Jeżeli to czytasz to znaczy, że prawdopodobnie jesteś entuzjastą lub entuzjastką uczenia się, rozwijania, szlifowania swoich talentów. Często można spotkać się z poglądem, że ucząc się oraz wykonując swoją pracę, powinniśmy dążyć do mistrzostwa.
Z drugiej strony można spotkać się z poglądem, że należy uważnie patrzeć na koszty (ile pracy wkładamy) i zyski (co z tego mamy), wykonywać swoją pracę “wystarczająco dobrze”, nie dawać z siebie wszystkiego, żeby tylko być uznanym za mistrza.
Czy mistrzostwo może usprawiedliwiać patrzenie z góry na tych, którzy do tego ideału nie dążą? Czym rózni się mistrzostwo od perfekcjonizmu? Czy “wystarczająco dobrze” to przyzwolenie na błędy i niechlujstwo, byle tylko wypchnąć projekt?
W tym odcinku podyskutujemy – nie mamy takiego samego zdania i nie przygotowywaliśmy scenariusza przed nagraniem. Spróbujemy ustalić, jak znaleźć złoty środek i wiedzieć, kiedy trzeba być mistrzem, a kiedy – wystarczająco dobrym.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Czym różni się perfekcjonizm od mistrzostwa?
- Kiedy “wystarczająco dobre” jest lepsze od idealnego?
- Do czego potrzebne Ci są standardy działania?
- Czy da się nauczyć ludzi czytać w Twoich myślach?
i wiele więcej 🙂
Agenda:
00:00 – Intro
00:53 – Wprowadzenie
01:29 – Co oznacza excellence vs. good enough?
02:27 – Kiedy robić jak?
04:14 – Po co nam standardy w zespole?
07:39 – Co zrobić kiedy Twoi ludzie nie potrafią czytać Ci w myślach?
10:40 – Kiedy perfekcyjnie, a kiedy wystarczająco?
11:50 – Jak nie stworzyć toksycznego otoczenia?
14:01 – Co kiedy klient oczekuje najwyższej jakości, a Ty masz przeciętny zespół?
17:23 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Definition of Done
- Definition of Ready
- Książka: Clear Thinking – Turning Ordinary Moments into Extraordinary Results – Shane Parrish
- Gra (Play Station): Ghost of Tsushima
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 1 : Jak z dobrego specjalisty nie zostać słabym liderem?
- Odcinek 95 : Czy KPI to tylko corpo-bullshit? Jak skutecznie rozwiązywać problemy IT?
- Odcinek 49 : Przekleństwo założeń, czyli jak uniknąć kosztownych pomyłek?
- Odcinek 23 : Learning plan, czyli jak budować ścieżkę kariery swoich ludzi?
Transkrypcja odcinka
[00:00:53.690] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:00:56.900] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:00:58.190] – Krzysztof
Dziś odcinek trochę bez przygotowania, ale bez przygotowania, dlatego, że mamy temat, na który chcielibyśmy podyskutować. To jest: czy lepsze jest coś takiego, co po angielsku nazywa się „excellence”, czyli takie dążenie do mistrzostwa, do ideału, do tego, żeby robić swoje rzeczy świetnie. Czy „good enough”, wystarczająco dobre, takie, żeby po prostu działało, spełniało jakieś wymagania, jakieś założenia, i już.
[00:01:25.790] – Krzysztof
I tu jest ważna definicja tych pojęć, żebyśmy wiedzieli, o co chodzi. Jest coś takiego jak perfekcjonizm i tu raczej nie chodzi o perfekcjonizm, czyli takie obsesyjne dążenie do tego, żeby wszystko było idealnie, tylko bardziej właśnie takie mistrzostwo, czyli robienie czegoś idealnie z sensem. Natomiast good enough to jest po prostu, żeby coś było zrealizowane i już spełniając jakieś założenia.
[00:01:47.870] – Krzysztof
Takie porównanie, która mi przychodzi do głowy to chociażby coś takiego Apple versus Google. Czyli w przypadku Apple mamy takie właśnie pieszczenie tych produktów, teraz może trochę mniej, ale za czasów Steve’a Jobsa, że tam nawet komponenty wewnętrzne musiały być idealne, że każdy element interfejsu jest przemyślany i przeanalizowany. I Google, który rzuca w nas te produkty, które są w fazie beta, mają beznadziejną dokumentację, czasami nie działają, czasem interfejsy są jakieś sprzed trzech generacji, tylko inaczej oskórkowane. No ale działa, spełnia swoje zadania, ludzie zarabiają na tym pieniądze.
[00:02:23.570] – Krzysztof
Czyli dyskusja na temat excellence versus good enough.
[00:02:27.740] – Paweł
I jak każda taka dyskusja na zasadzie „czy to czy to”, moglibyśmy skwitować to na zasadzie to zależy jak każdy dobry konsultant. I moglibyśmy na tym skończyć. Ale to co jest istotne to moim zdaniem już na początku możemy się poszarpać, pokłócić trochę, bo to nie jest tak czy tak, tylko moim zdaniem to jest i tak i tak. Zależy kiedy. Bo często jest sytuacja taka, że chcemy rzeczy pieścić, zdecydowanie za szybko. Robimy coś, mamy jakiś projekt, budujemy zespół, chcemy tutaj dopieszczać procesy, procedury, wszystko robić tak, żeby było cud, miód, malina.
