Kategorie
Nerd Management video

Jak zarządzać zmianą w 8 krokach według Johna P. Kottera? – Bajka o pingwinach – Nerd Management #114

W tym odcinku porozmawiamy właśnie o tym, w jaki sposób wprowadzać zmiany i robić to dobrze. Oprzemy się nie tylko na własnym doświadczeniu, ale i na uznanym i szeroko stosowanym frameworku dr Kottera.

Zarządzanie zmianą to jedna z podstawowych umiejętności lidera – ale z naszych obserwacji wynika, że czasami wprowadzenie nawet dużych zmian nie jest przemyślane, nie stoi za tym żaden proces.

Cytując prezesa firmy, w której pracuje jeden z naszych słuchaczy: “mam nadzieję, że [nowy system CRM] z czasem naturalnie stanie się częścią naszej codziennej pracy”. Oczywiście wprowadzenie tego nowego systemu zostało zrealizowane z zaskoczenia, bez żadnego przygotowania kogokolwiek w organizacji 🙂

Ale zmiany to nie tylko duże systemy i procesy obejmujące całą organizację. Często nie zdajemy sobie sprawy, że codziennie wprowadzamy małe zmiany w naszych zespołach, czy procesach, którymi zarządzamy. Takie zmiany również przyjdą łatwiej, jeżeli odpowiednio do nich podejdziemy – ale wymaga to od nas zauważenia, że to, co się właśnie dzieje, to zmiana.

W tym odcinku porozmawiamy właśnie o tym, w jaki sposób wprowadzać zmiany i robić to dobrze. Oprzemy się nie tylko na własnym doświadczeniu, ale i na uznanym i szeroko stosowanym frameworku dr Kottera.

Z tego odcinka dowiesz się:

  • Czym jest zmiana?
  • Dlaczego bajki są świetnym sposobem przyswajania wiedzy?
  • W jaki sposób podejść do przeprowadzania zmiany?
  • Jakie są etapy przeprowadzania organizacji przez zmianę?
  • Jakie pułapki czekają na Ciebie po drodze?

i wiele więcej 🙂

Agenda

00:00 – Intro
00:59 – Wprowadzenie
01:43 – Historie, które uczą
03:27 – Bajka o pingwinach
04:18 – Czym w ogóle jest zmiana?
05:24 – Krok 1: Stwórz potrzebę pilności zmiany
06:20 – Krok 2: Powołaj zespół przewodzący zmianie
07:38 – Krok 3: Sformułuj wizję i strategię zmiany
08:52 – Krok 4: Zakomunikuj wizję i zgromadź wokół niej entuzjastów
10:47 – Krok 5: Usuń przeszkody i zmobilizuj do działania
11:32 – Krok 6: Skup się na osiągnięciu szybkich sukcesów
13:32 – Krok 7: Kontynuuj i utrzymuj tempo zmian
14:50 – Krok 8: Utrwalaj rezultaty zmiany przez osadzenie ich w kulturze organizacji
18:18 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

8 kroków John’a P. Kottera

  1. Create a sense of urgency / Stwórz potrzebę pilności zmiany
  2. Build a guiding coalition / Powołaj zespół przewodzący zmianie
  3. Form a strategic vision and initiatives / Sformułuj wizję i strategię zmiany
  4. Enlist a volunteer army / Zakomunikuj wizję i zgromadź wokół niej entuzjastów
  5. Enable action by removing barriers / Usuń przeszkody i zmobilizuj do działania 
  6. Generate short-term wins / Skup się na osiągnięciu szybkich sukcesów
  7. Sustain acceleration / Kontynuuj i utrzymuj tempo zmian
  8. Institute change / Utrwalaj rezultaty zmiany przez osadzenie ich w kulturze organizacji

Linki

Nasze inne odcinki polecane w tym materiale

Transkrypcja odcinka

[00:00:59.950] – Krzysztof

Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…

[00:01:03.430] – Paweł

..i Paweł Rakowski.

[00:01:05.290] – Krzysztof

Dzisiaj wrócimy do tematu, o którym rozmawialiśmy u Mariusza Gila w jego podcaście, bo to jest ciekawy temat, potem mieliśmy już kilka rozmów z Wami na temat jego użyteczności. Mianowicie porozmawiamy sobie o zmianie. Zmiana to jest jedyna rzecz, która jest pewna w naszych organizacjach, zwłaszcza teraz. Porozmawiamy o tym, czym w ogóle jest zmiana, dlaczego trzeba myśleć w kategoriach właśnie zmiany jako procesu i w jaki sposób to przejść, przez tę zmianę? W jaki sposób sobie z tym poradzić?

[00:01:40.030] – Krzysztof

I może zaczniemy od bajki, Paweł, opowiesz nam bajkę?

