Życie różnie się układa – zdarza się, że szef jest jednocześnie kolegą. Może też być tak, że z osobą, z którą łączy Cię relacja służbowa będziesz prowadzić jakiś projekt „na boku”. Nie trzeba daleko szukać – w takiej sytuacji jesteśmy właśnie my, Krzysztof i Paweł. Na co dzień pracujemy w eMAG, czołowej firmie ecommerce w Europie Południowo-Wschodniej, gdzie Krzysztof jest szefem Pawła. A po godzinach – robimy Nerd Management, w którym relacja jest całkowicie partnerska.
Jeżeli transparencja i równe traktowanie są dla Ciebie i dla Twoich ludzi ważne, od razu zauważysz, że taka relacja może prowadzić do pewnych wątpliwości natury konfliktu interesów albo, po prostu, domysłów i plotek: „skoro tak dobrze dogadują się w projektach „na boku”, to ciekawe, jak sobie pomagają w pracy?” „Prawdopodobnie szef na innych patrzy mniej łaskawym okiem, a przy podwyżkach chętniej maksymalizuje kwoty dla swojego ulubieńca.” I tak dalej.
W tym odcinku opowiemy – na naszym przykładzie – o tym, jak dbamy o nasze wartości, czyli uczciwość i transparencję, jak stawiamy sobie granice i w jaki sposób Krzysztof zapewnia równe traktowanie wszystkim członkom zespołu. Ten materiał przyda się nie tylko w sytuacji podobnej do naszej, ale każdemu, kto chce zadbać o partnerskie relacje w biznesie czy innym projekcie.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Jak zadbać o równe traktowanie swoich podwładnych?
- Jak tworzenie Nerd.Management wpływa na nasze relacje w pracy?
- Kiedy warto stworzyć kontrakt współpracy?
i wiele więcej 🙂
Agenda:
00:00 – Intro
00:55 – Wprowadzenie
02:10 – Co się zmienia w naszych relacjach służbowych?
03:03 – Jakie jest powiązanie Nerd.Management z eMAG?
04:38 – W czym jest problem?
07:11 – Jak zarządzić konfliktem interesów?
07:52 – Co zamieścić w kontrakcie?
10:15 – Jakie są korzyści z transparentności?
11:28 – Kontrakty podpisuje się na złe czasy
12:17 – Zasady mogą zmieniać się w czasie
13:58 – Kiedy dodatkowo sformalizować zasady współpracy?
15:27 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 67 : Kalendarz managera vs kalendarz specjalisty, czyli jak zmieni się twój plan dnia?
- Odcinek 34 : Czy lider musi być rannym ptaszkiem?
Transkrypcja odcinka
[00:00:55.930] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:00:58.990] – Paweł
…i Paweł Rekowski.
[00:01:00.520] – Krzysztof
Dzisiaj mamy taki odcinek konkretny, case study z naszej stajni, z naszej pracy. I to jest rzecz, która czasem się pojawia w pytaniach: jak to jest, że my razem ze sobą pracujemy, jak to nam się układa i w jaki sposób kształtujemy tę naszą współpracę w Nerd Management?
[00:01:15.160] – Krzysztof
Dla tych, którzy nas nie znają aż tak dobrze, ja i Paweł pracujemy w tej samej firmie, pracujemy w eMG, to jest jedna z największych firm e-commerce w Europie południowo wschodniej. Jesteśmy w Rumunii właściwie tak znani jak Amazon czy Allegro. Każdy tam kupuje na eMAG. Jesteśmy też w Bułgarii, na Węgrzech. I pracujemy tutaj, w warszawskim hubie naszej firmy, ja kieruję tym hubem, Paweł jest team liderem zespołu deweloperskiego.
[00:01:42.550] – Krzysztof
I przez długi czas ta nasza współpraca była, powiedzmy taka dosyć komfortowa, bo Paweł formalnie raportował do mnie, natomiast to była tylko taka formalna na papierze relacja, bo Paweł miał swojego szefa w centrali i wszelkie merytoryczne sprawy, HRowe, jakiekolwiek inne, to tam przechodziły przez tego szefa. Więc świetna relacja, bo pracujemy razem, ale nie jesteśmy aż tak bardzo od siebie zależni. No, może w niektórych tam kontekstach.
