Jako menedżerowie chcemy, żeby rzeczy szybko się działy – jeżeli wpada jakiś e-mail, to od razu odpisujemy. Pojawia się task supportowy? Kierujemy go, gdzie trzeba. Nieważne, że jest już wieczór albo weekend. W końcu to dobrze, prawda?
Zależy nam na tym, żeby nasi klienci byli zadowoleni, a współpracownicy mogli szybko działać dalej. Nie chcemy, żeby nasz zespół był wąskim gardłem. Często nie zwracamy uwagi na to, że robimy pracę za członka naszego zespołu, który faktycznie powinien to zrobić.
Taka tendencja nazywa się Rapid Responder i nie jest dobra! Wyrządza więcej szkody, niż pożytku.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Kim jest Rapid Responder?
- Dlaczego wspieranie zespołu w ten sposób jest złe?
- Czemu nie powinniśmy wyręczać naszych ludzi?
- Jak okiełznać nadgorliwość niektórych pracowników?
- Jak lepiej delegować zadania?
i wiele więcej 🙂
Agenda
00:00 – Intro
00:54 – Wprowadzenie
02:12 – Dlaczego przeszkadzamy w pracy swoim ludziom?
02:52 – Kim jest „Rapid Responder”?
03:30 – Co jest złego w szybkich odpowiedziach?
05:04 – Jak dostosować komunikat do odbiorcy?
06:07 – Jak zmienić podejście?
07:59 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
Wspominane odcinki:
- Odcinek 34: Czy lider musi być rannym ptaszkiem?
- Odcinek 70: Poznaj siebie i swoich ludzi – testy profilowe w praktyce
Transkrypcja odcinka
[00:00:54.950] – Paweł
Cześć, witajcie w Nerd Management, z tej strony Paweł Rekowski…
[00:00:58.130] – Krzysztof
…i Krzysztof Rakowski.
[00:00:59.690] – Paweł
Dawno nie mieliśmy takiego odcinka narzędziowego. A jeżeli oglądacie nas od dłuższego czasu, to pamiętacie pewnie, że w wielu przypadkach poruszaliśmy temat książki „Multipliers”, świetnej książki narzędziowej, którą podlinkujemy w opisie. Wszystkie linki w opisie znajdziecie. A wiem, że Krzysztof robiłeś świetną prezentację ostatnio na ten temat, którą teraz możesz się podzielić.
[00:01:20.030] – Krzysztof
To prawda, ostatnio robiłem szkolenie dla jednej firmy, która pracuje w branży danych farmaceutycznych i tam rozmawialiśmy na temat Power Rangers. Zastanawiam się jak to przetłumaczyć na polski. Nie mam dobrego pomysłu, bo empowerment to jest takie dawanie ludziom możliwości do tego, żeby robili to, co powinni robić. Dawanie im narzędzi, dawanie im autonomii, oczekiwanie od nich, że będą robili to, o co ich prosimy, ale nie poprzez mikromanagement, tylko właśnie poprzez dawanie im tej przestrzeni do tego, żeby robili tak jak uważają najlepiej. Ale również dawanie im możliwości do tego, żeby wzrastali, docenianie tego, co zrobią dobrze. No i oczywiście słuchanie informacji zwrotnej i działanie na podstawie tej informacji zwrotnej.
[00:02:12.320] – Krzysztof
Możecie pamiętać właśnie z książki „Multipliers”, a jeżeli nie, to Wam szybko streszczę, autorka Liz Wiseman mówi tam o tym, że często mamy takie tendencje, które… nie robimy tego złośliwie czy przez niekompetencję, to jest nasza naturalna rzecz, że mamy takie tendencje, które zmniejszają empowerment, zmniejszają to zaangażowanie ludzi, powodują, że są mniej chętni do tego, żeby przynosić tę wartość, bo to wynika z naszej natury.
[00:02:42.560] – Krzysztof
I powiem wam o jednej z takich tendencji, ta tendencja, często ją widuję, zwłaszcza u takich menedżerów, którzy się czują tacy bardzo zaangażowani. To się nazywa Rapid Responder. I to jest taka osoba, która zawsze jest bardzo szybka do reakcji, do działania, czyli np. to jest osoba, która ma zawsze pusty Inbox, nie ma żadnych nieprzeczytanych wiadomości na Teamsach czy Slacku, pojawia się problem, pojawia się pytanie to czyta wiadomość, odpisuje i cyk, problem rozwiązany, sprawa załatwiona.
[00:03:16.190] – Krzysztof
Czemu tak działamy? Bo chcemy, żeby zespół się szybko poruszał, chcemy dobrze służyć naszym klientom, naszym interesariuszom. Chcemy, żeby biznes był zadowolony. Chcemy, żeby projekty się toczyły szybko. Ale naczym polega problem? Często jest tak, że Paweł z naszego zespołu powinien się tym zająć, ale ja nie będę czekał, aż Paweł się tym zajmie, bo wiem, że już jest 20, o tej porze Paweł już się szykuje do łóżka, rozmawialiśmy o tym w odcinku czy lider musi być rannym ptaszkiem? No dobra, to ja szybko załatwię, bo siedzę przy komputerze, odpisuję na maila, sprawa załatwiona. Albo może być w drugą stronę. Członek naszego zespołu jeszcze nie przyszedł do pracy, albo jest na spotkaniu, jest czymś zajęty, to ja to załatwię, żeby działo się szybko.