[00:01:43.570] – Paweł

Z przyjemnością opowiem Wam bajkę. W ogóle to jest ciekawa historia, ponieważ jest taki pan, który się nazywa John Kotter. I John Kotter stworzył właśnie takie 8 kroków do zmiany. Napisał też dwie bardzo fajne książki, które podlinkujemy oczywiście w notatkach do tego odcinka. I teraz jedna z tych książek to jest książka odnośnie przeprowadzania zmiany w organizacjach. I on to opisał w formie bajki dla dzieci. I można byłoby sobie pomyśleć no co za wariat. Pisze książkę dla organizacji, dla przeprowadzenia transformacji w organizacjach, w tamtym czasie, ponieważ już to trochę lat mamy, to były często zmiany w fabrykach na liniach produkcyjnych. Więc gruby gruby temat, a gościu pisze bajkę o pingwinach.

[00:02:29.260] – Paweł

I teraz co się okazało? Sposób przekazania historii frameworków, w takiej formie historii, bajki tak naprawdę jest często dużo lepszy, ponieważ my jako ludzie jesteśmy zwierzętami, które lubią historie, lubimy opowiadać historie, lubimy słuchać historii. I John Kotter napisał bajkę o pingwinach.

[00:02:46.960] – Krzysztof

No ale to nie jest nic nadzwyczajnego w naszej branży. Przecież mamy świetne książki „Cel”, pierwsza część, druga, potem jeszcze kilka innych, Elyahu Goldratta o Theory of Constraints – Teoria Ograniczeń. Zresztą mieliśmy na ten temat świetny wywiad z Konradem Otrębskim, odcinek 97, damy Wam linka. Mamy też książkę Projekt Feniks chociażby, to też są historie, więc to nie jest nic takiego nietypowego w naszej branży i jeżeli macie okazję, to warto się zapoznać. O, jeszcze „Myślenie pytaniami”, prawda? Pierwsza połowa książki to jest historia. To są wszystko bardzo dobre książki, które oczywiście polecamy. Dobra Paweł, to opowiedz nam tę historię o pingwinach.

[00:03:27.940] – Paweł

To tak naprawdę bajka, bo historie historiami, ale tutaj mamy po prostu do czynienia z bajką, gdzie mamy bohaterów, mamy pingwiny, które żyją sobie na wyspie, która zaczyna się roztapiać, czyli zaczyna tam się dziać jakaś zmiana. I teraz jest pingwin jeden, który widzi potrzebę tej zmiany, ale reszta wcale nie jest chętna do tego, żeby w ogóle się zaangażować. Może przecież ta nasza góra lodowa zawsze tutaj stała i będzie stała dalej. Nic nie potrzebujemy zmieniać.

[00:04:00.220] – Paweł

I to myślę, że często też mamy w organizacjachm swoich procesach, że coś działa jak działa i tego zmieniać nie chcemy, nie potrzeba, albo spotykamy się z oporem. O oporze w organizacji mieliśmy odcinek 91, do którego również odsyłamy. No i teraz jak to zrobić? Co tam się dzieje?

[00:04:18.190] – Krzysztof

Dobra Paweł, poczekaj, wytłumaczmy co to jest zmiana. Ważne, żeby do tego podchodzić w ten sposób, że zmiana to nie jest tylko jakaś wielka reorganizacja struktur firmy albo w ogóle zmiana kierunku. Wszystko, co jest trochę inne, to jest zmiana. Czyli wdrożenie nowej aplikacji HR-owej to jest zmiana. Zmiana sposobu, w jaki sposób będziemy się spotykać. To też jest zmiana właśnie. Zupełnie nowe albo trochę nowe podejście do zarządzania projektami. To są wszystko zmiany i do tego trzeba podchodzić ze świadomością, że to jest zmiana i stosując jakąś metodę, chociażby taki framework.

[00:04:57.520] – Krzysztof

Wiadomo, że do mniejszych zmian mniej sił będziemy i środków kierować w to, żeby ta zmiana zarządzić. Natomiast tak czy inaczej trzeba pamiętać, że zmiany są wokół nas i prawdopodobnie codziennie albo w każdym tygodniu wdrażamy jakąś zmianę w naszych zespołach.

[00:05:12.160] – Paweł

No właśnie. I teraz wracając do naszych pingwinów i 8 kroków zmiany Kottera, czyli przejdźmy sobie przez te kroki po kolei i to będę wam dopowiadał historię, co tam się u tych pingwinów działo.

[00:05:24.370] – Paweł

Pierwszym krokiem jest stworzenie takiej potrzeby pilności zmiany. Ta zmiana musi być pilna. Czyli jak Ty Krzysztof mówiłeś, zmianę, nawet małą – musi być istotna, żeby chciało się komuś w ogóle to zrobić, żeby była taka potrzeba. W przypadku pingwinów potrzeba była pilna, ponieważ ta góra lodowa, na której one żyły, ona się roztapiała. Więc tak naprawdę czy chciały czy nie chciały, no to musiały coś zrobić, bo po prostu za jakiś czas ta góra się roztopi i nie będą miały miejsca do życia.

