Rytuały, tradycje, święta – to normalna rzecz w życiu rodziny, społeczności, całego kraju czy nawet kręgu kulturowego. Nadają one sens, dają poczucie wspólnoty, definiują tożsamość, układają kalendarz w przewidywalny ciąg zdarzeń.
A czy wiesz, że rytuały to też coś, co pozwoli Ci budować i wspierać kulturę zespołu? W tym odcinku zagłębiamy się w praktyczny wymiar tworzenia i podtrzymywania rytuałów zespołowych. Przedstawiamy konkretne przykłady i strategie, które pomogą liderom i członkom zespołów świadomie kształtować kulturę organizacyjną poprzez wprowadzanie i pielęgnowanie wspólnych tradycji. Dzielimy się sprawdzonymi praktykami i doświadczeniami, pokazując, jak małe, ale konsekwentne działania mogą przełożyć się na budowanie silniejszych i bardziej zgranych zespołów.
Z tego odcinka dowiesz się:
- Do czego przydadzą Ci się rytuały zespołowe?
- Jak często i ciekawie robić rytualne spotkania?
- Jak zintegrować zespół?
i wiele więcej 🙂
🚨 Potrzebujesz pomocy w pracy lidera?🚨
Zostały ostatnie miejsca na współpracę z nami!
Wypełnij formularz na stronie https://nerd.management/konsultacje
i dogadamy szczegóły!
Agenda:
00:00 – Intro
00:58 – Wprowadzenie
02:13 – Co nam dają rytuały w pracy?
03:19 – Rola lidera w budowaniu rytuałów
04:10 – Jakie rytuały masz w zespole?
11:35 – Po co Ci podsumowania kwartalne?
14:41 – Rytuały to nie tylko dane
16:38 – Sposoby na wymianę wiedzy
17:59 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Przykładowe gry na retrospekcje dla zdalnych zespołów
- 10 pomysłów na retrospekcje z miro
- Miro – Narzędzie do wspólnej pracy zdalnej
- Planszówki online
Nasze inne odcinki polecane w tym materiale
- Odcinek 30 : Zarządzanie zespołem jest jak wychowywanie dzieci
- Odcinek 95 : Czy KPI to tylko corpo-bullshit? Jak skutecznie rozwiązywać problemy IT?
- Odcinek 122 : Lean Coffee i 1-2-4-All – efektywne techniki dyskusji i wzajemnego uczenia
Transkrypcja odcinka
[00:00:58.910] – Krzysztof
Cześć, witamy w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski…
[00:01:01.980] – Paweł
I Paweł Rekowski.
[00:01:03.480] – Krzysztof
Paweł, słuchaj, mamy teraz taki dobry okres roku. Powiedz mi, co było 1 listopada?
[00:01:08.700] – Paweł
Wolne.
[00:01:09.540] – Krzysztof
A dlaczego wolne?
[00:01:10.460] – Paweł
No bo Wszystkich Świętych, co roku jest.
[00:01:12.750] – Krzysztof
No właśnie, a co robią wszyscy Polacy wszystkich świętych?
[00:01:16.190] – Paweł
No jeżdżą na groby.
[00:01:16.990] – Krzysztof
No właśnie, wsiadają w samochody, jadą gdzieś tam do rodzinnej miejscowości. No a 11 listopada co się działo?
[00:01:23.290] – Paweł
Marsz Niepodległości.
[00:01:24.550] – Krzysztof
No, Święto Niepodległości właśnie, niekoniecznie marsz, ale na przykład u dzieci w szkołach jakieś akademie, spotkania, odczyty, pani dyrektor przemawia i tak dalej. No i w dzień wolny. No właśnie, Dzień Wolny. A na przykład co było właśnie niedawno u nas w firmie?
[00:01:38.170] – Paweł
Black Friday!
[00:01:39.350] – Krzysztof
No właśnie, Black Friday, czyli co roku ta sama okazja, sprzedajemy i można kupić fajne rzeczy tego określonego dnia. To wszystko to są rytuały, takie rytuały, które jakąś społeczność gromadzą i powodują, że ta społeczność ma coś takiego wspólnego. I na przykład właśnie Święto Niepodległości, no to taki rytuał dla wszystkich Polaków, tak samo jak właśnie wszystkich świętych. Boże Narodzenie, to jest rytuał pewien dla rodziny. Black Friday, no to taki rytuał, który tworzymy dla naszych klientów. To wszystko są rytuały. Czy to jest też ważne w pracy zawodowej?
[00:02:14.970] – Paweł
I to nawet nie wiesz jak bardzo, ponieważ zespół też potrzebuje rytuałów, a potrzebuje ich do tego, żeby czuć się z jednej strony stabilnie, ale z drugiej strony mieć tę przewidywalność. Wiedzieć, że wtedy dzieje się to, wtedy dzieje się tamto, a tutaj robimy co innego. Raz na kwartał się na przykład spotykamy, podsumowujemy ten kwartał, raz do roku robimy imprezę wspólną, integracyjną, duży event, albo dwa razy do roku. I ludzie wiedzą, mają tą przewidywalność, że to się wydarzy, to będzie wtedy, mogą się do tego przygotować. i też to im ustawia pracę, ustawia im ich kalendarze.