[00:02:10.000] – Krzysztof
No ale ostatnio trochę się zmieniło, paweł i jego zespół dołączyli do działu, którym ja kieruję. W związku z tym Paweł zaczął bezpośrednio raportować do mnie, łączą nas już takie bardzo ścisłe więzy współpracy. No i tu się pojawiło pewne zagadnienie, które nie dla wszystkich było takie istotne, ale akurat dla nas było istotne. To jest to, w jaki sposób będziemy kształtować tę naszą relację. Z jednej strony Nerd Management – ściśle współpracujemy, już kończymy czwarty rok współpracy, więc jest tego dużo. Poświęcamy sporo czasu na tę współpracę właśnie w takiej relacji bardzo partnerskiej. Nie jest to jeszcze biznes, ale jednak jest to współpraca zdecydowanie o tym charakterze. A z drugiej strony mamy taką jednak ściśle hierarchiczną współpracę, gdzie ja jestem szefem, Paweł jest moim podwładnym. No ale oprócz tego mamy zespół, jest wiele innych osób, które są w takiej samej pozycji jak Paweł.
[00:03:02.950] – Paweł
I co jest istotne, to to, że kiedy zaczynaliśmy tworzyć Nerd Management, od samego początku mieliśmy w głowie, że to jest coś, co jest obok. Nie łączymy tego. Łączymy to z naszą pracą w eMAG tylko i wyłącznie jako „poligon doświadczalny”, no bo jesteśmy praktykami. To, o czym mówimy, robimy. Często nagrywamy odcinki, które są inspirowane sytuacjami z życia, które przeżywamy tutaj, wyzwaniami, które realizujemy razem w tej firmie. Jest właśnie tak, jak Krzysiek mówił, że my wcześniej tworzyliśmy różne działy, ja budowałem jeden dział, Krzysiek odpowiadał za drugi dział. W tym momencie się połączyliśmy i pracujemy razem, więc mamy cały hub tutaj polski, skupiony na jednym obszarze.
[00:03:47.800] – Paweł
I to, co jest bardzo istotne, to jest kwestia tego, jak my podchodzimy do siebie. No bo jak się robi rzeczy z ludźmi, których się lubi, to ciężko później być obiektywnym w sytuacjach, które jednak będą się pojawiać. Czy to awanse, czy to podwyżki, czy to kary dyscyplinarne, dokładnie, jakiś wpierdziel czy takie sytuacje, plany naprawcze, itd. To jest bardzo istotne. I z drugiej strony ważna jest transparentność, bo teraz sytuacja się zmienia, ponieważ wcześniej ja budowałem ten dział, w którym pracowałem wcześniej tutaj w Polsce, a ty, Krzysiek jednak miałeś kilka zespołów jednocześnie, też kilku team liderów, z którymi de facto ja też razem pracowaliśmy, ale to były bardziej spotkania, wymiana wiedzy, ponieważ operacyjnie byłem zaangażowany w zupełnie inne rzeczy. Teraz pracujemy razem, teraz tworzymy jeden zespół.
[00:04:38.200] – Krzysztof
No i właśnie ktoś mógłby powiedzieć: no dobra, co tam się będziecie przejmować. To nie jest nic nadzwyczajnego, że ludzie w pracy się lubią i chodzą na piwo, robią coś po pracy i nie ma żadnego problemu. Może tak. To nie jest tak, że uważamy, że tutaj jesteśmy najświętsi, najmądrzejsi i wszystko powinno być po naszemu, ale jednak jedną z naszych wartości, obaj dzielimy tę wartość, jest transparencja i wykładanie na stół wszelkich tematów, które są problematyczne czy które trzeba omówić, czy chociażby definiowanie relacji. Więc to jest jedna rzecz. A druga rzecz, która jest dla mnie bardzo ważna w tym kontekście, wiem, że dla Pawła też, ale dla mnie w tym kontekście, to jest właśnie traktowanie ludzi fair, traktowanie ich w równy sposób, nie faworyzowanie nikogo czy nie branie pod uwagę takich jakichś różnych układów w miejscu pracy. Jasne kryteria, jasne zasady.
[00:05:30.880] – Paweł
I to jest mega istotne, bo zobaczcie na polityków ilu z nas patrzy na to: jeżeli są koledzy królika, to kolegom królika można wszystko i tutaj dostają to, dostają tamto. A jak my nie jesteśmy tym kolegą królika, no to mamy problem. I właśnie o to chodzi. O to nam tutaj chodziło, żeby jak najlepiej ułożyć tę współpracę, żeby ona była z jednej strony OK, dla nas była otwarta, transparentna i dla innych żeby uciąć w ogóle wszystkie domysły na zasadzie aaaa, bo ten tutaj robią razem coś tam, to pewnie ma tutaj lepiej albo coś. Wiecie, jesteśmy ludźmi, każdy rozkminia sytuację w pracy na swój sposób i jedni podchodzą do tego bardzo politycznie, inni podchodzą do tego bardziej naturalnie, relacyjnie,a inni po prostu chcą robić dobrą robotę, mieć z tego fun i robić fajne rzeczy. I trzeba się może nie tyle co zabezpieczyć, ale jakby uciąć takie dyskusje, nawet zanim one powstaną. To jest też bardzo istotne z punktu widzenia pracy lidera, żeby myśleć strategicznie nad tym, czy te relacje, które macie, są OK, czy ludzie czują się fair. Jeżeli oni się nie będą czuli fair, to będą się domyślać. A niestety często jest tak, że ludzie zaczynają się domyślać i dopowiadać sobie różne historie, mimo że one nie mają żadnego umocowania w świecie rzeczywistym.
