Kategorie
Nerd Management video

Procedury, głupcze! – Potęga checklisty – Nerd Management #132

W tym odcinku rozmawiamy o podstawowym narzędziu lidera czyli checkliście (liście kontrolnej). Takie listy pozwalają uporządkowywać procesy, robić rzeczy dokładniej i szybciej. Zmniejszają ryzyko błędu, pozwalają łatwiej delegować zadania i dzielić się wiedzą, weryfikować postępy pracy. To proste, ale potężne narzędzie, które pomaga zarządzać w IT. Z tego odcinka dowiesz się, jak z nich korzystać.

Jeżeli zaczynasz karierę lidera/liderki w IT (albo do takiej roli aspirujesz), to dobrze wiesz, że stopień skomplikowania Twojej pracy rośnie, a liczba kroków, które należy zrealizować, aby osiągnąć cel jest niemała.

W tym odcinku rozmawiamy o podstawowym narzędziu z “apteczki lidera” – czyli checkliście (liście kontrolnej). Takie listy pozwalają uporządkowywać procesy, robić rzeczy dokładniej i szybciej. Zmniejszają ryzyko błędu, pozwalają łatwiej delegować zadania i dzielić się wiedzą, weryfikować postępy pracy.

Listy kontrolne (checklisty) to proste, ale potężne narzędzie, które pomaga zarządzać w IT. Z tego odcinka dowiesz się, jak z nich korzystać.

Z tego odcinka dowiesz się:

  • Jak przygotować dobrą checklistę?
  • Kiedy poprawiać i optymalizować procesy?
  • Dlaczego Twoi najlepsi ludzie będą popełniać błędy?
  • Jakie narzędzia Ci się przydadzą?

i wiele więcej 🙂

Agenda:

00:00 – Intro
00:45 – Wprowadzenie
01:56 – Po co Ci checklisty?
03:19 – Jak przygotować dobrą checklistę?
05:29 – Jak proste powinny być moje checklisty?
07:13 – Jak wykorzystać checklistę do delegowania zadań?
09:27 – Chcecklista vs micromanagement
12:15 – Uważaj na swoich najlepszych ludzi
13:17 – Narzędzia do robienia checklisty
15:12 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Linki

Narzędzia do pracy z checklistami:

Nasze inne odcinki polecane w tym materiale

Wersja do czytania

W dzisiejszym świecie, gdzie zarządzanie zadaniami i efektywność pracy są na wagę złota, narzędzia takie jak checklisty stają się nieodzownym elementem w arsenale każdego menedżera i lidera zespołu. Niniejszy artykuł bazuje na treściach przedstawionych w video „Procedury, głupcze! – Potęga checklisty”, podkreślając kluczowe aspekty i korzyści płynące z wykorzystania checklist w zarządzaniu projektami i codziennymi zadaniami.

Wprowadzenie do checklist

Checklisty, czyli listy kontrolne, to proste, ale niezwykle skuteczne narzędzia, które pomagają w organizacji pracy, zarówno własnej, jak i zespołu. Umożliwiają one upewnienie się, że wszystkie niezbędne kroki w procesie są wykonane, minimalizują ryzyko pominięcia ważnych elementów i sprzyjają efektywności przez uproszczenie i standaryzację procesów.

„Checklisty brzmią o wiele lepiej niż procedury”

Dlaczego checklisty są tak ważne?

1. Uproszczenie procesów

Jedną z głównych zalet checklist jest ich zdolność do upraszczania skomplikowanych lub wieloetapowych zadań. Poprzez rozłożenie procesu na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części, checklisty pozwalają na łatwiejsze monitorowanie postępów i ułatwiają delegowanie zadań.

2. Zapobieganie błędom

W środowiskach, gdzie błąd może mieć poważne konsekwencje, takich jak medycyna czy lotnictwo, checklisty są nieocenione. Zapewniają one standardową procedurę postępowania, dzięki czemu ryzyko pominięcia ważnego kroku jest minimalizowane.

3. Optymalizacja i automatyzacja

Regularne używanie checklist pozwala na identyfikację możliwości optymalizacji i automatyzacji procesów. Dokumentowanie czynności może ujawnić powtarzalne zadania, które mogą być zautomatyzowane lub uproszczone, zwiększając efektywność pracy.

4. Zarządzanie oczekiwaniami

Checklisty umożliwiają jasne określenie oczekiwań wobec członków zespołu. Przydzielenie konkretnych zadań z wyraźnie określonymi krokami pomaga w zarządzaniu projektami i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie.

Jak efektywnie tworzyć i używać checklist

1. Dopasowanie do odbiorcy

Tworząc checklistę, ważne jest, aby dopasować ją do poziomu wiedzy i doświadczenia osób, które będą z niej korzystać. To sprawia, że checklisty są intuicyjne i łatwe do zastosowania.