[00:03:01.760] – Paweł
Tylko że to jest za szybko. Często za szybko zaczyna się podchodzić do tej wersji idealnej, a jak wiadomo nie ma wersji idealnej. To nawet w biznesie czy robiąc jakiekolwiek aplikacje pierwsza wersja z reguły będzie po prostu gówniana. Nie będzie działać, będzie wybuchać. I to good enough ma na celu sprawdzenie czy w ogóle to coś ma sens. A kiedy my zaczynamy poprawiać, coś, pieścić w momencie, kiedy nawet jeszcze nie wiemy czy to ma sens, nie wiemy czy to jest potrzebne, nie wiemy czy to w ogóle zadziała, ale tracimy masę czasu.
[00:03:30.440] – Paweł
To trochę jak z naszym podcastem, jak byśmy szlifowali to wszystko od samego początku zanim byśmy nagrali pierwszy odcinek, to on nigdy by prawdopodobnie nie powstał. A tak jak sobie cofniecie się te trzy lata do tyłu na pierwsze odcinki, a nawet podlinkujemy pierwszy odcinek tutaj, zobaczcie sobie jak to wyglądało 3 lata temu. Gdybyśmy wtedy po prostu nie zaczęli robić tego good enough, to by tego nie było.
[00:03:50.300] – Krzysztof
To prawda, ale powstaje pytanie czy jeżeli na samym początku tworząc coś, zespół jakiś projekt, chociażby nasz podkast również, czy powinniśmy zakładać od początku: dobra, to będzie good enough i jakoś to będzie? Czy jednak nie jest tak, że to stwierdzenie, że będziemy cały czas robić good enough spowoduje, że sobie dajemy jakiś taki sufit, że zawsze będziemy przeciętni, zawsze będziemy robić coś tak wystarczająco dobrze. Nigdy nie będziemy mistrzami.
[00:04:14.360] – Paweł
No i tu się kłaniają moim zdaniem dwie rzeczy. Czyli z jednej strony to, co powiedziałeś, czyli perfekcjonizm. Perfekcjonizm to jest choroba taka typowa, że robimy, robimy, poprawiamy w nieskończoność, bo zawsze można coś poprawić. Mały protip: zawsze można coś poprawić, zawsze można coś usprawnić i to się nazywa rozwój. Więc to jest OK.
[00:04:32.210] – Paweł
Ale mylimy często takie podejście, że będziemy przeciętni, bo robimy tylko wystarczająco dobrze ze standardami. W sensie jeżeli nie ma standardów określonych, bo po to są te standardy, jakie są nasze standardy, czy w naszych standardach są jakieś metryki. Mieliśmy odcinek też o KPI, który tutaj podlinkujemy w opisie do tego odcinka, mieliśmy sporo odcinków właśnie o tym jak mierzyć różne rzeczy. Jeżeli to są nasze standardy, czyli naszym standardem jest dany poziom jakości, dany poziom sprawdzenia, dany poziom funkcjonowania czy dany poziom adopcji rynku. To jest standard. To nie jest kwestia, czy to jest wystarczająco dobre, bo to znaczy, że to będzie wystarczająco dobre. To jest ten baseline, do którego musimy dojść, a nie określenie, że god enough to jest coś, „a zrobimy i będzie”.
[00:05:17.660] – Paweł
No bo nie będzie, trzeba to wszystkie rzeczy wdrożyć. My np. w firmie u siebie mieliśmy nieraz sytuacje takie, że ktoś np. robił jakieś skrypty czy jakąś aplikację i mówi: no ja już kod napisałem, nie? Kod napisałem, działa, gotowe. Ale brakowało weryfikacji pod kątem security itd. I to do skończenia tego to była daleka droga. Do tego good enough była daleka droga. I to warto pamiętać, że ten good enough to nie musi znaczyć, że działa poklejone glutem, taśmą klejącą, na zapałki i rzucone. Ale jeżeli to jest określone w ramach standardów, które macie i poniżej których nie znajdziecie. To nie ma sensu na etapie, zwłaszcza początkowym, ciągnąć do tego, pieścić to, muskać to, żeby to było w ogóle cudowne i idealne, bo stracicie czas.
[00:06:04.040] – Krzysztof
To chyba te standardy i sprecyzowanie tych oczekiwań, co to znaczy, jakiego poziomu oczekujemy, to jest kluczowe. Bo zdarzają się takie sytuacje i chyba dużo nieporozumień z tego wynika, że mamy różne oczekiwania. I ja np. zwróciłem na to uwagę, że lubię, jeżeli przygotowujemy jakieś materiały, takie, które są gdzieś napisane, czy to w firmie, czy u nas Nerd Management, czy w jakimkolwiek innym kontekście, ja to lubię jak to ładnie wygląda, nie ma żadnych błędów i jest takie świetnie zredagowane. Ale niektórzy nie zwracają na to uwagi, zarówno przygotowując to i czytając. Jeżeli ja nie powiem, że to musi spełniać określone kryteria, to też nie mam za bardzo możliwości oczekiwania tego od innych, bo dla nie wszystkich te standardy są takie intuicyjne.