[00:06:49.440] – Krzysztof
No chyba, że mogą mieć umocowanie, jak widzisz swojego kolegę z waszym wspólnym szefem w odcinku podcastu, że sobie obaj gadają i mają super relacje, no to wtedy można sobie zbudować jakieś domysły. Pewnie 5 razy w tygodniu chodzą na piwo, ten kolega zarabia 5 razy więcej i dodatkowo jeszcze są jakieś niejasne układy. I to jest naturalne. To jest ludzka natura, że sobie opowiadamy jakieś rzeczy.
[00:07:11.070] – Krzysztof
No właśnie. I teraz przechodząc do tego, co my z tym zrobiliśmy, jak postanowiliśmy rozwiązać ten problem, A może rozwiązać nie, bo to nie jest tak, że się rozwiąże ten problem.
[00:07:20.160] – Paweł
Zresztą to nie jest problem.
[00:07:21.900] – Krzysztof
No właśnie, to nie jest problem. Ale to też jest ważne, że nie możemy rozwiązać czegoś, co inni ludzie myślą. Możemy tylko zrobić wszystko, żeby pokazać, co jest dla nas ważne, co deklarujemy i co my zrobiliśmy, to przygotowaliśmy sobie taki kontrakt współpracy, coś, co polecamy w ogóle, abstrahując od naszej relacji w pracy. Ale jeżeli np. robicie z kimś jakiś biznes czy jakąś spółkę, jakąś wspólną inicjatywę, to właśnie taki kontrakt współpracy dobrze sobie spisać. O tym, co będzie teraz, co będzie w przyszłości.
[00:07:51.960] – Krzysztof
I my w tym kontrakcie sobie zdefiniowaliśmy różne rzeczy, które są dla nas istotne zarówno w kontekście Nerd Management, jak i w kontekście naszej pracy.
[00:08:00.450] – Krzysztof
I zaczynając od takich bardzo prostych tematów, chociażby teraz nagrywamy jak widzicie w pięknym biurze firmy eMAG, jest 11:45 dzień powszedni, dzień roboczy. No czyli robimy to formalnie w godzinach pracy. I ktoś przechodząc tutaj mógłby stwierdzić no to nieźle, nieźle, widać chłopaki balują za firmowe pieniądze. Ale wcale nie, bo używamy do tego prywatnego sprzętu, a te godzinki, które teraz tutaj zużyjemy, będziemy musieli dzisiaj odrobić. To jest tak, jak byśmy sobie wyszli na prywatne spotkanie czy do lekarza. I to jest np. jedna z takich zasad.
[00:08:33.000] – Krzysztof
Mamy ustalone zasady, na jakich zasadach jeździmy na konferencje, no bo znowu firma nasza opłaca pracownikom konferencje, przejazdy, no ale z drugiej strony my czasami jesteśmy zapraszani na różne konferencje i wtedy organizatorzy opłacają, niektóre są mniej tematycznie związane z naszą pracą, niektóre bardziej. Więc też ustaliliśmy, jakie to są zasady, żeby nie było tutaj jakichś niejasności.
[00:08:56.460] – Krzysztof
I mamy właśnie sporo takich zasad w kontekście Nerd Management, ale z drugiej strony też zdefiniowaliśmy nasze relacje w pracy, bo normalnie relacje w pracy mamy zdefiniowane by default, ale tutaj mamy pewne aspekty, które przynajmniej dla mnie osobiście jako przełożonego uważam, że nakładają jakieś takie dodatkowe zobowiązania co do transparentności, co do sprawozdawczości czy do audytu tych decyzji, które ja podejmuję, które w innym przypadku mogłyby być uznane za transparentne.
[00:09:25.980] – Krzysztof
No bo wiadomo, że jeżeli komuś dajemy podwyżkę, czy ma program naprawczy, czy bonus, czy cokolwiek, cokolwiek innego, no to normalnie to nie jest tak, że omawiamy to z zespołem, więc teraz też nie jest tak oczywiście, że będę tutaj Pawła podwyżki omawiał z całym zespołem, ale jednak ustaliliśmy jakieś zasady audytowe, które biorą pod uwagę HR czy naszych przełożonych, które pozwalają zapewnić taką transparencję, że pewne decyzje, które ja będę podejmował, są w jakiś sposób audytowane. Czy też każdy z członków zespołu może też poprosić o audyt jakiejś konkretnej rzeczy.