2. Utrzymywanie prostoty

Dobra checklista powinna być prosta i skoncentrowana na kluczowych elementach. Niepotrzebne komplikacje mogą zniechęcać do jej używania i obniżać skuteczność.

3. Właścicielstwo i odpowiedzialność

Właścicielstwo checklisty powinno być współdzielone w zespole, co umożliwia każdemu członkowi wprowadzanie usprawnień i aktualizacji. To sprzyja ciągłemu doskonaleniu procesów.

4. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi

Na rynku dostępne są różnorodne narzędzia do tworzenia i zarządzania checklistami, od cyfrowych aplikacji po tradycyjne notatniki. Wybór odpowiedniego narzędzia powinien zależeć od potrzeb zespołu i specyfiki zadania.

Podsumowanie

W dobie cyfryzacji i ciągłego poszukiwania sposobów na zwiększenie produktywności, checklisty wyłaniają się jako proste, ale potężne narzędzie w rękach liderów i menedżerów.

„Zacznij prosto, bez komplikowania sobie życia. Im prostsze, tym lepiej”

Ich skuteczność leży w zdolności do przekształcania skomplikowanych procesów w serię prostych, łatwych do śledzenia kroków, co nie tylko zwiększa efektywność, ale także poprawia jakość pracy. W tym kontekście, ten odcinek stanowi cenne źródło wiedzy, podkreślające uniwersalność i moc checklist w różnych dziedzinach działalności.

Transkrypcja odcinka

[00:00:45.540] – Krzysztof

Cześć, witamy w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski…

[00:00:48.720] – Paweł

…i Paweł Rekowski.

[00:00:50.040] – Krzysztof

Jak pamiętacie, rozmawiamy ostatnio z Wami, prosimy Was, żebyście z nami się kontaktowali. I pytamy was o to, co jest dla was ważne, jakie treści chcielibyście zobaczyć i usłyszeć w Nerd Management? O czym powinniśmy mówić mniej? O czym więcej? Bardzo dziękujemy tym z Was, którzy się do nas odzywają. Pozwala to nam dowiedzieć się tego, czego Wam brakuje.

[00:01:12.150] – Paweł

Jednym z takich tematów okazuje się, że są rzeczy, które dla nas na początku wydawały się dość takie podstawowe i oczywiste. I teraz w Nerd Management chcemy też się skupić właśnie na tych z Was, którzy dopiero co tymi liderami zostali i są w takiej trochę pułapce. Bo nikt ich nie wdrożył, nie ma czasu na to, żeby ich wyszkolić. A jednak jest robota do zrobienia, są ludzie do przypilnowania, są zadania do wykonania i czas się za to zabrać. Także bierzemy się solidnie za podstawy.

[00:01:41.580] – Krzysztof

I chcemy pracować nad taką apteczką lidera, czyli podstawowymi elementami, których brakuje świeżo upieczonym liderom.

[00:01:50.640] – Krzysztof

Pierwszą rzeczą, za którą się zabierzemy będą checklisty. Paweł jak to jest w ogóle? Po co te checklisty? W czym one nam się przydają i czemu warto z nich korzystać?

[00:02:00.690] – Paweł

Jest świetna książka „Potęga checklisty” i w tej książce jest dokładnie opisany proces pracy z checklistami. I teraz tak: jeżeli mamy jakieś rzeczy do wykonania, czy to będzie wdrożenie nowego pracownika, czy to będzie zatrudnienie pracownika, czy to będzie weryfikacja wszelkiego rodzaju metryk, czy to będzie nawet sposób na wyjście z biura – jeżeli pracujecie w biurze, to musicie przypilnować, żeby ktoś zgasił światło, ktoś wyłączył jakieś urządzenia i tak dalej, i tak dalej.

[00:02:31.170] – Paweł

To wszystko, zamiast myśleć i pamiętać o tym i zastanawiać się za każdym razem, co my musimy zrobić, warto zrobić sobie takie checklisty. I teraz: checklisty brzmią dużo lepiej niż procedury, bo korpo bullshit, procedura na wszystko, ale dokładnie o to chodzi. Procedura zwykła checklista z punktami, która jest zapisana jest w jednym miejscu i ona pomaga nam nie zapominać. To nie jest narzędzie, które ma nas ubezwłasnowolnić i sprawić, że będziemy korpoludkami, będziemy tylko odhaczać kolejne rzeczy. To jest coś, co ma naszą energię zaoszczędzić na rzeczy te ważne i kreatywne, a na takie wszystkie pierdołki, żebyśmy nie zastanawiali się w kółko, czy musimy coś zrobić tak czy inaczej, tylko żebyśmy robili to w taki, a nie inny sposób, pamiętając o wszystkich rzeczach, które są ważne.