[00:06:47.120] – Krzysztof
Czy chociażby inaczej podejdziemy do aplikacji, którą przygotowujemy, jakiś system, który wiemy, że przez najbliższe 5-10 lat będzie ciągnął nasz biznes, a inaczej do landing page’a czy jakiegoś mechanizmu do kampanii reklamowej, która trwa 2 miesiące i potem to idzie do kosza. I to nie znaczy, że to coś dla tej kampanii musi być na gumę do żucia i trytytki, a ten duży system musi być idealny. Tylko musimy sobie zdefiniować oczekiwania, że np. ten duży system musi mieć możliwość przechowywania dziesiątek GB czy setek GB danych klientów na przestrzeni wielu lat, bo są jakieś przepisy, a np. ten system do krótkiej kampanii może te dane przechowywać zupełnie w inny, nieoptymalny sposób, bo po dwóch miesiącach te dane i tak idą do kosza.
[00:07:30.410] – Krzysztof
Więc to jest na pewno bardzo ważne, co mówisz, czyli żeby zdefiniować te standardy, żebyśmy wiedzieli, co to jest good enough i excellence, do którego dążymy.
[00:07:39.080] – Paweł
No i zobacz, to jest jeszcze to przekleństwo założeń. Bo zakładając, jeżeli założycie, że wszyscy ludzie, z którymi pracujecie, bądź wasi dostawcy, czy ludzie, którzy wykonują dla was pracę, siedzą wam w głowie i mają ten sam poziom poczucia estetyki, spełnienia, zrobienia czegoś. Czy właśnie te suwaki, gdzie jest excellence, a gdzie jest good enough są zupełnie różne, to to trzeba ustalić. Najlepiej spisać na samym początku, kiedy bierzecie się za coś, spisać sobie. co to znaczy, że coś jest zrobione? Czyli tutaj kłaniają się w tematyce np. agilowej – Definition of Done, Definition of Ready. Co to znaczy, że coś jest gotowe do rozpoczęcia pracy? Co to znaczy, że coś jest zakończone? Czy to znaczy, że naklepaliście kod? Czy to znaczy, że to już jest na produkcji, sprawdzone, przetestowane, potwierdzone przez biznes, zaakceptowane i wszyscy są zadowoleni i szczęśliwi, dają łapki w górę.
[00:08:32.480] – Paweł
To jest bardzo istotne, żeby to określić, bo tu się różnimy. Ile razy już mieliśmy takie podejście, że kurczę, czy ja coś zrobiłem, czy Ty coś zrobiłeś i np. dla niektórych to było dużo np. powyżej oczekiwań, bo jak tak można robić? A teraz to jest normalne, to jest nasz standard. I ta dysproporcja między między ludźmi jest bardzo istotna, żeby ją uchwycić, złapać, spisać to wszystko od początku. O co nam chodzi, jakie mamy oczekiwania? Co to znaczy good enough, co to znaczy, że to będzie super? Można to spisać sobie w tej formie. Dobra, to są rzeczy, które muszą być, a to są rzeczy, które są nice to have. Jak to będzie, to będzie super. I ułożenie tego, tych priorytetów, ułożenie sobie tych koszyków, że dobra to musi być i to jest tzw. MVP, minimum viable product, jeżeli mówimy o aplikacjach czy tego typu rzeczach, to po prostu pomaga, ułatwia życie. A przede wszystkim nie będziecie czuli takiego zawodu, że prosiliście kogoś, żeby coś zrobił, mieliście jakieś oczekiwania w głowie, on to zrobił i okazało się, że to jest dużo poniżej waszych oczekiwań. Jak będzie w drugą stronę, to super, ale w drugą stronę bardzo łatwo tego stresu sobie zaoszczędzić.
[00:09:36.470] – Paweł
No właśnie to też jest takie, że jeżeli tych oczekiwań nie wyrazimy, to często jest tak, że nikt nie będzie ich widział, nikt nie będzie ich doceniał, nikt nie będzie uważał ich za ważne. I wtedy my też możemy zacząć kwestionować, czy to, co uważamy za ważne, to jest naprawdę ważne, skoro jesteśmy jedyną osobą w okolicy, dla której to jest ważne. Z jednej strony warto się zastanowić, czy to faktycznie jest coś takiego, co jest ważne, istotne, co pcha nas do przodu, ale z drugiej strony właśnie ekspresja tego, porozmawianie z innymi, zderzenie tego z innymi. Słuchajcie, jeżeli tego typu projekt mamy, czy zwracanie uwagi na pewne zagadnienia jest istotne czy nie? Przeanalizujmy, podyskutujmy, zobaczmy jak to się odbija na naszych klientach.
[00:10:15.380] – Krzysztof
Czy warto chociażby w przypadku naszym Nerd Management, czy warto by inwestować dużo czasu, albo wydawać dużo pieniędzy, żeby w transskryptach naszych odcinków każdą literówkę poprawiać? No, żeby było idealnie wszystko. Na razie wydaje nam się, że nie, ale może będzie okres, że warto będzie to przeredagować. Więc trzeba zawsze oszacować koszty versus to co zyskamy. No i też punkty w czasie, bo to oczywiście się zmienia.
