Warsztaty, czy też inne interaktywne aktywności, to najlepszy sposób, żeby rozwiązywać wspólnie problemy albo przekazywać wiedzę i jednocześnie nabywać doświadczenie. W czasie warsztatu uczestnicy mogą zapoznać się z odpowiednimi narzędziami i wykorzystać je do swoich zagadnień. Rezultaty takiego warsztatu mogą być wykorzystane w dalszej pracy.
My – Krzysztof i Paweł – bardzo lubimy tę formę pracy z ludźmi, a ostatnio zostaliśmy poproszeni przez organizatorów konferencji IT Manager of Tomorrow o przygotowanie warsztatu o zmianie. Nasze zajęcia praktyczne uzyskały bardzo dobrą opinię uczestników – usłyszeliśmy, że lepiej zrozumieli swoje zagadnienia, dostrzegli problemy i „dziury” w swoich planach, zaplanowali wartościowe następne kroki ze swoimi zespołami, które wdrożą po powrocie z konferencji. Dostaliśmy też pochwały za świetne materiały 🙂
W tym odcinku opowiemy Wam o tym, w jaki sposób przygotowaliśmy taki warsztat, na co należy zwrócić uwagę, żeby zmaksymalizować wartość dla uczestników i jakich błędów się wystrzegać. Jeżeli chcesz umieć tworzyć dobre zajęcia praktyczne – czy to dla swojego zespołu, firmy, czy to na konferencję albo dla płacących klientów – obejrzyj ten odcinek!
Z tego odcinka dowiesz się:
- Jak przygotować dobry warsztat?
- Do czego przydają się drukowane materiały?
- Jak zaplanować przebieg szkolenia?
- Jak przetestować założenia warsztatu?
- Jakie są najczęstsze błędy podczas robienia warsztatów?
i wiele więcej 🙂
Agenda:
00:00 – Intro
00:53 – Wprowadzenie
01:53 – Po co Ci umiejętność prowadzenia warsztatów?
03:22 – Feedback z naszego ostatniego warsztatu
04:59 – Jak przygotować warsztat?
06:19 – Jak dobierać temat warsztatów?
09:47 – Co się przyda uczestnikom przed warsztatem?
12:19 – Czasu zawsze będzie za mało
16:49 – Co dają dobrze przygotowane materiały?
18:18 – Przed rozpoczęciem warsztatu skonsultuj go z kimś kto się na tym zna
24:14 – Praca w grupie czy indywidualnie?
25:32 – Dobrze mieć plan B
28:24 – Jak przygotować próbę generalną?
29:45 – Podsumowanie
30:15 – Podziękowania
Wersja do słuchania
Linki
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 114 : Jak zarządzać zmianą w 8 krokach według Johna P. Kottera? – Bajka o pingwinach
- Odcinek 122 : Lean Coffee i 1-2-4-All – efektywne techniki dyskusji i wzajemnego uczenia
- Odcinek 123 : Jak wdrażać zmiany z sukcesem, skoro 70% z nich kończy się porażką?
- Odcinek 124 : Jak uruchomić współpracę na warsztatach? Przydatne tricki facylitatora
- Odcinek 67 : Kalendarz managera vs kalendarz specjalisty, czyli jak zmieni się twój plan dnia?
Transkrypcja odcinka
[00:00:53.13] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:00:56.19] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:00:58.02] – Krzysztof
To jest pierwszy odcinek naszego piątego sezonu.
[00:01:01.02] – Paweł
140 słuchaj.
[00:01:03.06] – Paweł
Wow, wow, kawał czasu. Czyli zaczynamy nowy rok szkolny, zaczynamy piąty sezon naszego podcastu. No, zaczęliśmy we wrześniu pięć lat temu. Kawał historii. Ale chcemy oczywiście zacząć, jak to zwykle u nas, konkretnie, bo w tym roku mamy dla Was przygotowane dużo konkretów, dużo merytorycznych treści, trochę też rzeczy innych niż dotychczas, innych niż odcinki z wiedzą. Coraz więcej z was odzywa się do nas z różnymi propozycjami, pomysłami. Rozmawiamy z wami też indywidualnie, więc dowiadujemy się dużo wartościowych rzeczy, które pomagają nam planować to, co będziemy robić.
[00:01:40.05] – Krzysztof
No więc zapraszamy was do śledzenia nas w tym sezonie, jeżeli jeszcze tego nie robicie, to zapiszcie się do naszego newslettera na nerd.management/newsletter, no bo tam będziemy wrzucać informacje o wszystkim fajnym, co się będzie u nas działo.
[00:01:53.21] – Paweł
No dobra, ale żeby ten odcinek nie był taki miałki, że tutaj się witamy, dzień dobry, jedziemy z grubej rury, no bo wakacje się skończyły, czas się wziąć ostro do roboty i żeby wziąć się ostro do roboty – no często jako liderzy będziecie potrzebować warsztatów, czy jakiejś pracy grupowej i w tym odcinku pokażemy wam nasz proces, który zrobiliśmy przygotowując warsztaty, które przeprowadziliśmy na konferencji IT Manager of Tomorrow, która odbyła się w Gdyni w tym roku. I to Wam pokaże, jak lepiej siebie samego przygotować i swój zespół do przeprowadzenia formy warsztatowej, która pchnie Wasz zespół czy Waszą firmę dalej.
[00:02:35.16] – Krzysztof
Tutaj może zacznijmy od tego, żeby powiedzieć co zrobiliśmy, bo bardzo się tym nie chwaliliśmy w naszym newsletterze czy w naszych social mediach. Zostawiliśmy to sobie na po wakacjach, bo to był taki właściwie już koniec roku, więc wtedy też udaliśmy się na wakacje. Więc co to było? IT Manager of Tomorrow, czyli jedna z najciekawszych konferencji dla menedżerów IT w Polsce. To już jest konferencja z historią, my też w niej uczestniczymy już od dawna i w tym roku bardzo miła, fajna rzecz się stała, bo zostaliśmy poproszeni przez organizatorów, żeby poprowadzić warsztat o zmianie w organizacji. No i oczywiście z chęcią przyjęliśmy to zaproszenie. No i wykonaliśmy taki warsztat. Paweł, powiedz jak ten warsztat nam poszedł. Jaki dostaliśmy feedback i w ogóle co się działo?
[00:03:22.09] – Paweł
No to możemy się tutaj bezczelnie przyznać, bo to jest feedback, którego Wam życzymy, żebyście taki feedback po warsztatach mieli, ponieważ ten warsztat przygotowaliśmy po raz pierwszy na tę konferencję, to był warsztat autorski i po tym warsztacie, na tej konferencji dostaliśmy feedback od uczestników mniej więcej w stylu, kurcze chłopaki widać, że robicie to już od dawna, są mega przygotowane, dobrze zrobione, rzeczy, które przygotowaliśmy są super wartościowe, ludzie doszli do konkretnych wniosków, przemyśleń, tematów.
[00:03:54.08] – Paweł
Więc takiego feedbacku powinniście wręcz od siebie i od ludzi oczekiwać. Na zasadzie, dobra, nawet jeżeli to będziecie szykować swój pierwszy warsztat w życiu, to żeby to był porządny warsztat, dobrze zrobiony, a nie jakaś popierdółka, z której wszyscy wyjdą zastanawiając się, kurde, chyba potrzebujemy drugi.
[00:04:12.03] – Krzysztof
Ta najważniejsza wartość była po tym warsztacie, że słyszeliśmy potem w kularach, czy od uczestników tuż po, że to co przygotowaliśmy pozwoliło im przemyśleć pewne rzeczy, pozwoliło im w jakiś inny sposób spojrzeć na zmiany, które chcą zrealizować, no bo to był warsztat o zmianach, i wyciągnąć jakieś wnioski, które będą mogli zastosować już po powrocie z tej konferencji.
[00:04:37.06] – Krzysztof
Więc to jest dla nas duża wartość, coś z czym się cieszymy, coś co świętujemy, no i coś z czym chwalimy się również Wam. Ale również właśnie wyciągamy z tego wnioski, czyli zastanawialiśmy się z Pawłem co zrobiliśmy, co nam pomogło, co nam przeszkodziło. No i teraz chcemy z Wami się tymi informacjami podzielić, żebyście mogli też robić fajne, wartościowe warsztaty, czy inne inicjatywy dla swoich ludzi.
[00:04:59.05] – Paweł
Czyli najpierw tak. Najpierw trzeba się przygotować. Musicie wiedzieć co wy chcecie zrobić. Przez co chcecie tę swoją grupę przeprowadzić. Jaki ten warsztat ma być. My zajęliśmy się tematem zmiany. No i taką dobrą rzeczą, dobrą praktyką jest niewyważanie otwartych drzwi. Czyli… Niezależnie co chcecie zrobić w swojej organizacji, w zespole, w dziale, prawdopodobnie są na to metodologie, frameworki, narzędzia, rzeczy, które są gotowe. I my do zmiany wzięliśmy framework Kottera, o którym też mówiliśmy w jednym z odcinków, który podlinkujemy w notatkach do tego filmu, który ma 8 kroków do zmiany.