[00:02:53.700] – Krzysztof
I taki rytuał to jest coś, co powoduje, że nie jesteśmy jakąś losową grupą ludzi, którzy robią losowe rzeczy, tylko to znaczy, że tworzymy jakąś społeczność, no i to powoduje, że jeżeli mamy jakąś społeczność, to też ludzie bardziej dbają o siebie, no bo inaczej się dba o a właściwie nie dba o jakąś obcą osobę na ulicy, a inaczej się dba o kogoś, kogo znamy, wiemy, spotykamy się raz na jakiś czas i jest to właśnie członek naszej społeczności.
[00:03:19.880] – Paweł
I teraz my jako liderzy jesteśmy odpowiedzialni za to, żeby te rytuały buldować, pilnować i żeby one były kultywowane i wdrażane. Tak jak ojciec rodziny dba o to, żeby faktycznie wydarzyła się dana tradycja i zadziało się w danym dniu, w danych sytuacjach, typu na przykład Boże Narodzenie, Święto Niepodległości, czy Wszystkich Świętych. Jest inicjator, który tego pilnuje, czy to ojciec, czy to matka, czyli ten nasz lider, opiekun tego zespołu.
[00:03:49.680] – Paweł
Mieliśmy już też odcinek o tym, że czasem to jest jak zarządzanie przedszkolem, ale dzisiaj nie o tym. Robienie tych rytuałów i pilnowanie, żeby one się odbywały jest istotne, ponieważ tak jak Krzysiek powiedział, to spaja zespół, a na niczym nie powinno nam tak bardzo zależeć na tym, żeby mieć zgrany zespół, który ze sobą dobrze i efektywnie pracuje.
[00:04:10.190] – Krzysztof
Możesz sobie teraz myśleć, no dobrze, ale my w naszym zespole nie mamy żadnych rytuałów i w ogóle ciężko mi wymyślić takie pomysły. To prawdopodobnie już jakieś rytuały masz, tylko nawet nie wiesz i możesz je oczywiście wykorzystać i wzbogacić. Cała większość zespołów ma jakieś np. daily scrum czy daily stand up, czyli takie spotkanie, które spotykacie się raz na jakiś czas. Jest jakiś review, jakieś planowanie, jakaś retrospekcja i to niekoniecznie jest coś takiego, co buduje tę społeczność z samej definicji, że ludzie się spotkają, ale jest to już jakiś moment, gdzie można znaleźć ten punkt zaczepienia i z tego właśnie tworzyć różne rytuały, które będą wzbogacali wasz zespół.
[00:04:53.000] – Paweł
Bo takie codzienne statusy nie muszą być przykrym obowiązkiem, że przychodzimy i się spowiadamy, robiłem to, będę robił to i w sumie odwalcie się ode mnie, bo ja tu tracę czas. To nie o to chodzi. To jest moment na to, żeby ten zespół zebrać, zintegrować, też ułożyć tą pracę, ponieważ nawet pracując zdalnie, hybrydowo, elastycznie, no to dobrze mieć jakiś taki punkt w ciągu dnia, gdzie się zbierzemy, synchronizujemy, spotkamy. Bo jeżeli zrobicie taki eksperyment i puścicie ludzi, dobra, róbcie co chcecie, każdy złapie inny temat i się rozejdą zespole, to… nie będzie takiego punktu do synchronizacji, nie będzie takiego punktu do spotkań i by to potrwało dłużej, to ten zespół się naturalnie rozpadnie, bo oni nie będą mieli o czym gadać, nie będą mieli tego wspólnego spotkania, nie będą mieli wspólnego celu, a w tym momencie no to już mamy nie zespół, ale pojedynczych ludzi i o to my musimy zadbać, żeby mieć te rytuały, czy to codzienne, ponieważ o tym też będziemy mówić, bo mamy rytuały codzienne, tygodniowe, dwutygodniowe, miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne. I teraz ten kalendarz można dobrze wykorzystać i te rytuały stworzyć.
[00:06:04.360] – Krzysztof
To rzućmy pomysłami, co to mogą być za rytuały, które można wdrożyć u siebie w zespole i będą spełniały te zadania.
[00:06:11.660] – Paweł
Zaczynając od codziennego, czyli na przykład takie daily, o którym już mówiliśmy. Lećmy dalej, czyli mamy na przykład planowanie albo retrospekcję, czyli moment, kiedy zatrzymujemy się razem w zespole i zastanawiamy się, co my w następnym tygodniu, dwóch tygodniach w ogóle chcemy zrobić, jakie mamy cele, gdzie my w ogóle idziemy, czyli mamy ten moment, na to, mamy ten rytuał, który sprawia, że zatrzymujemy się w tym bieganiu z taczką i patrzymy, biegniemy już z pustą taczką, wypadałoby pomyśleć coś konstruktywnego i sensownego do tej taczki zapakować. I to jest na przykład taki moment na zaplanowanie rzeczy, gdzie możemy się zastanowić, możemy z tego zrobić fun, to naprawdę nie musi być smutne spotkanie. To może być miejsce, gdzie macie burzę mózgów w zespole. Co my możemy zrobić? Co możemy usprawnić? Czego biznes od nas chce? A może możemy pogadać z klientem? A może możemy wyciągnąć jakiś temat? Może mamy przestrzeń na usprawnienia, na które nigdy nie mieliśmy czasu? Może być to burza mózgów? Może być to gra? W wielu książkach agile’owych mam czy planning pokery, czy karcianki, czy różne elementy takiej zabawy, które Pomagają te rytuały, no bo jednak na Wigilię mamy tego karpia. Wszystkich świętych mamy te znicze. Tam są jakieś zabawki, które uświetniają i sprawiają, że jest coś takiego fajnego w danym wydarzeniu.
