Spotkania mają często opinię nieefektywnego sposobu przekazywania informacji i uczenia się. My jednak bierzemy udział i prowadzimy spotkania, w których uczestniczy kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt osób, które rozmawiają na interesujące ich tematy, uczą się od siebie i wynoszą wartość.
Jak to robimy? Dzięki zastosowaniu technik facylitacji spotkań, takich jak Lean Coffee czy 1-2-4-All. Stosujemy je w pracy, na konferencjach i na spotkaniach Mastermind.
W tym odcinku podzielimy się swoim doświadczeniem, opowiemy Ci, na czym te bardzo proste techniki polegają i jak je zastosować.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Jak przeprowadzić spotkania bez agendy?
- Jak znaleźć osoby, które mogą rozwiązać Twój problem?
- Jak skutecznie zebrać wartościowe informacje od dużej grupy ludzi?
- Jakie narzędzia przydadzą się w spotkaniach online i offline?
i wiele więcej 🙂
Agenda:
00:00 – Intro
01:03 – Wprowadzenie
02:25 – Jak przeprowadzić spotkanie w formule Lean Coffee?
03:49 – Jak wybierać tematy do dyskusji?
05:38 – Ile czasu przeznaczyć na dyskusje?
06:35 – Co zrobić kiedy dyskusja się przeciąga?
08:20 – Jak zamknąć spotkanie Lean Coffee?
10:13 – Jak wyciągnąć konkretne informacje z dużej grupy ludzi?
11:18 – Na czym polega technika 1-2-4-All?
13:42 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Lean Coffee
- Liberating structures
- Metoda 1-2-4-All – Jedna z metod Liberating structures
- Miro – Whiteboard online
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
Transkrypcja odcinka
[00:01:03.460] – Paweł
Cześć, witajcie w Nerd Management! Z tej strony Paweł Rekowski…
[00:01:07.270] – Paweł
…i Krzysztof Rakowski.
[00:01:08.860] – Paweł
W dzisiejszym odcinku porozmawiamy sobie krótko o praktycznych technikach robienia spotkań bez agendy, czyli sytuacjach, kiedy musimy coś ustalić. Mamy grupę ludzi chętnych do pogadania, porozmawiania czy to przy okazji mastermindu, mentoringu, czy może warsztatów, a może konferencji, czy może Waszych spotkań firmowych. Ponieważ ma to zastosowanie w różnych sytuacjach. I jest to bardzo praktyczny sposób na to, abyście w sprawny sposób przeprowadzili spotkanie, które będzie konstruktywne, które będzie miało strukturę, gdzie ludzie się nie będą zabijać, że mój temat jest lepszy niż Twój. I jest to bardzo proste do wykonania. Więc w kilku krokach opowiem Wam, jak to zrobić.
[00:01:48.700] – Krzysztof
Ta technika, o której powiemy nazywa się Lean Coffee i ona zgodnie z taką definicją pozwala na spotkania, które nie mają agendy. Ale to nie znaczy, że to są chaotyczne spotkania, tylko to są spotkania takie jak np. nasze spotkanie na konferencji Beyond Code, gdzie prowadziliśmy dyskusję na określony temat. To był odcinek 121, możecie zobaczyć linka pod spodem, czy chociażby właśnie spotkania mastermind, na których chcemy się czegoś nauczyć, czegoś dowiedzieć albo rozwiązać jakiś problem. Czy jakieś spotkania, gdzie chcemy eksplorować nowe tematy.
[00:02:25.110] – Krzysztof
No i na czym to Lean Coffee polega? Na czym polega to spotkanie bez agendy? Jest kilka prostych kroków. Pierwszy krok jest taki, że musimy się zastanowić nad tym, o czym chcemy rozmawiać, jaki jest ogólnie temat spotkania. I to przeważnie wynika z kontekstu. Czyli tak jak chociażby nasze spotkanie na konferencji, to z góry ustaliliśmy, że temat to jest inspirowanie innych. Mastermind to może być np. naszym celem jest to, żeby się czegoś nauczyć, żeby się dowiedzieć, żeby wymienić opinie. Kiedy mamy jakieś zagadnienie, jakiś problem, no to tym z góry zarysowanym tematem jest to, że musimy rozwiązać jakiś problem, który się pojawił np. w naszym obszarze pracy.
