Jako liderzy bardzo często potrzebujemy zapanować nad grupą ludzi – swoim zespołem, działem czy organizacją. Często jednak brakuje nam do tego technik oraz narzędzi. Szukając sprawdzonych metod pracy z zespołami oraz sposobów na usprawnienie warsztatu trenera, Paweł przeszedł cykl szkoleń prowadzonych m.in. przez naszego dzisiejszego gościa – Marią Kołodziejczyk.
Facylitacja, bo o niej dziś mowa, to jest coś więcej niż tylko post-ity, markery i flipcharty. To też nie jest to samo co coaching, mentoring, szkolenie czy moderacja. Czym w takim razie jest facylitacja? Tego dowiesz się od naszej ekspertki w tym odcinku.
Gość odcinka:
Maria Kołodziejczyk – Trener, Facylitator – Współpracuje z firmą Pathways jako konsultant, trener i coach dla biznesu od 1998 roku. Realizowała projekty z zakresu rozwoju ludzi w organizacjach przygotowując programy, prowadząc szkolenia dla zespołów (m.in. przywództwo, coaching, sztuka prezentacji, komunikacja, personal impact i inne). Prowadzi także coaching indywidualny.
Certyfikowany konsultant kwestionariusza Work Style Analyser. Ukończyła szkolenie Leadership Development Intensive w Seattle, po czym współprowadziła wraz z autorem programu Johnem Schererem, szkolenia LDI w Polsce zarówno dla zespołów, jak i dla grup otwartych. W 2013 ukończyła kurs facylitacji prowadzony przez Davida Tinkera z Wielkiej Brytanii.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Czym jest facylitacja?
- Kiedy potrzebujesz zewnętrznego facylitatora?
- Jakich narzędzi używać (lub nie)?
- Jak osiągnąć cel pracując w grupię ludzi?
i wiele więcej 🙂
🚨 Potrzebujesz pomocy w pracy lidera?🚨
Zostały ostatnie miejsca na współpracę z nami!
Wypełnij formularz na stronie https://nerd.management/konsultacje
i dogadamy szczegóły!
Agenda:
00:00 – Intro
00:55 – Wprowadzenie
02:19 – Wywiad z Marią Kołodziejczyk
03:03 – Czym jest facylitacja?
05:57 – Co facylitator musi wiedzieć?
08:03 – Czy lider jest facylitatorem?
11:01 – Jakie są różne style w facylitacji?
15:11 – Kto i kiedy potrzebuje facylitatora?
20:29 – Kiedy grupa może działać autonomicznie?
23:35 – Jaka jest różnica między Facylitatorem a konsultantem, mentorem czy moderatorem?
30:42 – Gdzie jest miejsce na techniki i narzędzia?
40:48 – Gdzie można nauczyć się facylitacji?
42:39 – Co jeszcze warto robić?
44:49 – Gdzie znajdziesz Marię?
45:58 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Artykuł: Jak Google przekonało się, że managerowie są potrzebni?
- Szkoła Facylitacji Pathways
- Książka: Facilitating Collective Intelligence: A Handbook for Trainers, Coaches, Consultants and Leaders
- Książka: Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
Transkrypcja odcinka
[00:00:55.12] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:00:58.12] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:00:59.18] – Krzysztof
Dziś mamy dla Was kolejny odcinek z takiej specjalnej serii, bo mamy gościa. Osobę, którą Paweł zaprosił i z którą porozmawia zaraz na temat facylitacji, czyli na temat takich podstawowych narzędzi dla każdego, nie tylko lidera zespołu, ale również każdej osoby, która pracuje z zespołem i chce, żeby wspólnie z tym zespołem coś osiągnąć, czyli właśnie narzędziownik facylitatora. No i zobaczymy, czego Paweł się dowiedziałeś.
[00:01:27.13] – Paweł
Moim gościem będzie Maria Kołodziejczyk. Maria jest absolwentką Wydziału Filozoficznego UJ i co ciekawe, od wielu, wielu lat, bo od 1998 roku, współpracuje jako konsultant z firmą Pathways, gdzie miałem przyjemność robić certyfikację na facylitatora właśnie i mają szkołę facylitacji, którą prowadzą od 10 lat. Maria realizowała projekty z zakresu rozwoju ludzi, organizacji komunikacji, impaktu osobistego. Prowadzi coachingi indywidualne i grupowe. Także to jest kobieta rakieta, która wiele rzeczy przeprowadziła. Prowadziła wiele trudnych procesów grupowych. Rozmawiając z wieloma firmami ma ogromne doświadczenie w prowadzeniu procesów grupowych i facylitacji. Więc naprawdę wywiad mięsisty i będzie czego się dowiedzieć.
[00:02:17.08] – Krzysztof
To wysłuchajmy. Nie mogę się doczekać.
[00:02:19.11] – Paweł
Cześć Maria, witaj w Nerd Management. Super, że przyjęłaś zaproszenie.
[00:02:22.19] – Maria
Bardzo mi miło, ale też fajnie mi Ciebie widzieć po jakimś czasie naszego niewidzenia się, paweł. Także przyjemność.
[00:02:30.10] – Paweł
Tak, bo dla tych co nie wiedzą Maria prowadzi świetne szkolenia z facylitacji. I kogo ja mam zapytać jak nie ciebie? Więc Maria słuchaj, jak to jest z tą facylitacją. Ponieważ wszyscy o tym mówią, używają, że coś tam rozumieją, coś im się wydaje, że wiedzą. To trochę tak jak z tymi informatykami, że wiesz, każdy jest informatykiem. Jak ja chodziłem do szkoły i robiłem technikum, informatyka, no to wiesz, ja się uczyłem programowania, jak robić oprogramowanie, a ludzie i tak do mnie przyłazili ze sprzętem, żeby im ten komputer naprawić, a ja o tym nie mam bladego pojęcia. Więc tak, żebyśmy mieli jasność na początku. Słuchaj, powiedz tak dobitnie i dokładnie, czym tak naprawdę jest ta facylitacja.
[00:03:09.00] – Maria
Podoba mi się to, co powiedziałaś o informatyku, że informatyk to jest ten, co się zna na komputerach i od razu mi się zdefiniowała na świeżo kolejna definicja facylitacji, którą można na wiele sposobów oczywiście zdefiniować, że facylitator to jest ten, który się zna na grupach. Generalnie jest to forma pracy z grupą. Facylitacja, tak jak mówisz bardzo szeroki parasol. Pod tym się mieszczą różnorodne formy pracy. Od facylitowania konkretnych spotkań na konkretny temat, po facylitowanie jakichś procesów związanych ze współpracą z zarządzaniem.
[00:03:43.23] – Maria
Czyli można powiedzieć, że facylitacja może mieć formę taką bardzo narzędziową, gdzie grupa opracowuje konkretny temat bądź taką formę bardziej rozwojową, gdzie chodzi o jakieś interakcje, relacje między ludźmi i nie są to rozłączne zbiory. Tylko raczej kontinuum. Bo bardzo często przy okazji jakiegoś tematu jest też oczywiście ten poziom relacyjny i on gra dużą rolę. Ta cała infrastruktura relacji interpersonalnych, które są w grupie, które opracowuje ten poziom. Na pewno facylitacja jest specyficzna w tym sensie, bo form pracy z grupami też jest wiele i facylitacja jest specyficzna w tym sensie, że ekspertyza do opracowania tematu jest w grupie, czyli to członkowie grupy, ludzie, którzy ją tworzą, ci, którzy są obecni na danym spotkaniu, na danym warsztacie, są tymi, którzy załatwiają temat.
[00:04:39.03] – Maria
I to myślę, jest bardzo ważne w facylitacji, żeby w ten sposób jakoś myśleć potem też o swojej roli jako facylitatora, dlatego że z grupami można robić różne rzeczy, można robić spotkania, na którym ludziom się po prostu coś ogłasza. Tak można do grup robić prezentacje, można grup czegoś uczyć. Tak jak mówiłeś o tym informatyku, który się zna na komputerach, to pomyślałam sobie no tak, to tak jak nauczyciel, też szeroki parasol, ale zupełnie czego innego uczy nauczyciel akademicki, zupełnie czego innego uczy nauczyciel przedszkolny, czego innego uczy polonista i tak dalej.
[00:05:15.10] – Maria
I w tym sensie to jest też podobne do facylitacji, że czasami temat, wątek może być specyficzny i zazwyczaj jest specyficzny dla danej grupy, ale różnica jest taka, że w przypadku facylitacji to, co jest potrzebne wszelkiego rodzaju zasoby wiedzowe, emocjonalne, które są potrzebne do tego, żeby temat opracować, to jest w grupie, to nie jest w nauczycielu, to nie jest w ekspercie, to jest w grupie.
[00:05:43.03] – Paweł
Czyli taką magiczną różdżką facylitatora nie jest to, że on wie najlepiej i on umie wszystko zrobić. Tylko dobry facylitator umie wyciągnąć to z grupy, czyli parafrazując sprawia, żeby ludzie w końcu dogadali się między sobą. Dobrze to rozumiem?
[00:05:57.18] – Maria
Tak, Absolutnie. Bingo! Ja bym to nawet wzmocniła i powiedziałabym, że on nie musi wiedzieć tak jak mówisz. Może w ogóle nie wiedzieć. To nie jest łatwe, bo trzeba wtedy wejść na taki teren, że będąc w roli facylitatora odklejam się od swojej potrzeby wiedzy, znania tematu, od swojej chęci kontrolowania przepływu treści merytorycznych, które ludzie dyskutują. Ale nie mając pojęcia kompletnie i będąc dyletantem w kwestiach związanych z programowaniem, mogłabym facylitować spotkanie, na którym Ty i Twój zespół, albo Ty i Twoi kumple obgadujecie coś, bo nie muszę się wtrącać w ten temat. Ja jestem ekspertem od takich zjawisk, które są związane z procesem grupowym, czyli z Waszymi interakcjami, z tym, jak przebiega miedzy Wami komunikacja z tym, jaka jest dynamika tej komunikacji.
[00:06:52.01] – Maria
Moja ekspertyza polega na tym, żeby myśleć i proponować Wam takie formy interakcji i komunikacji, które najbardziej ułatwią Wam dojście do celu. Jakikolwiek cel sobie postawiliście na to spotkanie, bo to może być cel po prostu tylko pogadać, coś podsumować z przeszłości. To może być cel zaplanować coś na przyszłość. To może być cel, podjąć jakąś decyzję.
[00:07:17.09] – Maria
Więc ja myślę o takich formach waszej współpracy i interakcji, które wam pomogą ten cel jak najsprawniej osiągnąć przy zaangażowaniu maksymalnej części grupy. Maksymalnej, bo pozbyłam się już trochę takiego idealizmu, że zaangażować wszystkich na 100%. To a propos naszej rozmowy, też kuluarowej o efektywności, to myślę, że tutaj też warto, żeby facylitator miał takie realistyczne myślenie o facylitacji.