[00:05:37.02] – Paweł
I na bazie tego frameworku zaczęliśmy pracować nad tym, w jaki sposób przeprowadzić grupę warsztatowo przez proces, który da im zlokalizować takie słabe punkty, czy te obszary, w których nie do końca wiedzą, co mają zrobić lub nie mają o nich pojęcia, bo to też jest rzecz taka, że możecie chcieć grupie pokazać, że perspektywa jest szersza niż im się wydaje i chcecie pokazać rzeczy, które nie są jasne i oczywiste, nie wychodzą od grupy, a ta grupa fajnie, żeby to zrobiła. Na przykład w temacie zmiany jest to dość częsta sytuacja. No i zaczęliśmy się zastanawiać, jak sprawić, żeby ludzie zaczęli ze sobą pracować?
[00:06:19.06] – Krzysztof
Ale czekaj, bo przed tym jeszcze trzeba ważną rzecz powiedzieć w ogóle o doborze tematu, bo faktycznie tutaj organizatorzy do nas przyszli z konkretnym tematem, chcieli, żebyśmy zrobili konkretny temat. No ale to nie było tak, że zaczęliśmy od zera i stwierdziliśmy, dobra, no to wpiszmy w Google i zobaczmy, co wyskoczy i na ten temat coś wykombinujemy. Moim zdaniem właśnie taką podstawą jest to, że jednak trzeba ten temat znać. I to nie chodzi o to, że koniecznie trzeba być jakimś super ekspertem w tym sensie, że wszystko wam perfekcyjnie wychodzi, bo to jest to coś, o czym często mówiliśmy – my przeprowadzamy zmiany w naszych organizacjach, w naszych zespołach, ale też obserwujemy zmiany, których jesteśmy częścią i nie wszystkie te zmiany się udają. Niektóre się właśnie nie udają. Niektóre zmiany, które my prowadzimy się nie udają. Ale to jest coś, co daje nam tę wiedzę i powoduje, że możemy się dowiedzieć to, o co w ogóle w tym chodzi.
[00:07:12.20] – Krzysztof
Więc żeby tutaj na samym początku to zaznaczyć, że fundamentem musi być jednak ta wiedza. No i trzeba mieć tę wiedzę, po pierwsze, bo chcemy przekazywać innym. Nie szedłbym w kierunku tutaj sugerowania, że dobra, możesz zrobić warsztat na każdy temat. Zdarzają się takie sytuacje, że w zespole chcemy coś zrobić, ale wtedy to startujemy z innej pozycji, wtedy to nie jest, że na konferencji robimy warsztat z pozycji eksperta, tylko wtedy robimy w naszym zespole, słuchajcie, coś wymyślmy sobie i zobaczmy, jak to się robi. No ale trzeba tej wiedzy trochę zdobyć przynajmniej. Zależy od poziomu wydarzenia, ale trzeba tę wiedzę zdobyć. Więc to jest taka podstawa.
[00:07:47.09] – Krzysztof
No i potem też to, co jest istotne, to trzeba się dowiedzieć, jaki w ogóle cel chcemy osiągnąć. I to jest ważne szczególnie w takich… może nie tylko w warsztatach na konferencji. W warsztatach na konferencji to jest ważne, bo ci ludzie płacą za taki warsztat, no to oni wiedzą, mają na fakturze, że tam, nie wiem, kosztowało to tysiąc, dwa, trzy tysiące złotych ten warsztat, więc oczekują wartości. Więc tutaj tacy uczestnicy są szczególnie, powiedzmy, wyczuleni na otrzymanie wartości. Ale jeżeli robimy warsztat w naszym zespole, to jest ważne, żeby ci uczestnicy widzieli w tym wartość, żeby wyszli z jakąś wartością.
[00:08:22.02] – Krzysztof
Czyli podsumowując tę część, to jest ważne, żeby określić jaki jest cel, co taki uczestnik dostanie z tego, no i potem oczywiście to zrealizować. To też jest coś, co umieszczamy na przykład właśnie w opisie naszego warsztatu. Z tego warsztatu wyjdziesz, z taką wiedzą, z takimi umiejętnościami, takie rzeczy sobie przepracujesz.
[00:08:39.01] – Paweł
Ja myślę, że to nie ma większego znaczenia, czy robisz ten warsztat w swoim zespole, w swojej firmie, czy na zewnętrznej konferencji, zasady są zawsze te same. Musisz szanować uczestników i ich czas. Niezależnie, czy płacą za to, żeby dołączyć do danego warsztatu, czy do konferencji, na której ten warsztat się odbywa. To jest też taka rzecz, którą warto sobie uświadomić. To powinno być oczywiste, ale dla wielu nie jest, że pracując w zespole, w firmie, no to ta nasza robota kosztuje. Za tę naszą robotę firma płaci. Płacą klienci, którzy kupują nasze produkty, usługi. I teraz marnowanie czasu na coś, co nie ma sensu albo jest zrobione na zasadzie, o, zróbmy sobie fajny warsztat, z którego nic nie wynika, ponieważ takie też przecież widzieliśmy i takie też sami czasem zrobiliśmy warsztaty czy spotkania, z których wynikało, że w sumie nic nie wynikało, że trzeba zrobić następne spotkanie, więc to jest ważne.
[00:09:32.23] – Krzysztof
Wtrącę się, bo mamy bardzo fajny odcinek na ten temat, bo też rozmawialiśmy o tym, o prowadzeniu warsztatu takiego wewnętrznego i tam odnosiliśmy się do tego tematu, co robić, jak widzimy, że idziemy donikąd, więc wrzucimy Wam linka w opisie do tego konkretnego odcinka.
[00:09:47.14] – Paweł
Kiedy już macie cel, kiedy już wiecie co chcecie osiągnąć, do czego w ogóle potrzebujecie ten warsztat, chcecie go zrobić, macie wybrane narzędzie, może to być jedno narzędzie… Najlepiej nie przekombinować, czyli nie róbcie warsztatów w oparciu o 15 tooli, 3 testy, 8 narzędzi i 3 frameworki, no bo to nie ma sensu, bo ludzie się pogubią, zgłupieją i nie będą w stanie w ogóle nigdzie pójść.
[00:10:13.05] – Paweł
Do tego też nie możecie zakładać, że to co wy wiecie… bo Krzysiek mówiłeś, musisz mieć wiedzę na ten dany temat, na który ten warsztat chcesz przeprowadzić, ale z drugiej strony nie możesz oczekiwać od uczestników, że oni cokolwiek na ten temat wiedzą. My mieliśmy trochę łatwiej, ponieważ nagrywając ten podcast już piąty rok mówiliśmy dużo o zmianach, mieliśmy wystąpienia na konferencjach o zmianach. Sporo tych tematów się przewinęło. Mam kilka odcinków, do których mogliśmy odnieść. Więc szykując taki warsztat, mogliśmy pokazać: słuchajcie, ten warsztat będzie na taki temat. Tutaj macie takie i takie materiały, z którymi możecie się zapoznać, żeby nie startować od zera i mieć już jakiś pomysł. I wtedy ci uczestnicy mogli przyjść przygotowani. To jest też ważny case, żeby zrobić agendę, czy w ogóle wstęp do tego warsztatu. Wysłać go ludziom, powiedzieć, słuchajcie, Będziemy robić taki warsztat. Będzie wyglądał z grubsza tak i tak. Przygotujcie jakieś pytania, przemyślcie jakiś temat. Zastanówcie się nad tym. Spiszcie sobie jakieś punkty. Albo możecie takim ludziom wysłać 2-3 pytania, które ruszą ich szare komórki w tym kontekście, na którym będziecie pracować.
[00:11:25.08] – Krzysztof
To jest ważne, żeby nie zaskakiwać uczestników, no bo wtedy ten ich wkład jest mniej wartościowy. I zdarzały się takie sytuacje, że szedłem na jakiś warsztat, gdzieś tam na konferencji, czy na prezentację, gdzie tak było bardzo ogólnie, albo jakieś takie jeszcze są, takie jakieś wiecie, tam no clickbaitowe tytuły, i nie mówią o co chodzi, a potem po dosłownie pierwszych trzech slajdach okazuje się, że to jakiś framework, który doskonale znam, mi w ogóle szkoda czasu i niepotrzebnie tu przyszedłem. Więc warto zapowiedzieć, że to będzie taki framework, zaznaczyć, ale też właśnie zadać jakieś pytania. I to jest to, co my zrobiliśmy, że poprosiliśmy uczestników, żeby przygotowali się w określony sposób, żeby odpowiedzieli sobie na jakieś pytania i dzięki temu chyba 90% uczestników czy nawet więcej było przygotowanych i mieliśmy bardzo, bardzo dużo właśnie jakichś zagadnień, bo pracowaliśmy na zagadnieniach naszych uczestników, mieliśmy bardzo dużo zagadnień, mieliśmy bardzo duży wybór do tego, żeby to ciekawie zrobić.