[00:07:35.640] – Paweł
I na tych naszych spotkaniach też takich rzeczy możemy stosować i możemy je wdrażać, promować. uatrakcyjniać te eventy. Co jeszcze byś dodał?
[00:07:43.330] – Krzysztof
Warto, żeby to były takie wasze wewnętrzne rzeczy, wasze wewnętrzne pomysły. Ja na przykład pamiętam, że mieliśmy w jednym zespole coś takiego jak szeryf sprintu. To była taka osoba, która organizacyjnie załatwiała pewne rzeczy, które były konieczne i nawet miała gwiazdę szeryfa i było wiadomo, kto jest tym szeryfem.
[00:08:01.090] – Paweł
W moim zespole stosowaliśmy kiedyś smoka, czyli takiego wełnianego, wyszywanego smoka, którego zrobiła moja żona, taką zabawkę. I to był taki puchar przechodni dla osoby, która najlepiej się wykazała w danym sprincie, w danym okresie zrobiła najfajniejszą rzecz i mogła sobie postawić na biurko, że o… To oznaczało, że ta osoba w ostatnim okresie rozliczeniowym, bo też dojdziemy do tego, że te okresy mogą być różne, zrobiła najlepszą robotę, wykazała się najlepiej ze wszystkich i zasłużyła na nagrodę.
[00:08:33.290] – Krzysztof
No właśnie, a my na przykład w czasach biurowych mieliśmy uroczyste przekazanie flagi support hero, czyli takiej osoby, która była na supporcie danego dnia i to też było takie coś naszego, coś śmiesznego, coś się wyróżniało.
[00:08:45.720] – Paweł
Jadąc dalej, to mogą być retrospekcje, więc powinny być retrospekcje. Jeżeli retrospekcji nie robicie, to czas najwyższy zacząć, żebyście mieli ten moment oddechu i zatrzymania się, i zastanowienia się, co poszło dobrze. Co w waszej robocie jest super? Co może być jeszcze lepsze? Co was wzmacnia? Co was osłabia? Co wam pomaga? Co wam przeszkadza? Ponieważ w takiej ciągłej bieżączce nie ma na to miejsca i teraz wy jako liderzy musicie zadbać o to, żeby to miejsce było, żeby był konkretny czas na to, żeby porozmawiać na ten temat, żeby zrobić sobie tą pauzę, zrobić sobie przestrzeń na to, żeby pogadać o tym, dobra, czy to, co robimy, w jaki sposób pracujemy, czy sytuacja, którą mamy w zespole, w organizacji, czy relacje między nami są okej, czy możemy to jakoś usprawnić, zmienić, ułatwić sobie życie, zrobić coś lepiej, szybciej, taniej, wygodniej, to musi być na to miejsce. Jeżeli nie ma na to miejsca, to się nie wydarzy, więc też tracimy na tym, ponieważ nasi ludzie nie mają przestrzeni na to, ani też z własnej woli niekoniecznie będą chcieli, bo oni chcą zrobić robotę, a nie spotykać się na jakimś spotkaniu, więc też Twoją rolą jest to, żeby to spotkanie było fajne.
[00:09:52.260] – Paweł
Jest cała masa formatów jak przeprowadzić taką retrospekcję. Przykłady na to też Wam podlinkujemy w notatkach pod tym odcinkiem, więc wejdźcie sobie na stronę i zobaczcie jakie zestawy gier, aktywności możecie wykorzystać do tego, żeby ta retrospekcja wnosiła coś, przynosiła jakieś efekty i też była fajnym wydarzeniem, które wnosi realne korzyści i zmiany i jest rytuałem, na który ludzie czekają, no bo jednak na Wigilię to czekamy, nie? Chcemy, tutaj będzie się działo, spotkamy się tutaj z ludźmi, będzie fajnie. No to też chcecie, jako liderzy, żeby te wasze rytuały, te wydarzenia też były wyczekiwane, że w końcu tutaj możemy się spotkać, możemy tutaj usprawnić, coś zmienić.