[00:10:40.040] – Paweł
W tym wszystkim ważna jest kolejność, żeby podchodzić do tego etapami, po kolei. Często, kiedy wyjdziemy od tej strony, że dobra, nasz standard jest tu i tutaj musimy wylądować na początku. Prawdopodobnie znajdzie się na rynku ktoś, kogo standard jest niżej i wystartuje dużo szybciej. I to jest dobry przykład do tego, że po pierwsze super mieć zespół, dlatego jesteśmy w Nerd Management, żeby zarządzać tymi zespołami i budować też zespoły, z którymi można te idee zderzać, rozmawiać, konfrontować i dobrze budować zespoły w taki sposób, żeby każdy miał inne spojrzenie, inną perspektywę i był w stanie wnieść coś w tę dyskusję. Nie bądźcie najmądrzejsi w tej układance, bo w tym momencie to będzie duży problem. Szukajcie ludzi, którzy są lepsi od was i w tym momencie ułożenie tego jest dużo bardziej efektywne. Możecie dojść do tego, kiedy już możemy wystartować, kiedy nie warto, kiedy jeszcze musimy coś dopieścić. Ale z drugiej strony też nie dajcie sobie wejść na głowę, że musimy dopieszczać coś w kółko, w kółko, w kółko, a nie wyjdziemy z tym nigdy, bo może się okazać, że to nie było warto i przepali się czas, pieniądze, energię. Ludzie się wkurzyli, odeszli i zostaliście sami.
[00:11:50.360] – Krzysztof
I tutaj przechodzimy też do takiego powiedzmy, toksycznego mistrzostwa. To jest ciekawa rzecz, że tę książkę wam pokazywałem „Clear Thinking” Shane Parish, czytam ją teraz, ja się z tym nie zgadzam. On tam tak bardzo podkreśla właśnie takie mistrzostwo, że musimy w tych kwestiach, w których chcemy odnosić sukcesy, musimy być świetni. I Daje takie przykłady jakichś ludzi, którzy są świetni w tym, co robią inni, to nie mają co się w ogóle przy nich odzywać, jeżeli nie są tak samo świetni.
[00:12:17.450] – Krzysztof
Powinniśmy do tego dążyć, żeby być stosunkowo jak najlepsi w tym, co robimy, ale w rozsądny sposób. Czyli po pierwsze nie możemy być dupkami dla innych. I to jest ważne, dobierając ludzi do naszego zespołu czy pracując z nimi, że nie możemy mieć takich mistrzów, przy których inni boją się odezwać, bo to jest taki mistrz, który jest tak dobry, że przyćmiewa wszystkich innych?
[00:12:38.300] – Paweł
Wiesz co, to mi przypomina jedną rzecz. Teraz miałem trochę urlopu i grałem w bardzo fajną grę Ghost of Tsushima, gdzie wcielasz się w rolę samuraja. I przykład samuraja z dawnych czasów Japonii to jest taki świetny przykład takiego perfekcjonisty, który po prostu całe życie się szkolił, cisnął, żeby być najlepszym z najlepszych. Problemów jest kilka. Po pierwsze, kiedy tego samuraja zabili, to go już nie było. ZONK. Wyszkolenie takiego drugiego trwało następne życie kolejnej osoby. To jest jedna rzecz. Więc jeżeli macie taką osobę, ona odejdzie z zespołu, odejdzie z firmy, ciężko będzie wdrożyć kogoś z dnia na dzień.
[00:13:16.810] – Paweł
A do tego to się nie skaluje. Jeżeli jest jeden taki turbo ekspert to jeżeli ma talent do uczenia innych, co się z mojego doświadczenia dość rzadko zdarza, że osoby, które są ekspertami w danej dziedzinie w sposób taki skuteczny są w stanie przekazywać wiedzę. To jest naprawdę jednorożec, więc jak takich macie to trzymajcie ich, inwestujcie w nich jak najwięcej. Jeżeli jednak nie jest w stanie przekazać zespołowi, to się po prostu nie skaluje, więc jeżeli zespół będzie się bał odzywać, będzie miał problem z tym, żeby coś powiedzieć, zakwestionować to leżycie. Bo w tym momencie będziecie szli ślepo za radą takiego człowieka. A czy ona będzie dobra czy nie. Bywa z tym różnie.
[00:14:01.210] – Krzysztof
A teraz odwróćmy to trochę i postawmy się po stronie klienta. Trochę przykład z innej branży, ale załóżmy, że jesteś obrzydliwie bogaty i jedziesz do hotelu super luksusowego, który strasznie dużo kosztuje, 10 tysięcy złotych za noc i oczekujesz, że tam wszystko będzie tip top, że ręczniki będą poskładane w łazience idealnie, że będzie co do jednego miejsca po przecinku idealna temperatura w pomieszczeniu i poduszki będą ułożone tak jakbyś chciał i materac o odpowiedniej grubości.
[00:14:29.980] – Krzysztof
No i czasem jest tak, że klient wymaga tej topowej jakości. Samych, tych najlepszych ludzi, świetnych wyników, specjalistów na najwyższym poziomie światowej klasy i jest w stanie za to dużo zapłacić. No i jak wtedy odpowiedzieć na takie oczekiwania z zespołem, który jest good enough?
[00:14:47.230] – Paweł
Bardzo prosto, bo przede wszystkim to jest kwestia poznania tych oczekiwań klienta. No bo zobacz, jeżeli jest taki klient, ma wybujałe oczekiwania, płaci tonę pieniędzy. Super, fajnie, tylko pytanie czy to jest miejsce dla niego? Czy my jesteśmy miejscem dla niego? Czy my robimy serwis dla niego? Czy naszym standardem, czyli naszym good enough jest to, że obsługujemy klienta premium w sposób wypasiony i to jest nasze good enough.