[00:12:19.16] – Paweł
No i tutaj przychodzi taka ważna kwestia, czyli czasu. Bo to oszczędza czas. A my kiedy zaczynaliśmy szykować ten warsztat, to pierwsza nasza taka szacunkowa estymacja, spojrzenie na to, dobra, co my chcemy tam zrobić, była taka, że wychodziło chyba z pięć i pół godziny, a na warsztat mieliśmy chyba ze trzy, razem z przerwami. To jest też ważne, w warsztacie muszą być przerwy, bo o tym często się zapomina planując agendę. Robiąc warsztat, dobrze mieć zaplanowany ten czas, minuta po minucie żebyście wiedzieli czy jesteście do przodu czy jesteście do tyłu czy jesteście w czasie czy zdążycie w ogóle przeprowadzić to co chcecie przeprowadzić, jakie rzeczy można z tego warsztatu wyciąć żeby zmieścić się w czasie.
[00:13:04.08] – Paweł
No bo jeżeli robicie warsztat w zespole na temat który i tak musicie przegadać i w sumie przegadywanie różnych tematów idzie wam średnio no to poświęcając godzinę na to no to i tak byście tę godzinę poświęcili, w sensie straty z tego aż tak dłużej nie będzie. Ale jeżeli robicie warsztat na konferencji, gdzie ludzie zapłacili kupę hajsu, żeby tam być i przyszli do was z nadzieją, że wyjdą z czymś konkretnym, albo co gorsza, robicie warsztat w firmie, gdzie zapraszacie najważniejszych ludzi, bo musicie podjąć jakieś strategiczne decyzje i tam zgromadzenie ich w jednym miejscu, w jednym czasie, samo w sobie już jest mega skomplikowane i taki warsztat naturalnie staje się bardzo drogi. No i wtedy wychodzicie z niczym, bo rozjedziecie się czasowo. Tacy ludzie, no mieliśmy też odcinek o kalendarzu menadżera, że mają ten kalendarz zapchany, więc ten czas trzeba uszanować, o ten czas trzeba zadbać, trzeba go pilnować.
[00:14:05.06] – Krzysztof
Wszedłeś na temat planowania tego czasowego i tutaj wyjdę od tego, żeby powiedzieć o kilku ważnych kwestiach. Pierwsze, no to właśnie to planowanie, bo powiedziałeś, że musimy wziąć na warsztat jakiś framework, czy jakieś narzędzie, czy to nasze własne, czy jakieś zewnętrzne, ale jednak no coś, ten warsztat, musimy wiedzieć, co będzie contentem tego warsztatu, co będzie zawartością tego warsztatu.
[00:14:27.16] – Krzysztof
I musimy zrobić plan. Jak to zadziała? Co zrobimy? I tutaj jest moim zdaniem taki mentalny haczyk, czy mentalny problem, że, no dobrze, rozpracowujemy sobie jak przejść przez ten workflow. I na przykład w przypadku tego frameworku Kottera, to tam jest 8 kroków. No to domyślne spojrzenie jest takie, dobra, czyli siadamy i przerabiamy wszystkie 8, jakoś musimy tym uczestnikom powiedzieć, żeby przerobili, no to pewnie damy im kartkę, będą mieli 8 punktów i niech se wypiszą coś.
[00:14:56.24] – Krzysztof
I tu jest kilka aspektów. Pierwsze jest takie, że nie tylko przejście przez ten framework czy zrealizowanie tego frameworka się liczy, bo jest dużo takich rzeczy dookoła. Czyli np. jeżeli chcemy, żeby pracowali w grupach, to nie możemy nie pomyśleć o tym, jak ich przydzielimy do tych grup. Musimy bardzo dobrze zaplanować, w jaki sposób przydzielimy ludzi do grup. U nas mieliśmy taki przypadek, że chcieliśmy, żeby mieć tam 4-5 stolików, które będą pracować. Każdy z nich będzie nad jednym zagadnieniem pracował, które było przyniesione przez uczestników. No i znów, nie możemy powiedzieć, dobra, podzielcie się na stoliki, wybierzcie temat. Po pierwsze, i to na przykład taka ciekawostka na konferencjach, zawsze jest tak, że znajomi przychodzą razem, siadają razem przy stoliku, mają takie homogeniczne środowisko, wartość w tym jest żadna, więc na przykład trzeba zarządzić trochę żeby ich tam odpowiednio wymieszać, ale trzeba wymyśleć, w jaki sposób wybierzemy te tematy i w jaki sposób je porozdzielamy. Tutaj mieliśmy dużo rozkminy na ten temat i kombinowaliśmy o tym.
[00:15:56.19] – Krzysztof
Więc oprócz tego, że przemyślimy, jak to będzie szło krok po kroku merytorycznie, to musimy też bardzo dużo takiej kwestii organizacyjnej, przydzielania do grupy, kiedy będzie przerwa, gdzie mamy jakiś luz, który możemy wykorzystać, gdzie zrobimy prezentację, w jaki sposób damy materiały i tak dalej.
[00:16:15.01] – Krzysztof
I to nas prowadzi do kolejnego punktu, który jest bardzo ważny i moim zdaniem u nas to był taki istotny. Czyli jak w ogóle właśnie zrealizujemy ten materiał. No bo tak jak wspomniałem, 8 kroków Kottera, mogliśmy im dać kserówkę, wiecie, jak w szkole, 8 kratek w tabelce i niech sobie coś wypiszą. I to jest taki punkt, który z jednej strony z konieczności zagęszczenia czasu, a z drugiej strony z tego, żeby dostarczyć ludziom coś ciekawego, zmusza nas do tego, żeby pomyśleć kreatywnie na temat tego, jak zrobimy to, co chcemy zrobić.
[00:16:49.20] – Krzysztof
No i tutaj zrobiliśmy rzecz, która moim zdaniem, no i też zdaniem uczestników była super fajna, bo przygotowaliśmy materiały. Mieliśmy na kartkach większy rozmiar niż te, tutaj mamy takie wersje demonstracyjne, ale mieliśmy takie naprawdę duże płachty. Gdzie przygotowaliśmy taki pierwszy canvas, na którym, wprowadziliśmy do tych różnych punktów. I to było, czasem jak w takich grach RPG książkowych albo innych, że wybierz swoją bramę i jak dalej będziesz szedł, to tutaj to były takie bramy, które pozwalały wybrać uczestnikom, w których obszarach są najsłabsi, czy które mają słabo zrealizowane u siebie w firmie, i które chcą bardziej eksplorować.
[00:17:31.00] – Krzysztof
No i potem był szereg właśnie takich dodatkowych canvasów, również na większych płachtach, bo to było takie, że 4-5 osób pracowało. I to już były takie materiały, na których oni pracowali, potem mogli sobie wziąć do domu. I to było ciekawe podejście, bo nie mieliśmy takiego podejścia właśnie ABC, jak to na niektórych warsztatach jest, że dobra, wszyscy przerabiają wszystko to samo. Tylko tutaj ludzie w grupach pracowali nad tymi tematami, które są najsłabsze, czyli to też multiplikowało tę wartość, którą wyciągali.
[00:18:01.05] – Krzysztof
I przygotowaliśmy to wszystko. Przygotowaliśmy ten plan, te przerwy kawowe. Dokonaliśmy trochę cięcia właśnie dzięki tym różnym pomysłom, jak zejść z tych sześciu godzin do trzech. Mieliśmy super plan i tutaj wchodzi bardzo ważna rzecz, czyli przetestowanie tego po pierwsze, o tym trochę porozmawiamy później, ale porozmawianie z kimś mądrzejszym, porozmawianie z mentorem na ten temat. I tu jest rzecz, którą organizatorzy konferencji IT Manager of Tomorrow robią bardzo, moim zdaniem o jest świetne świetne, po to żeby dbać o jakość. Czyli musieliśmy spotkać się obowiązkowo z ich ekspertem, który nas po prostu zapytał: chłopaki pokażcie co przygotowaliście, ocenimy, zobaczymy czy to się nadaje w ogóle, żeby ludziom pokazać.