[00:05:52.420] – Paweł

I w organizacjach często możemy patrzeć na to, czy na przykład nasze projekty zarabiają pieniadze? Czy się zwracają? Czy są używane? Czy zmiana, która nam chodzi po głowie to faktycznie jest pilna? Bo zmiana dla samej zmiany też większego sensu nie ma.

[00:06:10.290] – Krzysztof

To chyba to się do tego zaczyna, że zmiana dla samej zmiany nie ma sensu. To musi być coś, co jest w jakiś sposób ważne i pilne. Musimy zrobić teraz, a nie za trzy lata.

[00:06:20.550] – Krzysztof

I gdy już my sobie coś takiego sformułujemy, to musimy zbudować taką koalicję osób, z którymi będziemy nad tym współpracować. Po polsku to jest powołaj zespół przewodzący zmianie, po angielsku bardziej mi się podoba oryginał, czyli „guiding coallition”. To są właśnie takie osoby, którym zależy na tej zmianie. To nie muszą być top menedżerowie. To muszą być osoby, które rozumieją tę zmianę i wiedzą, dlaczego ona musi się wydarzyć i te, które będą wspierać. Czyli wdrożenie nowego oprogramowania, to są osoby, które rozumieją to oprogramowanie i będą innych uczyć. Osoby, które są sponsorami tego projektu, którym zależy na tej zmianie ze względów strategicznych, to muszą być te osoby, którym na tej zmianie zależy tak najbardziej, tworzą taki rdzeń.

[00:07:06.180] – Paweł

Dokładnie tak. Na przykładzie pingwinów to było tak, że mały pingwin, który widział tę potrzebę znalazł koleżankę, która miała też jakąś wiedzę, znalazł inne pingwiny, które się tematem zainteresowały, ale jednocześnie nie przejmował się tym, że inni byli przeciwni. Był tam taki pingwin, który miał na imię „Nie nie” i ten pingwin to był taki pingwin maruda, który wszystkiemu zaprzeczał. Więc powołując zespół, no to nie brali jego zdania pod uwagę.

[00:07:38.370] – Paweł

Kolejnym, czyli już trzecim etapem zmiany, jest formułowanie wizji i strategii tej zmiany. Czyli musimy wiedzieć, co my tak naprawdę chcemy, gdzie my chcemy dojść, gdzie ta zmiana ma nas zaprowadzić, co ma się wydarzyć, kiedy zmienimy ten stan. I tam pingwiny miały ten problem, że ich dom, ich góra lodowa się topiła, więc musieli zrobić coś, żeby albo zatrzymać ten proces, co okazało się niemożliwe, albo znaleźć sposób na to, żeby znaleźć może inny dom, inny sposób. Musieli budować jakieś strategie, plany na to, w jaki sposób taką zmianę zrealizować.

[00:08:18.810] – Krzysztof

I co tu jest ważne, to żeby nie tylko komunikować, w jaki sposób to zrealizujemy, czyli nie tylko rozwiązania, no ale właśnie żeby sprzedać tę wizję, czyli żeby pokazać, jak będzie wyglądała przyszłość po tej zmianie, dlaczego ta przyszłość będzie lepsza od tego, co mamy teraz? Trzeba również zauważyć i przyznać problemy, błędy, które teraz popełniamy, ale jednocześnie mieć świadomość, że pomiędzy tym, gdzie jesteśmy teraz, a tą idealną przyszłością, którą sobie wyobrażamy, jest długa droga, którą musimy oczywiście przejść.

[00:08:53.010] – Krzysztof

Następny krok to już właśnie jest ten moment, kiedy komunikujemy tę wizję i zbieramy entuzjastów tej wizji. Zbieramy takie osoby, które się przekonają do tego, co widzimy, uznają, że ta zmiana jest ważna i oni muszą chcieć wziąć udział w tej zmianie. To muszą być osoby, które będą przekonane. I oczywiście to robimy w różny sposób – jeżeli dobrze zakomunikujemy tę zmianę, dobrze zakomunikujemy tę wizję, to wyjdą z ukrycia te osoby, które też widziały dokładnie te same problemy co my, tylko nie widzieli, w jaki sposób zadziałać, co zrobić. Więc to powinno się wydarzyć.

[00:09:31.740] – Krzysztof

Mamy przykład z naszej firmy. Przed długi czas widzieliśmy pewne błędy, pewne problemy, które występują, ale jakoś tak nikt nie był w stanie czegokolwiek z tym zrobić. Aż przyszedł jeden nowy menedżer wysokiego szczebla, który po prostu zaczął głośno mówić o tych błędach, które widzimy, o tych problemach, które widzimy, zaczął przedstawiać wizję tego, w jaki sposób wyglądałaby przyszłość, jeżeli byśmy się pozbyli tych problemów, zaczął to formułować, opowiadać o tym. I nagle z krzaków powychodzili ludzie, którzy też dokładnie to samo widzieli, tylko potrzebowali zebrać się w grupę. Ktoś musiał to wyrazić. Więc to jest taki ważny moment, jeżeli dobrze to przedstawicie, to jest w tym sukces.