[00:10:00.780] – Krzysztof
I to zapewnia pewnego rodzaju transparencję, nadal to jest deklaracja, ale taka deklaracja, do której ja się zobowiązuję, Paweł nasi przełożeni i HR w naszej firmie. Która powoduje, że mam nadzieję, że nakłada taką o wiele większą transparentność na tę naszą współpracę.
[00:10:15.720] – Paweł
I to jest bardzo dobra rzecz, która mnie odciąża, bo wiem, że to jest wszystko przezroczyste. Każdy w tym momencie też wie, że wszyscy tutaj, którzy w tym momencie pracujemy razem z Krzyśkiem, jesteśmy traktowani na dokładnie tych samych zasadach. I to wszystko ma ręce i nogi. I mamy audyt i z góry, i z boku. Więc z jednej i z drugiej strony nie ma tutaj miejsca na to, że tutaj ja jestem kolega królika, nagraliśmy już razem tam 140 odcinków jakiegoś podcastu i tu sobie po godzinach wypijemy. To co Ty powiedziałeś, jeszcze odnośnie tych godzin, to jest coś, co realizujemy i pilnujemy tego bardzo mocno, liczymy, ile czasu nam idzie na pracę w eMAG, ile w Nerd Management. Planujemy, sobie kalendarze, jesteśmy zboczeni na punkcie planowania kalendarzy. Odcinek o kalendarzach też podlinkujemy w notatkach do tego odcinka.
[00:11:01.710] – Paweł
Dlatego np. wiedząc, że będziemy dzisiaj nagrywać, ja już jestem w biurze od godziny 6:30 właśnie po to, żeby później nie siedzieć po południu, a Krzysiek będzie siedział po południu, bo on woli siedzieć dłużej. Ja wolę wcześniej rano wstać. O tym też mówiliśmy w odcinku „Czy lider musi być rannym ptaszkiem?” Więc sobie zobaczcie, jak to jest. I w ten sposób organizujemy sobie życie, pracę tak, żeby ciągnąć pracę razem, robić świetną robotę i też realizować program Nerd Management, żeby dostarczać Wam wartość.
[00:11:29.010] – Krzysztof
Ale takie kontrakty podpisujemy przeważnie w dobrych czasach, ale one są też na czasy złe. Przede wszystkim.
[00:11:35.730] – Paweł
Przede wszystkim na złe czasy. Przede wszystkim, ponieważ musicie uwzględnić tam rzeczy, które są istotne z perspektywy – co zrobicie w sytuacji, kiedy przyjdzie do was inny pracownik i powie: Ej, ale to jest w ogóle nie fair. Ja też chcę podwyżkę, bo ten dostał, a ten dostał dlatego, bo tutaj robicie razem coś. Musicie uwzględnić różne rzeczy w tym kontrakcie. Im bardziej on jest szczegółowy i taki przewidujący, tym lepiej dla was, bo kiedy przyjdą te jakieś problemy czy gorsze czasy, się pokłócicie, nie dogadacie się, zaczną się jakieś zgrzyty, to wtedy ten kontrakt definiuje warunki współpracy, definiuje to, w jaki sposób będziecie razem działać. I co ważne, to też nie jest coś, co jest pisane raz na zawsze, od początku do końca. To jest kontrakt, który zakładacie od początku i on powinien wręcz ewoluować w trakcie. Jeżeli zobaczycie, że są jakieś sytuacje sporne, że np. na początku nie uwzględni się czegoś, a jest to istotne z perspektywy Waszej współpracy, żeby to miało ręce i nogi, to jest coś, co w tym momencie, kiedy to do Was dojdzie, że tego tam brakuje, trzeba ustalić, spisać, zatwierdzić, podpisać i tam mieć spisane, że to nie jest rzecz, którą robicie raz na wieki.
[00:12:48.690] – Paweł
Może tak być, jeżeli będzie super i nie będzie żadnych problemów, ale kiedy będą te problemy się pojawiać, a nie są uwzględnione, powinniście sobie jak najszybciej też ten kontrakt rozszerzyć, uwzględnić i on powinien zawierać w jaki sposób też będziecie reagować na różne sytuacje? Co zrobicie w sytuacji, kiedy pojawi się dany problem? A najlepiej, żeby ten kontrakt był skonstruowany w taki sposób, aby do nich nie dopuszczać. Ucinać je, zanim one się jeszcze pojawią. Więc jeżeli macie taką sytuację, że spisanie formalnych relacji Wam się przyda, to w jaki sposób współpracujecie, w jaki sposób oceniacie swoją pracę, w jaki sposób dajecie sobie feedback, w jaki sposób łączycie kilka rzeczy, ponieważ to jest chyba najważniejsza rzecz. Wtedy jest dużo łatwiej i też to daje taką spokojną głowę, że możecie funkcjonować, pracować, macie to ustalone i możecie jechać do przodu.