[00:18:49.04] – Paweł
No i to jest taki fajny cytat, że każdy plan jest dobry, dopóki nie dostaniesz w mordę, Mike Tyson to powiedział. I to było dokładnie tak samo, ponieważ my sobie zaplanowaliśmy ten warsztat w taki sposób liniowy, kiedy przeprowadzimy go, dobra no to jedno, drugie, trzecie, tutaj jeszcze wcześniej ludzi wprowadzimy, tu coś im opowiemy. Po pierwsze nie dość, że czasu się to nie trzymało, ponieważ musicie wiedzieć, że tego czasu zawsze będzie mniej niż byście chcieli, bo zawsze ktoś się spóźni, zawsze coś będzie nie tak, zawsze będzie poślizg, a to wy się rozgadacie, a to pytania się przedłużą, więc trzeba to bardzo mocno ciąć, a do tego mamy coś takiego jak… cykl Kolba, czyli to w jaki sposób uczą się dorośli i on nie jest liniowy i on nie jest naturalny, czyli jeżeli wy układacie pomysł na przeprowadzenie jakiegoś warsztatu, macie potrzebę zrobienia jakiejś takiej sesji warsztatowej i zaczynacie ten warsztat od wprowadzenia, od teorii, od tego, że teraz ludziom powiecie co będziecie robić, jak to będzie wyglądać i tak dalej, tak szkolnie, no bo tak nas nauczyli w szkole, przecież musimy mieć najpierw teoria, wprowadzenie, jakaś praktyka i tak dalej, wszystko tam najlepiej w kilka lat studiów zamknięte, no to w świecie realnym tak to nie działa i dorośli tak się nie uczą.
[00:20:04.03] – Paweł
Uczą się na odwrót. Uczą się przez doświadczenie, więc my się dowiedzieliśmy, że tak naprawdę, dobra, mamy. narzędzia, mamy pomysł, ale teraz cały ten warsztat musimy w ogóle wywrócić do góry kołami, czyli zrobić minimalne wprowadzenie tylko po to, żeby ludzie się nie pogubili i dać im od razu zadania do działania, żeby mogli doświadczyć, żeby mogli wejść w ten warsztat i to zdecydowanie polecamy, żeby robić w ten sposób, żeby ludzie najpierw doświadczyli, zrobili coś, przeszli przez jakąś aktywność, wspólną, czy to indywidualnie, czy to wspólnie w grupie, to już zależy od potrzeb. Ważne, żeby zrobili coś i później na podstawie tego, co oni zrobili, pracujemy dalej, czyli wyciągamy wnioski, dobra, to co się wydarzyło, dlaczego tak się wydarzyło.
[00:20:51.06] – Paweł
I tak całą część teoretyczną, którą mieliśmy na temat tego frameworka Kottera, którą naturalnie zaplanowaliśmy na początek, wywaliliśmy na sam koniec. Mało tego, byliśmy w stanie też obcinać różne elementy z tej prezentacji czy tej części teoretycznej, ponieważ to było zbędne, bo ludzie dokładnie je to doświadczyli w praktyce, zrobili, mieli też już swoje przemyślenia, doświadczenia i takie rzeczy też zapamiętają lepiej niż to, że teoretycznie im się powie, że to jest to, a to jest tamta.
[00:21:22.03] – Krzysztof
Ale, żeby zadziałało to w taki sposób, że właśnie dostajesz carte blanche i na niej pracujesz, to trzeba tutaj się bardzo dobrze przyłożyć, żeby właśnie wytłumaczyć w tych materiałach, co masz konkretnie zrobić, jaki będzie rezultat twojej pracy. I to jest taka część, tak przy okazji tu się należą podziękowania mojemu bratu Markowi, który nam te moje pomysły podsunął, na przykład właśnie z tymi canvasami, to jest ważne, że my tutaj dużo czasu spędziliśmy nad tym, żeby dobrze wytłumaczyć co masz zrobić, na jakie pytania odpowiadasz i jaki będzie rezultat przejścia przez to zadanie. Żeby uczestnicy wiedzieli bardzo dobrze, co mają zrobić. Bo użyję Pawła sformułowania, ale moim zdaniem jest dobre, nie ma nic gorszego, żeby właśnie ludziom nic nie powiedzieć, dać im jakąś kartkę, na której jest parę słów, które ciężko w ogóle powiedzieć, o co chodzi i powiedzieć, no macie i róbcie.
[00:22:14.13] – Paweł
W życiu czasem tak się zdarza, że macie i róbcie, ale faktycznie na warsztacie to jest lepiej. Teraz jak weźmiemy sobie te canvasy, które my żeśmy szykowali, to jest zresztą świetna forma. Tutaj Marek, naprawdę wielkie dzięki jeszcze raz za to. Takie rozłożenie, że mamy taki właśnie canvas główny, gdzie są konkretne tematy, pod tym są jeszcze konkretne podpowiedzi, co tam jest. Zaoszczędzam masę roboty w tłumaczeniu. Czyli jeżeli szykujecie materiały, z którymi ludzie mają pracować, możecie to w bardzo łatwy sposób, rysowaliśmy w Canva.com za darmo, wydrukowaliśmy sobie na trochę grubszym, fajniejszym papierze i zapakowaliśmy w takie przyjemne też teczuszki. Żeby później ludzie mogli to wziąć. No daje to bardzo dużo takiej swobody dla Was, jako dla przyszłych prowadzących, że ludzie mają tutaj materiał, na który mogą się skupić i teraz tych pytań, które oni będą mieli, no bo te pytania też przedłużają i rozbijają całe wprowadzenie. Jeżeli to wprowadzenie zrobicie źle, no to poznacie to dokładnie po tym, że przez pierwsze 15 minut ludzie będą dopytywać, „a co my właściwie mieliśmy zrobić”.
[00:23:26.11] – Krzysztof
No właśnie, to jest fajne, co my mieliśmy, no zresztą mieliśmy łatwiej, bo było nas dwóch, że raczej duża część warsztatu wyglądała w ten sposób, że ludzie rozmawiali między sobą, ludzie wymieniali się swoimi doświadczeniami. Pytania do nas, to nie były takie pytania, o co tu chodzi, co tu trzeba zrobić, tylko bardziej jakieś dotyczące doświadczenia, powiedzmy, no dotyczące tego jakichś niuansów tej techniki, ale nie mieliśmy takich pytań, „ale o co tu właściwie chodzi, co tu trzeba zrobić”. Więc to też było wartościowe, że w sumie nie mieliśmy dużo roboty już na tym warsztacie jak się działo. Mówię to trochę żartobliwie, ale jednak duża część z tego to była praca tych ludzi.
[00:24:02.13] – Paweł
No i to co było super, ponieważ my wykorzystywaliśmy kilka elementów. Wykorzystaliśmy Lean Coffee do wyboru w ogóle tematów. O tym mieliśmy w odcinku o trikach facyitatora, to podlinkujemy w opisie. Ale co najważniejsze, robiąc ten warsztat, dobrze dać ludziom przestrzeń do pracy w grupie, ponieważ w tym momencie zapewniamy im niemalże Mastermind, czyli ludzie, którzy przyszli na ten warsztat i się przygotowali, mieli konkretny temat, konkretny problem, wyciągnęli ten problem, że chcą o nim pogadać. Ten problem został wybrany przez całą grupę warsztatową, o, to jest fajne, bo inni też skorzystają. To jest też coś, co musicie wziąć pod uwagę, żeby na tym warsztacie korzystali wszyscy. Czyli nie na zasadzie, że zadbacie o 20% uczestników, rozpracowując ich tematy, a reszta co? No, będziesz siedzieć i słuchać. Będą też ludzie, którzy nie będą zainteresowani. Będą ludzie, którzy są tam może przez przypadek albo z natury się nie wychylają, nie odzywają i tak naprawdę wrócą z feedbackiem za dwa miesiące, bo tyle im zajmie przetrawienie tego, co tam się wydarzyło.
[00:25:15.17] – Krzysztof
Były też takie osoby, które chciały wziąć udział w warsztacie, chciały się dowiedzieć, ale nie miały swojego zagadnienia.
[00:25:21.09] – Paweł
Więc szykując ten warsztat, musicie zadbać o tych wszystkich ludzi, żeby nawet ci, którzy nie wiedzą, albo nie mają pomysłu, albo nie mają swojego tematu, wyszli z jakąś konkretną wartością.