[00:15:11.260] – Paweł
Jeżeli jesteś klientem to warto się dowiedzieć, bo teraz są klienci, którzy płacą kupę kasy za rzeczy, które myślą, że będą fajne albo wcale nie będą jakieś szałowe itd. Co ciekawe klient, który płaci więcej, ma mniej pretensji, mniej oczekiwań, bo wie jak świat działa, jak to wszystko funkcjonuje i często go wręcz co mało obchodzi. Często klient, który ma bardzo dużo pieniędzy prędzej zapłaci za to, żeby go przeorali w lesie, np. żeby właśnie zejść niżej z oczekiwaniami, dostać w ryj, niż czepiać się kogoś, że mu nie złożył w kokardkę papieru toaletowego w łazience w jego pokoju hotelowym. Bo to już jak mówiliśmy nie chcemy dupków w swoim otoczeniu. Więc to jest kwestia dobrania.
[00:15:56.410] – Paweł
Klient oczekujący super jakości nie przyjdzie do zespołu czy do firmy, która nie jest w stanie tego dowieźć, nie dowiodła tego, że jest w stanie dowieźć, bo on ceni swój czas, swoje pieniądze. Mimo wszystko, nawet jak ma ich pierdyliard, no to im więcej, tym bardziej bardziej będzie je cenił i liczył. No bo dzięki temu je ma. No nie oszukujmy się. Więc taki klient też będzie szukał odpowiedniego partnera, dostawcy dla siebie.
[00:16:26.500] – Paweł
I znowu wracamy do tego spisywania tych oczekiwań, czyli określenia jeżeli on faktycznie chce mieć materac, który ma 23,5 cm grubości takiej i takiej, gąbki i zasłony takie itd. To niech to powie, co on chce, czego oczekuje i wtedy może się okazać, że dane miejsce nie jest dla niego, mimo, że w pytę kosztuje. Może się okazać, że tańsze miejsce będzie dla niego, bo będzie dużo lepsze i będzie spełniał to wymogi. To jest niestety ciągłe szukanie, bo nie ma tak, że jest jakiś idealny dostawca czy idealny hotel. To się tyczy wszystkiego, który spełni Wasze oczekiwania w stu procentach, a nawet w 120% i jeszcze je przebije, to się dość rzadko zdarza, z mojego doświadczenia, żeby tak firmy bardzo chętnie przekraczały oczekiwania. I jeżeli ktoś to robi, no to tylko plus dla niego. I to jest też trik dla Was, że jeżeli chcecie być świetnym liderem, menadżerem wystarczy, wbrew pozorom, wystarczy przekraczać oczekiwania.
[00:17:22.060] – Krzysztof
To moim zdaniem takie podsumowanie z tego jest takie, że bardzo ważne jest to, żeby definiować te oczekiwania i definiować standardy. Wracając do przykładu hotelu, no tak w luksusowym hotelu, to jest rozsądne oczekiwać, że wszystko będzie na najwyższym poziomie i wszystko będzie idealnie, ale już nie w motelu przy autostradzie, gdzie oczekiwaniem jest, że się wyśpimy i dostaniemy jakieś w miarę sensowne śniadanie. Oczywiście za wszystko płacimy w odpowiedni sposób. I też z drugiej strony jako menadżer tego motelu czy hotelu nie byłoby rozsądne, żeby oczekiwać od naszych pracowników standardów, które nie pasują do tego miejsca.
[00:17:55.990] – Krzysztof
Czyli definiowanie standardów, definiowanie oczekiwań, komunikowanie tego. Ale z drugiej strony to, co Paweł powiedziałeś, czyli czasem przekraczanie tych standardów i przekraczanie tych oczekiwań tam, gdzie jest możliwe, żeby szlifować to, co dostarczamy, żeby szukać tego excellence takiego, no, można powiedzieć, ideału jako takiego czynnika do rozwoju.
[00:18:16.720] – Paweł
I w tym wszystkim uważajcie na takie życzeniowe myślenie, że inni będą robić tak, jak wy chcecie. Nie siedzą w waszej głowie, nie czytają w waszych myślach. Więc jeżeli czegoś naprawdę chcecie, oczekujecie, potrzebujecie, to napiszcie na piśmie, przekażcie mailem, na kartce, jakkolwiek, żeby to było spisane, żebyście mieli te warunki, na które się umawiacie. Mieliście spisane, czy to w kontekście projektów, miejcie Definition of Done, Definition of Ready. Niezależnie czy pracujecie w Scrumie, metodologiach zwinnych, czy jakkolwiek, istotne jest to, żeby każdy w zespole to rozumiał tak samo i żeby wasi klienci rozumieli to też tak samo jak Wy, bo ten konflikt oczekiwań przyniesie tylko niepotrzebne wkurzenie, straty. A można to zrobić łatwo, naprawdę w prosty sposób.
[00:19:02.560] – Krzysztof
No i też w kontekście oczekiwań w stosunku do naszych ludzi. Jednym z takich narzędzi, o których warto wspomnieć do definiowania i spełniania tych oczekiwań, są learning plany. Mamy o tym odcinek, do którego Wam podlinkujemy, gdzie właśnie bardzo jasno definiujemy jakie są oczekiwania, gdzie jesteś, jak zrobić, żebyś doszedł, czy doszła do tego punktu. I to jest istotne z punktu widzenia zarządzania zespołami.
[00:19:26.800] – Paweł
Dokładnie to tyle na dzisiaj. Także jeżeli Was jeszcze nie ma, zapisujcie się do newslettera na stronie nerd.management/newsletter. Kolejny odcinek jak zawsze we wtorek, za dwa tygodnie o 8:00. Trzymajcie się, cześć.