[00:13:38.550] – Krzysztof
No i co jest ważne, to, żeby to powinno być publiczne w jakimś zakresie oczywiście. U nas ten kontrakt wszyscy członkowie naszego zespołu, czyli inni team liderzy – mają dostęp do tego kontraktu. HR, moja szefowa. Więc jest to coś, co jest w jakimś gronie osób zainteresowanych publiczne. I teraz oczywiście wy również wiecie wszystko, co w tym jest.
[00:13:58.800] – Krzysztof
No dobra, ale możecie powiedzieć: Krzysiek, Paweł, co wy w ogóle gadacie? Będę sobie spisywał jakieś kontrakty, jak mam się do kogoś odzywać, w jaki sposób mam relacje kształtować? Co to w ogóle za absurdalny pomysł? I chyba na głowę upadliście. No i teraz właśnie pytanie kiedy warto to zrobić? Moim zdaniem warto sobie taki kontrakt relacji sformułować w takiej sytuacji, kiedy pojawią się Wam takie myśli, czy ja na pewno fair postępuję? Czy nie jest tak, że kogoś mogę faworyzować? Albo kiedy dotrą Was jakieś sygnały, że ktoś może sobie pomyśleć: no tutaj widzę, że się bardzo lubicie, a inni nie mają takiej relacji. Albo kiedy wykraczają poza normalną relację. Bo u nas ze wszystkimi osobami mamy taką samą służbową relację, ale Nerd Management to jest coś takiego nadzwyczajnego. To nie jest tak, że każdy ma podkast ze swoim szefem.
[00:14:50.460] – Krzysztof
Więc w każdym momencie, moim zdaniem, kiedy ta relacja wykracza poza coś takiego normalnego, nie będziemy wchodzić w jakieś relacje damsko męskie, zatrzymajmy się tylko, bo tutaj ciężko mi jakieś porady udzielić, ale w takiej sytuacji, kiedy zawodowo robimy coś takiego innego, coś nadzwyczajnego w tym sensie, no to warto się zastanowić, czy powinniśmy to zdefiniować, zwłaszcza jeżeli wchodzi taki komponent, tak jak wspomnieliśmy, robienia wspólnie interesów. No, powiedzmy. Jesteśmy na razie non-profit, ale takiego właśnie wspólnego przedsięwzięcia, które jest pozapracowe.
[00:15:27.330] – Paweł
Podsumowując, jeżeli macie bardziej złożone relacje ze swoimi pracownikami lub ze swoim szefem lub nawet szefem swojego szefa, to zadbajcie o to, aby te relacje były transparentne, żebyście mieli spisany kontrakt, żeby nie było tego konfliktu interesów w firmie, żeby nie było sytuacji, że ktoś będzie tutaj was oceniał, narzekał czy generował wręcz jakieś plotki, krzywe sytuacje, że Ty masz lepiej niż twój kolega, koleżanka, który robi to samo na tym samym stanowisku, bo Ty jesteś kolegą królika, a on nie. Zadbaj o to, przygotuj taki kontrakt, przygotuj taki kontrakt na sytuację, kiedy dane problemy mogą wystąpić. Niech to będzie publiczne, transparentne, publiczne, tak jak Krzysiek powiedział, w tym zakresie osób, które są tym zainteresowane. Nie musisz się tym tapetować biura czy wieszać w ubikacji na ścianie czy na tablicy ogłoszeń. Ważne, żeby wszystkie osoby, które są zainteresowane o tym wiedziały, żeby to było podpisane, spisane i też pracujcie na tym, żeby jeżeli pojawia się coś, czego nie uwzględniliście wcześniej, żeby jak najwcześniej określić sobie zasady reagowania w danych sytuacjach, które się pojawiają do tego, żebyście mogli razem dobrze współpracować. I tego Wam chyba najbardziej życzę. Żebyście mieli dobrego szefa, dobrych pracowników, żeby Wam się pracowało razem świetnie, żebyście mogli razem robić świetne rzeczy, a nie żebyście musieli się zmagać z sytuacjami, kiedy ktoś będzie chodził za Wami i mówił a bo ty to jesteś tu kolega królika.
[00:17:02.200] – Krzysztof
Chyba, że ten odcinek dał Ci do myślenia, że coś jest nie tak z waszą relacją, że faworyzujesz jakąś konkretną osobę. No to poważnie się nad tym zastanów.
[00:17:11.860] – Paweł
To tyle na dzisiaj. Jeżeli chcecie być na bieżąco to zapisujcie się do newslettera na nerd.management/newsletter. Tam będziemy dostarczać Wam co dwa tygodnie, z małym wyjątkiem, ponieważ już za chwilę zaczynamy długą przerwę. Jedziemy na wakacje tak, że przez wakacje nas nie ma. To jest nasza tradycja, że w wakacje odpoczywamy. Wy też odpocznijcie. Ale zanim to, jeszcze odcinki się pojawią, więc bądźcie z nami, zapisujcie się na ten newsletter i czekajcie na kolejny odcinek co drugi wtorek o 8:00. Cześć.