[00:10:14.490] – Paweł

Nawet to niekoniecznie muszą być pochowani ludzie po krzakach, bo to mogą być ludzie nawet nieświadomi potrzeby. Ale kiedy ta wizja będzie zakomunikowana, gdzie wy chcecie dojść, to stwierdzą: wow, my też tam chcemy być i my też chcemy to zrobić. U pingwinów było tak, że kiedy przedstawili plan zmiany swojego trybu życia, część pingwinów się obraziła, część pingwinów stwierdziła, że to nie ma sensu, a część pingwinów stwierdziła: no tak, jedźmy, jedźmy, pomożemy, chcemy pomóc. I to jest bardzo istotne, żeby tych ludzi zebrać.

[00:10:47.070] – Paweł

Kolejnym krokiem do zmiany jest usuwanie blokad, usuwanie przeszkód i zmobilizowanie do działania. I teraz te przeszkody będą różne, bo jak wiemy mamy różne ograniczenia, mamy różne problemy, a to się czegoś nie da zrobić, albo się wydaje, że się nie da czegoś zrobić, ponieważ robimy coś od zawsze w taki sam sposób, a teraz musimy zrobić coś inaczej. Więc trzeba się koło tego dużo nabiegać, nachodzić, znaleźć ludzi, którzy są odpowiedzialni, odsunąć tych ludzi, którzy będą przeszkadzać w danej zmianie, może usunąć jakieś procesy, może usunąć jakieś aplikacje. Czyli wszystkie przeszkody, które stoją na drodze do dojścia do tego etapu trzeba wyeliminować.

[00:11:32.190] – Krzysztof

Eliminacja tych barier, tych problemów, które pojawiają się na drodze powoduje, że może trzeba zacząć osiągać takie małe sukcesy, po angielsku to się nazywa „Short term wins”, po polsku można to nazwać szybkimi rezultatami, sukcesami. Chodzi o to, żebyśmy zobaczyli, że to działa, że coś się dzieje, że idziemy w dobrym kierunku. I ja, gdy wprowadzałem jakąś zmianę czy gdzieś tam właśnie coś mieszałem w jakimś obszarze, to zawsze widziałem, że najwięcej energii i motywacji ludziom dodaje to, że się dzieje. Jakieś małe sukcesy – coś szybko załatwiliśmy, coś szybko zmieniliśmy i to zaczęło w dobry sposób działać. I to powoduje, że to dodaje ludziom energii. Bo w tym przypadku nie przesadzę, jak użyję zwrotu Pawła „nie ma nic gorszego” w zmianie, jeżeli mówimy: OK, dobra, teraz będziemy coś zmieniać i potem właściwie nic się nie dzieje przez długi czas. Coś tam, jakieś statusy mamy, wypełniamy Excela, jakieś spotkania, ale w sumie to się nic nie wydarzyło od zeszłego roku. To jest najgorsza możliwa rzecz zmiany. I to powoduje, że mamy takie odczucie, że brodzimy w tym bagnie, w tym błocie, a się nic nie dzieje, nie idziemy do przodu.

[00:12:50.130] – Paweł

To jest zdecydowanie prawda. I też dobrym trikiem może być taka wizualizacja tych zmian. Więc kiedy wiecie, że te zmiany będą dłuższe, będą się ciągnąć, będą wymagały jakiegoś czasu, to nawet takim małym zwycięstwem, małym sukcesem też może być nawet pokazanie takiego graficznego diagramu, takiego flow: mamy X kroków do zrobienia, jesteśmy już w drugim albo trzecim. Żeby było widać, że już nie stoimy w miejscu. I nawet taka mała rzecz jak wizualizacja tej zmiany może pomóc. Może to być jakiś wykres, który pokazuje: jesteśmy tu, a chcemy być tu, żebyśmy chociaż zobaczyli tę drogę, że już na niej jesteśmy, już po niej idziemy.

[00:13:31.650] – Paweł

I kiedy już ta zmiana się dzieje, kolejnym krokiem jest kontynuowanie jej i utrzymywanie tempa zmian. Jeżeli jesteśmy już w kroku A, powiedzieliśmy A, musimy powiedzieć B i później C, D i tak do samego końca, aż tę zmianę przeprowadzimy. Ważne jest to, żeby też ludziom pokazywać: zrobiliśmy to, zrobiliśmy to, jesteśmy tutaj. Przed nami jeszcze tyle i tyle elementów. I dobrze, żeby to się nie rozciągnęło w czasie. Bo tak właśnie Krzysztof jak powiedziałeś, że często jest tak, że coś zmieniamy i później się to rozciąga i de facto nic się nie dzieje. Musi się coś dziać, musi być nadany kierunek.