[00:03:19.710] – Krzysztof

Checklista w tym kontekście, w którym rozmawiamy, dokumentuje proces, czyli żeby ją przygotować, musimy się zastanowić, co faktycznie trzeba zrobić, żeby określone zadanie zrealizować. I tak np. przy Nerd Management, przy montażu naszych odcinków mamy długą, długą checklistę, która właśnie ten proces dokumentuje. Ile tam mamy itemów? Z 200?

[00:03:39.780] – Paweł

Będzie z 10 stron A4.

[00:03:41.730] – Krzysztof

No właśnie, ale żeby taka checklista powstała, trzeba się zastanowić nad tym procesem. Co chcemy osiągnąć, od czego wychodzimy, jakie problemy spotkamy po drodze, w jaki sposób te problemy rozwiążemy, jakie mogą być jakieś nietypowe anomalie czy inne problemy. Więc to nie chodzi tylko o to, że mamy jakąś listę, którą przygotowujemy bezmyślnie, tylko przemyślimy proces, przeanalizujemy, odpowiemy na wszystkie pytania, które się tam pojawią i wtedy wiemy, jak dotrzeć z punktu A do punktu Z.

[00:04:12.870] – Paweł

Mało tego, to pozwala te procesy i te czynności optymalizować, bo kiedy spiszecie sobie co robicie, zamkniecie to w checklistę, to później okazuje się, że na przykład punkt pierwszy z drugim możecie połączyć, a piąty z ósmym np. zrobić inaczej i z dwóch zrobi Wam się jeden. Przez to, że zobaczycie jak wygląda ten cały proces. Jeżeli macie te wszystkie punkty, to jest też lista rzeczy, którą warto przemyśleć i zobaczyć czy coś się da zautomatyzować, czy coś się da uprościć, czy coś jest delegowalne.

[00:04:48.150] – Paweł

Bo jeżeli też macie checklistę, weźmy sobie jakiś taki durny proces zarządzania kawomatem w biurze. I teraz jeżeli wy jesteście tam wąskim gardłem, bo to wy musicie dostarczyć tą kawę i tylko Wy możecie tą kawę dostarczyć, to znaczy, że jest jakiś problem. Jest tam jakieś wąskie gardło, kiedy mamy takie elementy, które wymagają tylko i wyłącznie waszej roli, tego, że musicie się tutaj zaangażować, a jest to jakiś proces, który jest bzdurny lub taki, który dałoby się delegować, to spisywanie tego to przede wszystkim to ułatwia. Ułatwia to później oddelegowanie, danie komuś, żeby wykonał punkt po punkcie. I to jest też taka ważna rzecz, że pisząc te checklisty one powinny być tak proste, jak to tylko możliwe, ale nie prostsze.

[00:05:34.770] – Krzysztof

Czekaj, co to znaczy, że nie prostsze?

[00:05:36.480] – Paweł

To znaczy, że jeżeli masz coś na tej liście, to ma to być zrozumiałe dla kogoś, kto wchodzi i wejdzie. Ale nie musisz pisać elaboratu, że za zakrętem zrób trzy kroki, obróć się o pół centymetra, to nie pisz algorytmu dla żółwia jak kiedyś pisałeś… Kiedyś pisałeś w AC Logo? Chodzi o to, żeby to było proste, zrozumiałe i zwięzłe. Żeby teraz ktoś, kto wchodzi nowy nie musiał poświęcić dwóch tygodni na wczytywanie się, tylko żeby mógł to jasno i prosto zrealizować, wykonać tą listę nie tracąc na to za dużo czasu. I dlatego to też musi być na tyle prosto opisane, żeby ktoś nie popełniał błędu. Bo jeżeli Ty piszesz tę procedurę, czy Ty robisz tę checklistę to prawdopodobnie może się zdarzyć tak, że będziesz używać jakiś skrótów myślowych, będziesz używać słownictwa, które jest specyficzne dla Ciebie, Twojego działu, Twojego zespołu. Ale ktoś kto przychodzi, nowa osoba niekoniecznie musi to znać. I teraz chodzi o to, żeby wdrożenie w taką procedurę było jak najprostsze i wymagało jak najmniej znajomości wiedzy tajemnej i jakiś takich kruczków.

[00:06:46.970] – Krzysztof

Dobra, rozumiem. Czyli chodzi o to, że musimy dostosować do naszego odbiorcy docelowego. Jeżeli piszemy procedurę dla programisty i tam trzeba np. jakąś komendę użyć w terminalu, to nie piszemy jak wejść do terminala, bo zakładamy, że programista będzie to wiedział. A jeżeli ta sama procedura jest dla kolegów np. w dziale handlowym to można tam dopisać, że żeby wejść do terminala trzeba cmd wpisać w odpowiednim polu.