Transcript in English
[00:00:55.930] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management. This is Krzysztof Rakowski…
[00:00:58.990] – Paweł
…and Pawel Rekowski.
[00:01:00.520] – Krzysztof
Today we have such a solid episode, a case study from us, from our work. And this is the thing that sometimes comes up in questions: how is it that we work together, how does it work out for us and how do we shape this collaboration of ours at Nerd Management?
[00:01:15.160] – Krzysztof
For those who don’t know us that well, me and Paweł work for the same company, we work at eMAG, it’s one of the biggest e-commerce companies in South East Europe. We are actually as well known in Romania as Amazon or Allegro. Everyone there buys from eMAG. We are also in Bulgaria, Hungary. And we work here, in the Warsaw hub of our company, I manage the hub, Paweł is the team leader of the software development team.
[00:01:42.550] – Krzysztof
And for a long time our cooperation was, let’s say, quite comfortable, because Paweł formally reported to me, but it was only a formal relationship on paper, because Paweł had his boss at the head office and all substantive issues, HR issues, whatever, went through that boss. So it’s a great relationship, because we work together, but we’re not so dependent on each other. Well, maybe in some contexts there.
[00:02:10.000] – Krzysztof
But recently things have changed a bit, Pawel and his team have joined the department I head. As a result, Pawel has started to report directly to me and we now have a very close working relationship. And this is where an issue arose that was not so important for everyone, but was important for us. This is how we are going to shape our relationship. On the one hand, Nerd Management – we are working closely together, we are already finishing our fourth year of cooperation, so there is a lot of that. We are devoting a lot of time to this cooperation precisely in such a very partnership relationship. It’s not a business yet, but it is definitely a cooperation of this nature. On the other hand, we have a strictly hierarchical cooperation, where I am the boss and Paweł is my subordinate. But apart from that, we have a team, there are many other people who are in the same position as Paweł.
[00:03:02.950] – Paweł
And what’s important is that when we started to create Nerd Management, we had it in our heads from the very beginning that this was something that was aside. We don’t combine it. We combine it with our work at eMAG purely as a 'testing ground’, well, because we are practitioners. What we talk about, we do. We often record episodes that are inspired by the real-life situations we experience here, the challenges we pursue together in this company. It’s just like Krzysiek said, we used to create different departments, I was building one department, Krzysiek was responsible for the other department. Now we’ve merged and we’re working together, so we have a whole hub here in Poland, focused on one area.
[00:03:47.800] – Paweł
And what is very important is the question of how we approach ourselves. Well, because when you do things with people you like, it’s hard to be objective later on in situations that are going to come up, though. Whether it’s promotions, whether it’s raises, whether it’s disciplinary punishments, exactly, some kind of a screw-up or situations like that, remedial plans, and so on. This is very important. And on the other hand, transparency is important, because now the situation is changing, because earlier I was building this department, where I worked earlier here in Poland, and you, Krzysiek, however, had several teams at the same time, also several team leaders, with whom, in fact, I also worked together, but these were more meetings, knowledge exchange, because operationally I was involved in completely different things. Now we work together, now we form one team.
[00:04:38.200] – Krzysztof
Well, that’s what someone might say: all right, what are you going to bother about. It’s not unusual for people at work to like each other and go for a beer and do something after work and there’s no problem. Maybe it is. It’s not that we think we’re the holiest, smartest here and everything should be our way, but still, one of our values, we both share that value, is transparency and putting on the table any topics that are problematic or that need to be discussed, or at least defining relationships. So that’s one thing. And the other thing that is very important for me in this context, I know it is for Paweł as well, but for me in this context, is just treating people fairly, treating them equally, not favouring anyone or not taking into account such different arrangements in the workplace. Clear criteria, clear rules.
[00:05:30.880] – Paweł
And this is mega important, because look at the politicians, how many of us look at it: if they are the rabbit’s mate [Polish expression], then the rabbit’s mate can do anything and here they get this, they get that. And if we are not that rabbit’s mate, well then we have a problem. And that is what this is all about. That’s what we’re trying to do here, to organise this cooperation in the best possible way, so that it’s OK on the one hand, so that it’s open and transparent for us and, on the other hand, so that we can stop all the speculation on the basis of aaaa, because this one here is doing something together, so he’s probably better off here or something. You know, we’re all human beings, everyone has their own way of working out the situation at work and some people are very political, others approach it more naturally, relationally, and others just want to do a good job, have fun and do cool things. And it’s important to maybe not so much protect yourself, but sort of cut off such discussions, even before they arise.