[00:03:04.990] – Krzysztof
I do tego, żeby się zabrać za to wszystko musimy mieć jakąś możliwość generowania i przyklejania karteczek, więc może to być albo na ścianie z karteczkami, albo np. Miro czy jakaś inna aplikacja, z której korzystacie do tego celu.
[00:03:20.690] – Krzysztof
I na samym początku poświęcamy pierwsze 5 minut na to, żeby każdy wygenerował tematy, o których chce rozmawiać. Mogą to być pytania, mogą to być jakieś zagadnienia do omówienia. I tu nie chodzi o to, jak w brainstormingu, że nawrzucamy jak najwięcej tematów i potem posortujemy. Tylko chodzi o to, żeby to było coś, co faktycznie jest dla nas ciekawe, faktycznie jest dla nas wartościowe i chcemy o tym rozmawiać.Jest to jeszcze efektywniejsze, jeżeli przygotujemy się z czymś takim przed spotkaniem. Wtedy ten czas na spotkaniu jest krótszy.
[00:03:49.540] – Paweł
Kolejnym krokiem, kiedy już mamy takie pomysły, przyklejamy sobie do naszej ściany, czy w Miro. Dobrze zrobić sobie taką prostą tablicę kanbanową: to do, in progress, done. Takie trzy kolumny. W pierwszej kolumnie nam wpadają te wszystkie pomysły. I kiedy już mamy te wszystkie pomysły zebrane od uczestników, zapoznajemy wszystkich ze wszystkimi pomysłami. Czyli jako facylitatorzy czytamy od góry, jakie tam są pomysły, żeby każdy wiedział, która kartka, gdzie jest, jakie tematy są.
[00:04:18.190] – Paweł
I to jest też moment na to, żeby usunąć duplikaty. Jeżeli jakiś temat się pojawia lub jest bardzo podobny, to warto je ze sobą połączyć, żeby tych opcji do wyboru tych tematów było relatywnie mało, ponieważ następnym krokiem jest głosowanie.
[00:04:31.600] – Paweł
I teraz opcji głosowań na takich warsztatach jest wiele. My zdecydowanie polecamy opcję kropkową, czyli w zależności od liczby uczestników i liczby propozycji proponujemy np. że każdy ma po trzy głosy. Jeżeli to jest duża grupa, to może tych głosów być np. 5 i niech zagłosuje na daną karteczkę. W przypadku aplikacji online typu Miro tam jest opcja głosowania, wtedy każdy może zagłosować na wybrany przez siebie temat, który go najbardziej interesuje. Też jest jak najbardziej ok, żeby oddać np. wszystkie swoje głosy na jeden temat, który kogoś najbardziej interesuje. Czemu nie. W przypadku karteczek fizycznych po prostu każdy stawia kropkę.
[00:05:09.400] – Paweł
I później zliczamy te kropki i sortujemy tematy od tych, które są najbardziej interesujące dla jak największej grupy ludzi zebrały najwięcej głosów do tych, które są najmniej interesujące dla grupy.
[00:05:19.960] – Krzysztof
I to, co otrzymaliśmy, to spriorytetyzowany backlog tematów, na które będziemy rozmawiać, o których będziemy dyskutować. I tutaj zasada jest prosta bierzemy pierwszą karteczkę, pierwszy temat, przerzucamy w naszym kanbanie do poziomu in progress i zaczynamy o tym rozmawiać. Przeważnie jest tak, że ustalamy jakiś czas 5 minut, taki timebox do tego, żeby rozpocząć rozmowę na ten temat. No i rozmawiamy.
[00:05:46.240] – Krzysztof
Tutaj oczywiście już musimy pamiętać o różnych technikach facylitacji. Zależy od dojrzałości grupy. Czasami wystarczy chociażby, tak jak to robimy na Teamsach czy na Zoomie – można podnieść rękę i wtedy widzimy kolejność. Każdy się wypowiada w jakiejś kolejności. Czasem jeżeli to jest większa grupa, mniej zdyscyplinowana, to wtedy facilitator musi pamiętać o tym, kto w jakiej kolejności, wyciągać jakieś tematy, łączyć. Zdarza się też, że chcemy mieć jakieś notatki, chcemy mieć spisane wnioski, więc też musimy pracować nad tym, żeby te wnioski spisywać, podsumowywać.