[00:14:08.550] – Paweł

I w przypadku pingwinów było tak, że w pewnym momencie zebrały się wręcz wszystkie i razem wspólnie zaczęły działać, aby ocalić swoje życie, więc wykonywały kolejne kroki, krok po kroku. Zmiana, za zmianą. I się okazało, że można, że to idzie. Co ciekawe, na tym etapie ci maruderzy, którzy tam się pojawiali, oni praktycznie już znikali z pola widzenia i już nie przeszkadzali. Ponieważ kiedy już wdrażamy tę zmianę i robimy następny krok, następny i następny, to ci, którzy chcieli tę zmianę zablokować, to albo do niej dołączyli, albo po prostu naturalnie odeszli.

[00:14:50.400] – Krzysztof

No i chyba najważniejszy punkt, ostatni tego frameworka zaproponowanego przez Johna Kottera, to jest… I znowu po angielsku to się fajnie nazywa „institute change”, czyli zinstytucjonalizuj zmianę, a to jest utrwalanie rezultatów zmiany i osadzenie w kulturze organizacji. To znaczy, że zasadniczo przeważnie wracamy do nawyków, które mamy. Jeżeli coś zrobimy raz czy drugi, ale łatwiej nam to było robić po staremu, no to będziemy to robili po staremu. Więc chodzi o to, żeby normą w naszej organizacji były te nowe sposoby działania, żeby na przykład korzystać tylko z nowych systemów, korzystać tylko z nowych frameworków dotyczących ustalania celów czy nowych sposobów deploymentu na produkcję, nowych sposobów komunikacji. Chodzi o to, żeby działać zgodnie z tym, co ustaliliśmy w tej zmianie i nie wracać do tych starych metod, czy to poprzez wyłączenie starych systemów, czy poprzez zablokowanie możliwości commitowania kodu, który nie przeszedł jakichś testów, czy różne inne sposoby. Żeby ten nowy sposób działania był jedynym sposobem działania.

[00:16:03.800] – Paweł

No i teraz uwaga, bo to jest punkt, który jest często przez nas po prostu zaniedbywany i olewamy. Zobaczcie, to jest ósmy punkt. Napracowaliśmy się, zrobilismy 7 wielkich kroków zmiany. Stworzyliśmy potrzebę, zebraliśmy zespół, zbudowaliśmy wizję, zakomunikowaliśmy ją, żeśmy pousuwali przeszkody, zaczęliśmy wdrażać tę wizję, pokazując szybkie sukcesy. Kontynuujemy, utrzymaliśmy tempo, doszliśmy do końca tej zmiany i bach. Zadowoleni często kończymy projekt i co robimy najczęściej? Łapiemy się za następny i okazuje się, że cała ta robota w tym momencie idzie w piach. Jeżeli np. korzystacie z systemu Office 365 czy z dowolnego systemu w organizacji, to zastanówcie się z ilu opcji tak naprawdę korzystacie? Ile tam jest aplikacji, których nie używacie? Może nigdy nawet nie widzieliście ich na oczy? I to jest świetny przykład, słyszałem o jakichś danych, że wdrożenie takich pakietów Office w korporacjach jest używane średnio w 5 procentach, a 95% potencjału, który leży nigdzie po prostu nie ruszony, leży, nie ruszony, a wy za niego płacicie.

[00:17:19.130] – Paweł

Dlatego ten punkt jest turbo ważny, żeby każdy z Was miał świadomość, że nie chodzi tylko o to, żeby dowieźć tę zmianę do końca, ale żeby ta zmiana stała się właśnie nową normą, żeby stała się nawykami. To jest punkt, do którego trzeba wracać i trzeba go pilnować i zadbać o to, żeby on się zadział. Bo jeżeli on się nie zadzieje, no to niestety, sorry, wracamy do początku i cała ta właściwie robota praktycznie poszła w piach. A nawet będzie gorzej. Ponieważ kiedy zawalicie taką zmianę, nie przypilnujecie tego ostatniego punktu. Nie stworzycie nowych nawyków, które sprawią, że ta zmiana będzie Waszą nową normą. To tak naprawdę, kiedy przyjdziecie z drugą, trzecią propozycją, to co wam ludzie powiedzą? Sorry, się nie dało. Tyle razy próbowaliśmy, tego się nie da. Albo no już, przecież to była ta zmiana. I co zmieniliśmy? Mamy tutaj nowe systemy, nikt ich nie używa. No to po co ta cała zmiana była?

[00:18:18.650] – Krzysztof

I to jest dobre podsumowanie tego odcinka, czyli zmiana zmianą, trzeba wiedzieć, jak ją przeprowadzić. Ale chyba potem najtrudniejsze jest to, żeby ją utrzymać.

[00:18:27.740] – Krzysztof

Na stronie odcinka, do której dajemy tutaj Wam linka zobaczycie linki do tych książek, o których Paweł mówił, czyli książek Johna Kottera, który jest takim guru zmiany. Jeszcze jedna książka, którą ja polecam to jest on „On Change Management” Harvard Business Review. To jest taka klasyka, powiedzmy trochę może boomerska, jak to ostatnio mówiliśmy, ale tak klasycznie do tego pochodzi.