[00:06:28.565] – Paweł
It’s also very important from the point of view of a leader’s job to think strategically about whether these relationships that you have are OK, whether people feel fair. If they don’t feel fair, they will guess. And unfortunately, it’s often the case that people start guessing and making up stories for themselves, even though they have no basis in the real world.
[00:06:49.440] – Krzysztof
Well unless they can be empowered, like you see your colleague with your mutual boss in a podcast episode that they both talk to each other and have a super relationship, well then you can build up some conjecture. They probably go for a beer 5 times a week, this colleague earns 5 times more and on top of that there are some shady arrangements. And this is natural. It’s human nature that we tell ourselves things.
[00:07:11.070] – Krzysztof
That’s right. And now moving on to what we did about it, how we decided to solve this problem, Or maybe solve it not, because it’s not like you’re going to solve this problem.
[00:07:20.160] – Paweł
Anyway, this is not a problem.
[00:07:21.900] – Krzysztof
Well, that’s not the problem. But it is also important that we cannot solve something that other people think. We can only do our best to show what is important to us, what we declare and what we have done is we have prepared ourselves such a contract of cooperation, something that we recommend in general, abstracting from our relationship at work. But if, for example, you are doing some kind of business or some kind of partnership with someone, some kind of joint initiative, that’s the kind of cooperation contract you would do well to write down. About what’s going to happen now, what’s going to happen in the future.
[00:07:51.960] – Krzysztof
And we have defined for ourselves in this contract various things that are important to us both in the context of Nerd Management and in the context of our work.
[00:08:00.450] – Krzysztof
And starting with such very simple topics, for example, we are now recording as you can see in the beautiful office of the company eMAG, it is 11:45 a.m. weekday, a working day. So we are formally doing this during working hours. And someone passing by here might say well, nice, you can see the guys are partying on company money. But not at all, because we’re using private equipment to do it, and those hours we’re using here now, we’ll have to make up for today. It’s just as if we were going out for a private appointment or to see a doctor. And this is, for example, one such rule.
[00:08:33.000] – Krzysztof
We have established the principles according to which we travel to conferences, because again, our company pays for conferences and travel for our employees, but on the other hand, we are sometimes invited to various conferences and then the organisers pay, some are less thematically related to our work, some are more. So we also agreed on the rules, so that there are no ambiguities here.
[00:08:56.460] – Krzysztof
And we have just a lot of these rules in the context of Nerd Management, but on the other hand we have also defined our relationships at work, because normally we have relationships at work defined by default, but here we have some aspects that, at least for me personally as a supervisor, I think impose some kind of additional obligations in terms of transparency, in terms of reporting or auditing of those decisions that I take, which might otherwise be considered transparent.
[00:09:25.980] – Krzysztof
Well, because it’s known that if we give someone a raise, or they have a performance improvement plan, or a bonus, or whatever, well normally it’s not like we discuss it with the team, so now it’s also obviously not like I’m going to discuss Paweł’s raise here with the whole team, but nevertheless we’ve established some audit rules that take into account HR or our superiors, that allow for such transparency that certain decisions that I’m going to make are audited in some way. Or whether any member of the team can also ask for an audit of a particular thing.
[00:10:00.780] – Krzysztof
And that provides a kind of transparency, it’s still a declaration, but one that I commit to, Paweł our supervisors and HR in our company. Which results in, I hope, imposing that much more transparency on this collaboration of ours.
[00:10:15.720] – Paweł
And that’s a very good thing that relieves me, because I know that it’s all transparent. Everyone also knows at this point that all of us here, who are working together with Krzysztof at the moment, are treated on exactly the same terms. And it all has arms and legs. And we have an audit both from the top and from the side. So, on the one hand and on the other, there is no room for the idea that I’m the rabbit’s mate, we’ve already recorded 140 episodes of some podcast together and we’re having a drink here after hours. What you said about the hours is something we do and we keep a very close eye on it, we count how much time we spend working at eMAG, how much at Nerd Management. We plan, we plan our calendars, we are crazy about planning calendars. We’ll link to the episode about calendars too in the notes to this episode.
[00:11:01.710] – Paweł
That’s why, for example, knowing that we’re going to record today, I’m already in the office from 6:30 precisely so that I don’t have to sit later in the evening, and Krzysiek will sit in the evening, because he prefers to sit longer. I prefer to get up earlier in the morning. We also talked about this in the episode „Does a leader have to be a early bird?”. So see for yourself how it is. And that’s how we organise our lives, our work so that we pull the work together, do a great job and also follow the Nerd Management programme to deliver value to you.
[00:11:29.010] – Krzysztof
But we mostly sign such contracts in good times, but they are also for bad times. First and foremost.