[00:06:20.860] – Krzysztof
No ale to są takie techniki facylitacji, które możecie zastosować zależnie od tego, jaki temat chcecie poruszyć, czy jaka to jest grupa, jaki jest rodzaj tej grupy.
[00:06:29.550] – Krzysztof
I mamy ten timebox 5 minutowy kiedy dyskutujemy na ten temat? Jeżeli czas się skończy, to musimy podjąć decyzję co robimy dalej. Czy kontynuujemy dyskusję, czy ten temat jest ciekawy, czy już nie chcemy kontynuować. Często robimy to ręką, czyli kciuk do góry to znaczy podoba mi się ten temat, chcę dalej dyskutować. Kciuk w dół to nie – koniec. Ewentualnie można się wstrzymać od głosu.
[00:06:56.100] – Krzysztof
Na tej podstawie wiemy, czy chcemy przedłużyć ten temat, czy nie. I przeważnie wtedy przedłużamy ten czas o już krótszy okres, 2 minuty, 3 minuty, zależnie od tego, jak się umówimy na samym początku.
[00:07:07.960] – Paweł
I to jest też istotne, żeby nie przedłużać tego w nieskończoność. Więc po tych kolejnych dwóch minutach, kiedy temat ciągniecie, rozszerzycie, omówicie, jest to dobry moment. Jeżeli temat będzie interesujący na zaparkowanie go i dobra, to o tym pogadajmy dalej. I czas przesunąć wtedy tę karteczkę z in progress na done i zabrać się za następny temat.
[00:07:28.200] – Paweł
Ponieważ w Lean Coffee też chodzi o to, żeby w miarę możliwości sporo tych tematów przeskoczyć. Nie żebyśmy gadali teraz przez godzinę, którą mamy, czy 45 minut na jeden temat, tylko żebyśmy zahaczyli o te tematy, dali ludziom szansę się wypowiedzieć, zebrać opinie. To jest format, który jest w miarę szybki, dynamiczny, taki przyjemny, który daje możliwość ludziom się wypowiedzieć.
[00:07:51.300] – Paweł
Tutaj też to, co Krzysiek powiedział, jest bardzo istotne, czyli rola facylitatora, zwłaszcza przy takiej niezdyscyplinowanej grupie. Jeżeli już widzicie, że ktoś zaczyna się rozgadywać i zaczyna opowiadać historię życia i teraz całe 5 minut pochłonie albo i więcej zarysowanie kontekstu, wtedy warto wejść i pomóc takiej osobie dojść do brzegu. Dokładnie o co chodzi, konkretnie, rozmawiajmy konkretnie. Dlatego też to jest istotne, żeby te tematy były w miarę konkretne. I to zdecydowanie pomaga.
[00:08:20.080] – Krzysztof
No i na sam koniec, kiedy już sobie przedyskutujemy kilka tematów. Przeważnie na takim godzinnym spotkaniu, jeżeli mamy zaangażowanych uczestników, to ciężko jest przedyskutować więcej niż dwa, może trzy tematy. To co warto zrobić przez ostatnie 7 minut spotkania 5 zależy od liczby uczestników, to to, żeby przejść tak w kółko i żeby każdy z uczestników powiedział co ja wynoszę z tego spotkania, czego się dowiedziałem nowego albo co było dla mnie ciekawe, co mnie zainspirowało? To służy budowaniu na sam koniec właśnie takiej wartości, takiej świadomości, jaką wartość to dla mnie było. Podsumowaniu, bo nie każdy to robi tak świadomie. Więc to nam pozwala, żeby się zastanowić, jaką wartość wynoszę, co jest dla mnie ważne, co jest ciekawe i co wynoszę z tego spotkania.
[00:09:06.720] – Paweł
A jeżeli robiliście to w ramach jakiś konferencji, meetupu czy spotkania z ludźmi, z którymi nie widzicie się na co dzień, których dobrze nie znacie, to właśnie te wnioski też pomogą zlokalizować osoby, które mają wiedzę, mają doświadczenie w temacie, który Was interesuje. Możecie się potem się złapać, połączyć, spotkać, pogadać, iść na kawę, ten temat pogłębić, rozszerzyć itd. Więc jest to świetna okazja do tego, żeby też poznać innych ludzi, poznać innych, perspektywę, znaleźć ludzi, którzy mogą Wam pomóc rozwiązać dany problem lub od których możecie dowiedzieć się więcej w temacie, który Was interesuje.