[00:07:47.10] – Paweł
No właśnie, bo skoro mamy zarządzanie procesem i zarządzanie grupą, więc jeżeli my jesteśmy liderem i mamy swój zespół, to rozumiem, że chodzi o to, że tak czy inaczej czy tego chcemy, czy nie, to takim facylitatorem dla tego zespołu jesteśmy, prawda?
[00:08:02.23] – Maria
Tak i tak, i trzykropek. Myślę, że fajnie jest i na pewno dla ludzi, i dla samego lidera korzystnie jest, jeżeli lider potrafi łączyć rolę facylitatora i lidera, albo będąc liderem przyjmować styl facylitacyjny. Ale wyobrażam sobie i nie muszę sobie nawet wyobrażać, bo spotkałam wielokrotnie, pracując z grupami od przeszło dwóch dekad liderów, którzy wcale niekoniecznie przyjmowali styl facylitacyjny, zarządzając swoimi zespołami. A czasami było tak, że wydawało im się, że mają styl facylitacyjny, ale nie pozbywali się tego, że jednak bardzo potrzebowali kontrolować. I tutaj znowu to jest bardziej kontinuum niż zbiory rozłączne. To znaczy to nie jest tak, że ktoś jest liderem, który zazwyczaj tylko kontroluje i wymaga posłuszeństwa, a kto inny jest takim demokratycznym liderem, który angażuje ludzi i wyzwala w nich odpowiedzialność i ochotę. Najczęściej to jest tak, że jakoś poruszamy się tutaj na pewnej skali i fajnie jest, jak jestem liderem wiedzieć, w jakich okolicznościach, w jakich momentach w pracy z tym swoim zespołem. Ja potrzebuję tego stylu bardziej facylitacyjnego, a w jakich momentach potrzebuję, oni potrzebują okoliczności, wymagają tego stylu innego.
[00:09:28.16] – Maria
I specjalnie to podkreślam, dlatego że czasami jak się fokusujemy na jakimś temacie, to on się robi taki trochę nadmiarowo nadmuchany, tak jakby był odpowiedzią na wszystkie bolączki. I w tym sensie myślę sobie, że świadomy lider to jest ten, który wie, że facylitacja to jest coś, co ma w swoim wachlarzu możliwości, który może proponować swojemu zespołowi. Ale to nie jest najlepszy sposób pracy z zespołem na wszelkie okoliczności. To na pewno nie jest klucz, który otwiera wszystkie drzwi. Więc no myślę, że tak, ale na pewno, jeżeli chcę długofalowo u swoich ludzi wzmacniać kreatywność, wzmacniać poczucie odpowiedzialności, wzmacniać to, że jak mnie nie będzie, to oni sobie poradzą, a nie że jak mnie nie będzie, to wszystko stanie. To facylitacja jest tym podejściem, które w tym pomoże, tak? No bo oczywiście mogę z kontroli i z hierarchii wychodzić do swoich ludzi, ale wtedy dostaje submisyjne posłuszeństwo, które działa wtedy, kiedy jestem tak. A jak mnie nie ma? No to jest plaża. Tak?
[00:10:36.22] – Paweł
To powiedz mi w takim razie, jak to jest z tymi stylami facylitacji? Bo mam wrażenie, że ludzie, którzy słyszą o tym po raz pierwszy, to nie do końca mogą wiedzieć o co chodzi. Bo jak rozumiem, to jest kwestia jakiejś hierarchii, może takiego mikrozarządzania, czyli żeby mówić ludziom, że ty zrób to, ty zrób tamto. Ale też mamy takie style bardziej kooperacyjne takiej współpracy czy też takie style autonomiczne. Dobrze to rozumiem?
[00:11:01.19] – Maria
To są nakładające się kręgi. Ja jestem liderem, który chce świadomie inspirować ludzi, który potrafi ich przekonywać do rzeczy niewygodnych, ale potrzebnych, który prowadzi zespół zgodnie z jakimiś wartościami, ale też nie odpuszcza tego, co jest zadaniowe i bardziej związane ze strukturą, porządkiem i po prostu zarządczymi rzeczami. To tutaj nam się nakłada to liderstwo z zarządzaniem.
[00:11:31.21] – Maria
A facylitacja to jest coś takiego, co jest taką jakby może być podszewką i jednego, i drugiego. Czy ja siebie definiuję bardziej jako lider? Czy ja siebie definiuję jako bardziej jako menadżer, to mogę mieć ten styl facylitacyjny, bo w nim generalnie chodzi o to, że ja naprawdę ufam ludziom, że oni są w stanie tak załatwiać tematy, mówiąc kolokwialnie, ale że czasami występują różne blokady albo w nich, albo w otoczeniu, które sprawiają, że albo nie są w stanie, albo nie potrafią, albo im się nie chce. I jako lider świadomie, na różne sposoby działam w taki sposób, żeby próbować te blokady niwelować. I tu nie mam na myśli tylko blokować w środowisku, w otoczeniu, ale blokować też na przykład we współpracy między członkami swojego zespołu, blokować indywidualnie u swoich ludzi.
[00:12:31.20] – Maria
Jak mam z nimi spotkanie 1:1 i rozmawiam i mogę tam też na różne rzeczy zwrócić uwagę. Spotkanie 1:1 to już nie jest forma pracy facylitacyjnej, to już znowu tu wchodzimy bardziej w to liderstwo, ale pokazuje jak jedno się przeplata z drugim, bo potem jak siadam z nimi na spotkaniu, to być może jako lider, to być może to spotkanie będzie miało taki element, kiedy tak bardziej managementowo muszę coś ogłosić, czymś zarządzić, z czegoś odpytać ludzi. Ale jeżeli to spotkanie będzie miało taki moment, w którym ja chcę, żeby oni coś wyprodukowali koncepcyjnego albo decyzyjnego, albo żeby jakoś choćby sprawdzić, poczuć ich energię, gdzie oni są? Jak mój zespół, jak moja grupa, to wtedy muszę w sobie uruchomić to, co jest facylitacyjnym skillem. I to się wyraża i w mojej postawie, jaką przyjmę wobec zespołu swoim, takim myśleniu o tych ludziach, przeżywaniu tych ludzi, poszczególnych osób i całej grupy i w moich działaniach, które będę wykonywał na tym spotkaniu.
[00:13:37.08] – Maria
Czyli przede wszystkim dobrze by było, żeby oni mieli jasność, czy to jest właśnie teraz ten moment na to, kiedy ja coś ogłaszam, ja ich z czegoś odsłuchuję, no, żeby tak znowu tego nauczycielskiego terminu tutaj nie wnosić za gęsto, ale przyszło mi do głowy odpytuje, no bo czasami jako lider muszę z czegoś odpytać. Tak? A kiedy jest ten moment, kiedy rzeczywiście mówię im: słuchajcie, zależy mi na tym, żeby usłyszeć od was. I oni wiedzą, dlaczego mi na tym zależy i wiedzą, co ja z tym potem zrobię, jak od nich usłyszę, czy ja chcę to od nich usłyszeć i potem podjąć decyzję, czy ja potrzebuję od nich coś usłyszeć i z nimi razem współzadecydować, czy ja na przykład potrzebuję ich rozgrzać do dyskusji, żeby oni zadecydowali.
[00:14:26.23] – Maria
Tutaj już weszłam specyficznie w taki przykład sytuacji na spotkaniu, kiedy chodzi o podjęcie decyzji, ale tutaj mogą być różne kierunki. Ale to już jest ten moment mojej pracy liderskiej z zespołem, w którym ja korzystam z facylitacyjnej podszewki mojej roli i świadomie pracuję na to, żeby ludzi aktywizować, do brania odpowiedzialności, do angażowania się w tematy.
[00:14:54.21] – Paweł
Super, to jest świetne przedstawienie tego. Wiesz co, tak mnie naszło takie pytanie: gdybyś mogła powiedzieć, z jakimi sytuacjami, z jakimi problemami firmy, klienci najczęściej do Ciebie przychodzą? Czyli kiedy to jest OK, poprosić facylitatora z zewnątrz o pomoc i jakie sytuacje najczęściej masz u siebie?
[00:15:11.05] – Maria
Zdarza się, że jest to coś takiego przyjemnościowego i lekkiego jak jakiś rodzaj, nie wiem, kick off u startu jakiegoś projektu i trzeba zebrać energię i to jakoś odpalić. Fajnie. I wtedy też facylitacja takich spotkań, takich eventów jest czymś przyjemnym, ale częściej i większość, jak zadałeś to pytanie, to pomyślałam sobie, że niestety jest trochę jak z lekarzem. Ludzie sięgają po zewnętrznego facylitatora wtedy, kiedy coś boli albo lidera, albo on czuje, że w zespole krążą jakieś boleści i ludzie się z tym za bardzo nie mogą poukładać, a lider liderka są jakoś zbyt zaangażowani w temat. Albo mogą być stroną, albo obawiają się, że w związku z tym, że są trochę innej roli, to dublowanie tych ról będzie jakoś trudne czy niewygodne dla tej osoby, która jest w pozycji lidera bądź dla zespołu. I wtedy zazwyczaj proszą o facylitatora.
[00:16:06.04] – Maria
Ja w ogóle jakoś tak się zastanawiam, skąd to się wzięło, bo to jest takie oczywiste, że facylitator przez różne przypadki, odmieniany w różnych kontekstach występuje i czasami jest zewnętrznie, czasami wewnętrzny w firmie. Ale po co w ogóle facylitator? Takie bardzo bazowe pytanie. I sobie myślę kurczę, przecież ludzie od zawsze funkcjonowali w grupach, ewolucyjnie przetrwali dlatego, że funkcjonowali w grupach. Neandertalczyk był silniejszy, ale tworzył mniejsze grupy, bo był silny i słabsi hominidzi przetrwali, bo tworzyli większe grupy. Więc grupy są czymś naturalnym dla ludzi. I myślę sobie przecież, 50 lat temu, 100 lat temu nie był potrzebny facylitator, żeby ludzie się mogli dogadywać. I myślę sobie czy to jest jakiś rodzaj specyfiki naszych czasów, że w tej chwili nawet ja jak siadam w grupie, to mi jest trudniej innych słuchać, być na innych uważnym. Czyli żeby uruchomić w samej grupie od razu w członkach grupy takie wewnętrzne siły, żeby grupa mogła opracować temat bez facylitatora, że jest potrzebny zewnętrzny facylitator, który ma być takim trochę akuszerem, akuszerką tego procesu komunikacyjnego. I może tak trochę jest, że teraz jesteśmy bardziej skoncentrowani na tym – moje myśli, moje pomysły, moje propozycje, że trudniej jest nam usłyszeć na przykład w czymś, co proponuje ktoś inny coś wartościowego.