[00:11:35.730] – Paweł
First of all, for the bad times. Above all, because you have to include things in there that are important from a perspective – what are you going to do in a situation where another employee comes to you and says: Hey, but this is not fair at all. I also want a raise because this one got one, and this one got one because here you are doing something together. You have to take different things into account in this contract. The more detailed it is and the more predictable it is, the better for you, because when some problems or worse times come, when you quarrel, when you don’t get along, when some rows start, then this contract defines the conditions of cooperation, defines how you will act together. And, importantly, it is not something that is written once and for all, from beginning to end. It is a contract that you set up from the beginning and it should even evolve in the course. If you see that there are some contentious situations, that, for example, something is not taken into account at the beginning, and this is important from the perspective of your cooperation, so that it has arms and legs, this is something that at that moment, when it comes to you, that this is missing there, you need to establish, write down, approve, sign and have it written down there, that this is not something that you do once and for all.
[00:12:48.690] – Paweł
It may be so if it is great and there are no problems, but when these problems arise and are not taken into account, you should also extend this contract as soon as possible, take it into account, and it should include how you will also react to different situations? What will you do when a problem arises? Ideally, this contract should be structured in such a way as to prevent them. Cut them off before they even arise. So if you are in a situation where writing down a formal relationship is useful, how you work together, how you evaluate your work, how you give each other feedback, how you combine things, because that is probably the most important thing. Then it’s a lot easier and it also gives you that peace of mind that you can function, you can work, you have it established and you can drive forward.
[00:13:38.550] – Krzysztof
And what is important is that it should be public to some extent, of course. In our case, this contract is known by all members of our team, i.e. other team leaders – they have access to this contract. HR, my boss. So it’s something that is public to some extent among the people involved. And now of course you also know everything that’s in it.
[00:13:58.800] – Krzysztof
All right, but you can say: Krzysiek, Paweł, what are you guys even talking about? I’m going to write myself some kind of contract, how am I going to speak to someone, how am I going to form relationships? What kind of absurd idea is that anyway? And I think you guys have something wrong with your heads. And now the question is when is it worth it? In my opinion, it is worth formulating such a relationship contract for yourself in such a situation, when thoughts like these occur to you: am I really acting fairly? Is it not the case that I may be favouring someone? Or when you get some signals that someone might think: well, here I see that you like each other a lot, and others don’t have such a relationship. Or when they go beyond a normal relationship. Because in our company we have the same service relationship with all the people, but Nerd Management is such an extraordinary thing. It’s not like everyone has a podcast with their boss.
[00:14:50.460] – Krzysztof
So at any point, in my opinion, when the relationship goes beyond something so normal, we’re not going to get into some kind of male-female relationship, let’s just stop, because it’s hard for me to give any advice here, but in such a situation, when professionally we’re doing something so different, something extraordinary in that sense, well, it’s worth considering whether we should define it, especially if there’s such a component, as we mentioned, of doing business together. Well, let’s say. We’re a non-profit for the time being, but that’s the kind of joint venture that is outside of work.
[00:15:27.330] – Paweł
In summary, if you have more complex relations with your employees or with your boss or even your boss’s boss, make sure that these relations are transparent, that you have a written contract, so that there is not this conflict of interest in the company, so that there is not a situation where someone is going to judge you here, complain or even generate some gossip, crooked situations, that you are better off than your colleague, colleague who is doing the same thing in the same position, because you are the rabbit’s colleague and he is not. Take care of this, prepare such a contract, prepare such a contract for the situation when given problems may occur. Make it public, transparent, public, as Krzysztof said, to the extent of the people who are interested in it. You don’t have to wallpaper your office with it or hang it on the wall in the toilet or on a notice board. It’s important that all the people who are interested in it know about it, that it’s signed, written down, and also that if something comes up that you haven’t taken into account before, that you define for yourself as early as possible the rules for responding to given situations that arise, so that you can work well together.
[00:16:43.309] – Paweł
And that is probably what I wish you the most. I wish you to have a good boss, good employees, so that you can work well together, so that you can do great things together, and not have to deal with situations in which someone walks in behind you and says, „Because you’re the rabbit’s mate here”.
[00:17:02.200] – Krzysztof
Unless this episode has given you the idea that something is wrong with your relationship, that you favour a particular person. Well then you should seriously think about it.
[00:17:11.860] – Paweł
That’s it for today. If you want to keep up to date then sign up for the newsletter at nerd.management/newsletter. There we will be bringing you fortnightly updates, with a small exception as we are about to start a long break. We’re going on holiday so that over the holidays we’re gone. It’s our tradition that we take a rest during the holidays. You guys take a rest too. But before that, there are still episodes coming up, so stay tuned, subscribe to this newsletter and look forward to the next episode every other Tuesday at 8:00 a.m. Bye.