[00:09:41.070] – Krzysztof
To jest technika Lean Coffee, jak widzicie łatwa, prosta, przyjemna i pomagająca zespołowi samozorganizować się do dyskusji. Nawet jeżeli to jest zespół obcych osób, które pierwszy raz się widzą i mamy doświadczenia, że to jest stosowane na różnych konferencjach, na różnych meetupach jako właśnie taki sposób do tego, żeby nie było tak, że to prowadzący cały czas coś mówi, się dzieli swoją wiedzą, tylko żeby każdego zaangażować i każdy mógł coś powiedzieć, ale też żeby to było na temat, który ich interesuje. I nie było to zrobione w formie takiej, w której wszyscy się przekrzykują.
[00:10:13.770] – Krzysztof
Inna technika, powiem o niej bardzo krótko. Jeżeli jesteście zainteresowani, to też damy linki pod spodem do tego, żeby się zapoznać bardziej szczegółowo. Ale technika, którą ja lubię w kontekście tego, kiedy mamy temat bardzo ściśle z góry określony, czyli nie mamy tak jak w przypadku Lean Coffee multum różnych pytań i zagadnień, tylko mamy jedno konkretne pytanie, jedno konkretne zagadnienie, jeden konkretny problem i chcemy, żeby np. podzielić się doświadczeniem. Chociażby zagadnienie w jaki sposób motywować i inspirować ludzi, ale to jest jedno pytanie bez dzielenia na podpytania. I chcemy zebrać informacje, wnioski od sporej liczby osób.
[00:10:57.210] – Krzysztof
No i załóżmy, że mamy 30 osób 40, 50 w sali. Czy na spotkaniu. Ciężko by było tak, żeby każdy się wypowiedział i żeby wyciągnął z tego sensowne wnioski. Możemy do tego użyć jedną z Liberating Structures, czyli to są takie szablony do spotkań, do współpracy zespołowej, która się nazywa 1-2-4-All. I ona polega na tym, że na samym początku dajemy uczestnikom minutę na to, żeby sami się zastanowili nad tym zagadnieniem, jakie mają doświadczenie, co mają do powiedzenia, w jaki sposób mogą dodać coś od siebie.
[00:11:33.980] – Krzysztof
Potem, kiedy już te osoby mają te swoje pomysły, przydzielamy je w pary. Oczywiście tu jest multum technik. Na żywo to może być policz do dwóch, w Teamsach, w Zoomie mamy możliwość stworzenia pokoi, gdzie te osoby będą przydzielone. I wtedy te osoby budują na podstawie tych swoich pomysłów, rozmawiają i pracują nad tym, żeby zrobić z tego jedność, żeby wymieniając się tymi opiniami zobaczyć czym one się różnią, gdzie są takie same i żeby doszli do jakiegoś porozumienia, zbudowali jakąś formę tych swoich pomysłów. Na to można dać od dwóch do czterech minut, zależnie od tego, na ile się spodziewamy, że będzie dużo dyskusji. Czasem może być nawet więcej.
[00:12:14.570] – Krzysztof
Potem kolejny etap, czyli for 4. Łączymy ludzi w czwórki, czyli znowu te, załóżmy jakieś dwie pary, łączymy i mamy już cztery osoby. Dwie pary, które robią to samo, czyli rozmawiają na temat tych przemyśleń, które mieli wcześniej. Wzbogacają to, wymieniają doświadczenia i mają jakieś wspólne przemyślenia, wspólne pomysły.
[00:12:35.300] – Krzysztof
I dopiero potem robimy coś, co przeważnie nam przychodzi intuicyjnie na takich dużych spotkaniach, czyli mamy te czwórki, to jest ten etap All. Każda czwórka wybiera swojego jakiegoś reprezentanta, przeważnie taka osoba się zgłosi sama. I oni mówią, do czego doszli, jakie mają pomysły. Można to zebrać na jakichś, jeżeli to robimy na żywo, często pewnie znacie to z warsztatów różnych, na takich papierach na ścianie czy na tablicach. Online oczywiście to też jest łatwo. I zbieramy nasze pomysły, spostrzeżenia, zależnie od tego oczywiście jak jest temat.