[00:18:51.830] – Krzysztof

Natomiast jedna książka, którą teraz czytam, ma też drugą część, to jest „Fearless Change – patterns for introducing new ideas”. I tutaj to właśnie te patterns są ważne, czyli jest dużo różnych takich wzorców, które możecie zastosować. Jeszcze jej nie przeczytałem, więc jak skończę, to jeżeli byście chcieli podyskutować na jej temat zapraszam do kontaktu. Ona też ma drugą część. No i wygląda na to, że to są fajne właśnie takie szablony, z których można skorzystać.

[00:19:20.720] – Paweł

To tyle na dzisiaj. Jak chcecie być na bieżąco to zapiszcie się do newslettera na stronie nerd.management/newsletter będziemy wysyłać informacje o nowych odcinkach, których jeszcze kilka się pojawi przed wakacjami i to będą bardzo myślę wartościowe odcinki, zwłaszcza dla tych z Was, którzy są na początku kariery. Śledźcie koniecznie Nerd Management. Tyle na dzisiaj. Widzimy się za dwa tygodnie we wtorek o 8:00. Cześć.

Transcript in English

[00:00:59.950] – Krzysztof

Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…

[00:01:03.430] – Paweł

..and Pawel Rekowski.

[00:01:05.290] – Krzysztof

Today we will return to the topic we talked about with Mariusz Gil in his podcast, because it is an interesting topic, then we have had several conversations with you about its usefulness. Namely, we will talk about change. Change is the one thing that is certain in our organizations, especially now. We’re going to talk about what change is in general, why you need to think in terms of just change as a process, and how do you get through it, through that change? How do you deal with it?

[00:01:40.030] – Krzysztof

And why don’t we start with a fairy tale, Paweł, tell us a fairy tale?

[00:01:43.570] – Paweł

I will be happy to tell you a tale. It’s an interesting story in general, because there’s a gentleman named John Kotter. And John Kotter created a framework of 8 steps of change. He also wrote two very cool books, which we will link to in the notes to this episode, of course. And now one of those books is a book about carrying out change in organizations. And he described it in the form of a children’s story. And one would think to himself well what a crazy person. He’s writing a book for organizations, for carrying out transformation in organizations, at that time, because it’s been a while now, it was often changes in factories on production lines. So a difficult topic, and the guy writes a penguin tale.

[00:02:29.260] – Paweł

And now what has turned out? The way to convey the story of frameworks, in this form of a story, a fable actually, is often much better, because we as humans are animals who like stories, we like to tell stories, we like to listen to stories. And John Kotter wrote a fable about penguins.

[00:02:46.960] – Krzysztof

Well, but this is nothing unusual in our industry. After all, we have great books „The Goal”, the first part, the second part, then some more, by Elyahu Goldratt on Theory of Constraints. Anyway, we had a great interview with Konrad Otrębski on this subject, episode 97, we’ll give you the link. We also have a book Project Phoenix at least, these are also stories, so it’s nothing so unusual in our industry, and if you have the opportunity, it’s worth reading. Oh, also „Change your questions, change your life”, right? The first half of the book is a tale. These are all very good books, which of course we recommend. Okay Paweł, then tell us this story about penguins.

[00:03:27.940] – Paweł

It’s actually a fairy tale, where we have characters, we have penguins who live for themselves on an island that is starting to melt, that is, some kind of change is starting to happen there. And now there is one penguin who sees the need for this change, but the rest are not at all willing to get involved. Maybe, after all, this iceberg of ours has always stood here and will continue to stand. We don’t need to change anything.

[00:04:00.220] – Paweł

And this I think we also often have in organizations, their processes, that something works as it works and we don’t want to change it, it doesn’t need to be changed, or we meet resistance. About resistance in the organization we had episode 91, to which we also refer you. Well, now how to do it? What is going on there?

[00:04:18.190] – Krzysztof

Okay Paweł, wait, let’s explain what change is. It’s important to approach it this way, that change is not just some big reorganization of company structures or a change of direction at all. Anything that is a little different is a change. That is, implementing a new HR application is a change. A change in the way we will meet. That is also a change precisely. A completely new or slightly new approach to project management. These are all changes, and it has to be approached with the knowledge that this is a change and using some method, at least such a framework.

[00:04:57.520] – Krzysztof

It is known that for smaller changes we will direct less forces and resources in order to manage this change. On the other hand, in any case, it is important to remember that change is all around us, and we are probably implementing some kind of change in our teams every day or every week.

[00:05:12.160] – Paweł

Well, that’s right. And now back to our penguins and Kotter’s 8 steps of change, that is, let’s go through the steps one by one, and that’s I’m going to give you the story of what was going on there in those penguins.

[00:05:24.370] – Paweł

The first step is to create that urgency for change. That change has to be urgent. That is, as you Krzysztof said, the change, even a small one – it has to be significant for someone to want to do it at all, for there to be such a need. In the case of the penguins, the need was urgent because this iceberg on which they lived, it was melting. So, in fact, whether they wanted to or not, well, they had to do something, because simply in a while this mountain would melt and they would have no place to live.

