s good to see each other though, it’s good to work like that, because it’s, you know, working I without a camera it’s like hiding under this table and talking to you.
[00:25:32.22] – Krzysztof
Did you manage to encourage everyone to have cams turned on?
[00:25:34.14] – Paweł
Yeah, no problem at all. Because if you approach it in such a humane, honest way and it has a purpose and a justification, it’s not on the basis of 'you turn the camera on because shit, you’re supposed to turn the camera off, we just want to work with people, we want to get along. We’re starting this collaboration all over again. Let’s set these rules, so it’s cool to see each other and work that way. And things just like cameras, like being on time, that if we’re agreeing to something, we’re agreeing to it, that we trust ourselves and we’re proactive.
[00:26:04.21] – Paweł
These were the sorts of things that I threw in, sort of such a frame at the beginning and only after that did I give space for, okay, then what else? What else do we need to set up in this contract? And that’s where some other things came in. That’s the important thing, that autonomy cool, great, but you have to give this frame in which you want to run it, otherwise it’s going to fall apart and it’s going to be chaos, one big one. We have a contract, we have this representation of people and then you just have to give an identity. You have to give a name to the team. And now, if the ensemble is built in a certain context, it’s worth considering whether you follow a certain convention, e.g. a naming convention, different names, different conventions, and so on. It is important to consider whether you are going into it or, for example, going across. If you go across, why? And are you sure you want to pull it off?
[00:26:54.07] – Paweł
And do you perhaps want to connect it in some way? That’s how you start to build that identity, and it’s good then to establish, okay, to choose that name, to gather suggestions, a convention. We, for example, in the department where we are, it’s a colour convention, so we started looking for those colours. We saw what bands were currently operating and how we wanted to define ourselves to that. And we were able to find a colour that is also embedded in our identity and is both within the convention and across it, which also shows who we are and what we bring.
[00:27:24.18] – Krzysztof
It’s how you found that identity, or how you defined it, because if you get together a group of people who, you could say, are strangers to each other, at least in part, it’s hard to establish what your shared identity is.
[00:27:34.15] – Paweł
And that’s your role as a leader, because you have to have an idea for that team, so also just thinking about what it is you want, you have to have, to know where you are going. And now I have done in a way that I have shown what kind of teams we have. I threw in some suggestions from myself and gave space for people to give suggestions from themselves still. And then putting it all together, we voted, using the vote there for Miro. Democratically, because it’s actually better tools we don’t have. What do we think? And it just worked out great, because one colour, in our case gold, gathered the most votes, so we are team gold.
[00:28:13.12] – Krzysztof
All right, Paweł. Lead us on through this your day one.
[00:28:16.08] – Paweł
Then, once we had chosen our names, once we knew what we were calling ourselves, once we started to have this identity as a new team, it was very important to define how we were going to work together, i.e. who was going to start when, because in our case the hours are flexible, so we decided who was going to start when, so everyone knew who they could catch when. And we further established all the logistical rules, i.e.: what mode we work in, what time we meet, whether we sync, how much of a meeting we do, why we do it, when we learn, how we guess, how we communicate, how we take care of those areas that we have to maintain for a while yet, which are from the previous rage, because we don’t live in a vacuum and these systems are left, how we’re going to garner that. And all these logistics are to be determined. And these are simple and quick things. That is, meetings, at what time then, and on what day, on such and such, and together or separately, and so on.
[00:29:10.15] – Paweł
And all these things need to be written down, arranged, so that you can already set the calendar for the next day. So in our case, it was very important to set up a good one, because we knew that the whole of the first day was going to be full anyway, because everyone still had some earlier topics to finish and so on.
[00:29:28.17] – Paweł
So that we know when we are meeting in general, so that we can set this calendar up again. And importantly, you have to clear this calendar and create it anew as well. You have a new team, you have a new calendar, you have new responsibilities. And you have to set it up again and not leave it on the basis of 'he, he, let’s catch up somehow’. You’re not going to catch each other, so you have to set in that, all the logistics of appointments then, meetings then, this here, this way and so on. And then you also set it up together, how you want it, what suits who. And it can be done. In our case it went quite smoothly. There weren’t any problems or conflicts, or that something didn’t suit someone in particular. We also came to an agreement quite smoothly. And as a rule, in such situations it is possible to come to an agreement quite smoothly. Unless someone is outstandingly against something, but that too, remember, is a turbo important thing.
[00:30:15.09] – Paweł
Resistance or any, that’s what opposition is, it’s not an invitation to attack, to tear someone apart, that’s what I’ve been talking about lately as well, it’s a message that we need to talk and draw out what’s at stake and find a win-win solution for everyone, not that we’re looking for a compromise now.