[00:10:38.460] – Krzysztof
Co do retro, bo to jest, powiedzmy, takie związane trochę ze Scrumem. Nie wszystkie zespoły pracują w Scrumie i czasami nie widzą tej potrzeby. Uważają, że to jest jednym z komponentów Scruma, więc nie. Ta retrospekcja to jest coś takiego, co można niezależnie od tego robić i zespoły, które mają taki rytuał tego, to na przykład już na miro wrzucają sobie karteczki do retro z wyprzedzeniem jakimś, bo wiedzą, że będzie o tym rozmowa. Albo zdarzają się sytuacje, że coś się wydarzyło, był jakiś projekt i to nie było w takim trybie jakimś tam sprintowym. i wtedy jest mowa, no to kiedy retro, kiedy sobie omówimy to. Czyli to już jest rytuał, to jest potrzeba, to jest coś, co się wydarza, jeżeli tego brakuje, no to tak jakby święta odwołali. Pamiętam takie sytuacje, że byliśmy w jakimś projekcie, który nie był przez nas realizowany, no i tam nie było retro pod koniec, no i było dziwnie trochę, no to tak jakby właśnie, jak 24 grudnia byłby normalnym dniem. To już się robi coś, czego zaczyna nam brakować i oczywiście chcemy to mieć.
[00:11:35.590] – Paweł
Jadąc dalej mamy następne okazje na to, o czym mówiliśmy tutaj o tych blokach tygodniowych, dwutygodniowych, kiedy mamy elementy takiej pracy zwinnej, którą naprawdę możecie wykorzystać nawet jeżeli jedziecie, jesteście fabryką tasków i trzaskacie taski, to warto to zrobić. No ale dalej mamy okresy dłuższe, czyli na przykład kwartał. Kwartał to jest taki świetny moment na to, żeby podsumować sobie wyniki zespole. wziąć, zatrzymać się, zebrać dane, które macie, jeżeli macie jasno określone miary, KPI-e i konkretne rzeczy mierzycie, może na przykład OKR-y, czy korzystacie z innych frameworków do określania celów, macie jakiś okres tutaj trzymiesięczny, to te trzy miesiące są takim świetnym momentem, żeby zrobiliśmy takie duże podsumowanie, słuchajcie, przez te trzy miesiące zrobiliśmy to, to, to, dołączyli do nas tacy i tacy ludzie, zrobiliśmy takie i takie projekty, wypuściliśmy, To jest też świetny czas na to, żeby zebrać też feedback od użytkowników, od klientów, jak oni przez ten czas używają tych rzeczy, czy są zadowoleni, czy są niezadowoleni, czy idziemy w dobrym kierunku, czy może robimy rzeczy do kosza, do śmietnika, bo w sumie ktoś nam kazał, ale nikt tego nie potrzebuje, nikt tego nie chce. Czy to jest OK, czy to nie jest OK? Czy jesteśmy pod wodą, czy jesteśmy nad wodą?
[00:12:51.110] – Paweł
Bo nie ma nic gorszego niż sytuacja, kiedy jest praktyka w firmach na przykład takich rocznych performance review, takich rozmów rocznych podsumowujących, za którymi idą jakieś na przykład premie, czy programy naprawcze, degradacje, zwolnienia. No i to jest jedyny moment, kiedy po sumie teraz cały rok, bo tak się nie da. Jeżeli mamy ten kwartał, mamy te trzy miesiące i teraz pracujemy w tych cyklach, to z tygodnia na tydzień będziemy sobie dobrać, w tygodniu na tydzień łapiemy, jest okej, robimy to co robimy, robimy retrospekcje, usprawniamy, no ale to jest ta skala mała. zebrać to teraz szerzej i zobaczyć z tego okresu tych trzech miesięcy, kwartału. I teraz ten event może być naprawdę fajny, bo to jest też okazja do tego, żeby wyróżnić najlepszych ludzi w zespole, wyróżnić inicjatywy, wyróżnić aktywności, zobaczyć jakie mamy wyniki lub zastanowić się też wspólnie, jeżeli te wyniki są złe, niewystarczające lub coś jest nie tak, co możemy z tym zrobić, w którą stronę możemy to pociągnąć. To nie musi być smutny status, gdzie tutaj mamy KPI A 57%, KPI B 43%, KPI C 23%. Kurczę, ja się nudzę mówiąc to. Więc to może być naprawdę fajne spotkanie, które warto wykorzystać. Ja już się stosuję i też w niektórych zespołach udało mi się wdrożyć i ludzie widzą korzyść tego, że to jest na przykład pierwszy taki moment, kiedy zobaczą, o, jak to to wygląda z szerszej perspektywy, bo pracując tygodnia na tydzień, to się naprawdę zatraca ten obraz.
[00:14:19.660] – Paweł
Jest takie fajne powiedzenie, że jestem tak skupiony na drzewach, że nie widzę lasu. I to jest dokładnie ta sytuacja. Trzeba się odsunąć, wziąć ten większy okres, podsumować ten kwartał. I znowu też, jeżeli to jest kwartał, a nie rok, no to jest prostsze, bo jest tego mniej i też mamy jeszcze trzy następne kwartały do końca roku, więc jesteśmy w stanie też kurs korygować lub usprawniać rzeczy, które są dobre.