[00:05:52.420] – Paweł

And in organizations we can often look at, for example, are our projects making money? Are they paying for themselves? Are they being used? Is the change that is on our minds actually urgent? Because change for change’s sake doesn’t make much sense either.

[00:06:10.290] – Krzysztof

I guess that’s where it starts, that change for change’s sake doesn’t make sense. It has to be something that is somehow important and urgent. We need to do it now, not in three years.

[00:06:20.550] – Krzysztof

And once we formulate such a thing for ourselves, we need to build a guiding coalition of people to work with on it. These are the kind of people who care about this change. They don’t have to be top managers. They have to be people who understand the change and know why it needs to happen, and those who will support it. That is, the implementation of the new software, these are the people who understand the software and will teach others. The people who sponsor this project, who care about this change for strategic reasons, these must be the people who care so much about this change, they form such a core.

[00:07:06.180] – Paweł

Exactly so. Using the penguin example, it was that the little penguin who saw the need found a friend who also had some knowledge, found other penguins who were interested in the topic, but at the same time didn’t care that others were against it. There was a penguin who had the name „No no,” and this penguin was the kind of whiny penguin who denied everything. So when appointing the team, well, they didn’t take his opinion into account.

[00:07:38.370] – Paweł

The next, or already the third stage of change, is the formulation of the vision and strategy for this change. That is, we need to know what we really want, where we want to get to, where this change is going to take us, what is going to happen when we do it. And there the penguins had this problem, that their home, their iceberg was melting, so they had to do something to either stop this process, which turned out to be impossible, or find a way to find maybe another home, another way. They had to build some strategies, plans on how to make such a change happen.

[00:08:18.810] – Krzysztof

And what is important here is not only to communicate how we will realize this, that is, not only the solutions, well, but precisely to sell this vision, that is, to show what the future will look like after this change, why this future will be better than what we have now? It is also necessary to note and acknowledge the problems, the mistakes that we are making now, but at the same time to be aware that between where we are now and this ideal future that we imagine, there is a long way to go, which of course we have to go.

[00:08:53.010] – Krzysztof

The next step is when we communicate this vision and gather enthusiasts for this vision. We gather the kind of people who will be convinced by what we see, recognize that this change is important, and they must want to participate in this change. They must be people who will be convinced. And of course we do this in different ways – if we communicate this change well, communicate this vision well, then those people will come out of hiding who also saw exactly the same problems as we did, they just didn’t see how to act, what to do. So this should happen.

[00:09:31.740] – Krzysztof

We have an example from our company. Before a long time we saw some mistakes, some problems that were occurring, but somehow no one was able to do anything about it. And then one new high-level manager came in, and he just started talking loudly about these mistakes we were seeing, these problems we were seeing, he started putting forward a vision of what the future would look like if we got rid of these problems, he started formulating it, talking about it. And suddenly people came out of the bushes who also saw exactly the same thing, only they needed to get together as a group. Someone needed to express it. So this is such an important moment, if you represent it well, there is success in it.

[00:10:14.490] – Paweł

Even it’s not necessarily buried people in the bushes, because it can be people who are not even aware of the need. But when this vision is communicated, where you guys want to get to, they will state: wow, we want to be there too, and we want to do it too. In the case of the penguins, it was the case that when they presented a plan to change their lifestyle, some penguins got offended, some penguins said it didn’t make sense, and some penguins said: well, yes, let’s go, let’s go, we’ll help, we want to help. And it is very important to bring these people together.

[00:10:47.070] – Paweł

The next step to change is to remove the blockages, remove the obstacles and mobilize for action. And now these obstacles will be different, because as we know we have different limitations, we have different problems, and it’s impossible to do something, or it seems impossible to do something because we’ve always done something the same way, and now we have to do something differently. So you have to run around it a lot, get around it, find the people who are responsible, push back those people who will get in the way of a particular change, maybe remove some processes, maybe remove some applications. That is, all the obstacles that stand in the way of getting to that stage have to be eliminated.

[00:11:32.190] – Krzysztof

The elimination of these barriers, these problems that appear on the road causes that maybe we need to start achieving such small successes, short term wins. The point is to see that it works, that something is happening, that we are moving in the right direction. And I, when I was making a change or just stirring things up somewhere in some area, I always saw that what gives people the most energy and motivation is that things are happening. Some small successes – we got something done quickly, we changed something quickly and it started to work in a good way. And that makes it energize people. Because in this case I’m not exaggerating, as I’ll use Paweł’s phrase „there’s nothing worse” about change if we say, OK, good, now we’re going to change something, and then actually nothing happens for a long time. Something there, some statuses we have, we fill in Excel, some meetings, but all in all nothing has happened since last year.

[00:12:38.467] – Krzysztof

This is the worst possible thing of change. And it makes us have this feeling that we are wading in this swamp, in this mud, and nothing is happening, we are not moving forward.