[00:30:30.10] – Krzysztof
And if you hear that kind of resistance, it’s already a very good thing, because it means you’ve still gained enough trust for that person on the new people’s forum to say that something doesn’t suit them, so that’s already good. Yes. But it’s also worth remembering that a lot of these arrangements, well it’s worth pointing out that it’s not like it’s already etched in stone forever. It’s about us experimenting. Let’s do that for, I don’t know, a month, two months, three months and we’ll do a review after a while. The idea is to encourage people, to reduce that resistance, to the fact that it’s not something that they’re already dating forever.
[00:30:59.02] – Paweł
Even faster than that, because we also set ourselves up in a short loop. I’m a huge proponent of short intervals like that, which means working in blocks like that, weekly, not bi-weekly or monthly, because at that point you have more opportunity to check it, take stock of it, improve it and move on. So the process is there to make you well and to make you productive, efficient, and to make it work, not that you have to adapt to some process that totally doesn’t fit you. Also, this is important. And once you’ve done that, there’s an exercise, which is to gather the fears and hopes of everyone in the group, so that everyone has the space to put on a post-it, on a piece of paper, what they’re afraid of, what they’re worried about, where there’s an area that they’re unsure of or wondering about, The idea is to make it resonate with the team.
[00:31:47.19] – Paweł
So that if you go to an international environment and someone is averagely comfortable with English, let them say it outright. Listen, I’m afraid of that. I’m thin for example. I speak thin because I don’t talk. If I don’t talk, well I have to start talking, and I’m just starting with you guys, so I need time to get some momentum or any of that other stuff. It’s important for every band to hear other people, who’s afraid of what, but on the other hand what are the hopes, because these things, who expects what, how does he see this band in general, where does he see some just chances, things that will be cool and so on.
[00:32:21.07] – Paweł
Because this is something that you are working towards. It’s something that in just this week, two months from now, will be material to sit down together and see, okay, are we going in this direction, is I what we’re doing, not only process-wise is it ok, but is it pushing us into the very things that we assumed we would do in this new environment, new setting, new team. If it is, then great, if it’s not, then let’s make it so that we can find the space for that. And so did those fears come true, or were they maybe some fears assumed at the beginning, because it’s a change, because it’s something new and it’s kind of scary, scary. And in practice it was great in general, we got along, etc. We assumed that there would be some friction, conflicts, but in fact everything could be arranged and it went smoothly, and there’s a great atmosphere, and it’s great to work.
[00:33:07.22] – Krzysztof
This kind of defusion of concerns at the very beginning is valuable, because we benefit from this new start effect. And imagine that there is another situation, you have been working with a team for a few years and someone all the time has a problem with something, with English, with some technology or something, that person suddenly doesn’t stand up and say: „listen, I have a problem with this”. Whereas admitting it at the very beginning is such a disarming of that 'well, listen, this is something I’m worried about, something I have a problem with.’ It’s much easier to admit to something like that, and it also allows you to work on it later.
[00:33:39.15] – Krzysztof
And on the other hand, this is information for you as a manager. First of all, either, because it turns out to be nonsense, there is nothing to fear and nothing like this will happen. Either you already have some tools, some solutions, so having it defused straight away. Or you know what to emphasise, what to pay attention to, what to support. And also this hope, exactly the same. And then it’s like you can see what you didn’t know. Wow, great. I can already provide that person with something they want and that person is already happy to begin with. Or just strive to realise it. So it’s super valuable such a bank of information for any leader. And for the team as well.
[00:34:15.20] – Paweł
You know, don’t treat it, whatever it is there, that it’s nonsense because it’s something that someone is afraid of, it’s important to someone. If you guys say „Oh, shit, that’s what he’s afraid of, you’re talking rubbish, in general, embrace it”, well, you already see the light you’re putting yourself in as a leader. You can’t do things like that.
[00:34:32.09] – Krzysztof
But it may turn out to be something for which we already have a solution and we know, we can explain that this fear will not come true, for example, because here there is such evidence. Someone is afraid that we won’t have any relevant projects, just support and maintenance, and legacy code in general, and not at all, because here, for example, we are already talking about a specific relevant project, which will be interesting. So sometimes you can have this information that you can already solve this problem.