Transcript in English
[00:00:53.690] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:00:56.900] – Paweł
…and Pawel Rekowski.
[00:00:58.190] – Krzysztof
Today’s episode is a little af-hoc, we didn’t prepare a script because we have a topic we would like to discuss. That is: is it better to do something that is called 'excellence’, that is, to strive for mastery, for the ideal, to do one’s thing brilliantly. Or „good enough”, such that it simply works, meets some requirements, some assumptions, and that’s it.
[00:01:25.790] – Krzysztof
And here is an important definition of these terms, so that we know what it is all about. There is such a thing as perfectionism, and here it is less about perfectionism, i.e. this obsessive striving for everything to be perfect, and more about this kind of mastery, i.e. doing something perfectly with sense. Good enough, on the other hand, is simply doing something so that it fulfils a certain purpose.
[00:01:47.870] – Krzysztof
The kind of comparison that comes to mind is something like Apple versus Google. That is to say, in the case of Apple we have this kind of polishing of these products, now perhaps a little less so, but in the days of Steve Jobs, that there even the internal components had to be perfect, that every element of the interface is thought through and analysed. And Google, which throws these products at us that are in beta, have poor documentation, sometimes they don’t work, sometimes the interfaces are some from three generations ago, just skinned differently. Well, but it works, it fulfils its purpose, people make money from it.
[00:02:23.570] – Krzysztof
That is, a discussion on excellence versus good enough.
[00:02:27.740] – Paweł
And like any such discussion we could say „it depends” as any good consultant would. And we could end there. But what’s important, in my opinion, is that right at the beginning we can rag on each other, argue a little bit, because it’s not this or that, it’s my opinion that it’s both. It depends on when. Because often there is a situation where we want to polish things, far too quickly. We’re doing something, we’ve got a project, we’re building a team, we want to fine-tune processes, procedures here, do everything so that it’s perfect.
[00:03:01.760] – Paweł
It’s just that it’s too soon. Often you start approaching that perfect version too quickly, and as we know there is no perfect version. It’s even in business or doing any kind of application that the first version will generally just be crap. It won’t work, it will blow up. And it’s good enough to see if it makes sense at all. And when we start tinkering, tweaking something, tweaking at a time when we don’t even know yet if it makes sense, we don’t know if it’s needed, we don’t know if it’s going to work at all, but we’re wasting a ton of time.
[00:03:30.440] – Paweł
It’s a bit like our podcast, if we wanted to achieve perfection from the very beginning before we recorded the first episode, it probably would never have been made. And so if you go back those three years for the first episodes, and we even link the first episode here, see for yourself what it looked like three years ago. If we hadn’t just started doing it good enough then, it wouldn’t have happened.
[00:03:50.300] – Krzysztof
That’s true, but the question is whether, if at the very beginning we create something, a team, a project, even if it’s our podcast, should we assume from the very beginning: okay, this will be good enough and somehow it will be? But isn’t it the case that this statement that we will do good enough all the time will cause us to give ourselves some kind of ceiling, that we will always be average, we will always do something so good enough. We will never be masters.
[00:04:14.360] – Paweł
Well, this is where two things come into play in my opinion. That is, on the one hand, what you said, which is perfectionism. Perfectionism is such a typical disease, that we do, we do, we improve endlessly, because you can always improve something. A little protip: you can always polish something, you can always improve something and that’s called development. So that’s OK.
[00:04:32.210] – Paweł
But we often confuse this approach that we are going to be average because we are only doing well enough with standards. In the sense if there are no standards set, because that’s what the standards are for, what are our standards, are there any metrics in our standards. We had an episode also about KPIs, which we will link here in the description to this episode, we had quite a few episodes just about how to measure different things. If these are our standards, that is, our standard is a given level of quality, a given level of checking, a given level of functioning or a given level of market adoption. That is the standard. It’s not a question of whether it’s good enough, because that means it’s going to be good enough. That is the baseline that we need to get to, not to define that good enough is something, 'and we will do and it will be’.
[00:05:17.660] – Paweł
Well, it won’t, you have to implement all this stuff. We, for example, have had situations in our company where someone was making some scripts or an application and says: well, I’ve already written the code, haven’t I? I wrote the code, it works, it’s ready. But there was a lack of verification in terms of security and so on. And it was a long way to finishing that. It was a long way to that good enough. And it’s worth remembering that this good enough doesn’t necessarily mean that it works glued with scraps, duct tape, matches. But if it’s set within the standards you have and below which you won’t find. Then there’s no point at the stage, especially the initial stage, pulling at it, fondling it, mussing it up to make it all wonderful and perfect, because you’ll lose time.
[00:06:04.040] – Krzysztof
I think it’s those standards and clarifying those expectations, what that means, what level we expect, that’s key. Because there are situations like that, and I think a lot of misunderstandings come from that, that we have different expectations. And I, for example, pointed out that I like, if we’re preparing some material, the kind of material that’s written somewhere, whether it’s in a company, whether it’s in our Nerd Management or whatever context, I like it to look nice, there’s no mistakes and it’s so well edited. But some people don’t pay attention to that, both when preparing it and when reading it. If I don’t say it has to meet certain criteria, then I don’t have much of an expectation of that from others either, because for not everyone these standards are so intuitive.