[00:12:50.130] – Paweł

This is definitely true. And also a good trick can be such visualization of these changes. So when you know that these changes are going to be longer, are going to drag on, are going to require some time, then even such a small victory, a small success can also be even showing such a graphic diagram, such a flow: we have X steps to take, we are already in the second or third one. So that it can be seen that we are no longer standing still. And even such a small thing as visualizing this change can help. It can be some kind of diagram that shows: we are here, and we want to be here, so that we can at least see this path, that we are already on it, we are already walking on it.

[00:13:31.650] – Paweł

And once that change is happening, the next step is to continue it and keep up the pace of change. If we’re already at step A, we’ve said A, we need to say B and then C, D and so on to the very end, until we make that change. It’s important to also show people: we’ve done this, we’ve done that, we’re here. There are still so many and so many elements ahead of us. And it’s good that it doesn’t stretch out over time. Because that’s how Krzysztof, as you said, it’s often the case that we change something and then it gets stretched out and de facto nothing happens. There has to be something happening, there has to be a direction given.

[00:14:08.550] – Paweł

And in the case of the penguins, it was the case that at one point they even got together and together they all started to act together to save their lives, so they took one step after another, step after step. Change, after change. And it turned out that it could, that it was going. Interestingly, at this stage, those marauders who appeared there, they practically already disappeared from sight and no longer bothered. Because once we implement the change and take the next step, and the next and the next, those who wanted to block the change either joined in or just naturally left.

[00:14:50.400] – Krzysztof

Well, and perhaps the most important point, the last of this framework proposed by John Kotter, is to institute change, and that’s to consolidate the results of the change and embed it in the culture of the organization. This means that basically we usually go back to the habits we have. If we do something once or twice, but it was easier for us to do it the old way, well, we will do it the old way. So the point is to make these new ways of doing things the norm in our organization, to use only new systems, for example, to use only new frameworks for goal setting or new ways of deployment for production, new ways of communication. The idea is to act according to what we have established in this change and not to go back to these old methods, whether by disabling old systems, or by blocking the possibility of committing code that has not passed some tests, or various other ways.

[00:15:58.561] – Krzysztof

So that this new way of doing things is the only way of doing things.

[00:16:03.800] – Paweł

Well, and now a note of caution, because this is a point that is often simply neglected by us. See, this is the eighth point. We’ve worked hard, we’ve taken 7 big steps of change. We created a need, we assembled a team, we built a vision, we communicated that vision, we cleared the obstacles, we started implementing that vision, showing quick successes. We continue, kept up the pace, reached the end of that change and then „BAM”. Satisfied, we often finish a project and what do we do most often? We grab for the next one and find that all the work at that point goes in the sand. For example, if you are using Office 365 or any system in your organization, ask yourself how many options do you really use? How many applications are there that you don’t use? Maybe you’ve never even seen them with your eyes? And this is a great example, I’ve heard of some data that the implementation of such Office packages in corporations is used by an average of 5 percent, and 95 percent of the potential that is lying around nowhere just lies, untouched, and you pay for it.

[00:17:19.130] – Paweł

That’s why this point is turbo important, so that each of you is aware that it’s not just a matter of proving this change to the end, but that this change just becomes a new norm, that it becomes habits. This is the point you have to keep coming back to, and you have to keep an eye on it and make sure it works. Because if it doesn’t happen, well, unfortunately, sorry, we’re back to the beginning and all of this actually work has practically gone in the sand. And it will even get worse. Because when you fail such a change, you will not see to that last point. You will not create new habits that will make this change your new normal. It’s actually when you come with the second, third proposal, what will people tell you? Sorry, it didn’t work out. We tried so many times, it can’t be done. Or well already, after all, it was the change. And what did we change? We have new systems here, nobody uses them. Well, then why was all this change?

[00:18:18.650] – Krzysztof

And that’s a good summary of this episode, that is, change with change, you have to know how to do it. But perhaps after that, the hardest thing is to maintain it.

[00:18:27.740] – Krzysztof

On the page of the episode that we give you a link to here you will see links to those books that Paweł talked about, which are books by John Kotter, who is such a change guru. One other book that I recommend is he „On Change Management” by Harvard Business Review. It’s such a classic, let’s say a little bit boomer maybe, as we’ve been saying lately, but it’s so classic for that.

[00:18:51.830] – Krzysztof

On the other hand, one book I’m reading now also has a second part, that is „Fearless Change – patterns for introducing new ideas”. And this is where the patterns are important, that is, there are a lot of different such patterns that you can apply. I haven’t read it yet, so when I finish it, if you would like to discuss it I invite you to contact me. It also has a second part. Well, and it looks like these are cool just such templates that you can use.

[00:19:20.720] – Paweł

That’s it for today. If you want to stay up to date then sign up for the newsletter at nerd.management/newsletter we’ll be sending out information about new episodes, of which there will be a few more before the vacations and these will be very valuable episodes I think, especially for those of you who are at the beginning of your careers. Be sure to follow Nerd Management. So much for today. We’ll see you in two weeks on Tuesday at 8:00 a.m. Bye.