[00:25:32.17] – Krzysztof
Jeszcze w kwestii przygotowań, warto zastanowić nad takimi punktami, gdzie coś może pójść nie tak. I zrobić sobie tam backup plan. Czyli kilka takich kwestii. Chociażby właśnie czas. Czas jest zawsze największym problemem, przeważnie to się czasowo rozłazi. U nas to poszło całkiem sprawnie, dlatego właśnie, że przygotowaliśmy takie backupy. Czyli po pierwsze, wiedzieliśmy gdzie możemy coś obciąć, z czego można zrezygnować, albo ewentualnie co można rozwlec. Po drugie, sama ta struktura tego ćwiczenia powodowała, że mogliśmy powiedzieć uczestnikom, dobra zrobicie jedno, zrobicie dwa, zrobicie trzy zagadnienia, ile chcecie. To dawało nam taką bardzo dużą elastyczność, więc też jest ważne, żeby ta struktura była elastyczna. Niektórzy idą szybciej, no to nie mogą się nudzić. A niektórzy idą wolniej, no to też fajnie, żeby coś tutaj zrobili.
[00:26:19.23] – Krzysztof
No i na przykład te zagadnienia, to jest backup plan, którego nie zrealizowaliśmy, ale jednak zakładaliśmy, że mogą ludzie nie mieć jakichś swoich zagadnień. Z perspektywy czasu na konferencji tej klasy to było błędne założenie, bo tam przychodzą naprawdę ludzie, którzy mają pomysły, mają różne zagadnienia, są zainspirowani, chcą się uczyć i chcą działać. Ale jednak mieliśmy takich pięć backupowych zagadnień. Okazało się, że dobrze trafiliśmy, bo te zagadnienia, które zostały wybrane i nad którymi pracowaliśmy prawdziwe, były bardzo bliskie tym naszym takim, które intuicyjnie tutaj wymyśliliśmy.
[00:26:56.09] – Krzysztof
Warto mieć w zanadrzu coś takiego, co odpowie na te kwestie, kiedy nie będzie żadnego chętnego, kiedy nie będzie kogoś z pomysłami, żeby nie zatrzymało to naszej inicjatywy.
[00:27:06.19] – Paweł
Na różne grupy możecie trafić, z różnymi ludźmi możecie pracować i lepiej być przygotowanym niż nie być przygotowanym. Do tego te plany backupowe, czy takie scenariusze, czy np. case’y, które możecie przepracować, w części wymyślone, albo takie dość typowe w waszej branży, środowisku, czy w tematyce, w której działacie. No to pomogą Wam też to przetestować, bo my zrobiliśmy, kiedy już mieliśmy to przygotowane, wiedzieliśmy co chcemy zrobić, mieliśmy rozpisane.
[00:27:35.19] – Paweł
Tu jeszcze taki trik, żeby mieć przygotowany w Excelu ten cały Wasz plan z takimi czasówkami, która będzie godzina w danym momencie, tak żebyście na bieżąco to widzieli. My to żeśmy pilnowali bardzo mocno. Mieliśmy takiego Excela, gdzie był dany punkt, o danej godzinie musiał się wydarzyć i widzieliśmy dzięki temu bardzo szybko, że jest na przykład godzina 14:44, a o 14:30 my już powinniśmy być zupełnie gdzie indziej i płyniemy i mamy już tam 15 minut w tyłek.
[00:28:05.19] – Krzysztof
To ja dodam, że chodzi o to, żeby tam były formuły. I bieżącą godzinę wpisujemy i wtedy widzimy jak nam się wszystko przesuwa.
[00:28:12.18] – Paweł
A to możemy wam podlinkować takiego Excela. Zobaczycie jak to wygląda. Może wam się przydać do tego, żeby pilnować czasu na waszych warsztatach, na tym co będziecie prowadzić. I dobrze kiedy już macie to zrobione, macie to przygotowane to trzeba to sprawdzić. Wy możecie mieć to ładnie zaplanowane, na papierze może to ładnie wyglądać. No ale w rzeczywistości, tak jak mówiliśmy, bywa różnie. I teraz jak taki test powinien wyglądać? Bardzo fajnie by było, żebyście mieli jakichś ludzi, żebyście zaprosili żywych ludzi do tego testu. Żeby to nie był test na zasadzie, no dobra, to teraz sobie sami na głos przejdziecie przez to wszystko. Jeżeli nie macie kogo zaprosić do tego, no trudno, ale wtedy też musicie zrobić to na głos. Dobrze jest taki dry run przeprowadzić w zespole, w firmie, ze znajomymi, którzy są w temacie, którzy mogą poruszyć tematy czy pytania związane z tematem, na który ten warsztat jest. I dzięki temu będziecie już mieli też pierwszy feedback na to, czy rzeczy, które przygotowaliście są okej, czy są zrozumiałe. Jeżeli będziecie zaprosić ludzi, którzy w ogóle nie wiedzą o co chodzi, to też dobrze, no bo wtedy oni wam powiedzą prosto, że Fajnie to wygląda, ale w sumie nie wiem o co chodzi.
[00:29:33.03] – Paweł
Mając taki feedback jesteście jeszcze w stanie poprawić coś, zmienić, dopasować, lepiej wyjaśnić, lepiej opisać, że kiedy już będziecie robić ten faktyczny warsztat to zaoszczędzicie dużo czasu.
[00:29:45.11] – Krzysztof
No i to chyba tyle. To jest to, co nas doprowadziło do tego, że zrobiliśmy wartościowy warsztat. Dostaliśmy bardzo dobry feedback. W dużej mierze również dzięki temu, że mieliśmy aktywnych uczestników, którzy chcieli wziąć w tym udział. Nie jest tak, że firma ich wysłała za karę, tylko chcieli coś przepracować. Dostaliśmy dobry feedback. Mamy przygotowane bardzo fajne, ciekawe materiały, więc warsztat o zmianie czy jakieś materiały o zmianie na pewno jeszcze będą się u nas pojawiać.
[00:30:15.15] – Krzysztof
No i co, na koniec chyba warto podziękować tym osobom, które nas tutaj wsparły i które w ogóle spowodowały, że to się udało zrealizować. Dominika Cobel i w ogóle cała ekipa IT Manager of Tomorrow to są takie osoby, którym należą się podziękowania, bo wierzą w nasz pomysł, zresztą sami w ogóle do nas przyszli, więc dzięki, że nam to umożliwiliście. Marek Rakowski, czyli właśnie mój brat, tutaj robił nam reviews i również podsunął kilka takich kluczowych pomysłów. Tomek Pająk, ten mentor właśnie z IT Manager of Tomorrow, który nam tutaj takim okiem specjalisty przejrzał to, Ania Balabushko, czyli nasza koleżanka z pracy, która brała udział właśnie w naszym testowym warsztacie i też nam udzieliła wartościowej informacji zwrotnej.
[00:30:58.02] – Paweł
No i nie zapominajmy o ważnych dziewczynach, czyli naszych żonach, Ani i Emili, które patrzyły na to kobiecym okiem, no bo jak wiecie faceci widzą dwa kolory, ewentualnie trzy, biały, czarny, kolorowy, a to jednak zależało nam, żeby wyglądało miło, ładnie, przyjemnie i przejrzyście, także dziewczyny tutaj też bardzo ważną rolę odegrały w przygotowaniu tego. Także dzięki wielkie za pomoc, za wsparcie, no i też za wysłuchiwanie, bo jednak musieliśmy się trochę napracować przy tym, żeby to poszło.
[00:31:25.19] – Krzysztof
To było wiele godzin. I ważne też jest oczywiście uczestnicy. Niektórzy z nich to są osoby, które znamy z jakichś spotkań poprzednio, inne osoby były, które poznaliśmy, ale to też było bardzo wartościowe, że to były osoby, które właśnie były zaangażowane, miały pomysł i chciały wziąć udział. No i dzięki temu to się udało, nie było drętwo, więc bardzo dziękujemy wszystkim, którzy byli zaangażowani w to.
[00:31:47.09] – Paweł
No i teraz, jeżeli byście chcieli porozmawiać na temat zmiany, czy na temat tego, w jaki sposób kształtować te ścieżki awansów, to już za trochę ponad dwa tygodnie będzie taka okazja na Mazurach, ponieważ będziemy na konferencji Beyond Code, gdzie mamy prezentację o tym, że nie po to uczyliśmy się programować, nie po to uczyliśmy się informatyki, żeby teraz z ludźmi rozmawiać, a tymi ludźmi trzeba zarządzać. Będziemy mówić o ścieżkach kariery, będziemy mówić o tym jak też wprowadzać zmiany, więc jeżeli wybieracie się na Mazury, tam jest tylko 200 biletów, nie wiem czy jeszcze są dostępne w tym momencie. Zresztą mała, kameralna i świetna konferencja. Beyond Code na Mazurach, też podlinkujemy w notatkach do tego odcinka. My tam będziemy, tam będzie okazja się spotkać, pogadać na żywo. Będziemy mieli też i prezentację i też stolik dyskusyjny, gdzie będziemy tę dyskusję rozszerzać, więc zapraszamy do tego, żebyście tam do nas dołączyli i mieli szansę też z nami pogadać na żywo o waszych zmianach, waszych potrzebach.