[00:17:35.20] – Maria
Nawet jeżeli początkowo mi się to wydaje kompletnie pomysłem z Księżyca i potrzebna jest ta dodatkowa rola, która trochę jest jak taki zmniejsza tarcie pomiędzy tymi różnicami konceptualnymi, emocjonalnymi, między uczestnikami. Bo myślę sobie, że dawniej te grupy były bardziej zorganizowane hierarchicznie. Plemię słuchało szefa plemienia, wieś słuchała wójta, współwyznawcy słuchali pastora, nauczyciele słuchali dyrektora w szkole. Tak więc była hierarchia i wiadomo było, kto był tym, który ma ostatnie słowo i kto był przez kogo ta dyskusja się toczyła, nawet jak dyskutowaliśmy jako grupa. Teraz struktury się spłaszczają. Mamy więcej takich przypadków, a wręcz takie metodologie pracy, które mówią wszyscy jesteśmy na tym samym poziomie, mamy różne role. Dogadajmy się. Agile. Scrum. I nagle się okazuje, że to jest, kurczę, trudne. To jest bardzo trudne, bo to wymaga dojrzałości, To wymaga opuszczenia swojego punktu widzenia. I posłuchania tego, co mój kumpel, co ta osoba, która siedzi po przeciwnej stronie stołu albo ekranu ma do powiedzenia. I czasami bardzo trudno jest opuścić taką wewnętrzną potrzebę, żeby było po mojemu.
[00:18:56.05] – Maria
Więc ja mam poczucie, wracając do Twojego pytania, że najczęściej jestem zapraszana tam, gdzie z różnych powodów narosły kłopoty w tym, żeby ludzie się wzajemnie usłyszeli, zobaczyli nawet jak to są jakieś takie ciekawe momenty na przykład, nie wiem, czasami właśnie a propos kick offów, no to są też podsumowania jakichś projektów. I grupa mogła by podsumować ten projekt sama, tak jak w Scrumie. No, mogliby sami zrobić retro, ale jednak ten Scrum Master jest potrzebny, bo wiadomo, że w tej współpracy pojawiało się tyle rzeczy, które mogły być nieprocesowane po drodze, że teraz trzeba trochę kogoś, kto ma czujniki ustawione na to, gdzie są te większe tarcia i kogoś, kto zaproponuje takie sposoby, żeby te tarcia złagodzić i żeby ludzie mogli rzeczywiście się lepiej usłyszeć.
[00:19:48.13] – Paweł
To jest bardzo ważne, co właśnie powiedziałeś. Nawet nagraliśmy odcinek, to był odcinek 133, który podlinkujemy oczywiście w notatkach do tego odcinka, gdzie mówiliśmy o turkusowym szaleństwie, czyli tym, co się dzieje, kiedy mamy płaską strukturę, gdzie ludzie wszyscy mają się dogadać, autonomicznie robić. To po prostu nie działa. Nawet Google robił takie badania, gdzie pokazał, że ci managerowie są potrzebni i muszą być, że te płaskie organizacje nie są w stanie funkcjonować. Więc zdradzając trochę zakulisowego backgroundu, powiem trochę o szkole facylitacji, do której jeszcze wrócimy w tym odcinku, ale mieliśmy okazję przeprowadzić warsztat taki w pełni autonomiczny. I to było jedno z najgorszych doświadczeń całego naszego zjazdu.
[00:20:29.06] – Maria
Wiesz co, ja bym tak powiedziała. To ma szansę zadziałać wtedy, kiedy ludzie są w miejscu, nie, że im się wydaje, że potrafią być autonomiczni, tylko wtedy, kiedy rzeczywiście są autonomiczni. To znaczy, że co najmniej tak samo jak jestem nastawiona na siebie, to jestem nastawiona na inne osoby w grupie i na grupę jako całość, czyli na ten byt, który realizuje ten cel i na celu mi też zależy. Jeżeli mam podwiązanie do tych różnych rzeczy i do swoich potrzeb i mam uważność na cudze potrzeby i na to, czego potrzebuje grupa i na cel, to ta autonomia ma szansę zaistnieć. Ale to są naprawdę wymagające okoliczności, żeby stworzyć taki set ludzi wokół ważnego zadania, w którym to zaistnieje. W niektórych zespołach się to zdarza.
[00:21:20.12] – Maria
Mogę powiedzieć, że widziałam Yeti, bo wydaje się, że to nie działa. Natomiast absolutnie podpisałabym się pod tym Paweł co mówiłeś o turkusowych organizacjach. Dlatego, że iluzja związana z płaskimi hierarchami, płaskimi organizacjami, strukturami jest taka, że tam nie ma hierarchii, a tam zawsze będzie hierarchia.
[00:21:42.22] – Maria
To znaczy jak nie ma struktury formalnej, to ona będzie nieformalna. To znaczy, jeżeli siądziemy w dziesięć osób do podsumowania projektu i wszyscy jesteśmy, wszystkie nasze głosy są równe, to i tak będzie uważność, kto tu najwięcej zrobił w tym projekcie. I tak będzie takie kryterium, na przykład osoba, która najczęściej zabiera głos. I tak będzie kryterium typu na przykład osoba, która najdłużej pracuje w tej organizacji albo miała najwięcej doświadczeń z tematem, które opracowywaliśmy. Czyli nawet jak sobie powiemy, że wszystkie nasze głosy są równe, to w ludziach i w grupie jako takiej będą różnorodne kryteria, wokół których się będzie strukturalizować hierarchia nieformalna. To po prostu trzeba wiedzieć. Znaczy to z tego trzeba sobie zdawać sprawę, na to trzeba być uważnym. Warto wtedy to jakoś przeciw ważyć. Pracując z taką grupą jako facylitator warto to pomóc grupie uświadomić tak, żeby żeby to ludzi nie blokowało. Ale na pewno iluzją jest to, że hierarchii nie ma. Ona zawsze jest. Tylko pytanie czy my wiemy, jaka ta hierarchiczność w nas samych operuje i jaka hierarchiczność jest ważna w tej grupie, która realizuje dany cel.
[00:23:03.23] – Paweł
Właśnie to jest bardzo ważne, co mówisz, bo ten facylitator to ma taką perspektywę i to wyciągnie.
[00:23:10.09] – Paweł
Powiedz mi taką rzecz, bo to może być trochę takie mylące, że czasem zastanawiające, no bo mówisz, że ludzie przychodzą do ciebie jak do lekarza, bo mają problem. No ale znowu tych lekarzy mają kilku. Więc powiedz nam, jaka jest różnica między konsultantem, na przykład mentorem, jakimś moderatorem czy szkoleniowcem? Bo przecież tych ludzi na rynku jest pełno. Ale czym oni tak naprawdę się różnią?
[00:23:35.08] – Maria
Fajnie, że zadajesz to pytanie, bo rzeczywiście te role są nieco inne i warto wiedzieć, czym każda z nich się charakteryzuje. Chyba najbardziej podobna jest rola facylitatora i coacha grupowego, zwłaszcza tam, gdzie facylitator jest zapraszany do facylitacji tak zwanych procesów rozwojowych. Czyli coś we współpracy było trudnego, coś między ludźmi, coś między liderem a ludźmi, jakiś kryzys, jakaś trudność, którą chcemy razem, wspólnie opracować. I tutaj mam wrażenie, że facylitacja i coaching grupowy są blisko siebie. W tym sensie, że zarówno coach grupowy, jak i facylitator umiejscawia ekspertyzę do rozwiązania i siły potrzebne do rozwiązania problemów w grupie. Pracuję w dużym stopniu pytaniami. Oczywiście proponuję różne sposoby interakcji, które umożliwiają ludziom wydobycie się z kłopotu. Coach indywidualny wiadomo to wtedy, jeżeli chodzi o podejście, postawę podobne do facylitacji też jest to ta otwartość, łatwość odpuszczania swoich założeń, które stawiam pracując z klientem. Jest to nieocenianie, jest trzymanie, budowanie bezpieczeństwa w relacji po to, żeby osoba. W przypadku coachingu indywidualnego, a w przypadku grupy, żeby grupa mogła w facylitacji czuć się bezpiecznie i swobodnie, myśleć kreatywnie, myśleć, generować swobodnie pomysły. Więc coaching, facylitacja podobne w postawie tylko indywidualny coaching wiadomo z jednostką, facylitacja z grupą.
[00:25:08.07] – Maria
Konsulting – ja jako konsultant jestem obsadzania w roli „daj nam rozwiązania”. Chyba, że jest to taki „humble consulting”. Takie bardziej pokorne podejście. Trochę jak u Szajna, że wchodzę do organizacji, ale zanim cokolwiek jej doradzę, to muszę się dobrze rozeznać i startować nie z takiego aroganckiego „ja wiem”, tylko razem z Wami wymyślę. I tu znowu w consultingu są różne podejścia i wiem, że są też firmy doradcze, które też pracują tak bliżej tego krańca facylitacyjnego. Ale jeżeli ja jestem konsultantem, który ma dostarczyć jakieś propozycje rozwiązań, no to wtedy umieszczam tą ekspertyzę w sobie, a nie w grupie. A grupa ma po prostu ten zaprojektowany przeze mnie garnitur na siebie przymierzyć i zobaczyć, czy im dobrze leży, czy nie. Oczywiście ja go jakoś tam pod nich kroję, ale to jest jakoś bardziej mój zamysł czy wydelegowany z nimi zamysł.
[00:26:12.12] – Maria
Dwie kolejne fajne role szkoleniowe. To jest też coś, z czego ja na przykład wyrosłam. Przez wiele lat byłam szkoleniowcem i osobą, która pracowała z grupami w tej roli. Ja wtedy wiem, co się dzieje w trakcie tego spotkania. Mam plan, mam określony cel i ja mam ludzi tam doprowadzić. I jestem odpowiedzialna nie tylko za proces, ale też i za treści. Osoby przychodzą i korzystają w mniejszym lub większym stopniu z tych moich propozycji. Na przemian połykają wiedzę, a potem ćwiczą różne umiejętności. I to był taki przekładany tort, warstwa wiedzy, warstwa ćwiczeń, warstwa wiedzy, warstwa ćwiczeń. Nawet jeżeli prowadziłam dialog, to często mój dialog polegał na tym, żeby doprowadzić ludzi do tej odpowiedzi, którą ja miałam w zamyśle.
[00:26:59.06] – Maria
Jako facylitator ja pracuję z grupą i ja zadaję pytania, naprawdę nie wiedząc, co oni odpowiedzą. Czyli przyjmuję wszelkie możliwe odpowiedzi, które się dzieją. To jest taka sytuacyjna, konkretna różnica, ale bardzo znacząca. I ciekawe jest to, bo myślę sobie teraz o takich różnych wydarzeniach, w których brałam udział, kiedy pracowałam z zespołem, które się wyraża w takim zapotrzebowaniu, zespół liderów zarządzających, którzy mają jakieś kłopoty, w tym konflikty między sobą. A ważne jest, żeby oni się dogadywali, bo jak oni się nie dogadują, to ich działy tez się nie dogadują. Jeżeli ja tam wchodzę jako trener, to wchodzę i proponuję jakiś rodzaj wiedzy dla nich użyteczny, związany z tym, z czym oni się zmagają. I potem dyskusje wokół tego, jakieś próby, ćwiczenia różnych form komunikacji między nimi. Na przykład, to może być model Lencioniego dysfunkcji w zespole czy model komunikacyjny Nonviolent Communication. I wtedy pomagam im trenersko.