[00:06:47.120] – Krzysztof
For example, we would approach an application we are preparing differently, some system that we know will pull our business for the next 5-10 years, and a landing page or some mechanism for an advertising campaign that lasts 2 months and then it’s scrapped. And that doesn’t mean that this thing for this campaign has to be done poorly and this big system has to be perfect. It’s just that we have to define expectations for ourselves that, for example, this big system has to be able to store tens of GB or hundreds of GB of customer data over many years, because there are regulations, and, for example, this system for a short campaign can store this data in a completely different, suboptimal way, because after two months this data goes into the trash anyway.
[00:07:30.410] – Krzysztof
So it’s certainly very important what you’re saying, which is to define these standards so that we know what is good enough and excellence that we’re aiming for.
[00:07:39.080] – Paweł
Well, and see, it’s still that curse of assumptions. Because assuming, if you assume that all the people you work with, or your suppliers, or the people who do work for you, sit in your head and have the same level of sense of aesthetics, of fulfilment, of doing something. Whether it’s those sliders, where it’s excellence and where it’s good enough that are completely different, that’s what you need to establish. The best thing to do is to write down at the very beginning, when you take on something, write down for yourself. what does it mean for something to be done? That is to say, here we are refering to the themes of, for example, agile – Definition of Done, Definition of Ready. What does it mean that something is ready to start work? What does it mean that something is completed? Does it mean that you have patched the code? Does it mean it’s already in production, checked, tested, validated by the business, accepted and everyone is happy and satisfied and giving thumbs up.
[00:08:32.480] – Paweł
It’s very important to define that, because that’s where we differ. How many times have we had the attitude that, gee, did I do something or did you do something and, for example, for some people it was much, for example, above expectations, because how can you do that? And now it’s normal, it’s our standard. And this disparity between people is very important to capture it, to catch it, to write it all down from the beginning. What do we mean, what are our expectations? What does it mean to be good enough, what does it mean to be great? You can write it down for yourself in this form. Good enough are the things that need to be, and these are the things that are nice to have. When it’s there, it’s going to be great. And arranging this, these priorities, arranging these baskets for yourself, that good this has to be and this is the so-called MVP, minimum viable product, if we’re talking about apps or this kind of thing, it just helps, it makes life easier.
[00:09:21.060] – Paweł
And most of all you won’t feel such a let down that you asked someone to do something, you had some expectations in your head, he did it and it turned out to be way below your expectations. If it’s the other way round, that’s great, but the other way round it’s very easy to save yourself that stress.
[00:09:36.470] – Krzysztof
Well, it’s also the case that if we don’t express these expectations, it’s often the case that no one will see them, no one will appreciate them, no one will consider them important. And then we too can start to question whether what we think is important is really important if we are the only person around for whom it is important. On the one hand, it’s worth questioning whether it’s actually the kind of thing that’s important, relevant, that pushes us forward, but on the other hand just expressing it, talking to others, juxtaposing it with others. Listen, if we have this kind of project, is paying attention to certain issues important or not? Let’s analyse, let’s discuss, let’s see how it resonates with our clients.
[00:10:15.380] – Krzysztof
For our Nerd Management, for example, would it be worth investing a lot of time or spending a lot of money to have every typo corrected in the transcripts of our episodes? Well, to make everything perfect. At the moment we think not, but maybe there will be a period where it will be worth rewriting. So you always have to estimate the cost versus what we gain. And also points in time, because that obviously changes.
[00:10:40.040] – Paweł
What’s important in all this is the sequence, to approach it in stages, one step at a time. Often, when we come out from this side that okay, our standard is here and here we have to land at the beginning. There will probably be someone in the market whose standard is lower and they will take off much faster. And that’s a good example to the point that first of all it’s super to have a team, that’s why we’re at Nerd Management, to manage those teams and also build teams that you can collide these ideas with, talk to, confront and well build teams in such a way that everybody has a different view, a different perspective and is able to contribute something to the discussion. Don’t be the smartest person in the puzzle, because that’s going to be a big problem at the moment. Look for people who are better than you and at that point putting it together is much more effective. You can figure out when we can take off, when it’s not worth it, when we still need to fine-tune things.
[00:11:34.107] – Paweł
But on the other hand, also don’t let it get into your head that we have to polish something over, and over, and over, and over, and we’ll never come out with it, because it might not be worth it and you’ll burn through time, money, energy. People got pissed off, left and you were left alone.
[00:11:50.360] – Krzysztof
And this is where we also come to this kind of, let’s say, toxic mastery. It’s an interesting thing, that book I showed you 'Clear Thinking’ by Shane Parish, I’m reading it now, I don’t agree with it. He puts so much emphasis there on just this kind of mastery, that we have to be great at these things that we want to be successful at. And he gives such examples of some people who are great at what other people are doing, then there’s nothing to be said for them at all if they’re not equally great.
[00:12:17.450] – Krzysztof
We should aim to be relatively the best at what we do, but in a sensible way. That is, first of all, we can’t be assholes to others. And it’s important, when selecting people for our team or working with them, that we can’t have the kind of champions that others are afraid to speak up around, because that’s the kind of champion that’s so good that it outshines everyone else?
[00:12:38.300] – Paweł
You know what, this reminds me of one thing. Now I had a bit of a holiday and I was playing a very cool game called Ghost of Tsushima, where you take on the role of a samurai. And the example of the samurai from the old days of Japan is such a great example of such a perfectionist who just trained all his life, pushed himself to be the best of the best. The problems are several. Firstly, when this samurai was killed, he was gone. ZONK. It took another person’s lifetime to train such a second one. That is one thing. So if you have a person like that, they leave the team, they leave the company, it’s going to be hard to implement someone overnight.