[00:32:52.00] – Krzysztof
No i to tyle na dzisiaj. Jeżeli chcecie być na bieżąco z tym, co się u nas dzieje, co się będzie działo w piątym sezonie Nerd Management, zapraszamy Was do zapisania się na nasz newsletter na stronie nerd.management/newsletter No i cóż, zaczynamy. Do zobaczenia za dwa tygodnie, a potem już co dwa tygodnie do wakacji. Tak jest.
[00:33:10.21] – Paweł
Trzymajcie się. Cześć!
Transcript in English
[00:00:53.13] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:00:56.19] – Paweł
…and Pawel Rekowski.
[00:00:58.02] – Krzysztof
This is the first episode of our fifth season.
[00:01:01.02] – Paweł
140 episodes.
[00:01:03.06] – Paweł
Wow, wow, a heck of a time. So that means we’re starting a new school year, we’re starting the fifth season of our podcast. Well, we started in September five years ago. A piece of history. But we want to start, of course, as we usually do, specifically, because this year we’ve got a lot of specifics ready for you, a lot of substantive content, a little bit of stuff too, other than knowledge episodes. More and more of you are getting back to us with various proposals, ideas. We’re also talking to you individually, so we’re finding out a lot of valuable things that are helping us to plan what we’re going to do.
[00:01:40.05] – Krzysztof
Well we invite you to follow us this season, if you haven’t already done so, then sign up to our newsletter at nerd.management/newsletter, well that’s where we’ll be throwing in information about all the cool stuff that will be happening with us.
[00:01:53.21] – Paweł
All right, but so that this episode isn’t so shallow that here we are saying hello, good morning, we’re going in thick and thin, well because the holidays are over, it’s time to get hard at work and to get hard at work – well often as leaders you’re going to need a workshop or some kind of group work and in this episode we’re going to show you our process that we did in preparing the workshop that we did at the IT Manager of Tomorrow conference that was held in Gdynia this year. And it will show you how to better prepare yourself and your team to conduct a workshop format that pushes your team or your company further.
[00:02:35.16] – Krzysztof
Here, let’s perhaps start by saying what we did, because we didn’t brag about it very much in our newsletter or on our social media. We left it for after the holidays, because it was kind of actually already the end of the year, so we went on holiday then too. So what was it? IT Manager of Tomorrow, which is one of the most interesting conferences for IT managers in Poland. It’s already a conference with a history, we’ve been attending it for a long time too, and this year a very nice, cool thing happened, because we were asked by the organisers to lead a workshop on organisational change. So of course we gladly accepted the invitation. So we did such a workshop. Paul, tell us how that workshop went for us. What kind of feedback did we get and in general what was going on?
[00:03:22.09] – Paweł
Well, we can brazenly admit it here, because this is the feedback that we wish you had after the workshop, because we prepared this workshop for the first time for this conference, it was the author’s workshop and after this workshop, at this conference, we got feedback from the participants more or less along the lines of, gee guys it’s obvious that you’ve been doing this for a long time, it’s mega prepared, it’s well done, the stuff we prepared is super valuable, people came to specific conclusions, thoughts, themes.
[00:03:54.08] – Paweł
So that’s the kind of feedback you should even expect from yourself and from people. On the principle of, okay, even if you’re putting together your first workshop ever, make sure it’s a decent workshop, well done, and not some fuck-up that everyone comes out of thinking, gee, I think we need another one.
[00:04:12.03] – Krzysztof
This most important value was after this workshop, that we heard afterwards from the participants that what we had prepared allowed them to think about certain things, allowed them to look in a different way at the changes they want to implement, well, because it was a workshop about change, and to draw some conclusions that they will be able to apply after they return from this conference.
[00:04:37.06] – Krzysztof
So it’s a big value for us, something we’re happy about, something we celebrate, and something we brag about to you as well. But we’re also just learning from it, so we’ve been reflecting with Paul on what we did, what helped us, what hindered us. And now we want to share this information with you, so that you can also do cool, valuable workshops or other initiatives for your people.
[00:04:59.05] – Paweł
So first, yes. First you have to be prepared. You have to know what you want to do. What you want to take your group through. What you want the workshop to be like. We dealt with the subject of change. And a good thing, a good practice, is not to balance an open door. So. Whatever you want to do in your organisation, in your team, in your department, there are probably methodologies, frameworks, tools, things that are ready for that. And we took Kotter’s framework for change, which we also talked about in one of the episodes, which we’ll link to in the notes to this video, which has 8 steps to change.
[00:05:37.02] – Paweł
And based on this framework, we started to work on how to take the group through a workshop process that would give them a way to identify such weak points, or those areas where they don’t quite know what to do or don’t have a clue, because it’s also the kind of thing that you might want to show the group that the perspective is broader than they think and you want to show things that are not clear and obvious, not coming from the group, and it’s nice for the group to do that. For example, in the topic of change, this is quite a common situation. Well, and we started thinking, how do we get people to work with each other?
[00:06:19.06] – Krzysztof
But wait, because before that, there’s an important thing to be said about choosing a theme in general, because actually here the organisers came to us with a specific theme, they wanted us to do a specific subject. But it wasn’t like we started from scratch and said, OK, let’s type in Google and see what pops up and we’ll come up with something on this topic. In my opinion, the basis for this is that you have to know the subject. And it is not that you have to be some kind of super expert in the sense that everything works out perfectly for you, because this is something we have often talked about – we make changes in our organisations, in our teams, but we also observe the changes we are a part of, and not all of these changes succeed. Some just don’t succeed. Some of the changes that we lead don’t succeed. But it’s something that gives us that knowledge and causes us to find out what it’s all about.
[00:07:12.20] – Krzysztof
So to point this out right at the start here, the foundation has to be the knowledge, though. And you have to have that knowledge, first of all, because you want to pass it on to others. I wouldn’t go in the direction here of suggesting that, okay, you can do a workshop on any subject. There are situations when we want to do something as a team, but then we start from a different position, then it’s not that we do a workshop at a conference from the position of an expert, but then we do in our team, listen, let’s think of something and see how it’s done. Well, but you have to get some of that knowledge at least. It depends on the level of the event, but you have to get that knowledge. So that’s kind of the foundation.
[00:07:47.09] – Krzysztof
Well, and then also what is important is to find out what goal you want to achieve in the first place. And this is important especially in such maybe not only in a workshop at a conference. In a workshop at a conference it’s important because these people pay for such a workshop, well they know, they have it on the invoice that there, I don’t know, it cost a thousand, two, three thousand zloty for this workshop, so they expect value. So here such participants are particularly, let’s say, sensitive to receiving value. But if we’re doing a workshop in our team, it’s important that these participants see value in it, that they leave with some value.
[00:08:22.02] – Krzysztof
So to sum up this part, it is important to define what the goal is, what such a participant gets out of it, and then of course to realise it. This is also something that we put in the description of our workshop, for example. You will leave this workshop with such knowledge, such skills, such things you will have worked out for yourself.
[00:08:39.01] – Paweł
I for one think it doesn’t really matter whether you are doing this workshop in your team, in your company or at an external conference, the principles are always the same. You have to respect the participants and their time. Whether they are paying to join a particular workshop or a conference where that workshop is taking place. This is also the kind of thing you should realise. It should be obvious, but for many it isn’t, that working in a team, in a company, well, this work of ours costs money. This work of ours is paid for by the company. The customers who buy our products, services, pay. And now it’s a waste of time to do something that doesn’t make sense or is done on the basis of, oh, let’s have a nice workshop that doesn’t result in anything, because after all, that’s what we’ve seen and that’s what we’ve done ourselves sometimes, workshops or meetings that resulted in a total of nothing, that you need to do another meeting, so that’s important.
[00:09:32.23] – Krzysztof
I’m going to interject because we have a very good episode on this topic, because we also talked about this, about running a workshop like this internally, and there we referred to this topic of what to do when we see we’re going nowhere, so we’ll throw you a link in the description to that particular episode.
[00:09:47.14] – Paweł
Once you have a goal, once you know what you want to achieve, what you need the workshop for in the first place, you want to do it, you have a tool chosen, it can be one tool. It’s best not to overcomplicate things, meaning don’t do a workshop based on 15 tools, 3 tests, and 8 frameworks, well that doesn’t make sense because people will get confused, dumbed down and not be able to go anywhere at all.
[00:10:13.05] – Paweł
On top of that you can’t assume that what you know. because you said, Krzysiek, you have to have knowledge of the particular topic you want to do this workshop on, but on the other hand you can’t expect the participants to know anything about it. We had it a bit easier, because when we were recording this podcast for the fifth year, we talked a lot about change, we had presentations at conferences about change. We’ve covered a lot of these topics. I’ve got some episodes that we were able to reference. So in preparing such a workshop, we were able to show: listen, this workshop will be on such a topic. Here you have such and such material that you can refer to, so that you don’t start from scratch and already have an idea. And then these participants could come prepared. It’s also an important case to make an agenda, or an introduction to this workshop in general. To send it out to people, to say, listen, We’re going to do a workshop like this.