[00:28:10.18] – Maria
Jeżeli wchodzę tam jako facylitator, to najpierw dobrze definiuję z nimi problem. W etapie przygotowania, czyli robię wywiady, próbuję się jak najlepiej zorientować, co tam w trawie piszczy i co im jest potrzebne, jakie oni mają indywidualne patrzenie na ten kłopot, z którym się zmagają. Może to jest jeden, a może to jest kilka kłopotów, Gdzie one mają źródła po to, żeby potem facylitować ich dyskusję i proponować im tę dyskusję wokół takich wątków, które potrzebują zaadresować? A może instynktownie by do nich nie podeszli, ale to jednak oni mają na to znaleźć rozwiązania. Ja im tutaj nie narzucam żadnej teorii. Ja im nie mówię, że mają to ćwiczyć albo tamto ćwiczyć, tylko robię bardzo taki rzetelny etap przygotowań po to, żeby potem dawać im jak adekwatniejsze propozycje kiedy już się spotykamy na tym spotkaniu czy w warsztacie. Ale to oni opracowują ten kłopot między sobą, bez odniesienia do ćwiczeń związanych z tą czy z inną teorią.
[00:29:13.03] – Maria
I różnica jest zasadnicza i czasami moje doświadczenia trenerskie były takie, że nawet po dobrze dobranej teorii do problemu wniosek był taki: no bardzo to ciekawe, co tam mówiłaś, ale u nas to nie zadziała. Czyli trochę taka forma takiego „tak, ale”. Kiedy ludzi się zaprosi do tego, żeby rzeczywiście siedli wokół tego, co ich boli, to rzadko się to pojawia, bo wtedy oni musieliby powiedzieć: kurczę, no, z czymś się tutaj nie wyłoniliśmy, czegoś nie dotknęliśmy, co było ważne z różnych względów podjęliśmy taką decyzję, żeby o czymś nie gadać, czegoś nie adresować. C’est la vie. Musimy dalej z tym żyć. Czyli naprawdę wtedy odpowiedzialność jest po ich stronie. Ja im oczywiście pomagam jak mogę najbardziej, żeby to, co jest ważne i co powinno być poruszone, ta struna, która miała być trącona, żeby była trącona, ale ostatecznie odpowiedzialność jest po ich stronie.
[00:30:04.18] – Maria
Jak pamiętam skonfliktowany zespół zarządczy, który bardzo się żalił w rozmowach indywidualnych, w etapie przygotowawczym do mnie, na siebie nawzajem, na kolegów i każdemu zadawałam pytanie: ile z tego jesteś w stanie wnieść i jakie z tych wątków, o których mi mówisz, jesteś w stanie zaadresować kiedy się spotkamy grupowo. I od więcej niż połowy ludzi usłyszałam: nic z tego nie powiem na forum. To powiedziałam: no to prawdopodobnie to spotkanie niestety niewiele wam da. Posiedzimy, krążymy wokół jakiegoś słonia, podglądamy tego słonia z tej z tamtej strony, ale pewnie nic z nim nie zrobimy. Może go przerzucimy jakąś derką raczej, niż wyprowadzimy z pokoju. Ale żeby oni mieli jasność, że to jest ich odpowiedzialność wtedy. Nie chcą tknąć, to pewnie nic się nie podzieje. Zupełnie inna forma pracy z zespołem i zupełnie inna forma komunikacji.
[00:30:58.12] – Maria
Moderacja jeszcze nam została. Moderowanie a facylitacja. Powiedziałabym, że facylitacja to jest takie upgradeowane modelowanie. Jako moderator ja pilnuje porządku, dyskusji. Czasami mogę wręcz tak troszkę hierarchicznie, w tym sensie, że z własnej inicjatywy, z własnej, z własnego pomysłu zapraszać konkretne osoby do wypowiedzi, dbać o to, żeby na przykład wszyscy się wypowiedzieli, bo mogę mieć taką ideę fix, że na tym zebraniu wszyscy się muszą wypowiedzieć. Więc jestem w takim trybie osoby porzątkującej i pilnującej efektywności dyskusji i tyle. Moderacja pogłębiona o to, że celowo pomagam ludziom uświadamiać sobie rzeczy, które ich blokują, świadomie pracuję z nimi na to, żeby byli coraz bardziej samodzielni w tym sterowaniu, tą swoją interakcją i dyskusją, żeby bardzo dbali o cel samodzielnie, żeby starali się coraz lepiej dbać o ten cel i pilnować celu samodzielnie, ale też żeby pilnowali siebie samych i siebie nawzajem. Czyli świadomie pracuję na coraz większe angażowanie się ludzi w to, co się dzieje na spotkaniu czy na warsztacie. Pilnuje to może nie jest za dobre słowo. Zachęcam. Jakoś tak ośmielam ich do tego, bo to bardziej chyba o to chodzi niż o jakieś właśnie pilnowanie kogoś.
[00:32:15.06] – Paweł
To co powiedziałaś mi prowadzi do odpowiedzi na takie bardzo częste i ważne pytanie, czyli Maria, daj mi tabletkę, daj mi rozwiązanie na problem, daj mi jakieś narzędzie, receptę i co mogę zrobić, żeby rozwiązać problem? Jakiego narzędzia użyć? No to tak naprawdę nie ma większego znaczenia. Więc powiedz Maria, w jaki sposób mamy rozumieć tę różnicę między szkoleniowcem a facylitatorem? I gdzie, gdzie jest miejsce na te właśnie techniki i narzędzia facylitacji?
[00:32:42.21] – Maria
Jak wchodzimy w ten temat narzędzi Paweł, no to to jest temat, który bardzo absorbuje osoby, które są początkującymi facylitatorami. Bo jest takie przekonanie, że jak mam dobre narzędzia, na których mogę polegać, to sobie poradzę z różnymi sytuacjami w grupie. I to prawda, że na początek dobrze mieć kilka takich sprawdzonych rzeczy. Czyli na przykład wiedzieć, że jak jest niepewność w mówieniu na forum, to podzielenie ludzi na pary. I że jak podyskutują w parach i odsłuchanie ich potem z par ich ośmieli. Że podzielenie na pokoje (zdalnie) i to, że z tych pokojów wrócą z propozycjami czy wnioskami jest sensowniejsze przy 20 czy 30 osobowej grupie niż próba zadawania pytania na forum i słuchanie ciszy w eterze. Więc takie narzędzia jak choćby świadomość tego, że mogę ludzi zachęcić i podzielić tę dyskusję na różne fazy i w tych fazach proponować formę pracy w parach, w podgrupach, a potem na forum jest najprostszym, podstawowym narzędziem, z którego mogę korzystać już robiąc pierwsze kroki w facylitacji. To nie jest rocket science i te narzędzia w tym sensie nie różnią się od tego, czego używa dobry trener czy coach grupowy.
[00:33:54.03] – Maria
Więc tutaj nie ma jakichś takich tajemnych alchemicznych składników facylitacji, które robią tę skuteczność czy tę efektywność. Najprostszym, najużyteczniejszym moim zdaniem narzędziem jest zaciekawienie samego facylitatora, czyli założenie, że na pewno coś pójdzie inaczej niż mi się wydaje, że pójdzie, niż ja sobie wyobrażam, że pójdzie i zaciekawienie się tym, czemu się dzieje to, co się dzieje w grupie. Potem drugim, ale to jest z postawy niż z tego, co mogę zastosować, co mogę zrobić. Zastosować mogę komentarz, mogę pytanie To są kolejne dwa najprostsze narzędzia facylitacji. Czy ja sobie pozwolę nie cenzurować się w swojej głowie, tylko jak mnie coś zadziwia, to powiedzieć grupie: zadziwia mnie to słuchajcie, że akurat podchodzicie do tego wątku już trzeci raz, ale jakoś za każdym razem, gdy zbliżacie się do konkluzji, to włączacie w to jakieś nowe treści, znowu oddalając się od konkluzji. Zauważyliście to? I oni mogą powiedzieć: zauważyliśmy, nie zauważyliśmy cokolwiek. Potem się mogą sami trochę bardziej regulować w tym, żeby nie uciekać w wątki poboczne albo nie. Ale moje pytanie, mój komentarz będzie kolejnym świetnym narzędziem facylitacyjnym. Znowu wcale nie różnym od narzędzi trenera, mentora, coacha czy moderatora nawet.
[00:35:12.18] – Maria
Czasami jest taka ostrożność, że w grupie, w której ja pracuję, ludzie mają alergię na post-ity, nie będę proponować żadnych karteczek, bo tylko ich tym wkurzę. Jasne? Grupę trzeba znać i nie ma co wystawiać czerwonej płachty przed byka. Jak mają alergię na karteczki, to nie proponuję im postitów, ale moje doświadczenie jest takie, że proponowałam różnym grupom i takim bardzo senior i bardzo takim świeżym, nieznającym się, bardzo swobodnie różne formy, które wcale nie miałam w pracy czy współpracy, czy narzędzia, które nie wiedziałam czy siądą, ale one były przyjmowane przez grupę wtedy, kiedy dawałam dowolność wejścia w to i kiedy krótko, jasno wytłumaczyłam dlaczego taką a nie inną formę pracy proponuję.
[00:36:02.18] – Maria
Czyli np. niektórzy są uczuleni na metafory. A znowu mamy powiedzieć jakim zwierzątkiem jestem. Po prostu mam tego dosyć. To takie durne igraszki. Zajmijmy się sensownym tematem, a nie będziemy teraz mówić jakim zwierzątkiem jestem. Jak powiem coś o tym, w jaki sposób metaforyczne ujęcie, które może być dla niektórych niewygodne, pozwala uruchomić coś, takie połączenia nasze skojarzeniowe w mózgu, które by się inaczej nie otwarły, to to zachęca nawet opornych na takie frywolne, mgliste, skojarzeniowe rzeczy.
[00:36:40.00] – Maria
Czyli nawet jak mam konkretny pomysł, to mówię: skojarz, użyj skojarzeń związanych z cyframi czy czymś konkretnym. Nie musisz się od razu udawać do kolorów, do muzyki czy do bajek, ale w tym musi być lekkość, otwartość. W tym musi być wyjaśnienie ludziom dlaczego i zostawienie im dowolności i praca metaforą jest możliwa i praca obrazem jest możliwa, symbolem i praca za pomocą różnego rodzaju kart jest możliwa. I to można zrobić i w sali i zdalnie. I praca ruchem jest możliwa, czyli bardzo często wtedy, kiedy ludzie się trochę… Jesteśmy trochę tak przyzwyczajeni do tego, że jesteśmy gadającymi głowami. My też teraz siedzimy i gadamy i widać nas po prostu nasze popiersia, szyje i głowy. Ale tak naprawdę to, co ludzi angażuje i to, co wyzwala w nich zaangażowanie i kreatywność, to to, gdy mogą zaangażować jak najwięcej aspektów funkcjonowania siebie, czyli i swoje myślenie, i swoje emocje, i swoje ciało i jakoś się ożywić.