[00:14:41.300] – Krzysztof
Te rytuały to nie tylko muszą być takie stricte biznesowe, jakieś związane z usprawnianiem naszej pracy, czy z podsumowywaniem, czy właśnie przeglądaniem jakichś KPI-ów i tak dalej. To mogą być też takie rzeczy miękkie, wesołe, które budują tę społeczność. Co to może być? No to mogą być na przykład chociażby raz na kwartał, czy częściej oczywiście, wyjścia zespołowe, czy jakieś spotkania. Na przykład to, co u nas robimy, to zespoły raz na kwartał się spotykają w biurze, bo zasadniczo nie wszyscy przyjeżdżają do biura codziennie, czy nawet rzadziej. I wtedy jest zawsze i jakaś wspólna praca, i zobaczenie się na żywo, i jakieś wyjście na lunch, potem wieczorem jakaś zabawa. No zależy oczywiście od zespołu, kto na co ma ochotę. Też jakieś, no wiadomo, imprezy takie bardziej działowe, czy imprezy firmowe. Raz do roku dobrze się spotkać taką większą ekipą. To jest dobre, żeby zobaczyć chociażby na przykład kolegów z innego działu, czy w ogóle z innej części firmy. To jest wartościowe.
[00:15:38.840] – Paweł
No i też z innych krajów i z innych miast. Na przykład my mamy ludzi w całej Polsce w tym momencie. Te zespoły są rozproszone. Już nie ma zespołu, który może się spotkać, bo wszyscy są w Warszawie, tylko mamy ludzi w Krakowie, w Wrocławiu, w różnych miejscach. Ta cała logistyka też musi być uwzględniona w tym, więc to też nie da się spotykać codziennie, co tydzień, ale zorganizować tutaj właśnie raz na kwartał, raz na pół roku, czy raz do roku dużą na jakąś imprezę, gdzie wszyscy się zjadą i faktycznie mamy przestrzeń na to, żeby się spotkać, pogadać, zobaczyć w 3D, a nie tylko jako awatar gdzieś tam na Zoomie, to jest coś, co buduje taką też przynależność w ogóle do firmy, taki więź i z ludźmi, i z zespołem, i z marką, i tym wszystkim co robimy. Więc jeżeli tego nie robicie, to bardzo dużo tracicie, bo bez tych rytuałów, no to nie ma okazji do tego, żeby ludzie się wykazali. Jeżeli jedyne co ich wiąże to to, że dostają od was wypłatę, to równie dobrze mogą dostawać od kogoś innego.
[00:16:38.950] – Krzysztof
Kolejna rzecz to jest wymiana wiedzy i tutaj można to w różny sposób. My praktykowaliśmy chociażby Mastermind, czyli takie spotkania, gdzie w jakiejś ustrukturyzowanej formie, odeślemy was do odcinka o Lean Coffee, gdzie się wymieniamy wiedzą i dyskutujemy nad różnymi zagadnieniami. Kluby książki na przykład. Mieliśmy u nas klub książki, gdzie omawialiśmy książki niezwiązane z branżą, ale też oczywiście też są kluby książki, gdzie na przykład razem czytamy jakąś książkę i omawiamy kolejne rozdziały. Czy na przykład osoby z różnych części naszej firmy przerabiają razem ten sam kurs i też mają jakiś rytuał, spotykają się raz na jakiś czas i sobie omawiają jakieś tam zadania i materiały. Ale też mogą być takie w ogóle zupełnie inne, bardzo proste rytuały. Takie na przykład, że raz na miesiąc jest zespół, który raz na miesiąc na planszówki się spotyka, planszówki online, to też jest rytuał. Albo robią sobie Coding ojo i to też jest rytuał, zwłaszcza jeżeli to jest co określony czas i nie jest tak ściśle związany z pracą. Albo chociażby takie bardzo, bardzo proste rzeczy, że codziennie rano wszyscy mówią sobie cześć, albo się zdzwaniają na kawę, albo na przykład taki pomysł, że jest spokój i można do niego wejść albo nie wejść, tak jak kuchnia w czasach biurowych. I tam właśnie można się przywitać, zwłaszcza jeżeli są takie zespoły, które zaczynają pracę o tej samej porze, to bardzo fajnie działa.
[00:17:59.110] – Paweł
Podsumowując, te rytuały są ważne dla zespołu, żeby zintegrować, żeby ich zjednoczyć, żeby mieli możliwości do tego, żeby się wykazać, wygadać, wyżalić i zrobić coś fajnego, innego, co też będzie ubogacać ich pracę i spajać się ze sobą. integrować też z firmą, zespołem, z organizacją. Więc tobie jako liderowi powinno na tym bardzo zależeć, żeby one się odbywały, żeby na nich było ciekawie, żeby to nie były smutne spotkania statusowe, których wszyscy nienawidzą i mają ich dość. Żeby to było ciekawe, żeby to była przestrzeń dla ludzi, gdzie faktycznie czują się dobrze.
[00:18:41.040] – Krzysztof
A jeżeli chcesz być na bieżąco z tym, co robimy, wiedzieć więcej na temat tego właśnie, w jaki sposób budować ten zespół, motywację, chociażby właśnie poprzez rytuały, to zapisz się na nasz newsletter, na nerd.management/newsletter. No i tam będziesz mógł, mogła się dowiedzieć wszystkiego, co wypuszczamy dla Was. No i widzimy się, jak zawsze, co dwa tygodnie, we wtorek o 8 rano.
[00:19:04.320] – Paweł
Trzymajcie się! Cześć!