[00:11:10.02] – Paweł
It will look roughly like this and like this. Prepare some questions, think about a topic. Think about it. Write down some points. Or you can send such people 2-3 questions that will set off their grey cells in this context you are going to work on.
[00:11:25.08] – Krzysztof
It’s important not to surprise participants, because then their input is less valuable. And there have been situations when I went to a workshop, somewhere at a conference, or to a presentation, where it was very general, or there were some, you know, clickbait titles, and they didn’t say what it was about, and then after literally the first three slides it turned out that it was some framework that I knew very well, and I wasted my time and came here unnecessarily. So it’s a good idea to announce that it’s going to be such a framework, to point it out, but also just to ask some questions. And that’s what we did, we asked the participants to prepare in a certain way, to answer some questions and thanks to that probably 90% of the participants or even more were prepared and we had a very, very large number of issues, because we worked on the issues of our participants, we had a very large number of issues, we had a very large choice to make it interesting.
[00:12:19.16] – Paweł
Well, and here comes such an important issue, that of time. Because it saves time. And when we started preparing the workshop, our first estimate, looking at the good things we wanted to do there, was that it was probably about five and a half hours, and we probably had about three hours for the workshop, including breaks. That’s important too, there have to be breaks in the workshop, because that’s often forgotten when planning the agenda. When you’re doing a workshop, it’s good to have the time planned out, minute by minute, so that you know whether you’re ahead or behind, whether you’re in time to do what you want to do, what things you can cut out of the workshop to fit it in.
[00:13:04.08] – Paweł
Well, if you’re doing a workshop in a team on a topic which you have to talk about anyway, and you’re generally not very good at talking about different topics, then you would spend an hour on it anyway, in the sense that you wouldn’t lose that much more. But if you do a workshop at a conference, where people have paid a lot of money to be there and came to you hoping to get something concrete out of it, or even worse, you do a workshop in a company, where you invite the most important people, because you have to make some strategic decisions and gathering them in one place, at one time, is in itself very complicated and such a workshop naturally becomes very expensive. And then you leave with nothing, because you’re out of time. We also had an episode about a manager’s calendar, that they have a packed calendar, so you have to respect that time, you have to take care of that time, you have to look after it.
[00:14:05.06] – Krzysztof
You went into the subject of this time planning and here I will start by saying a few important things. The first, well, it’s the planning, because you said that we have to take some framework, or some tool, whether it’s our own or some external, but still, well, something, this workshop, we have to know what will be the content of this workshop, what will be the content of this workshop.
[00:14:27.16] – Krzysztof
And we need to make a plan. How will it work? What are we going to do? And this is where I think there’s such a mental hook or a mental problem that, okay, we work out how to go through this workflow. And in the case of this Kotter framework, for example, there’s 8 steps there. So the default view is, okay, so we sit down and work through all 8, somehow we have to tell these participants to work through, well we’ll probably give them a piece of paper, they’ll have 8 points and let them write something down.
[00:14:56.24] – Krzysztof
And there are a couple of aspects here. The first is that it’s not just going through this framework that counts, because there’s a lot of things like that around. That is, for example, if we want them to work in groups, we can’t omit to think about how we’re going to assign them to those groups. We have to plan very well how we will allocate people to groups. In our case, we had such a case that we wanted to have 4-5 tables there to work. Each one would work on one issue that was brought in by the participants. So again, we can’t say, okay, divide into tables, pick a topic. First of all, and this is such a curiosity at conferences, for example, it’s always the case that friends come together, they sit together at a table, they have such a homogeneous environment, there’s no value in that, so, for example, you have to manage a little bit to mix them in there properly, but you have to think about how you’re going to choose these topics and how you’re going to divide them up.
[00:15:52.08] – Krzysztof
Here, we had a lot of deliberation on this topic and we were thinking about it.
[00:15:56.19] – Krzysztof
So in addition to thinking through how it’s going to go step-by-step substantively, we also have to very much such an organisational issue, assigning to a group, when there’s going to be a break, where we have some slack that we can use, where we’re going to do a presentation, how we’re going to give materials and so on.
[00:16:15.01] – Krzysztof
And that brings us to the next point, which is very important, and in my opinion in our case it was so important. That is, how do we even just implement the material. Well, because as I mentioned, Kotter’s 8 steps, we could have given them a photocopy, you know, like in school, 8 boxes in a table and let them write something down. And that’s the kind of point that, on the one hand, out of necessity to condense time, and on the other hand, to deliver something interesting to people, forces us to think creatively about how we’re going to do what we want to do.
[00:16:49.20] – Krzysztof
And here we did a thing which I thought was super cool, and which the participants also thought was super cool, because we prepared materials. We had on sheets of paper bigger than these, here we have these demo versions, but we had these really big sheets. Where we prepared such a first canvas, on which, we introduced to these different points. And it was, sometimes like in these book RPGs or other games, that you pick your gate and as you go along, here it was these gates that allowed participants to choose which areas they were weakest in, or which areas they had poorly realised in their company, and which areas they wanted to explore more.
[00:17:31.00] – Krzysztof
And then there was a series of just such additional canvases, also on larger sheets, because it was such that 4-5 people were working together. And these were the kind of materials they worked on, then they could take home. And it was an interesting approach, because we didn’t have that ABC approach, as it is at some workshops, that, all right, everyone reworks everything the same. Only here people worked in groups on those topics that are weakest, so that also multiplied the value that they drew.
[00:18:01.05] – Krzysztof
And we prepared all this. We prepared this plan, these coffee breaks. We made a bit of a cut just with these different ideas of how to get down from these six hours to three hours. We had a super plan and this is where the very important thing comes in, which is to test it first of all, we’ll talk a little bit about that later, but to talk to someone smarter, to talk to a mentor about it. And here’s the thing that the organisers of the IT Manager of Tomorrow conference do very much, in my opinion about is great great great, to take care of the quality. That is to say, we had to have a mandatory meeting with their expert, who simply asked us: guys show what you’ve prepared, we’ll evaluate it, we’ll see if it’s suitable at all to show to people.
[00:18:49.04] – Paweł
Well that’s such a cool quote, that any plan is good until you get punched in the face, Mike Tyson said that. And it was exactly the same, because we had planned this workshop in such a linear way, when we would run it, okay this is one, this is another, this is a third, here we would introduce people beforehand, here we would tell them something. First of all, it wasn’t good enough to keep to time, because you have to know that there will always be less time than you would like, because someone will always be late, there will always be something wrong, there will always be slippage, and you’ll talk too much, and the questions will be prolonged, so you have to cut it very tight, and on top of that we have something like. Kolb’s cycle, which is how adults learn and it’s not linear and it’s not natural, so if you’re putting together an idea to do a workshop, you have a need to do some kind of workshop session and you start that workshop with an introduction, with a theory, with this, that you’re going to tell people what you’re going to do, what it’s going to look like and so on, that’s how it’s done at school, because that’s how we’re taught at school, we have to have a theory first, an introduction, some practice and so on, all wrapped up in a couple of years of study, well, that’s not how it works in the real world and that’s not how adults learn.
[00:20:04.03] – Paweł
They learn the other way around. They learn through experience, so we found out that actually, okay, we have. the tools, we have the idea, but now we have to turn the whole workshop upside down, that is, we have to do a minimal introduction just so that people don’t get lost and give them tasks to do right away, so that they can experience, so that they can get into the workshop, and that’s definitely what we recommend, to do it this way, so that people first experience, do something, go through some activity, together, whether individually or together in a group, it depends on the needs. It’s important that they do something and then, on the basis of what they have done, we work further, that is, we draw conclusions, the good, what happened, why it happened that way.
[00:20:51.06] – Paweł
And so the whole theoretical part that we had on this Kotter framework, which we had naturally planned to start with, we blew out at the very end. Pretty much, we were also able to cut various elements from that presentation or that theoretical part, because it was redundant, because people had experienced it exactly in practice, they had done it, they also already had their thoughts, their experiences, and they will also remember such things better than being told theoretically that this is this and that is that.
[00:21:22.03] – Krzysztof
But in order for it to work in such a way that you get carte blanche and work on it, you have to do your best to explain in these materials what you have to do specifically, what the result of your work will be. And that’s part of it – by the way, thanks are due here to my brother Marek, who gave us my ideas, for example with these canvases – it’s important that we spent a lot of time on explaining what you have to do, what questions you have to answer and what the outcome of the task will be. So that the participants know very well what they have to do. Because I’m going to use Paweł’s wording, but in my opinion it’s good, there’s nothing worse to just tell people nothing, to give them some piece of paper that has a few words on it that it’s hard to say at all what it’s about and say, well you have it and do it.