[00:37:40.01] – Maria
Co do poczucia sensu, czyli taki aspekt trochę duchowy, jakkolwiek tą duchowość rozumieć. Więc ja czasami stosuję też metody związane z ruchem, z ciałem, tak i można powiedzieć no nie, no przecież nie zaproponujesz tańczenia członkom zarządu. A i owszem. Tylko to wcale nie musi być od razu taniec współczesny z figurami, tylko to może być: pokaż ruchem swoje samopoczucie, z którym zaczynasz i pokaż najprostszym ruchem samopoczucie, z którym chciałbyś skończyć to spotkanie. Oni mogą pokazać różny ruch albo różny gest i musi być moja otwartość i przyzwolenie na ten ruch czy gest. I mogę powiedzieć: jak to jest dla Ciebie nie OK, to zredukuj to do minimalnego możliwego uczestnictwa w tej aktywności. A jak nie chcesz to poczekaj, popatrz jak inni to robią i może ci się zachce. Czyli jest swoboda i jest przyzwolenie, jest zachęta.
[00:38:36.01] – Maria
Ale generalnie ja tam jestem po to też jako facylitator, żeby ludzie trochę funkcjonowali i gadali ze sobą inaczej niż to robią normalnie. Bo jeżeli by mieli to zrobić tak normalnie, to po co ja tam jestem? To by odpękali to co zwykle, jakieś swoje ping pingpongi, którymi się zazwyczaj wymieniają i facylitator by im nie był potrzebny.
[00:38:54.03] – Maria
Więc jeżeli chodzi o te narzędzia, to naprawdę je można czerpać zewsząd, a najfajniej jest je czerpać z grupy. Pamiętam warsztat, który prowadziłam zdalnie, a ponieważ jestem dosyć kanciasta, jeżeli chodzi o takie zdalne prowadzenie warsztatów, to w pewnym momencie grupa zaczęła komentować jakiś taki trud, żmudę tego zdalnego warsztatu. I ja mówię słuchajcie, to może potrzebujemy jakiegoś energizera. No tak, no tak, ale jak to zrobić, energizer przed ekranem? Ja mówię: no ale może ktoś z was ma jakiś pomysł na energizer przed ekranem? No i ktoś tam zaproponował, żeby każdy odszedł na chwilę od kompa i przyniósł cokolwiek, co mu wpadnie w oko jako taka rzecz, która najlepiej oddaje jego stan teraz. I się pojawiły różne rzeczy od brudnego kubka po kawie, po jakieś rozdeptany kapeć, po piłkę do zabawy, z którym się bawię ze swoim psem. I dosłownie nam to zajęło, nie wiem, siedem minut, a ożywiło całe towarzystwo i pozwoliło się ludziom lepiej poznać. I był ruch.
[00:39:54.09] – Maria
Czy ja to wymyśliłam? Nie. Czy ja bym to wymyśliła tak fajnie i tak adekwatnie dla tej grupy? Nie. Ale czy sięgnięcie do zasobów ludzi, którzy biorą w czymś udział, a są w stanie złapać swoje potrzeby i je nazwać, jest czymś sensownym? Moim zdaniem zawsze. Więc jako facylitator dąży z grupami do tego, żeby to ich energia była tym, co płonie, co się wyłania w tym spotkaniu. A ja tylko dostarczam tlen. Tak trochę mniej, trochę więcej, czasami bardziej do fokusu, a czasami bardziej do rozprzestrzenienia.
[00:40:31.12] – Paweł
No ja myślę, że właśnie przepaliliśmy styki naszym widzom i słuchaczom, którzy myśleli, że wystarczy wziąć jakieś narzędzie, jakąś tabletkę i będzie super, będzie działać, a tu się okazuje, że trzeba myśleć, trzeba być otwartym, trzeba zupełnie innego podejścia. Powiedz, gdzie można się tego nauczyć.
[00:40:49.06] – Maria
To jeszcze a propos tego, co powiedziałaś, to przepraszamy rozczarowanych. Tak, ja myślę, że to jest naprawdę proste, że jak się słucha grupy, to wymyślanie narzędzi, które można zastosować, nie jest trudne. Tylko wtedy nie trzeba się wysilać, że to z mojej czapki to musi pochodzić. Gdzie można się tego nauczyć? Myślę, że jest już sporo ciekawych propozycji dotyczących facylitacji w tych różnych propozycjach. Tam są trochę inaczej, ta facylitacja może być rozumiana. Są takie warsztaty, które bardziej kładą nacisk na narzędzia. Natomiast to, do czego ja jestem bardzo mocno przekonana i o czym też dzisiaj rozmawialiśmy, to jest takie podejście, które uwzględnia uważność na grupę, proces grupowy, ale też na siebie jako na facylitatora, który też jest jednym z bardzo ważnych narzędzi facylitacji i facylitator sobą wnosi i akurat tego podejścia moim zdaniem bardzo efektywnie i ciekawie uczy szkoła facylitacji Pathways, z której Ty też jesteś absolwentem, więc trochę tu zrobimy teraz takiej reklamę szkole facylitacji Pathways.
[00:41:55.11] – Maria
Można się też tego nauczyć, oczywiście z różnego rodzaju lektur. Znaczna część tych lektur jest w języku angielskim dla mnie bardzo pomocnym dla takich i początkującym facylitację spotkań przez takich facylitatorów, którzy począdkują i zaczynają prowadzić zespoły. Był Sam Kaner i jego „Facilitator’s Guide to Participatory Decision Making”, chyba tak ten tytuł brzmi. Zresztą podamy to potem dokładnie, dobra, podlinkujemy.
[00:42:23.23] – Paweł
Podlinkujemy wszystkie rzeczy, o których mówiliśmy w tym odcinku, na stronie odcinka, w notatkach. Więc wbijajcie na stronę nerd.management/153. Jak 153 numer tego odcinka.
[00:42:35.19] – Paweł
Powiedz Maria, czy jeszcze jest coś konkretnego, co bym chciała dodać na koniec?
[00:42:38.16] – Maria
Żeby mieć oczy i uszy otwarte? Ostatnio byłam na konferencji, nie wiem, czy to widać, widać to, co pokazuję? Byłam na konferencji dotyczącej zupełnie innego tematu i innej metodologii, bo prowadzę też grupy taką specyficzną metodą psychodramy. I tam oczywiście jak na wielu konferencjach, było jakieś stoisko. Więc warto mieć też takie anteny, radary czujne, bo chodzę po tym stoisku, przeglądam te książki i znalazłam coś bardzo ciekawego, czyli tę książkę, którą pokazywałam, którą też możemy zawrzeć tam na liście lektur.
[00:43:10.10] – Maria
Natomiast to, co jest na liście propozycji do doczytania, natomiast to, co jest na pewno bardzo fajne, to jest świadome branie udziału w spotkaniach, w których uczestniczę, nawet nie jako facylitator czy prowadzący, ale żeby spróbować sobie popatrzeć na ten poziom, który do tej pory był być może omijany. Jak ludzie biorą udział w tych spotkaniach? Dlaczego biorą tak, jak biorą udział w tych spotkaniach, co ja nawet z pozycji uczestnika mogę zrobić, żeby to było bardziej użyteczne dla mnie, ale też dla innych i dla celu spotkania.
[00:43:44.11] – Maria
I moim zdaniem, jak się zaczyna od tego, od takiego czegoś bardzo praktycznego, to dla mnie przynajmniej jest to arcyciekawy i arcy użyteczne dla tych, którzy wolą zacząć od takiego teoretycznego podejścia, od poczytania różnych artykułów i pozycji książkowych, to też możemy to potem zawrzeć i będą mogli z tego skorzystać.
[00:44:04.08] – Maria
Natomiast gorąco zapraszam do szkoły facylitacji, bo uważam, że to jest bardzo fajna przygoda. Za każdym razem inna, za każdym razem ciekawa. Na pewno dla mnie. Mam nadzieję, że dla uczestników też.
[00:44:14.20] – Paweł
Ja mogę powiedzieć, że jestem certyfikowanym facylitatorem po szkole Pathways. I ja podejście do certyfikatów czy wszelkiego typu dyplomów mam takie, że w sumie bardziej pożyteczny jest papier toaletowy, bo przynajmniej go da się użyć w praktyce. Ale do tego powiem, że to jest rzecz, której jestem naprawdę zadowolony i naprawdę dumny, bo przez te 10 dni szkoleniowych nauczyłem się w praktyce takiej piguły wiedzy i rzeczy, które przydają mi się jako liderowi w codziennej pracy. Bo to naprawdę wartościowe szkolenie, które z czystym sumieniem mogę polecić.
[00:44:46.21] – Paweł
Na koniec Maria powiedz, gdzie można Cię znaleźć?
[00:44:49.09] – Maria
No tak, jak ty się ze mną skontaktowałeś, więc tutaj. To są po prostu metody archaiczne jak dorożka. Ja mam konkretny telefon, który mogę podać. Mam konkretny mail, który mogę podać i najczęściej osoby, które chcą, żebym przyszła i coś facylitowała, to szukają mnie w ten sposób i znajdują. Więc myślę sobie, że jak stare działa, to dobrze się jest do tego odwoływać. Ale też można mnie oczywiście spotkać tam, gdzie myśmy się spotkali, czyli w szkole Facylitacji Pathways. Można mnie spotkać, bo ta szkoła będzie miała też kolejne spotkanie absolwentów.
[00:45:29.14] – Maria
A wieść gminna od ludzi do ludzi, od warsztatu do warsztatu rozchodzi się w taki sposób nieoczekiwanymi ścieżkami. To jest po prostu najlepszy sposób na to, żeby sięgnąć i się skontaktować.
[00:45:43.07] – Paweł
Dobra Maria, dzięki wielkie za ten odcinek, za Twój czas. Czekamy teraz na komentarze ludzi, niech dadzą znać co o tym myślą. No i co zrobili ze swoimi narzędziami. Także dzięki jeszcze raz.
[00:45:55.09] – Maria
Dzięki wielkie Paweł. Dobrego dnia. Pozdrawiam. Cześć.
[00:45:58.21] – Krzysztof
Wow, to chyba coś trochę innego niż się spodziewaliście, wychodzi na to, że facylitacja to jest cały sposób myślenia, a nie tylko narzędzia, które możemy wyjąć i w każdej chwili wykorzystać. I życzymy Wam tego, żebyście stawali się facylitatorami z krwi i kości, nawet jeżeli niekoniecznie od razu certyfikowanymi czy w jakiś sposób specjalistyczny, ale jednak, każdy z nas musi mieć troszeczkę w duszy tego sposobu myślenia facylitatora. Dzięki Paweł jeszcze raz za wywiad. No i oczywiście podziękowania dla naszego gościa. A tymczasem dziękujemy Wam za to, że wysłuchaliście, obejrzeliście.
[00:46:32.10] – Paweł
I pamiętajcie, że jeżeli potrzebujecie wsparcia w organizacji, my te skille mamy, mamy kompetencje, mamy doświadczenie i pomagamy również firmom się lepiej organizować i funkcjonować. Więc jeżeli chcecie naszego wsparcia, my nie mamy za dużo tego czasu i za dużo miejsc, ale może Wam się uda wbić w nasz kalendarz. Wypełnijcie formularz na stronie nerd. management/konsultacje. Napiszcie czego potrzebujecie, w czym możemy Wam pomóc, jak się z Wami skontaktować i indywidualnie dogadamy szczegóły.