[00:07:13.100] – Krzysztof

Wspomniałeś o delegowaniu. To jest też ważne, że taka checklista pozwala zarządzać oczekiwaniami, oczekiwaniami Twoimi jako managera. Jeżeli delegujesz jakiś proces i przygotujesz checklistę z tym, jak oczekuje, że ten proces będzie wyglądać, no to właśnie zarządzasz tymi oczekiwaniami, komunikujesz jakie są Twoje oczekiwania.

[00:07:34.580] – Paweł

Ale to nie wszystko, bo też taka checklista pozwala Ci w pewien sposób mierzyć różne rzeczy. Jeżeli masz taką check listę, która ogarnia jakiś element Waszej pracy. I teraz przychodzi do Ciebie trzecia osoba z kolei, że na tym czwartym punkcie to ona się w ogóle wykłada i to zajmuje kupę czasu, nie wie o co chodzi, coś tam nie pasuje, albo wymaga to jakiegoś kontaktu z kimś, a ten ktoś się nie odzywa. To nawet przez takie proste patrzenie, że ten proces utyka na tym momencie, czy w momencie kiedy będziecie rozmawiać z zespołem, jeżeli będziecie to delegować i taki feedback na bazie: tutaj ten punkt jest do bani, bo nie da się zrobić, nie mam na niego wpływu, bo potrzebuję informacji skądś tam. Ta informacja nie przychodzi, albo jest niedostępna, albo są różne takie rzeczy. To Wam też pokazuję wąskie gardła.

[00:08:28.040] – Paweł

W tym momencie możecie sprawdzić, gdzie takie rzeczy występują te procesy udrażniać, usprawniać, pracować nad tymi checklistami. Bo ważne jest to, żeby takim ostatnim elementem na każdej takiej checkliście był punkt: co możesz jeszcze usprawnić? Tak, żeby każdy proces, każda rzecz, którą robicie, miała w sobie ten element takiej retrospekcji i sprawdzenia, co jeszcze można poprawić, co można zrobić lepiej, bo prawdopodobnie wszystko można zrobić lepiej.

[00:08:55.400] – Paweł

A żebyście też nie wpadli w pułapkę, żeby zrobicie sobie taką listę, to teraz ją automatyzujcie. To się zostawia na koniec. Najpierw trzeba to wszystko zobaczyć, zoptymalizować, uprościć. Trzeba zrobić tak, żeby ona była możliwie krótka i wykonalna, żeby ludzie, którzy będą z tą checklistą pracować, czy to wy, czy wasi ludzie, żeby mieli wpływ na te rzeczy, te akcje, które tam są i żebyście byli też w stanie to udrożnić, poprawiać i skracać tak, żeby wam się pracowało milej, lepiej i przyjemniej.

[00:09:27.650] – Krzysztof

No dobra, ale teraz ktoś może zadać pytanie: słuchajcie, takie przygotowanie listy to nie jest mikro management, że mówimy każdemu, co ma konkretnie zrobić? No i oczywiście to byłby mikro management, jeżeli naszą intencją byłoby powiedzieć komuś, jak co ma zrobić, przygotować checklistę, mimo tego, że wiemy, że oni są w stanie przygotować taką checklistę, przygotować ten proces. Więc to jest istotne, żeby oddzielić to. Taka checklista, to jest dokumentowanie procesu, zachowanie tej wiedzy w kilku aspektach w naszej jednostce organizacyjnej, czyli w naszym zespole albo dziale, zachowanie tej wiedzy, zwiększanie bus factor, czyli żeby więcej osób było w stanie wykonać jakąś operację. Czyli to jest konserwowanie, przechowywanie tej wiedzy.

[00:10:08.120] – Krzysztof

Czy też w naszej takiej prywatnej, osobistej – zwiększanie naszej efektywności, żebyśmy nie musieli pamiętać wielu rzeczy, czy też żeby nie narażać się na pomyłki związane z tym, że czegoś zapomnimy?

[00:10:19.940] – Krzysztof

Nie bez przyczyny specjaliści w lotnictwie, w medycynie, ratownicy medyczni, piloci, żołnierze – tam królują procedury, królują checklisty. Jak w samolocie jest jakaś awaria, to wyciągają wielką księgę i szukają checklisty, która mówi, co zrobić w takiej sytuacji. Więc to jest zachowywanie tej wiedzy.