Transcript in English
[00:00:58.910] – Krzysztof
Hi, welcome to Nerd Management, this is Krzysztof Rakowski.
[00:01:01.980] – Paweł
And Pawel Rekowski.
[00:01:03.480] – Krzysztof
Paweł, listen, we are having such a good time of the year right now. Tell me, what was it on 1 November?
[00:01:08.700] – Paweł
Free.
[00:01:09.540] – Krzysztof
And why free?
[00:01:10.460] – Paweł
Well, because All Saints’ Day, every year it is.
[00:01:12.750] – Krzysztof
Well, what do all the Poles of All Saints do?
[00:01:16.190] – Paweł
Well they go to the graves.
[00:01:16.990] – Krzysztof
That’s right, they get in their cars, go somewhere to their hometowns. And on 11 November, what happened?
[00:01:23.290] – Paweł
Independence March.
[00:01:24.550] – Krzysztof
Well, Independence Day precisely, not necessarily a march, but for example at children’s schools some kind of academy, meetings, readings, the headmistress speaks and so on. And on a day off. That’s right, a day off. And for example, what was it at our company just recently?
[00:01:38.170] – Paweł
Black Friday!
[00:01:39.350] – Krzysztof
That’s right, Black Friday, which is the same occasion every year, we sell and you can buy cool stuff on that particular day. These are all rituals, rituals that bring a community together and make that community have something in common. And Independence Day, for example, is such a ritual for all Poles, just like all the saints. Christmas, it’s a ritual for the family. Black Friday, well that’s a ritual we create for our customers. These are all rituals. Is this also important in your professional work?
[00:02:14.970] – Paweł
And you don’t even know how much, because the team also needs rituals, and they need them to feel stable on the one hand, but on the other hand to have that predictability. To know that then this happens, then that happens, and here we are doing something else. For example, once a quarter we meet, we summarise the quarter, once a year we do a joint event, a team-building event, a big event, or twice a year. And people know, they have this predictability that this is going to happen, this is going to happen then, they can prepare for it. And it also sets their work, it sets their calendars.
[00:02:53.700] – Krzysztof
And this kind of ritual is something that makes us not just some random group of people doing random things, but it means that we form a community, and it makes people care more about each other, because it’s different to take care of or actually not take care of some stranger on the street, and it’s different to take care of someone we know, we know, we meet once in a while and that’s a member of our community.
[00:03:19.880] – Paweł
And now we, as leaders, are responsible for building these rituals, keeping an eye on them and ensuring that they are cultivated and implemented. Just like the father of the family makes sure that a tradition actually happens and that it happens on a given day, in given situations, such as Christmas, Independence Day or All Saints’ Day. There is an initiator who watches over this, whether it is the father or the mother, that is our leader, the guardian of this team.
[00:03:49.680] – Paweł
We’ve also had an episode about how sometimes it’s like managing a kindergarten, but not about that today. Doing these rituals and making sure they happen is important because, like Krzysztof said, it binds the team together, and there’s nothing we should care more about than having a close-knit team that works well and effectively with each other.
[00:04:10.190] – Krzysztof
Now you might be thinking to yourself, well okay, but we in our team don’t have any rituals and it’s hard for me to come up with such ideas at all. Then you probably already have some rituals, you just don’t even know it and you can of course use them and enrich them. The whole majority of teams have some kind of, for example, daily scrum or daily stand up, which is the kind of meeting that you get together once in a while. There’s some kind of review, some kind of planning, some kind of retrospective, and it’s not necessarily something that builds this community by the very definition that people will meet, but it’s already some kind of moment where you can find that sticking point and from that you can create different rituals that will enrich your team.
[00:04:53.000] – Paweł
Because these kind of daily statuses don’t have to be an unpleasant chore that we come and confess, I did this, I’m going to do that and all in all, get away from me because I’m wasting my time here. That’s not the point. It’s a moment to bring this team together, to integrate, also to arrange this work, because even working remotely, hybrid, flexible, well it’s good to have some kind of point during the day where we gather, synchronise, meet. Because if you do an experiment like that and you let people go, okay, do whatever you want, everyone grabs a different topic and they split up the team, then. there won’t be such a point to synchronise, there won’t be such a point to meet and it would take longer, then this team will naturally disintegrate, because they won’t have anything to talk about, they won’t have this common meeting, they won’t have a common goal, and at this point, well we no longer have a team, but individual people and that’s what we have to take care of, to have these rituals, whether it’s daily, because we’re going to talk about that too, because we have daily, weekly, fortnightly, monthly, quarterly, half-yearly and yearly rituals.
[00:05:59.787] – Paweł
And now this calendar can be put to good use and these rituals can be created.
[00:06:04.360] – Krzysztof
Then let’s throw around ideas of what these rituals might be that you can implement with your team and will fulfil these tasks.
[00:06:11.660] – Paweł
Starting with the everyday, which is, for example, the kind of daily we’ve already talked about. Let’s go further, that is, we have, for example, planning or retrospection, that is, the moment when we stop together as a team and think about what we want to do in the next week, two weeks in general, what our goals are, where we are going in general, that is, we have this moment, for this, we have this ritual that makes us stop in this running with the wheelbarrow and look, we are already running with an empty wheelbarrow, it would be good to think about something constructive and meaningful to pack into this wheelbarrow. And this is, for example, such a moment to plan things where we can think about it, we can make fun of it, it really doesn’t have to be a sad meeting. It can be a place where you have a team brainstorm. What can we do? What can we improve? What does the business want from us?