[00:46:59.08] – Krzysztof
Zatem dzięki, do zobaczenia i widzimy się oczywiście we wtorek za 2 tygodnie o 8:00. Cześć!
[00:47:04.23] – Paweł
Trzymajcie się!
[00:47:05.18] – Krzysztof
Cześć!
Transcript in English
[TRANSKRYPCJA ODCINKA W JĘZYKU SZEKSPIRA[00:00:55.12] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:00:58.12] – Paweł
…and Paweł Rekowski.
[00:00:59.18] – Krzysztof
Today, we have another episode for you in this special series because we have a guest. Paweł has invited someone to talk to her about facilitation, which are basic tools for everyone, not only for team leaders, but also for anyone who works with a team and wants to achieve something together with that team. In other words, the facilitator is a tool user. And we will see what Paweł has learnt.
[00:01:27.13] – Paweł
My guest will be Maria Kołodziejczyk. Maria is a graduate of the Faculty of Philosophy at the Jagiellonian University and, interestingly, for many, many years, since 1998, have been working as a consultant with Pathways, where I had the pleasure of certifying facilitators and they have been running a facilitation school for 10 years. Maria has carried out projects in the field of people development, organisational communication and personal impact. She conducts individual and group coaching sessions. She is also a woman on a mission who has accomplished many things. She has led many difficult group processes. She has extensive experience in leading group processes and facilitation through her work with many companies. So, a really solid interview and there will be a lot to learn.
[00:02:17.08] – Krzysztof
Then let’s hear it. I can’t wait.
[00:02:19.11] – Paweł
Hi Maria, welcome to Nerd Management. Great that you accepted the invitation.
[00:02:22.19] – Maria
It’s very nice to see you again after not seeing each other for a while, Paweł. It’s my pleasure.
[00:02:30.10] – Paweł
Yes, because for those who don’t know, Maria runs great facilitation training courses. And who should I ask if not you? So Maria, listen, what is facilitation all about? Because everyone talks about it, using it as if they understand something, as if they think they know something. It’s a bit like those computer scientists, you know, everyone is a computer scientist. When I went to school and did computer science at technical college, you know, I learned programming, how to make software, and people still came to me with their hardware to get their computer fixed, and I don’t have a clue about that. So, let’s be clear from the start. Listen, explain clearly and precisely what this facilitation really is.
[00:03:09.00] – Maria
I like what you said about an IT specialist, that an IT specialist is someone who knows about computers, and another definition of facilitation immediately came to mind, which can of course be defined in many ways, that a facilitator is someone who knows about groups. Generally, it is a form of working with a group. Facilitation is a very broad term, as you say. It covers a variety of working methods, from facilitating specific meetings on a particular topic to facilitating processes related to cooperation with management.
[00:03:43.23] – Maria
So, we can say that facilitation can be very tool-oriented, where the group works on a specific topic, or more developmental, where it is about interactions, relationships between people, and these are not separate sets. It is more of a continuum. Because very often, in the context of a topic, there is also this relational level, and it plays a major role. This whole infrastructure of interpersonal relationships that are in the group, which develops this level. Facilitation is certainly specific in this sense, because there are also many forms of working with groups, and facilitation is specific in the sense that the expertise to develop a topic is in the group, i.e. it is the members of the group, the people who form it, those who are present at a given meeting or workshop, who are the ones who deal with the topic.
[00:04:39.03] – Maria
And I think it is very important in facilitation to think about your role as a facilitator, because you can do different things with groups, you can have meetings where you just tell people something. You can give presentations to groups, you can teach groups something. When you were talking about an IT specialist who knows about computers, I thought to myself, well, it’s like a teacher, they also have a wide range of subjects, but an academic teacher teaches something completely different to a kindergarten teacher, a Polish language teacher and so on.
[00:05:15.10] – Maria
And in that sense, it is also similar to facilitation, that sometimes the topic or theme can be specific and is usually specific to a particular group, but the difference is that in facilitation, what is needed are all kinds of knowledge and emotional resources that are needed to work through the topic, and this is in the group, not in the teacher or the expert, but in the group.
[00:05:43.03] – Paweł
So the magic wand of a facilitator is not that he knows best and can do everything. A good facilitator knows how to get the best out of the group, or to put it another way, how to make people get along with each other. Have I understood that correctly?
[00:05:57.18] – Maria
Yes, absolutely. Bingo! I would even emphasise it and say that he doesn’t need to know, as you say. He may not know at all. It is not easy because you then have to enter such territory that, as a facilitator, I detach myself from my need for knowledge, for knowing the subject, from my desire to control the flow of substantive content that people discuss. But having no idea at all and being a dabbler when it comes to programming, I could facilitate a meeting where you and your team, or you and your friends, discuss something because I don’t have to interfere in the topic. I am an expert on phenomena related to the group process, i.e. your interactions, the way you communicate with each other and the dynamics of this communication.
[00:06:52.01] – Maria
My expertise is to think and suggest ways of interacting and communicating that will help you achieve your goal. Whatever goal you have set for this meeting, it could be just to have a chat or to summarise something from the past. It could be to plan something for the future. It could be to make a decision.
[00:07:17.09] – Maria
So I am thinking about forms of your cooperation and interaction that will help you achieve this goal as efficiently as possible with the involvement of the maximum part of the group. I say 'maximum’ because I have already let go of the idealistic notion that everyone should be 100% involved. On the subject of our conversation, also off the record, about efficiency, I think it is also worth the facilitator having a realistic view of facilitation.
[00:07:47.10] – Paweł
Exactly, because if we have process management and group management, so if we are the leader and we have our own team, then I understand that the point is that, whether we like it or not, we are a kind of facilitator for this team, right?
[00:08:02.23] – Maria
Yes and yes, but… I think it’s cool and certainly beneficial for people and for the leader himself if the leader can combine the role of facilitator and leader, or take on a facilitative style as a leader. But I can imagine it, and I don’t even have to imagine it, because I have met many leaders while working with groups for over two decades who did not necessarily adopt a facilitative style when managing their teams. And sometimes it was as if they thought they had a facilitative style, but they couldn’t get rid of the fact that they really needed to control. And here again, it is more of a continuum than a dichotomy. It is not that there is a leader who usually only controls and demands obedience, and another who is a democratic leader who involves people and encourages responsibility and initiative. Usually, we move along a certain scale and it is nice, as a leader, to know under which circumstances and at which moments I need to use which style with my team. I need a more facilitative style, and at which moments I need it, they need circumstances, they require a different style.
[00:09:28.16] – Maria
And I emphasise this specifically because sometimes when we focus on a topic, it becomes a bit over-inflated, as if it were the answer to all the problems. And in this sense, I think that a conscious leader is one who knows that facilitation is something that they have in their range of possibilities, that they can offer their team. But it is not the best way to work with a team in all circumstances. It is certainly not the key that opens all doors. So, I think so, but certainly if I want to strengthen the creativity of my people in the long term, strengthen their sense of responsibility, strengthen the fact that if I’m not there, they’ll be able to cope, and not that if I’m not there, everything will come to a standstill. This facilitation is the approach that will help with that, right? Well, of course, I can leave the control and hierarchy to my people, but then I get submissive obedience, which works when I’m there. And when I’m not there?
[00:10:35.02] – Maria
Then nothing gets done. Right?
[00:10:36.22] – Paweł
Then tell me, what is this facilitation style all about? Because I have the impression that people who hear about it for the first time may not really know what it is all about. As I understand it, it is a question of some kind of hierarchy, maybe micromanagement, which means telling people to do this or that. But we also have more cooperative styles of collaboration or autonomous styles. Do I understand correctly?
[00:11:01.19] – Maria
These are overlapping circles. I am a leader who wants to consciously inspire people, who can persuade them to do things that are uncomfortable but necessary, who leads a team according to certain values, but also does not neglect what is task-oriented and more related to structure, order and simply managerial things. This is where leadership and management overlap.
[00:11:31.21] – Maria
And facilitation is something that can be a kind of lining for both. Do I define myself more as a leader? Or do I define myself more as a manager? Then I can have this facilitation style, because in general, it’s about me really trusting people to be able to deal with topics in their own way, but that sometimes there are various blockages in them or in their environment which make it so that they are either unable, unable or unwilling. And as a leader, I consciously act in various ways to try to overcome these blockages. And here I am not only referring to blockages in the environment, but also blockages in the cooperation between team members, blockages with my people individually.
[00:12:31.20] – Maria
When I have a 1:1 meeting with them and talk and can also point out various things there. The 1:1 meeting is no longer a form of facilitative work, we are getting more into leadership here again, but it shows how one intertwines with the other, because then when I sit down with them in a meeting, maybe as a leader, then maybe this meeting will have an element where I have to make an announcement, give an order or ask people something in a more managerial way. But if this meeting has a moment where I want them to produce a concept or decision or even just check or feel their energy, where are they? With my team, my group, I have to activate my facilitation skills. This is reflected in my attitude towards the team, the way I think about these people, experience these people, individuals and the whole group, and in the actions I take during the meeting.
[00:13:37.08] – Maria
So, first of all, it would be good for them to be clear about whether this is the right time for me to announce something or ask their opinion about something. I don’t want to use the teacher’s term too much here, but it occurred to me to ask, because sometimes as a leader I have to ask for something. Yes? And when is the moment when I actually tell them: listen, I want to hear from you. And they know why I care about it and they know what I will do with it afterwards, like when I hear from them if I want to hear it from them and then make a decision, if I need to hear something from them and decide together with them, if for example I need to warm them up to the discussion so that they decide.
[00:14:26.23] – Maria
Here I have already entered specifically into such an example of a situation in a meeting, when it is about making a decision, but here there can be different directions. But this is already the moment of my leadership work with the team, in which I use the facilitation lining of my role and consciously work to activate people, to take responsibility, to get involved in topics.
[00:14:54.21] – Paweł
Great, that’s a great way of putting it. You know what, I was wondering: if you could say, what situations or problems do companies and customers come to you with most often? So, when is it OK to ask an external facilitator for help and what situations do you most often have at your place?
[00:15:11.05] – Maria
Sometimes it is something as pleasant and light as a kind of, I don’t know, kick-off of a project and you have to gather your energy and get it going somehow. It’s fun. And then the facilitation of such meetings, such events is also something pleasant, but more often and most of the time, as you asked this question, I thought to myself that unfortunately it’s a bit like a doctor. People turn to an external facilitator when something hurts, either the leader or they feel that there are some issues in the team that people can’t sort out and the leader is somehow too involved in the topic. They can either be on one side or they are afraid that, due to the fact that they have a slightly different role, it will be difficult or uncomfortable for the person in the position of a leader or for the team to fulfil both roles. And then they usually ask for a facilitator.