[00:13:07.460] – Krzysztof
I wtedy już mamy bazę wiedzy zebraną od pokaźnej grupy osób, z którą można pracować. Wtedy oczywiście wywiązują się jakieś dyskusje, jakieś doprecyzowania. Robimy też deduplikację, ale mamy rezultat pracy dużej grupy osób, która była w taki sposób zorganizowany i taki, którym jest łatwiej zarządzić. Więc to też jest fajna technika. Jeżeli mamy trochę więcej osób i chcielibyśmy od nich zebrać różne informacje.
[00:13:31.730] – Krzysztof
Oczywiście tu jest dużo wariantów, dużo jakiś smaczków do tego. Damy Wam linka do materiałów, z których możecie sobie wyciągnąć te informacje, jeżeli chcielibyście przygotować takie spotkanie.
[00:13:42.440] – Paweł
Podsumowując takie narzędzia do facylitacji, do prowadzenia spotkań, do prowadzenia dyskusji czy wyciągania odpowiedzi od grupy ludzi to jest podstawowy warsztat lidera. To jest coś, co bardzo, bardzo, bardzo Wam się przyda w codziennej pracy jako liderowi. Kiedy będziecie zarządzać zespołem czy kilkoma zespołami. Kiedy tych ludzi będzie więcej, czy też jeżeli będziecie prowadzić różnego rodzaju mentoring, meetupy, spotkania, czy będziecie występować na konferencjach. Jest to coś, co bardzo się przydaje i bardzo rozwija, ponieważ umożliwia poznanie perspektywy wielu osób w bardzo szybkim i skondensowanym czasie. Także zdecydowanie polecamy się tym tematem zainteresować.
[00:14:20.460] – Krzysztof
No i polecamy również do tego, żebyście zapisali się na nasz newsletter na stronie nerd.management/newsletter, żebyście byli na bieżąco z tym, co u nas ciekawego i żebyście dostali informacje o naszym następnym odcinku, który ukaże się już we wtorek za dwa tygodnie. Do zobaczenia i do usłyszenia! Cześć!
Transcript in English
[00:01:03.460] – Paweł
Hi, welcome to Nerd Management! This is Pawel Rekowski…
[00:01:07.270] – Paweł
…and Krzysztof Rakowski.
[00:01:08.860] – Paweł
In today’s episode we’re going to talk briefly about practical techniques for doing meetings without an agenda, that is, situations where we need to discuss something. We have a group of people who are willing to chat, to talk whether it’s at a mastermind, mentoring, or maybe a workshop, or maybe a conference, or maybe your company meetings. Because it’s applicable to different situations. And it’s a very practical way for you to efficiently run a meeting that’s constructive, that’s structured, where people aren’t killing each other that my topic is better than yours. And it’s very easy to do. So in a few steps I will tell you how to do it.
[00:01:48.700] – Krzysztof
This technique we’re going to talk about is called Lean Coffee and it, according to its definition, allows for meetings that don’t have an agenda. But that doesn’t mean they’re chaotic meetings, they’re meetings like, for example, our meeting at the Beyond Code conference, where we had a discussion on a specific topic. That was episode 121, you can see the link below, or even just mastermind meetings where we want to learn something, find out something or solve a problem. Or some meetings where we want to explore new topics.
[00:02:25.110] – Krzysztof
So what is this Lean Coffee about? What is this meeting without an agenda? There are a few simple steps. The first step is that we need to think about what we want to talk about, what the topic of the meeting is in general. And that mostly comes from the context. That is, such as our meeting at a conference, we have predetermined that the topic is how to inspire others. Mastermind it could be, for example, our aim is to learn something, to find out, to exchange opinions. When we have an issue, a problem, well this pre-determined theme is that we need to solve a problem that has arisen in our area of work, for example.
[00:03:04.990] – Krzysztof
And to get going we need to have some way of generating and sticking notes, so it could either be on a wall or, for example, Miro or some other app you use for this.
[00:03:20.690] – Krzysztof
And at the very beginning we spend the first 5 minutes letting everyone generate the topics they want to talk about. They can be questions, they can be issues to discuss. And it’s not about, as in brainstorming, throwing in as many topics as possible and then sorting them. It’s just about making sure it’s something that we find interesting, that we find valuable and that we want to talk about. Then this time at the meeting is shorter.
[00:03:49.540] – Paweł
The next step, once we have such ideas, we stick put them on our wall or in Miro. It’s good to make a simple kanban board like this: to do, in progress, done. Three columns like this. In the first column, we get all these ideas. And once we have all these ideas collected from the participants, we familiarise everyone with all the ideas. That is, as facilitators, we read from the top what ideas are there, so that everyone knows which sheet, where it is, what the topics are.