[00:07:04.613] – Paweł
Or maybe we can have a chat with the client? Or maybe we can draw out a pattern? Maybe we have room for improvement that we never had time for? Could it be a brainstorming session? Could it be a game? In a lot of agile books I’ve got whether it’s planning pokers, or card games, or different elements of that kind of fun that help these rituals, well, because on Christmas Eve we have that carp. All Saints’ Day we have these candles. There are some toys out there that celebrate and make there’s something so cool about an event.
[00:07:35.640] – Paweł
And we can use these things at our meetings too and we can implement them, promote them. Make these events more attractive. What else would you add?
[00:07:43.330] – Krzysztof
It’s worth it if these are your internal things, your internal ideas I remember, for example, that we had something like a sprint sheriff in one team. That was the kind of person who organisationally took care of certain things that were necessary and even had a sheriff’s star and it was clear who the sheriff was.
[00:08:01.090] – Paweł
In my team we used to use a dragon, which was this kind of woollen, embroidered dragon that my wife made, this kind of toy. And it was kind of a passing cup for the person who did the best in a given sprint, did the coolest thing in a given period and could put that on their desk, that o. It meant that this person in the last accounting period, because we’re also going to get to the fact that these periods can be different, did the best job, demonstrated the best of everyone and deserved the award.
[00:08:33.290] – Krzysztof
Well, that’s right, and we had, for example, in office times, a handover ceremony for the support hero flag, that is, the kind of person who was on support on a particular day, and that was also something of ours, something funny, something that stood out.
[00:08:45.720] – Paweł
Going forward, it could be retrospectives, so there should be retros. If you’re not doing retrospectives, it’s high time you started, so you can have that moment to breathe and stop and reflect on what went well. What is great about your work? What could be even better? What strengthens you? What is weakening you? What helps you? What hinders you? Because there is no room for this in such a constant state of flow, and now you, as leaders, have to make sure that this space is there, that there is a specific time to talk about it, to take this pause, to make space to talk about it, good, whether what we do, how we work, whether the situation we have in the team, in the organisation, whether the relations between us are ok, whether we can somehow improve it, change it, make our lives easier, do something better, faster, cheaper, more comfortable, then there has to be a place for that. If there’s no space for it, it won’t happen, so we also lose out because our people don’t have the space to do it, nor will they necessarily want to, of their own volition, because they want to do a job, not have a meeting, so it’s also your role to make that meeting fun.
[00:09:52.260] – Paweł
There are a whole host of formats on how to conduct such a retrospective. We will also give you examples of this in the notes under this episode, so go to the website and see what sets of games, activities you can use to make this retrospective bring something, have some effect and also be a cool event that brings real benefits and changes and is a ritual that people look forward to, because we look forward to Christmas Eve, don’t we? We want, this is where it’s going to happen, we’re going to meet people here, it’s going to be fun. So you also want, as leaders, that these rituals of yours, these events are also anticipated, that finally here we can meet, we can improve here, we can change something.
[00:10:38.460] – Krzysztof
As for retro, because it is, let’s say, so related to Scrum a bit. Not all teams work in Scrum and sometimes they don’t see the need for it. They think it’s one component of Scrum, so they don’t. This retrospect is something that can be done independently of this and teams that have such a ritual of this, for example, already at the miro they throw cards into the retrospect in advance somehow, because they know that there will be a conversation about it. Or there are situations where something happened, there was a project and it wasn’t in such a sprint mode. And then there’s the talk, well, when we retro, when we discuss it. So it’s already a ritual, it’s a need, it’s something that happens, if it’s missing, well it’s like Christmas is cancelled. I remember situations like that, we were in some project that we weren’t doing, and there wasn’t a retro at the end, well it was weird a bit, well it’s like how 24 December would be a normal day.
[00:11:30.518] – Krzysztof
It’s getting to be something that we start to miss and of course we want to have that.
[00:11:35.590] – Paweł
Going forward we have further opportunities for what we’ve been talking about here about these weekly blocks, fortnightly blocks, when we have elements of this kind of agile working that you can really use even if you’re going, you’re a shuffle factory and you’re slamming shuffles, it’s worth doing. Well, but then we have longer periods, which is, for example, a quarter. A quarter is such a great time to take stock of your team’s performance. Take, stop, collect the data that you have, if you have clearly defined measures, KPIs and specific things you measure, maybe OKRs for example, or you use other frameworks for setting targets, you have a three-month period here, then these three months are such a great time for us to do this big summary, listen, over these three months we’ve done this, this, this, we’ve been joined by such and such people, we’ve done such and such projects, we’ve released, It’s also a great time to gather feedback from users, from customers, how they’ve been using these things over that time, whether they’re satisfied or dissatisfied, whether we’re going in the right direction, or whether we’re making stuff for the bin, the dustbin, because basically someone told us to, but nobody needs it, nobody wants it.