[00:16:06.04] – Maria
I’m actually wondering how it came about because it’s so obvious that the facilitator appears in various cases, is used in different contexts and is sometimes external, sometimes internal in a company. But why do we even need a facilitator? Such a basic question. And I think to myself, gosh, people have always functioned in groups, they have survived evolutionarily because they functioned in groups. Neanderthals were stronger, but they formed smaller groups because they were strong, and weaker hominids survived because they formed larger groups. So groups are something natural for people. And I think to myself that 50 years ago, 100 years ago, a facilitator was not needed for people to get along. And I wonder if it is some kind of specificity of our times that even now, when I sit down in a group, it is more difficult for me to listen to others and be attentive to others. So, in order to activate such inner forces in the group members themselves, so that the group can work on a topic without a facilitator, an external facilitator is needed to be a kind of midwife of this communication process.
[00:17:20.15] – Maria
And maybe it’s a bit like that, that we are now more focused on this – my thoughts, my ideas, my suggestions, that it is more difficult for us to hear, for example, something valuable in something that someone else proposes.
[00:17:35.20] – Maria
Even if at first it seems completely out of this world to me and this additional role is needed, which is a bit like it reduces friction between these conceptual, emotional differences between participants. Because I think that in the past these groups were more hierarchically organised. The tribe listened to the chief of the tribe, the village listened to the village leader, fellow believers listened to the pastor, teachers listened to the head teacher. So there was a hierarchy and it was clear who had the final say and who the discussion was going through, even when we discussed as a group. Now the structures are flattening. We have more and more cases like this, even work methodologies that say we are all on the same level, we have different roles. Let’s get along. Agile. Scrum. And suddenly it turns out that it’s, gosh, difficult. It’s very difficult because it requires maturity. It requires leaving your point of view. And listening to what my friend, what that person sitting on the other side of the table or screen has to say.
[00:18:50.03] – Maria
And sometimes it is very difficult to give up this inner need to have things my way.
[00:18:56.05] – Maria
So, going back to your question, I feel that I am most often invited to places where, for various reasons, there have been problems with people hearing each other, or even seeing each other, such as during interesting moments, for example, I don’t know, sometimes during kick-offs, or during project summaries. And the group could summarise the project themselves, just like in Scrum. Well, they could do a retrospective themselves, but a Scrum Master is still needed because it is clear that so many things came up in this collaboration that could have been processed along the way, so now you need someone with their sensors tuned in to where the major frictions are and someone who will suggest ways to mitigate these frictions and to enable people to really hear each other better.
[00:19:48.13] – Paweł
What you just said is very important. We even recorded an episode, it was episode 133, which we will of course link to in the notes to this episode, where we talked about teal madness, which is what happens when we have a flat structure, where people are all supposed to get along and work autonomously. It just doesn’t work. Even Google did research where it showed that these managers are needed and must be there, that these flat organisations are not able to function. So, revealing a little bit of the background, I will say a few words about the facilitation school, which we will come back to in this episode, but we had the opportunity to conduct such a fully autonomous workshop. And it was one of the worst experiences of our entire convention.
[00:20:29.06] – Maria
You know what, I would say that. It has a chance to work when people are in a place where they are not just under the impression that they can be autonomous, but when they really are autonomous. This means that at least as much as I am focused on myself, I am focused on the other people in the group and on the group as a whole, that is, on the entity that realises this goal, and I also care about the goal. If I am connected to these different things and to my needs and I am mindful of other people’s needs and of what the group needs and of the goal, then this autonomy has a chance to emerge. But it is really challenging to create a group of people around an important task in which this autonomy can emerge. In some teams, this happens.
[00:21:20.12] – Maria
I can say that I have seen the Yeti because it seems that it doesn’t work. However, I would absolutely agree with what Paweł said about teal organisations. The illusion associated with flat hierarchies, flat organisations and structures is that there is no hierarchy there, but there will always be a hierarchy.
[00:21:42.22] – Maria
This means that if there is no formal structure, it will be informal. This means that if ten of us sit down to summarise a project and we are all, all of our votes are equal, there will still be attention to who did the most in this project. And so there will be a criterion, for example, the person who speaks the most. And there will be a criterion such as, for example, the person who has been working in this organisation for the longest time or who has had the most experience with the topic we were working on. So even if we tell ourselves that all our votes are equal, there will be various criteria in people and in the group as such, around which an informal hierarchy will be structured. You just have to know that. It means that you have to be aware of it and pay attention to it. Then it is worth counterbalancing it somehow. When working with such a group as a facilitator, it is worth helping the group become aware of it so that it does not block people.
[00:22:47.10] – Maria
But it is certainly an illusion that there is no hierarchy. It always exists. The only question is whether we know what kind of hierarchy operates within us and what kind of hierarchy is important in the group that is pursuing a particular goal.
[00:23:03.23] – Paweł
What you are saying is very important because the facilitator has this perspective and will draw on it.
[00:23:10.09] – Paweł
Tell me this, because it can be a bit confusing, sometimes puzzling, because you say that people come to you like they would a doctor because they have a problem. But then again, they have several doctors. So tell us, what is the difference between a consultant, for example a mentor, a moderator or a trainer? Because there are plenty of these people on the market. But how are they really different?
[00:23:35.08] – Maria
It’s good that you’re asking this question because these roles are indeed slightly different and it’s good to know what each one entails. I think the roles of facilitator and group coach are the most similar, especially where the facilitator is invited to facilitate so-called development processes. So there was something difficult in the cooperation, something between people, something between the leader and the people, some kind of crisis, some difficulty that we want to work out together. And here I have the impression that facilitation and group coaching are close to each other. In the sense that both the group coach and the facilitator bring expertise and the strength needed to solve problems in the group. I work largely with questions. Of course, I suggest different ways of interacting that enable people to get out of trouble. An individual coach is known for an approach and attitude similar to facilitation, as well as the openness and ease of letting go of one’s assumptions that I bring to working with a client. It is about not judging, holding on, and building security in the relationship so that the person.
[00:24:48.13] – Maria
In the case of individual coaching, and in the case of a group, so that the group can feel safe and comfortable in the facilitation, think creatively, think, generate ideas freely. So coaching, facilitation similar in attitude, only individual coaching is with an individual, facilitation with a group.
[00:25:08.07] – Maria
Consulting – as a consultant, I am assigned the role of „give us solutions”. Unless it is a kind of „humble consulting”. A more humble approach. A bit like Szajna, I enter the organisation, but before I advise anything, I have to get to know it well and start not with such an arrogant „I know”, but together with you I will come up with something. And here again, in consulting, there are different approaches, and I know that there are also consulting companies that work closer to the facilitation end of the spectrum. But if I am a consultant who is supposed to provide some solution proposals, then I place this expertise within myself, not within the group. The group simply has this suit that I designed to try on and see if it fits them well or not. Of course, I tailor it for them, but it is somehow more my idea or an idea delegated to them.
[00:26:12.12] – Maria
Two more cool training roles. This is also something that I, for example, grew out of. For many years, I was a trainer and a person who worked with groups in this role. I know what happens during the meeting. I have a plan, a specific goal and I have to guide the people there. I am responsible not only for the process but also for the content. The participants come and use my suggestions to a greater or lesser extent. They alternately absorb knowledge and then practise various skills. And it was like a layered cake, a layer of knowledge, a layer of exercises, a layer of knowledge, a layer of exercises. Even if I led a dialogue, my dialogue often consisted of leading people to the answer I had in mind.
[00:26:59.06] – Maria
As a facilitator, I work with a group and I ask questions without really knowing what they will answer. So I accept all possible answers that come up. This is such a situational, specific difference, but a very significant one. And it’s interesting because I’m thinking now about various events I took part in when I worked with a team that expresses a need for a team of managing leaders who have some kind of trouble, including conflicts between them. And it’s important that they get along because if they don’t, their departments won’t get along either. When I step in as a coach, I come in and offer them some kind of useful knowledge related to what they are struggling with. Then there are discussions about it, some attempts, exercises in various forms of communication between them. For example, it could be Leniency’s model of dysfunction in a team or the Nonviolent Communication model. And then I help them with coaching.
[00:28:10.18] – Maria
If I go there as a facilitator, I first define the problem with them. In the preparation stage, i.e. when I do interviews, I try to get as much information as possible about what is going on and what they need, what their individual view of the problem they are facing is. Maybe there is one problem or maybe there are several. Where do they have their sources so that I can then facilitate their discussion and propose that they discuss the issues they need to address? Or maybe they would not instinctively approach them, but they are the ones who have to find solutions. I am not imposing any theory on them here. I don’t tell them that they have to do this or that exercise, but I do a very thorough preparation phase so that I can give them more relevant suggestions when we meet at the meeting or workshop. But they work out the problem among themselves, without referring to exercises related to this or that theory.
[00:29:13.03] – Maria
And the difference is fundamental. Sometimes, in my experience as a trainer, even after a theory was well-chosen for the problem, the conclusion was: well, it’s very interesting what you said, but it won’t work for us. So it’s a bit like a „yes, but” form. When people are invited to really sit down and think about what hurts them, it rarely comes up because then they would have to say: gosh, well, there’s something we haven’t addressed here, something we haven’t touched on, something that was important for various reasons we made the decision not to talk about or address. C’est la vie. We have to live with it. So, in that case, the responsibility really lies with them. Of course, I help them as much as I can so that what is important and should be addressed is addressed, but ultimately the responsibility lies with them.
[00:30:04.18] – Maria
As I remember, the management team was in conflict and complained a lot in individual conversations. In the preparatory stage, I asked them about each other, about their colleagues, and I asked each of them: how much of this can you contribute and which of the topics you are telling me about can you address when we meet as a group? And more than half of them said they wouldn’t say anything about it in the forum. So I said: well, then this meeting probably won’t be of much use to you. We’ll sit around, talking about some elephant, we’ll look at this elephant from this side and that side, but we probably won’t do anything about it. Maybe we’ll throw a rug over it rather than take it out of the room. But they need to realise that it is their responsibility then. If they don’t want to touch it, nothing will happen. A completely different form of working with a team and a completely different form of communication.
[00:30:58.12] – Maria
We still have the moderation left. Moderation vs facilitation. I would say that facilitation is like an upgraded modelling. As a moderator, I keep an eye on the order, the discussion. Sometimes I can even be a little hierarchical in the sense that I can invite specific people to speak on my own initiative, based on my own idea. I can make sure that, for example, everyone has their say because I may have this fixed idea that everyone has to speak at this meeting. So I am in a mode of being the person who organises and ensures the effectiveness of the discussion, and that’s it. Moderation deepened by the fact that I deliberately help people to become aware of the things that block them, I consciously work with them so that they are more and more independent in this control, this interaction and discussion, so that they take great care of the goal on their own, so that they try to take better and better care of this goal and keep an eye on the goal themselves, but also to keep an eye on themselves and each other.
[00:31:57.18] – Maria
So I consciously work towards getting people more and more involved in what happens at a meeting or workshop. I keep an eye on them, maybe that’s not the right word. I encourage them. Somehow, I encourage them to do so, because I think it’s more about that than just keeping an eye on someone.