[00:04:05.750] – Krzysztof
No i niby fajnie, bo pomagamy rozwiązać problem, wspieramy, szybciej się rzeczy dzieją, nie trzeba czekać. Ale jaki jest faktyczny rezultat? Faktyczny rezultat jest taki, że zabieramy ownership czyli to właścicielstwo danego zagadnienia od tej osoby, której to zadaniem jest, która powinna to zrobić, która powinna się czuć za to odpowiedzialna. I co to powoduje? Powoduje to to, że z czasem nasi ludzie wiedzą, że nie muszą się tak bardzo przejmować tym, żeby zrobić to na czas. Żeby się jakoś tam spinać. Bo wiadomo, że szef to zrobi. Jak nie odpiszę przez 2 dni na maila to się nic nie stanie, bo zawsze jak już będzie za późno to Krzysztof to zrobi.
[00:04:50.810] – Krzysztof
I to jest złe. Według badań Liz Wiseman i jej zespołu ta tendencja, którą nazywamy rapid responder wpływa negatywnie na to, jak nasz zespół pracuje.
[00:05:04.250] – Krzysztof
Paweł masz tak czasami, bo muszę przyznać, że ja czasami jestem winien i czasami tak robię.
[00:05:09.290] – Paweł
Czasem tak mam i czasem to specyficzne osoby tak mają. I to też nie jest nic złego i to trzeba uszanować w dwie strony. Mam taką fajną książkę „ABC osobowości”, która jest oparta o model DISC, czyli czterech kolorów, czyli mój ulubiony temat profili osobowości. Jeżeli kojarzycie Wealth Dynamics, to o czym mówimy to są według Disca to są osoby, inicjatywno-dominujące. Według Wealth Dynamic to są kreatorzy, stars, czyli m.in. ja, które dokładnie w ten sposób funkcjonują i to jest ich sposób życia. Więc z jednej strony to narzędzie jest świetne, żeby właśnie tę energię i tę prędkość okiełznać i też przełączyć się w taki tryb analityczno krytyczny, który potrafi poczekać czasem i dać tę odpowiedzialność.
[00:05:57.770] – Paweł
Bo tak, czasem tak jest, że chcemy co tu dużo mówić, no przecież my jako liderzy to wszystko zrobimy najlepiej, prawda? Nieprawda.
[00:06:07.970] – Krzysztof
No właśnie, jak sobie z tym poradzić? Według Liz Wiseman zmienić tę naszą negatywną tendencję diminishera, takiej osoby, która zmniejsza tę inicjatywę, na tendencję multipliera, czyli osoby, która mnoży te rezultaty naszego zespołu. Jedna z technik jest bardzo prosta, tylko musicie się jej oczywiście trzymać. Większość technik z Multipliers jest prosta. Ustaw sobie po prostu taki czas, że jeżeli przyjdzie jakiś ticket, email, wiadomość, to poczekasz dobę albo chociażby kilka godzin, zależy to od kontekstu i na co możecie sobie bezpiecznie pozwolić. Zrób tak, że nie odpisujesz od razu na tego maila, nie załatwiasz od razu sprawy. Pozwól właścicielowi tego zagadnienia dać mu to prawo, a właściwie zwrócić mu to prawo do pierwszej odpowiedzi, do załatwienia tej sprawy. Czyli musisz się trochę powstrzymać.
[00:07:05.600] – Krzysztof
No i zasada, która jest też bardzo ważna, czyli nie odpisuj po godzinach. Przeważnie świat się nie zawali, jeżeli odpiszesz na jakiegoś maila czy jakąś wiadomość następnego dnia rano. Oczywiście są wyjątkowe przypadki, ale do tego warto mieć procedury on call, żeby też była osoba, która jest odpowiedzialna za załatwianie spraw po godzinach, jeżeli wydarzy się jakaś katastrofa.
[00:07:27.590] – Krzysztof
Jaki jest rezultat tego? Rezultat jest taki, że jeżeli ktoś ma jakieś obowiązki, ma jakieś konkretne zadania, to wie, że musi się tym zająć w ustalonym czasie, bo nikt za niego tego nie zrobi. I też jeżeli się okaże, że nie będą robić tego, co powinni, to nie powinieneś, nie powinnaś za nich tego robić, za każdym razem zwłaszcza, tylko wtedy trzeba z nimi porozmawiać na temat tego, że powinni lepiej wykonywać swoje obowiązki, czy może ustalić te zasady, ustalić oczekiwania, żeby było jasne.
[00:08:00.050] – Krzysztof
I to jest właściwie taka pierwsza i bardzo prosta technika, która bardzo w tym pomaga, żeby wyzbyć się tej tendencji Rapid Respondenta. Dajcie znać, czy chcielibyście usłyszeć więcej o technikach Multipliers, bo jest ich tam multum i bardzo chętnie z Wami omówimy. Napiszcie w komentarzach czy napiszcie do nas maila i wtedy będziemy mogli jeszcze kilka tematów z Wami omówić.
[00:08:27.350] – Paweł
I żeby być na bieżąco pamiętajcie, że jeżeli Was jeszcze tam nie ma, zapiszcie się na newsletter na nerd.management/newsletter. A my widzimy się z kolejnymi odcinkami w najbliższy wtorek o 8 00. Trzymajcie się.