[00:04:18.190] – Paweł
And this is also the moment to remove duplicates. If a topic arises or is very similar, it is a good idea to merge them together so that there are relatively few options to select these topics, because the next step is voting.
[00:04:31.600] – Paweł
And now the voting options at such workshops are many. We strongly recommend the dot option, that is, depending on the number of participants and the number of proposals, we suggest, for example, that everyone has three votes each. If it’s a large group, there can be, for example, 5 votes and let them vote on a particular card. In the case of an online application such as Miro, there is a voting option where everyone can vote on the topic of their choice which interests them most. It is also perfectly ok to cast, for example, all your votes on one topic that interests someone the most. Why not. In the case of physical cards, simply everyone puts a dot.
[00:05:09.400] – Paweł
And then we tally these dots and sort the topics from those that are of most interest to the greatest number of people gathered the most votes to those that are of least interest to the group.
[00:05:19.960] – Krzysztof
And what we have is a prioritised backlog of topics that we’re going to talk about, that we’re going to discuss. And here the principle is simple: we take the first card, the first topic, we flip it in our kanban to the in progress level and we start talking about it. Most of the time we set a time of 5 minutes, a timebox, to start talking about it. And then we talk.
[00:05:46.240] – Krzysztof
Here, of course, we already have to keep in mind the different facilitation techniques. It depends on the maturity of the group. Sometimes it is enough, as we do on Teams or on Zoom – you can raise your hand and then you see the order. Everyone speaks up in a certain order. Sometimes if it’s a larger group, less disciplined, then the facilitator has to remember who’s in what order, pull out some topics, connect. It also happens that we want to have some notes, we want to have conclusions written down, so we also have to work on writing these conclusions down, summarising them.
[00:06:20.860] – Krzysztof
Well, but these are the kind of facilitation techniques you can use depending on what topic you want to address, or what kind of group it is, what kind of group it is.
[00:06:29.550] – Krzysztof
And we have this timebox of 5 minutes when we discuss the topic? If the time runs out, then we have to decide what we do next. Do we continue the discussion, is this topic interesting or do we no longer want to continue. Often we do this with our hand, i.e. a thumbs up means I like the topic, I want to discuss further. A thumbs down is no – no more. Alternatively, you can abstain.
[00:06:56.100] – Krzysztof
On this basis, we know whether we want to extend the subject or not. And mostly then we extend the time by an already shorter period, 2 minutes, 3 minutes, depending on how we agree at the very beginning.
[00:07:07.960] – Paweł
And it is also important not to prolong it indefinitely. So after these next two minutes, when you have dragged the topic out, extended it, discussed it, this is a good time. If the topic is interesting to park it and good, then let’s keep talking about it. And it’s time to then move that piece of paper from in progress to done and get on with the next topic.
[00:07:28.200] – Paweł
Because Lean Coffee is also about going over a lot of these topics if possible. Not that we’re now talking for the hour that we have, or 45 minutes on one topic, we’re just going to hook into those topics, give people a chance to speak, to gather opinions. It’s a format that’s reasonably fast-paced, dynamic, the kind of enjoyable format that gives people the opportunity to have their say.
[00:07:51.300] – Paweł
Here, too, what Krzysiek said is very important, i.e. the role of the facilitator, especially with such an undisciplined group. If you already see someone starting to get chatty and start telling a life story and now it’s going to take 5 minutes or more to outline the context, then it’s worth stepping in and helping that person get to the edge. Exactly what it’s about, be specific, talk concretely. That’s why it’s important to make these topics fairly specific. And that definitely helps.
[00:08:20.080] – Krzysztof
And then at the very end, once we have discussed a few topics. Mostly in a meeting of an hour like this, if we have participants involved, it is hard to discuss more than two, maybe three topics. What you should do in the last seven minutes of a meeting of five, depending on the number of participants, is to go round and round in circles and have each participant say what they take away from the meeting, what I learned new, or what was interesting to me, what inspired me? This serves to build just that value at the end, that awareness of what value it was for me. To summarise, because not everyone does it so consciously. So it allows us to reflect on what value I bring, what’s important to me, what’s interesting and what I take away from this meeting.