[00:10:40.910] – Krzysztof

I w kwestii mikro managementu – musicie wyczuć taki balans. Czasami osobie, która nie wie jak coś zrobić podajemy checklistę, bo jej delegujemy wykonanie jakiegoś zadania, np. w którym my jesteśmy specjalistami. Wtedy ona ma te checklisty, jest w stanie nauczyć się na tej podstawie, a potem oczywiście ją rozwijać. Ale jeżeli prosimy kogoś, żeby zrobił coś, w czym ten ktoś jest dobry, to już wtedy nie robimy dla niego checklisty, tylko prosimy tę osobę, żeby przygotowała checklistę, żeby udokumentowała proces.

[00:11:10.860] – Krzysztof

I tutaj warto pamiętać o pojęciach Task Relevant Maturity czy Waterline Principle. Odeślę Was do odpowiedniego odcinka, który o tym mówi, bo to są właśnie takie narzędzia, które pozwalają zbadać, gdzie jest ten poziom, powyżej którego czy poniżej którego możecie dać odpowiedzialność albo ją zachować u siebie. I też żeby dostosować ten poziom wsparcia, tej pomocy, zależnie od tego, na ile ktoś jest w stanie podjąć te konkretne wyzwania.

[00:11:37.530] – Krzysztof

Na koniec jeszcze dwie ważne rzeczy, pierwsza odnośnie tego, co Ty powiedziałeś, bo to jest bardzo ciekawa rzecz. Ważne jest, kto jest właścicielem tej listy, bo właścicielem nie powinieneś być Ty jako szef, tylko właścicielem powinien być cały Twój zespół. Każdy powinien móc coś tam usprawnić, udrożnić, każdy powinien móc współtworzyć taką checklistę, jeżeli ona wszystkich dotyczy. Ważne, żeby to było coś, co będzie pilnować waszej pracy, oszczędzać tę uwagę i to skupienie na rzeczy, które są ważne, istotne i kreatywne. Gdzie tej energii potrzebujemy i chcemy, a nie na tym, żeby się skupiać na pierdołach co tam trzeba było wykonać w danym kroku. To jest jedna rzecz.

[00:12:15.090] – Krzysztof

Druga rzecz i to jest ogromna pułapka, to to też co Ty powiedziałeś, bo Task Relevant Maturity jest spoko, tylko tam też jest, jak to się mówi, diabeł tkwi w szczegółach, ponieważ najczęściej będzie tak, że jeżeli mamy seniorów, ludzi doświadczonych, ludzi, którzy znają proces, to oni będą go wykonywać automatycznie i będą olewać te checklisty, co może prowadzić do tego, że coś będzie zrobione nie tak, coś będzie zrobione nie w ten sposób, jakieś kroki zostaną pominięte.

[00:12:44.730] – Paweł

I tutaj jest wasze zadanie jako lidera do tego, żeby tych ludzi przypilnować, z nimi pracować. Jeżeli trzeba, to ich nawet zmobilizować do tego, że: ej, słuchaj, ty jesteś taki super wypasiony, super senior, ale my po to robiliśmy tę listę, żeby przypilnować procesu, a ty olałeś trzy z ośmiu punktów. I przez to nie mamy tego, tego, tego albo coś tam wybuchło. Także tutaj musicie też zwrócić szczególną uwagę na waszych seniorów, na waszych najlepszych ludzi, ponieważ często najwięcej błędów właśnie te nasze gwiazdy popełniają.

[00:13:17.610] – Paweł

Na koniec Paweł jakich narzędzi używamy do checklisty? My używamy Nozbe, używamy Jiry, używamy przypomnień i notatek Apple’owych. To jest w ogóle chyba najprostsza rzecz. Jeżeli korzystacie z iOS, tam aplikacja Notatki pozwala tworzyć checklisty, można je wysyłać, sharować, udostępniać itd. Na Windowsach niestety sorry się nie znamy, chyba, że ty się znasz?

[00:13:42.930] – Krzysztof

Na Androidzie i na Windowsie na pewno są też odpowiedniki zdecydowanie, ale najprostsze to jest kartka papieru i checklista, którą robimy sami na papierze, więc to też jest narzędzie. Ja np. używam pakietu Things na ekosystem Apple, też jest świetny. Można używać OneNote, można używać Worda, Excela, w pakiecie Office też jest oddzielna aplikacja w ogóle do przygotowywania checklist. Więc tych narzędzi jest multum i moim zdaniem konkluzja jest taka, że każde narzędzie jest dobre, tylko trzeba dostosować do tego np. czy chcecie te checklisty dzielić z kimś czy nie, czy to są wasze osobiste, takie, które można wyrzucić następnego dnia i można mieć na kartce, czy raczej coś, co chcecie sobie zachować, czy chcecie mieć jakieś powtarzalne czy niepowtarzalne czy zagnieżdżone, czy niezagnieżdżone.

[00:14:29.970] – Krzysztof

Więc każde narzędzie jest dobre, warto tylko, żeby je dostosować do naszych potrzeb.