[00:12:47.298] – Paweł
Is it OK, is it not OK? Are we under water or are we above water?
[00:12:51.110] – Paweł
Because there is nothing worse than a situation where there is a practice in companies of, for example, such annual performance reviews, such annual summary talks, which are followed by, for example, bonuses, or repair programmes, demotions, dismissals. Well, this is the only time when, after the total now, the whole year, because it is not possible. If we’ve got this quarter, we’ve got these three months and now we’re working in these cycles, we’re going to pick and choose from week to week, week to week we’re catching up, it’s ok, we’re doing what we’re doing, we’re doing retrospectives, we’re improving, but it’s this small scale. put it together now more broadly and see from this period of these three months, quarter. And now this event can be really cool, because it’s also an opportunity to recognise the best people in the team, to recognise initiatives, to recognise activities, to see what results we have, or to also think together, if these results are bad, insufficient or something is wrong, what can we do about it, which way can we pull it.
[00:13:53.533] – Paweł
It doesn’t have to be a sad status where here we have KPI A 57%, KPI B 43%, KPI C 23%. Gee, I’m getting bored saying that. So this could be a really fun meeting to use. I’m already applying and also in some teams I’ve been able to implement and people see the benefit of that, that this is, for example, the first time they see, oh, what it looks like from a broader perspective, because working week in, week out, it really blurs that picture.
[00:14:19.660] – Paweł
There’s a saying that I’m so focused on the trees that I can’t see the forest. And this is exactly the situation. You have to step back, take this larger period, take stock of this quarter. And again also, if it’s a quarter and not a year, well it’s simpler because there’s less of it and also we have three more quarters to go before the end of the year, so we’re also able to course correct or improve things that are good.
[00:14:41.300] – Krzysztof
These rituals don’t just have to be strictly business things, like those connected with streamlining our work, or taking stock, or just reviewing some KPIs and so on. They can also be soft, fun things that build the community. What could these be? Well, it could be, for example, team outings once a quarter, or more often of course, or some meetings. For example, what we do at our company is teams meet once a quarter in the office, because basically not everyone comes to the office every day, or even less frequently. And then there is always some kind of joint work, and seeing each other in person, and going out for lunch, and then in the evening some kind of party. It depends on the team, of course, who wants to do what. Also some, of course, more departmental or company events. Once a year it is good to get together with a larger team. It is good to see, for example, colleagues from another department or even another part of the company.
[00:15:37.713] – Krzysztof
This is valuable.
[00:15:38.840] – Paweł
And also from other countries and other cities. For example, we have people all over Poland at the moment. These teams are dispersed. There is no longer a team which can meet because they are all in Warsaw, but we have people in Krakow, in Wrocław, in different places. All the logistics also have to be taken into account, so it’s impossible to meet every day, every week, but to organise a big event here once a quarter, once every six months, or once a year, where everyone gets together and we actually have the space to meet, talk, see each other in 3D, and not just as an avatar somewhere on Zoom, is something that builds a bond with the company in general, with the people, with the team, with the brand, and with everything we do. So if you’re not doing that, you’re missing out on a lot, because without those rituals, well there’s no opportunity for people to prove themselves. If the only thing that binds them is that they’re getting paid by you, then they might as well be getting paid by someone else.
[00:16:38.950] – Krzysztof
Another thing is the exchange of knowledge, and here this can be done in various ways. We have practised Mastermind, for example, which are meetings where, in some structured form, we will refer you to an episode on Lean Coffee, where we exchange knowledge and discuss various issues. Book clubs, for example. We had a book club at our place where we discussed books unrelated to the industry, but there are also, of course, book clubs where, for example, we read a book together and discuss the chapters. Or, for example, people from different parts of our company study the same course together and also have a ritual, meeting once in a while and discussing some assignments and materials. But there can also be completely different, very simple rituals. For example, there’s a team that meets once a month for board games, online board games, that’s also a ritual. Or they do a Coding dojo and that’s also a ritual, especially if it’s every certain period of time and it’s not so closely linked to work.
[00:17:36.997] – Krzysztof
Or at least such very, very simple things that every morning everybody says hello to each other, or they call each other for coffee, or for example this idea that there is a quiet and you can go into it or not go into it, like the kitchen in office times. And that’s where you can say hello, especially if there are teams that start work at the same time, it works very nicely.
[00:17:59.110] – Paweł
To sum up, these rituals are important for the team, to integrate them, to unite them, to give them opportunities to prove themselves, to talk, to complain and to do something fun and different, which will also enrich their work and bond with each other. also integrate them into the company, the team, the organisation. So you, as a leader, should really care that they take place, that they are interesting, that they are not sad status meetings which everyone hates and is fed up with. To make it interesting, to make it a space for people where they actually feel comfortable.
[00:18:41.040] – Krzysztof
And if you want to keep up to date with what we are doing, to know more about exactly how to build this team, the motivation, if only through rituals, then sign up to our newsletter, at nerd.management/newsletter. And there you will be able to, you can find out everything we release for you. And we see you, as always, every two weeks, on Tuesday at 8am.
[00:19:04.320] – Paweł
Take care! Bye!