[00:09:06.720] – Paweł
And if you’ve been doing this as part of some conference, meetup or get-together with people you don’t see every day, who you don’t know well, it’s these findings that will also help you locate people who have knowledge, who have experience in the topic you’re interested in. You can then catch up, connect, meet, chat, go for a coffee, this topic to deepen, expand and so on. So it’s a great opportunity to also meet other people, get to know other people, get a perspective, find people who can help you solve a problem or from whom you can learn more about a topic that interests you.
[00:09:41.070] – Krzysztof
This is a Lean Coffee technique, as you can see it is easy, simple, fun and helps the team to self-organise for discussion. Even if it’s a team of strangers who are seeing each other for the first time, and we have had experience of this being used at various conferences and meetups as a way of making it so that it’s not the presenter who is always saying something, sharing his or her knowledge, but that everyone is involved and everyone can say something, but also that it’s on a topic that interests them. And it wasn’t done in the form of everyone shouting at each other.
[00:10:13.770] – Krzysztof
Another technique, I will talk about it very briefly. If you’re interested, we’ll also give links underneath to go into it in more detail. But a technique that I like in the context of when we have a very predetermined topic, i.e. we don’t have, as in the case of Lean Coffee, a multitude of different questions and issues, but we have one specific question, one specific issue, one specific problem and we want, for example, to share an experience. For example, the issue of how to motivate and inspire people, but this is one question without dividing it into sub-questions. And we want to gather information, conclusions from quite a number of people.
[00:10:57.210] – Krzysztof
Well, and suppose we have 30 people 40, 50 in the room. Or in a meeting. It would be hard to get everyone to speak up and to draw meaningful conclusions. We can use one of the Liberating Structures for this, which are these templates for meetings, for team collaboration, which is called 1-2-4-All. And the idea is that at the very beginning we give the participants a minute to think about the issue themselves, what experience they have, what they have to say, how they can add something from themselves.
[00:11:33.980] – Krzysztof
Then, once these people have these ideas, we assign them into pairs. Of course, there are a multitude of techniques here. In Live it might be a count of two, in Teams, in Zoom we have the ability to create rooms where these people will be assigned. And then these people build on these ideas of theirs, they talk and work to make it into a unity, to exchange these opinions to see where they differ, where they’re the same and to come to some kind of agreement, build some form of these ideas of theirs. You can give two to four minutes for that, depending on how much you expect there to be a lot of discussion. Sometimes it can be even more.
[00:12:14.570] – Krzysztof
Then the next stage, which is for 4. We put people together in fours, so again these, let’s assume some two pairs, we put them together and we already have four people. Two pairs who do the same thing, which is to talk about these thoughts they had before. They enrich it, they exchange experiences and they have some common thoughts, common ideas.
[00:12:35.300] – Krzysztof
And only then do we do something that usually comes intuitively to us at these large meetings, this is the All stage. Each foursome chooses a representative, usually a person who comes forward on their own. And they say what they have come to, what ideas they have. This can be collected on some, if we do it live, often you probably know it from various workshops, on such papers on the wall or on boards. Online, of course, that’s easy too. And we collect our ideas, insights, depending of course on how the topic is.
[00:13:07.460] – Krzysztof
And then we already have a knowledge base from a sizeable group of people to work with. Then, of course, there is some discussion, some fine-tuning. We also do deduplication, but we have the result of the work of a large group of people, which was organised in such a way and which is easier to manage. So that’s also a nice technique. If we have a bit more people and we would like to collect different information from them.
[00:13:31.730] – Krzysztof
Of course, there are a lot of variations, a lot of flavour to it. We will give you a link to materials from which you can draw this information if you would like to prepare such a meeting.
[00:13:42.440] – Paweł
In summary, such tools for facilitation, for running meetings, for leading discussions or drawing out answers from a group of people is a basic leader’s workshop. This is something that will be very, very, very useful to you in your daily work as a leader. When you are managing a team or several teams. When these people are more numerous, or if you are running different kinds of mentoring, meetups, meetings, or speaking at conferences. This is something that is very useful and very developing, because it allows you to get to know the perspective of many people in a very fast and condensed time. Also, we definitely recommend you take an interest in this topic.
[00:14:20.460] – Krzysztof
Well, and we also recommend that you sign up for our newsletter at nerd.management/newsletter to keep up to date with what’s interesting and to get information about our next episode, which is coming out on Tuesday in a fortnight’ time. See you there and look forward to hearing from you!