[00:34:56.23] – Paweł
Yes, and that’s a good summary of the exercise too, that as you go through these things, that if you are able and you know that you can just defuse it, you defuse it straight away, and so affirm that hope that if they are real, that they are real, but equally don’t be afraid to say that if you don’t know, that you don’t know, but you will find out, because that’s what you are for, that’s your job, to find out, to embrace and so on. And the last two things to do. We ran out of time and will be doing it later. It’s also important that if you’ve got your time somehow squeezed, more limited, etc., that you do it. It also doesn’t have to be one meeting, because we are setting ourselves up to grow as a new team over the next few months, these are people’s needs, because it is also important for people’s individual needs to resonate with the team. If someone has a need such that they know they function better in the morning, for example, they are more productive in the morning, they don’t work in the morning.
[00:35:48.23] – Paweł
If someone knows that they function in such a way that they need to get all the information on a topic and they need time to mull it over, then let them say it, let them have less space to say it so that they don’t expect someone to drop in, you know, ad hoc, already give me a topic like this and give me what solutions.
[00:36:05.19] – Paweł
There are people who have exactly these kinds of needs and it’s important to sound this out in the team, what, who needs it, how it works, in our episodes about profile tests, these things come in here too, about talents, about motivations and so on. We’ll link everything on the episode page. And what we don’t have yet we’re going to record, because these are important topics, so that the team has a chance to get to know each other, has a chance to understand each other, just because someone functions differently doesn’t mean they’re just an asshole or chicken, they’re incompetent, it just means they function differently and that’s probably a plus, it’s only going to be a plus when it’s used well.
[00:36:40.21] – Paweł
So that’s one thing, and the other thing is the rules. That’s the contract you’ve been working with, but the other thing is the rules about specific phases of the process, elements and so on. And you guys don’t work it out straight away, you work it out in battle, implementing things, working together and so on. You will also work out past experiences, where people will say 'and we worked like this before, and I worked like this, and we worked like this, and we worked like this, and we did this’ and so on. And these rules will form. And it’s good then, after a couple of weeks of this kind of work, to, by the way, then, to, surely, make these principles a bit more solid, choosing already clearly: this we want, this we don’t want, this works for us, this doesn’t work for us.
[00:37:21.08] – Paweł
And you start creating a team codex. And the important thing is that it will have many versions, you will work on it, you will develop it, add to it. And if you give that space from the beginning, information, listen, that’s how we work and work it all out together. We’re all in this together, and we’re going to get to the shore together, and we’re going to have a lot of fun here, and we’re going to prove a lot of cool things, and we’ve got some work to do. Then you can really have very cool next years working together in a new environment, with a new team. Which I wish for you.
[00:37:53.14] – Krzysztof
It’s so that you don’t have to establish everything on that first day. Part of it is just opening it up. Even though it’s like for example with the delegation board and establishing what you delegate to the team, what you decide and so on. And it’s also something that we’ll start to do, but it’s important to start. This is the start of such a process, which I’m sure will take a few more months, but that’s it, it has to start working. People need to see that something is happening and I have to say that this is something that we think is very important. If you’ve taken over a team, you’ve got some people, you’re the boss of a new group of people, you have to communicate from day one, you have to act, you have to show that something is happening. Sometimes you have more information, sometimes less, but nevertheless you have to be present and you have to work from the very beginning. And that is, in my opinion, one of the most important conclusions.
[00:38:37.07] – Paweł
Well, and that’s already, I think, a summary of this episode, so act. On the website, for this episode we’ll link those things that we talked about. We also long ago talked about this problem, so this is such a cool update and such a sharing of the experience in practice, I think it was the second or third episode where we talked about the first 90 days of leadership, that concept, what that looks like in general. And what we’ve said today is exactly in practice what you guys need to do when starting out as a leader, taking on a team, expanding a team, or at any point in time. This is mega important and mega relevant. And it’s also such a bigger part of the so-called leader’s first aid kit that we’re working on, and will be working on this year, to provide you with things so that if you’re just given a leadership role by chance, you find yourself in a situation without training, we want to help you deal with that situation and move forward.
[00:39:29.01] – Krzysztof
And if you want to keep up to date and know about all those things Paweł said, go to nerd.management/newsletter. There you can subscribe to our newsletter and you will get all the information, of course, about what we publish. And also feel free to contact us. We also work individually with freshmen, but also with more experienced leaders. We tailor for them, whether it’s talking about their career paths, their teams, their problems, because we also do that consultation, but we also tailor sometimes training on what their teams need, so you’re also welcome to contact us. We are here for you. Well, and I hope to see you soon.
[00:40:06.06] – Paweł
And anyway, we’ll see you in the next episode, as always on Tuesday in a fortnight’ time at 8:00 a.m. Stay tuned.