[00:14:33.750] – Paweł

Jeżeli dopiero zaczynacie, zacznijcie prosto, nie komplikując sobie życia. Im prościej tym lepiej. Może to być zwykły notatnik, gdzie od myślników wypiszecie sobie rzeczy, które są dla Was istotne w tej checkliście. Nie komplikują sobie życia. Zacznijcie i zapisujcie te kroki w taki sposób, żebyście nie musieli pamiętać o tym, jak coś zrobić, żeby to było spisane. W każdym momencie, kiedy tylko jest potrzebne. Możecie tę checklistę wyciągnąć, możecie ją zastosować, możecie ją zoptymalizować, możecie podzielić się z zespołem, możecie wdrożyć nowego człowieka i to ma bardzo, bardzo jeszcze dużo innych fajnych zastosowań, które ułatwią Waszą pracę i w Waszym zespole.

[00:15:12.030] – Krzysztof

To tyle jeżeli chodzi o temat checklisty. Będziemy dla Was mieli niedługo trochę więcej materiałów, które są kierowane właśnie do tych z Was, którzy dopiero zaczynają przygodę w leadershipie, albo nawet ją dopiero planujeciecie. Więc zapiszcie się na newsletter, bo będziecie mogli dostać pierwsze informacje o tych naszych nowych, fajnych inicjatywach.

[00:15:30.510] – Paweł

A będzie to coś grubego i właśnie skrojonego pod tych z Was, którzy mają ten dylemat, mają ten problem, że weszli na tą ścieżkę, mają teraz pożar do ugaszenia, a niekoniecznie wiedzą jak się za to zabrać.

[00:15:44.190] – Krzysztof

Tymczasem dziękujemy, że nas wysłuchaliście i widzimy się za dwa tygodnie, we wtorek o godzinie 8:00. Cześć!

Transcript in English

[00:00:45.540] – Krzysztof

Hi, welcome to Nerd Management, this is Krzysztof Rakowski…

[00:00:48.720] – Paweł

…and Pawel Rekowski.

[00:00:50.040] – Krzysztof

As you remember, we’ve been talking to you lately, asking you to get in touch with us. And we are asking you what is important to you, what content would you like to see and hear from Nerd Management? What should we talk about less? What should we talk about more? We say a big thank you to those of you who get back to us. It allows us to find out what you are missing.

[00:01:12.150] – Paweł

One such theme turns out to be that there are things that, for us, seemed quite so basic and obvious at the beginning. And now at Nerd Management we also want to focus precisely on those of you who have just become these leaders and are in such a bit of a trap. Because nobody has implemented them, there is no time to train them. And yet there is work to be done, there are people to look after, there are tasks to be performed and it is time to get down to it. Also, we are taking a solid approach to the basics.

[00:01:41.580] – Krzysztof

And we want to work on such a leader’s first-aid kit, i.e. the basic elements that fresh leaders lack.

[00:01:50.640] – Krzysztof

The first thing we will get down to is checklists. Paweł: How is that even possible? What are the checklists for? How are they useful to us and why should we use them?

[00:02:00.690] – Paweł

There’s a great book called 'The Power of Checklists’ and in that book the process of working with checklists is described in detail. And: if we have some things to do, whether it’s the induction of a new employee, whether it’s the hiring of an employee, whether it’s the verification of all sorts of metrics, whether it’s even closing the office – if you’re working in an office, you have to make sure that somebody turns off the lights, somebody turns off some equipment, and so on and so forth.

[00:02:31.170] – Paweł

That’s it, instead of thinking and remembering and wondering every time what we have to do, it’s worth making checklists like this for ourselves. And now: checklists sound much better than procedures, because corpo bullshit, a procedure for everything, but that’s exactly the point. A procedure a simple checklist with points that is written down is in one place and it helps us not to forget. It’s not a tool to incapacitate us and make us corpo-bots, we’re just ticking off more things. It’s something that is supposed to save our energy for the important and creative things, and for all the bullshit like that, so that we don’t think over and over again about whether we have to do something this way or that way, but that we do it this way and not that way, remembering all the things that are important.

[00:03:19.710] – Krzysztof

A checklist, in the context in which we are talking, documents a process, i.e. in order to prepare it, we have to think about what actually needs to be done in order to complete a certain task. And so, for example, with Nerd Management, when assembling our episodes, we have a long, long checklist that documents this very process. How many items do we have on there? Z 200?

[00:03:39.780] – Paweł

It will be of 10 A4 pages.

[00:03:41.730] – Krzysztof

Well, that’s right, but in order for such a checklist to be created, you have to think about the process. What do we want to achieve, where do we start from, what problems do we encounter along the way, how do we solve these problems, what might be some unusual anomalies or other problems. So it’s not just that we have some list that we prepare mindlessly, we just think through the process, analyse it, answer all the questions that are there and then we know how to get from point A to point Z.