[00:32:15.06] – Paweł
What you said leads to an answer to a very common and important question, which is Maria, give me a pill, give me a solution to the problem, give me a tool, a prescription, and what can I do to solve the problem? Which tool should I use? Well, it doesn’t really matter. So tell me Maria, how are we supposed to understand the difference between a trainer and a facilitator? And where, where is there room for these facilitation techniques and tools?
[00:32:42.21] – Maria
How do we approach this topic of tools, Paweł? Well, this is a topic that is very absorbing for people who are beginner facilitators. Because there is this belief that if I have good tools that I can rely on, I will be able to handle different situations in the group. And it’s true that it’s good to have a few tried and tested things to start with. For example, knowing that if there is uncertainty in speaking in a forum, it is better to divide people into pairs. And that if they discuss in pairs and then listen to each other, it will make them more confident. That dividing into (remote) breakout rooms and that they will come back from these rooms with proposals or conclusions makes more sense in a group of 20 or 30 people than trying to ask questions in a forum and listening to silence on the air. So tools such as the awareness that I can encourage people and divide the discussion into different phases and in these phases propose a form of working in pairs, in subgroups, and then in a forum is the simplest, basic tool that I can use when taking the first steps in facilitation.
[00:33:47.23] – Maria
It’s not rocket science and these tools are no different from what a good trainer or group coach uses.
[00:33:54.03] – Maria
So there are no secret alchemical facilitation ingredients that make it so effective. In my opinion, the simplest and most useful tool is the facilitator’s own curiosity, i.e. the assumption that something will definitely go differently than I think it will, than I imagine it will, and being curious about why what is happening in the group is happening. Then the second one, but it is more about my attitude than about what I can apply, what I can do. I can apply a comment, I can ask a question. These are the next two simplest facilitation tools. Whether I allow myself not to censor myself in my head, but if something amazes me, to say to the group: I am amazed that you are approaching this thread for the third time, but somehow every time you get closer to the conclusion, you include some new content, again moving away from the conclusion. Have you noticed that? And they can say: we noticed, we didn’t notice something. Then they can regulate themselves a little more so as not to escape into side threads or not.
[00:35:02.01] – Maria
But my question, my comment will be another great facilitation tool. Again, not at all different from the tools of a trainer, mentor, coach or even a moderator.
[00:35:12.18] – Maria
Sometimes there is such caution that in the group I work in, people are allergic to post-its, I will not suggest any sticky notes because I will only piss them off. Okay? You have to know the group and there is no point in waving a red flag. If they are allergic to post-its, I don’t suggest post-its, but in my experience, I have suggested various forms to different groups, such as very senior and very fresh, unfamiliar, very casual, different forms that I did not have at work or in cooperation, or tools I didn’t know if they would sit down, but they were accepted by the group when I gave them the freedom to enter it and when I briefly and clearly explained why I was proposing this form of work and not another.
[00:36:02.18] – Maria
Some people are allergic to metaphors, for example. And again we are supposed to say what animal I am. I’ve just had enough of it. It’s such a stupid game. Let’s talk about something meaningful, not what animal I am. If I say something about how a metaphorical approach, which may be uncomfortable for some, allows something to be triggered, such associative connections in the brain that would not open otherwise, then this encourages even those resistant to such frivolous, vague, associative things.
[00:36:40.00] – Maria
So even if I have a specific idea, I say: associate, use associations related to numbers or something specific. You don’t have to go straight to colours, music or fairy tales, but there has to be lightness, openness in it. It must include explaining to people why and leaving them freedom and working with metaphors is possible and working with images is possible, symbols and working with different types of cards is possible. And this can be done both in the classroom and remotely. And working with movement is possible, which is very often when people get a little We are so used to being talking heads. We too now sit and talk and you can just see our torsos, necks and heads. But what really engages people and what triggers their involvement and creativity is when they can engage as many aspects of their functioning as possible, including their thinking, emotions and body, and somehow come alive.
[00:37:40.01] – Maria
As for the sense of purpose, that’s a bit of a spiritual aspect, however you understand spirituality. So I sometimes use methods related to movement, to the body, and you might say, well, you’re not going to suggest dancing to the board members. But I do. It doesn’t have to be contemporary dance with figures, it can be: show with your movements how you feel when you start and show with the simplest movement how you would like to end this meeting. They can show different movements or gestures and I have to be open and agree to this movement or gesture. And I can say: if it’s not OK for you, reduce it to the minimum possible participation in this activity. And if you don’t want to, wait, see how others do it and maybe you’ll feel like it. So there is freedom and there is permission, there is encouragement.
[00:38:36.01] – Maria
But generally, I am there also as a facilitator, so that people function and talk to each other in a different way than they normally do. Because if they were to do it normally, why would I be there? They would do what they usually do, some of their ping pong, which they usually exchange, and they wouldn’t need a facilitator.
[00:38:54.03] – Maria
So when it comes to these tools, you can really draw from everywhere, and the coolest thing is to draw from the group. I remember a workshop I led remotely, and because I am quite tough when it comes to such remote workshops, at a certain point the group started commenting on the difficulty and tediousness of this remote workshop. And I say, listen, maybe we need some kind of energiser. Well, well, but how do we do that, have an energiser in front of the screen? I said: well, maybe some of you have an idea for an energiser in front of the screen? And someone suggested that everyone should step away from the computer for a moment and bring anything that catches their eye as something that best reflects their current state. And all kinds of things appeared, from a dirty coffee mug to a well-worn shoe to a ball that I play with my dog. And it literally took us, I don’t know, seven minutes, and it livened up the whole group and allowed people to get to know each other better.
[00:39:52.23] – Maria
And there was a buzz.
[00:39:54.09] – Maria
Did I come up with it? No. Would I have come up with it in such a cool way and in a way that is so relevant to this group? No. But is it a good idea to draw on the resources of people who are involved in something and are able to recognise and express their needs? In my opinion, it always is. So, as a facilitator, he strives with the groups to make their energy the thing that burns, that emerges in this meeting. And I just provide oxygen. A little less, a little more, sometimes more to focus, sometimes more to spread.
[00:40:31.12] – Paweł
Well, I think we have just lost our audience, who thought it would be enough to take some kind of tool or tablet and that would be great, that it would work, but it turns out that you have to think, you have to be open, you need a completely different approach. Tell us where we can learn this.
[00:40:49.06] – Maria
Still on the subject of what you said, we apologise to those who were disappointed. Yes, I think it’s really simple that if you listen to a group, it’s not difficult to come up with tools that you can use. Then you don’t have to try so hard to think of something that comes from my head. Where can you learn this? I think there are already a lot of interesting proposals regarding facilitation in these various proposals. They are a little different there, this facilitation can be understood. There are workshops that place more emphasis on tools. However, what I am very strongly convinced of and what we also talked about today is an approach that takes into account mindfulness of the group, the group process, but also to oneself as a facilitator, which is also one of the very important facilitation tools. The facilitator brings with them and it is this approach that, in my opinion, the Pathways facilitation school, of which you are also a graduate, teaches very effectively and interestingly, so we will do a bit of advertising for the Pathways facilitation school here.
[00:41:55.11] – Maria
Of course, you can also learn it by reading various books. A significant part of this reading is in English, which is very helpful for me and for beginners in facilitating meetings by facilitators who organise and start leading teams. There was Sam Kaner and his „Facilitator’s Guide to Participatory Decision Making”, I think that’s the title. Anyway, we will give it exactly later, okay, we will link to it.
[00:42:23.23] – Paweł
We will link all the things we talked about in this episode on the episode page, in the notes. So head over to nerd.management/153. As in the 153rd episode of this series.
[00:42:35.19] – Paweł
Tell me Maria, is there anything else you would like to add?
[00:42:38.16] – Maria
To keep your eyes and ears open? I was at a conference recently, I don’t know if it shows, can you see what I’m showing? I was at a conference on a completely different topic and methodology, because I also run groups using the specific method of psychodrama. And there was a stand there, of course, like at many conferences. So it’s good to have such antennae, to be alert, because I walk around the stand, browse through the books and found something very interesting, namely the book I showed, which we can also include on the reading list.
[00:43:10.10] – Maria
However, what is on the list of suggestions to read, and what is certainly very cool, is to consciously take part in the meetings in which I participate, not even as a facilitator or host, but to try to look at this level, which until now may have been avoided. How do people participate in these meetings? Why do they take part in these meetings the way they do? What can I do, even as a participant, to make it more useful for me, but also for others and for the purpose of the meeting?
[00:43:44.11] – Maria
And in my opinion, if you start with something very practical like this, it is extremely interesting and useful for those who prefer to start with a theoretical approach, by reading various articles and books, we can also include it later and they will be able to benefit from it.
[00:44:04.08] – Maria
However, I strongly encourage you to join the facilitation school because I think it is a very cool adventure. It is different every time and interesting every time. Definitely for me. I hope for the participants too.
[00:44:14.20] – Paweł
I can say that I am a certified facilitator from the Pathways school. And my attitude towards certificates or any kind of diplomas is that, all in all, toilet paper is more useful because at least you can use it in practice. But I will say that I am really happy and proud of this, because during these 10 training days, I practically learnt such a wealth of knowledge and things that are useful to me as a leader in my daily work. It is a really valuable training course that I can recommend with a clear conscience.
[00:44:46.21] – Paweł
Finally, Maria, where can we find you?
[00:44:49.09] – Maria
Well, since you contacted me, here. These methods are simply archaic. I have a specific phone number that I can give out. I have a specific email that I can give out and most of the time, people who want me to come and facilitate something look for me this way and find me. So I think to myself that if the old ways work, it’s good to refer to them. But of course you can also meet me where we met, i.e. at the Pathways Facilitation School. You can meet me because the school will also have another alumni meeting.
[00:45:29.14] – Maria
And the word spreads from person to person, from workshop to workshop in unexpected ways. It’s simply the best way to reach out and get in touch.
[00:45:43.07] – Paweł
Good Maria, thank you very much for this episode, for your time. We are now waiting for people’s comments, let them let us know what they think. And what they did with their tools. Thanks again.
[00:45:55.09] – Maria
Thanks a lot, Paweł. Have a nice day. Best regards. Bye.
[00:45:58.21] – Krzysztof
Wow, I guess this is a bit different from what you expected. It seems that facilitation is a whole way of thinking, not just tools that we can take out and use at any time. And we hope that you will become facilitators in the truest sense of the word, even if you are not necessarily certified or specialised in any way. However, each of us must have a little bit of this facilitator’s mindset in our souls. Thanks again to Paweł for the interview. And of course, thanks to our guest. And in the meantime, we would like to thank you for listening and watching.
[00:46:32.10] – Paweł
And remember that if you need support in organisation, we have the skills, we have the competence, we have the experience, and we also help companies to organise and function better. So if you want our support, we don’t have much time or space, but maybe you can manage to get us on your calendar. Fill in the form on the nerd.management/konsultacje page. Write what you need, how we can help you, how to contact you and we will arrange the details individually.
[00:46:59.08] – Krzysztof
So thanks, see you and of course see you on Tuesday in 2 weeks at 8:00. Bye!
[00:47:04.23] – Paweł
Take care!
[00:47:05.18] – Krzysztof
Bye!