[00:13:16.810] – Paweł
And on top of that it doesn’t scale. If there is one such turbo expert then if they have the talent to teach others, which is quite rare in my experience, that people who are experts in a particular field in such an effective way are able to impart knowledge. This is truly a unicorn, so if you have such then keep them, invest in them as much as possible. However, if they are not able to impart to the team, then it just doesn’t scale, so if the team is afraid to speak up, has a problem with them saying something, questioning something then you are lying. Because at that point you will be blindly following the advice of such a person. And whether it will be good or not. This is not always the case.
[00:14:01.210] – Krzysztof
Now let’s turn it around a bit and put ourselves on the side of the customer. A bit of an example from a different industry, but let’s say you are filthy rich and you go to a super luxury hotel that costs an awful lot, $5000 a night, and you expect everything there to be tip top, that the towels will be put perfectly together in the bathroom, that temperature in the room will be as you like it, exact to second decimal place and the pillows will be arranged as you want them to be and the mattress the right thickness.
[00:14:29.980] – Krzysztof
Well, and sometimes it is the case that the client demands this top quality. The very, very best people, great results, world-class specialists, and they are willing to pay a lot for it. And how then to respond to such expectations with a team that is good enough?
[00:14:47.230] – Paweł
Very simply, because first of all it’s a matter of knowing those expectations of the client. Well, because see, if there’s this client, he has exuberant expectations, he pays a ton of money. Great, cool, just the question is this the place for him? Are we the place for him? Are we doing the service for him? Is our standard, our good enough, is that we serve the premium customer in a gutsy way and that’s our good enough.
[00:15:11.260] – Paweł
If you’re a customer it’s worth finding out, because now there are customers who pay a pile of money for things that they think will be cool or not at all like some kind of craze, etc. What’s interesting is that the customer who pays more has less resentment, less expectations, because they know how the world works, how things work and they often don’t even care. Often a customer who has a lot of money would sooner pay to be ploughed through the woods, e.g. to just go lower with expectations, to get punched in the snout, than to pick on someone for not putting toilet paper in a bow in the bathroom of their hotel room. Because it’s already like we said we don’t want assholes around us. So it’s a matter of matching.
[00:15:56.410] – Paweł
A customer expecting super quality will not come to a team or a company that is not able to deliver it, has not proven it, because he values his time, his money. After all, even if he has a fartillion of dollars, well, the more he has, the more he will value them and count them. Because that’s how he has them. Let’s not kid ourselves. So such a client will also be looking for the right partner and supplier for himself.
[00:16:26.500] – Paweł
And again we come back to this writing down of these expectations, i.e. defining if he actually wants a mattress that is 23.5 cm thick such and such, sponges and curtains such and so on. Then let him say what he wants, what he expects, and then it may turn out that the place is not for him, even though it costs a fortune. It may turn out that a cheaper place will be for him because it will be much better and will meet that requirement. It’s a constant search, unfortunately, because it’s not like there’s a perfect supplier or a perfect hotel. That goes for anything that will meet your expectations 100% or even 120% and still surpass them, it’s quite rare, in my experience, for such companies to exceed expectations very readily. And if someone does that, well that’s just a plus for them. And that’s also the trick for you, that if you want to be a great leader, manager, it’s enough, against the odds, it’s enough to exceed expectations.
[00:17:22.060] – Krzysztof
In my opinion, the bottom line is that it is very important to define expectations and standards. Going back to the example of a hotel, yes, in a luxury hotel, it is reasonable to expect that everything will be of the highest standard and everything will be perfect, but not in a motorway motel, where the expectation is that we will get a good night’s sleep and a reasonable breakfast. Of course, we pay for everything in the right way. And also, on the other hand, as the manager of this motel or hotel, it would not be reasonable to expect standards from our staff that do not match the place.
[00:17:55.990] – Krzysztof
That is, defining standards, defining expectations, communicating that. But on the other hand, what Paweł said, which is to sometimes exceed those standards and exceed those expectations where possible, to polish what we deliver, to look for that excellence of such, well, you could say, an ideal as such a factor for development.
[00:18:16.720] – Paweł
And in all this, beware of such wishful thinking that others will do as you wish. They are not sitting in your head, they are not reading your mind. So if you really want something, expect something, need something, then put it in writing, hand it over by email, on a piece of paper, whatever, have it written down so that you have those terms that you are agreeing to. Have it written down, whether it’s in the context of projects, have a Definition of Done, a Definition of Ready. Whether you’re working in Scrum, agile methodologies or whatever, the important thing is that everyone in the team understands it the same way, and that your customers understand it the same way you do too, because this conflict of expectations will only bring unnecessary annoyance, loss. And it can be done easily, really simply.
[00:19:02.560] – Krzysztof
And also in terms of expectations of our people. One such tool worth mentioning for defining and meeting these expectations is learning plan. We have an episode about that, which we’ll link you to, where we just define very clearly what the expectations are, where you are, how to make sure you get to, or get to that point. And that’s important from a team management point of view.
[00:19:26.800] – Paweł
That’s exactly it for today. Also, if you’re not here yet, sign up for the newsletter at nerd.management/newsletter. Next episode as always on Tuesday, two weeks from now at 8:00 a.m. Stay tuned, cheers.