[00:04:12.870] – Paweł

What’s more, it allows you to optimise these processes and these activities, because when you write down what you are doing, close it in a checklist, then later it turns out that, for example, you can combine the first point with the second, and do the fifth with the eighth in a different way, and two becomes one. By doing this you will see what the whole process looks like. If you have all these points, then there is also a list of things to think about and see if something can be automated, if something can be simplified, if something is delegatable.

[00:04:48.150] – Paweł

Because if you also have a checklist, let’s take some kind of dorky process of managing the coffee machine in the office. And now if you guys are the bottleneck there, because you’re the one who has to deliver that coffee and you’re the only one who can deliver that coffee, that means there’s a problem. There’s a bottleneck there, when we have elements that require only your role, the fact that you have to be involved here, and it’s some process that is nonsense or one that could be delegated, then writing it down makes it easier in the first place. It makes it easier to delegate later, to give someone to do point by point. And it’s also such an important thing that when writing these checklists they should be as simple as possible, but no simpler.

[00:05:34.770] – Krzysztof

Wait, what do you mean not simpler?

[00:05:36.480] – Paweł

I mean, if you have something on that list, it’s meant to be understood by someone coming in and going in. But you don’t have to write an elaboration that around the bend take three steps, turn half an inch, then don’t write an algorithm for a turtle like you used to write. Did you used to write in AC Logo? The idea is to keep it simple, understandable and concise. So that now someone who comes in new doesn’t have to spend two weeks reading through it, just so they can get it clear and simple, make that list without spending too much time on it. And that’s why it also has to be described simply enough so that someone doesn’t make a mistake. Because if you’re writing this procedure, or you’re making this checklist, it’s probably possible that you’re going to use some mental shortcuts, you’re going to use vocabulary that’s specific to you, your department, your team. But someone coming in, a new person doesn’t necessarily need to know that. And now it’s about making the implementation into such a procedure as simple as possible and requiring as little as possible to know the secret knowledge and some such grind.

[00:06:46.970] – Krzysztof

Okay, I understand. So the idea is that we have to adapt to our target audience. If we are writing a procedure for a programmer and there, for example, some command has to be used in the terminal, we do not write how to open the terminal, because we assume that the programmer will know it. And if the same procedure is for colleagues, e.g. in the sales department, you can add there that in order to enter the terminal you have to type cmd in the appropriate field.

[00:07:13.100] – Krzysztof

You mentioned delegation. It’s also important that such a checklist allows you to manage expectations, your expectations as a manager. If you delegate a process and prepare a checklist of what you expect the process to look like, then you are managing those expectations, communicating what your expectations are.

[00:07:34.580] – Paweł

But that’s not all, because also such a checklist allows you to measure things in a certain way. If you have a checklist like this, which encompasses some element of your work. And now a third person comes to you saying that on this fourth point she’s getting stuck and it’s taking a long time, she doesn’t know what it’s about, something doesn’t fit, or it requires some kind of contact with someone, and that person doesn’t respond. It’s even by simply looking at it like that that the process gets bogged down at that point, or at the point where you’re going to talk to the team, if you’re going to delegate it and that kind of feedback based on: here this point sucks because it can’t be done, I can’t influence it because I need information from somewhere else. That information doesn’t come, or it’s not available, or there are all sorts of things like that. I show you the bottlenecks too.

[00:08:28.040] – Paweł

At this point, you can check where such things are occurring, improve these processes, work on these checklists. It is important that the final task on each checklist should be a point: what can you still improve? So that every process, every thing you do, has this element of retrospection and checking what else can be improved, what can be done better, because probably everything can be done better.

[00:08:55.400] – Paweł

And you may also fall into the trap of wanting to automate everything now. That is left for last. You have to see it all first, optimise it, simplify it. You need to make it as short and feasible as possible, so that the people who are going to work with this checklist, whether they are you or your people, have an impact on the things, the actions that are there, and so that you are also able to streamline, improve and shorten it so that you can work more pleasantly, better.

[00:09:27.650] – Krzysztof

All right, but now someone might ask a question: listen, this kind of list preparation is micro management, that we tell everyone what to do specifically? Well, and of course it would be micro management if our intention is to tell someone how to do what, to prepare a checklist for them, even though we know that they are able to prepare such a checklist, to prepare this process themselves. So it’s important to separate that. Such a checklist, it is to document the process, to preserve this knowledge in several aspects in our organisational unit, that is, in our team or department, to preserve this knowledge, to increase the bus factor, that is, so that more people are able to perform an operation. So it is preserving, storing this knowledge.