[00:22:14.13] – Paweł
In life it sometimes happens that you have and do, but actually in the workshop it is better. Now when you take the canvases that we’ve been making, it’s actually great form. Here, Marek, really big thanks again for that. Such a layout that we have such a main canvas, where there are specific topics, underneath that there are still specific hints of what’s there. It saves me a lot of translation work. That is, if you’re preparing materials for people to work with, you can do it in a very easy way, we drew it in Canva.com for free, printed it out on a little bit thicker, nicer paper and packed it in such nice folders as well. So that people could take it later. So it gives you a lot of freedom as a future presenter to know that people have material here that they can focus on and now these questions that they’re going to have, well these questions also extend and break up the whole introduction. If you do the introduction wrong, you will know it exactly by the fact that for the first 15 minutes people will be asking „what did we actually have to do”.
[00:23:26.11] – Krzysztof
Well, that’s the cool thing about what we had, well we had it easier anyway, because there were two of us, that a rather large part of the workshop was that people talked amongst themselves, people exchanged their experiences. The questions to us weren’t so much about what’s going on here, what needs to be done here, but more about experience, let’s say, about some nuances of the technique, but we didn’t have such questions, „but what’s actually going on here, what needs to be done here”. So it was also valuable that, all in all, we didn’t have a lot of work to do already in this workshop as it was happening. I say that a bit jokingly, but nevertheless a big part of it was the work of these people.
[00:24:02.13] – Paweł
And what was great because we used several elements. We used Lean Coffee to select topics in general. We had a segment about that in the episode about the tricks of the facilitator, we’ll link to that in the description. But most importantly, in doing this workshop, it’s good to give people the space to work in a group, because at that point we provide almost a Mastermind, which means people who came to this workshop and prepared, they had a specific topic, a specific problem, they pulled out that problem that they wanted to talk about. That problem was chosen by the whole workshop group, oh, that’s cool, because others will benefit too. That’s also something that you have to take into account, so that everybody benefits from this workshop. That is, not on the basis that you will take care of 20% of the participants, working out their topics, and the rest what? Well, you will sit and listen. There will also be people who are not interested. There are going to be people who are there maybe by accident or who by nature stay down, don’t speak up and will actually come back with feedback in two months, because that’s how long it will take them to digest what happened there.
[00:25:15.17] – Krzysztof
There were also those who wanted to attend the workshop, wanted to learn, but did not have their issue.
[00:25:21.09] – Paweł
So in preparing this workshop, you have to take care of all these people, so that even those who don’t know, or don’t have an idea, or don’t have their topic, come out with some concrete value.
[00:25:32.17] – Krzysztof
Still in terms of preparation, it’s worth thinking about points like this where something could go wrong. And make yourself a backup plan there. That is, a number of such issues. Time, for example. Time is always the biggest problem, it usually runs out of time. In our case, it went quite smoothly, precisely because we prepared such backups. So, firstly, we knew where we could cut something, what we could give up, or possibly what we could expand. Secondly, the very structure of this exercise meant that we could tell participants, okay you do one, you do two, you do three issues, as many as you want. It gave us so much flexibility, so it’s also important that the structure is flexible. Some people go faster, well they can’t get bored. And some people go slower, so it’s nice for them to do something here.
[00:26:19.23] – Krzysztof
Well, and these issues, for example, that’s a backup plan that we didn’t follow, but yet we assumed that people might not have some of their issues. In retrospect at the conference of this class, it was a wrong assumption, because there really come people who have ideas, who have different issues, who are inspired, who want to learn and who want to act. But yet we had these five backup issues. It turned out that we got it right, because the issues that were chosen and that we worked on really were very close to the kind of issues that we intuitively came up with here.
[00:26:56.09] – Krzysztof
It is useful to have something in place to respond to these issues when there is no one willing, when there is no one with ideas, so that our initiative is not stopped.
[00:27:06.19] – Paweł
You may come across different groups, you may work with different people and it is better to be prepared than not to be prepared. In addition to that, these backup plans or scenarios or, for example, cases that you can work through, some of which you have invented, or some of which are quite typical in your industry, environment or subject matter. Well, they will also help you to test it, because we did, when we had it prepared, we knew what we wanted to do, we had it written down.
[00:27:35.19] – Paweł
There’s also the trick of having your whole plan prepared in Excel, with timings of what time it will be at any given moment, so that you can see it at all times. We kept a very close eye on it. We had an Excel where a certain point had to happen at a certain time and we could see very quickly that, for example, it was 2:44 p.m. and at 2:30 p.m. we should be somewhere else and we were already 15 minutes behind.
[00:28:05.19] – Krzysztof
Let me add, that the idea is to have formulas there. And we enter the current time and then we see how everything moves.
[00:28:12.18] – Paweł
And we can link you to such an Excel. You will see what it looks like. It can be useful for you to keep track of the time in your workshops, what you’re going to be running. And well when you have it done, you have it prepared then you need to check it. You guys may have it nicely planned, it may look nice on paper. But in reality, as we were saying, it can be different. Now, what should such a test look like? It would be very nice if you had some people, if you invited live people to this test. So that it’s not a test like, OK, now you’re going to go through all this out loud by yourselves. If you don’t have anyone to invite to it, well, that’s difficult, but then you have to do it out loud as well. It’s a good idea to do such a dry run in a team, in a company, with friends who are in the subject, who can raise topics or questions related to the topic this workshop is about.
[00:29:11.23] – Paweł
And this way you will also already have a first feedback on whether the things you have prepared are OK, whether they are understandable. If you invite people who don’t know at all what it’s about, that’s good too, because then they’ll tell you straight out that it looks cool, but I don’t really know what it’s about.
[00:29:33.03] – Paweł
With such feedback you are still able to improve something, change, adjust, explain better, describe better, that when you do the actual workshop you will save a lot of time.
[00:29:45.11] – Krzysztof
And I think that’s it. That’s what led us to do a worthwhile workshop. We got very good feedback. Largely also because we had active participants who wanted to take part. It’s not like the company sent them as punishment, they just wanted to work through something. We got good feedback. We have some very cool, interesting material prepared, so a workshop on change or some material on change will definitely still be with us.
[00:30:15.15] – Krzysztof
And last but not least, I think it’s worth thanking those people who supported us here and who made it happen in the first place. Dominika Cobel and the entire IT Manager of Tomorrow team are the people to thank, because they believe in our idea, and they came to us in the first place, so thanks for making it possible. Marek Rakowski, that is my brother right there, did reviews for us and also gave us some key ideas. Tomek Pająk, this mentor from the IT Manager of Tomorrow, who reviewed it here with an expert eye, and Ania Balabushko, our colleague from work, who took part in our test workshop and also gave us valuable feedback.
[00:30:58.02] – Paweł
And let’s not forget the important girls, our wives, Ania and Emila, who looked at it with a woman’s eye, because, as you know, guys see two colours, or three, white, black and coloured, but we wanted it to look nice, pretty, pleasant and transparent, so the girls also played a very important role in preparing it. So thanks a lot for all your help, support and also for listening, because we had to do a bit of work to make it work.
[00:31:25.19] – Krzysztof
It was many hours. And also important, of course, is the participants. Some of them are people we know from some meetings before, others were people we met, but it was also very valuable that these were people who were just involved, had an idea and wanted to take part. And that’s what made it work, it wasn’t dull, so thank you very much to everyone who was involved.
[00:31:47.09] – Paweł
And now, if you would like to talk about change, or how to shape these promotion paths, there will be an opportunity to do that in Mazury in a little over two weeks, because we will be at the Beyond Code conference, where we have a presentation about the fact that we didn’t learn programming, we didn’t learn computer science to talk to people now, and these people need to be managed. We’re going to be talking about career paths, we’re going to be talking about how to make a difference too, so if you’re going to the Mazury, there’s only 200 tickets, I don’t know if they’re still available at the moment. Anyway, small, intimate and a great conference. Beyond Code in Masuria, we will also link in the notes for this episode. We’ll be there, there will be a chance to meet and chat live. We will also have a presentation and a discussion table, where we will extend the discussion, so you are welcome to join us there and have a chance to talk to us live about your changes, your needs.
[00:32:52.00] – Krzysztof
Well, that’s it for today. If you want to keep up to date with what’s going on with us, what’s going to happen in season five of Nerd Management, we invite you to sign up to our newsletter at nerd.management/newsletter And well, here we go. We’ll see you in a fortnight’ time, and every fortnight after that until the holidays.
[00:33:10.21] – Paweł
Take care. Bye!