[00:10:08.120] – Krzysztof

Or in our own private, personal way – increasing our efficiency so that we don’t have to remember a lot of things, or so that we don’t run the risk of making a mistake of forgetting something.

[00:10:19.940] – Krzysztof

It is not without reason that specialists in aviation, in medicine, paramedics, pilots, soldiers – there, procedures reign, checklists reign. If there is a malfunction in an aircraft, they take out a big book and look for a checklist that says what to do in such a situation. So it’s preserving that knowledge.

[00:10:40.910] – Krzysztof

And in terms of micro-management – you have to feel that balance. Sometimes we give a person who doesn’t know how to do something a checklist, because we delegate to them to do a task, for example, in which we are specialists. Then she has these checklists, she is able to learn from that, and then of course develop it. But if we ask someone to do something that they are good at, then we don’t make a checklist for them, we just ask them to prepare a checklist, to document the process.

[00:11:10.860] – Krzysztof

And here it is worth remembering the concepts of Task Relevant Maturity and Waterline Principle. I will refer you to the relevant episode which talks about this, because these are the tools which allow you to examine where is the level above or below which you can give responsibility or keep it with you. And also to adjust that level of support, that help, depending on how much someone is able to take on these particular challenges.

[00:11:37.530] – Krzysztof

Finally, two more important things, the first regarding what you said, because this is a very interesting thing. It is important who owns this list, because the owner should not be you as the boss, but the owner should be your whole team. Everyone should be able to improve something there, make it more efficient, everyone should be able to co-create such a checklist if it concerns everyone. It’s important that it’s something to keep an eye on your work, to save that attention and that focus on things that are important, relevant and creative. Where we need and want that energy, rather than focusing on the bullshit of what needed to be done there in a particular step. That is one thing.

[00:12:15.090] – Krzysztof

The second thing, and this is a huge pitfall, is also what you said, because Task Relevant Maturity is cool, only there it is also, as they say, the devil is in the detail, because most often it will be the case that if we have seniors, experienced people, people who know the process, they will do it automatically and they will pour over these checklists, which can lead to something being done wrong, something being done the wrong way, some steps being skipped.

[00:12:44.730] – Paweł

And here it is your task as a leader to look after these people, to work with them. If you need to, even mobilise them to: hey, listen, you’re so super gutsy, super senior, but that’s what we made this list for, to keep an eye on the process, and you’ve flunked three out of eight points. And because of that, we don’t have this, this, this or something blew up. Here, too, you have to pay special attention to your seniors, your top people, because often it is our stars who make the most mistakes.

[00:13:17.610] – Krzysztof

Finally, Paweł, what tools do we use for the checklist?

[00:13:21.440] – Paweł

We use Nozbe, we use Jira, we use Apple reminders and notes. This is probably the easiest thing in general. If you use iOS, there the Notes app allows you to create checklists, you can send them, shar them, share them and so on. On Windows unfortunately sorry we don’t know, unless you do?

[00:13:42.930] – Krzysztof

There are definitely equivalents on Android and Windows too, but the simplest is a piece of paper and a checklist that you make yourself on paper, so that’s a tool too. I, for example, use the Things suite on the Apple ecosystem, it’s great too. You can use OneNote, you can use Word, Excel, there’s also a separate app in the Office suite in general for preparing checklists. So there are a lot of tools out there and in my opinion the conclusion is that any tool is good, you just have to adjust to, for example, whether you want to share these checklists with someone or not, whether they are your personal checklists, the kind you can throw away the next day and have on a piece of paper, or rather something you want to keep for yourself, whether you want to have some repetitive or unique or nested or non-nested.

[00:14:29.970] – Krzysztof

So any tool is good, it’s just worth adapting it to our needs.

[00:14:33.750] – Paweł

If you are just starting out, start simple, without complicating your life. The simpler the better. It can be a simple notebook, where you write down from the dashes the things that are important to you in this checklist. Don’t complicate your life. Start and write down the steps in such a way that you don’t have to remember how to do something so that it is written down. Any time you need it. You can take that checklist out, you can apply it, you can optimise it, you can share it with your team, you can implement a new person and it has very, very many more cool uses that will make your work and in your team easier.

[00:15:12.030] – Krzysztof

So much for the checklist. We will have some more material for you soon, which is aimed precisely at those of you who are just starting out in leadership, or are even just planning one. So sign up for the newsletter, because you will be able to get the first information about these cool new initiatives of ours.

[00:15:30.510] – Paweł

And it’s going to be something thick and just tailored for those of you who have this dilemma, who have this problem that they’ve embarked on this path, now have a fire to put out, and don’t necessarily know how to go about it.

[00:15:44.190] – Krzysztof

In the meantime, thank you for listening to us and we’ll see you in two weeks, Tuesday at 8 a.m. Bye.