Kategorie
Nerd Management short

Szanuj czas innych! Przygotowuj efektywne spotkania – Nerd Management SHORT #22

Spotkania z natury są najdroższym możliwym sposobem organizacji pracy. Zamiast marnować czas, pieniądze i energię wielu ludzi, czas się nauczyć jak robić je dobrze.

Spotkania z natury są najdroższym możliwym sposobem organizacji pracy. Zamiast marnować czas, pieniądze i energię wielu ludzi, czas się nauczyć jak robić je dobrze.

Z tego shorta dowiesz się:

  • Ile kosztują bezsensowne spotkania?
  • Dlaczego tytuły oraz opisy spotkań są ważne?
  • Jak zorganizować produktywne spotkanie nawet dla introwertyków?

i wiele więcej 🙂 

Agenda

00:00 – Intro
00:56 – Wprowadzenie
01:46 – Co jest złego w spotkaniach?
03:52 – Ile kosztuje spotkanie?
05:23 – Jak przygotować efektywne spotkanie?
07:31 – Czy wszystkie spotkania muszą być dokładnie zaplanowane?
08:40 – Spotkania dla introwertyków 101
11:45 – Jak pozbyć się bezsensownych spotkań?
12:27 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Linki

Transkrypcja odcinka

[00:00:57.090] – Krzysztof
Witamy w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rakowski.

[00:01:02.700] – Krzysztof
Słuchaj Paweł przeglądam swój kalendarz i mam w tym kalendarzu takie spotkania, które mają nazwę „spotkanie”. Albo „rozmowa” albo jakiś skrót, który jest zupełnie niemożliwy do rozszyfrowania. Nie mówiąc o tym, że bardzo bardzo mała część spotkań ma jakąś agendę, a dużo spotkań jest takich że np. jest zaproszone 20 osób albo 30 osób z całej firmy.

[00:01:38.650] – Paweł
I to jest rozmowa?

[00:01:42.030] – Krzysztof
Dlatego chciałem żebyśmy sobie porozmawiali o spotkaniach. Dlaczego? Dlatego że my jako menedżerowie często inicjujemy te spotkania. Jeżeli menedżer zaprasza na jakieś spotkanie, zwłaszcza teraz w czasach pracy, to jest tak, że po prostu wysyłamy zaproszenia do kalendarza już. I taka chęć organizowania spotkań jest o wiele większa.

[00:02:06.000] – Krzysztof
I chciałbym żebyśmy porozmawiali sobie o tym, chciałem zwrócić uwagę na to, że trzeba dobrze przemyśleć, gdy organizujecie spotkania. Bo jeżeli wy wrzucicie jakieś spotkania to przeważnie ludzie nie będą odmawiać przyjścia na to spotkanie, nie wszyscy mają tyle asertywności żeby powiedzieć „stary, po co mam w ogóle przychodzić, będę marnował swój i twój czas”. Więc warto dobrze przemyśleć, kiedy te spotkania planujemy.

[00:02:33.690] – Krzysztof
Zaczynając chociażby od tego, czyli właśnie tych spotkań na dużo osób: za każdym razem kiedy zapraszamy jakąś dodatkową osobę – to jest dodatkowy koszt dla firmy. Nie tylko wynikający z tego, że ta osoba ma jakąś tam stawkę godzinową i po prostu nie będzie tego robiła, ale chociażby dlatego że nie będzie robiła czegoś innego. Paweł bardzo fajną prezentację „skąd się bierze twoja wypłata”, która moim zdaniem jest podstawową prezentacją dla każdego menedżera żeby wiedział, skąd te pieniądze się biorą ile to kosztuje. Powiedz coś w kontekście właśnie takiego marnowania czasu.

[00:03:10.710] – Paweł
W tej prezentacji którą też tutaj podlinkujemy, tam mówię o tym, w jaki sposób zarabiać i oszczędzać, ograniczać koszty i myśleć biznesowo o swojej pracy, swojej działalności. I właśnie te spotkania są tym najgorszym pożeraczem czasu. A niech pierwszy rzuci kamień który nie zrobił spotkania, z którego nic nie wynikało, siedziało tam 15 osób przez godzinę, po tej godzinie jedyne co ustaliliśmy to to, że wypadałoby zrobić następne spotkanie, żeby się w końcu dogadać. Bzdura totalna. I to jest często takie pokłosie tego, że nie do końca wiemy jak być dobrym facylitatorem, jak facylitować spotkania.

[00:03:54.450] – Paweł
Jeżeli weźmiecie sobie wypłatę danego człowieka… I teraz nawet nie wypłatę, tylko to ile ten człowiek kosztuje, bo taki średni koszt dewelopera to jest około 1300 złotych dziennie, mniej więcej, musicie policzyć u siebie w firmie. I w to wchodzi wszystko, w to wchodzi jego czas, jego wypłata, sprzęt, opłaty za biuro, itd. wszystkie koszty miesięczne, podzielone na pracowników, dają taką kwotę. I teraz kiedy zapraszamy 15 osób na przykład. Więc kiedy urwiemy z tego godzinę np. gdzie dzień pracy ma 8 godzin, no to nagle się okazuje że zapraszając 15 osób na bezproduktywne spotkanie, bez agendy, bez przygotowania, bez określenia w ogóle celu tego spotkania – o tym za chwilę, jak to zrobić dobrze – no to jest najgorsze możliwe marnotrawstwo pieniędzy czasu i jeszcze co jest ważniejsze, bym powiedział, to energii. Bo to co Krzysiek ty powiedziałeś że jeżeli oni przyjdą na spotkanie, ludzie przyjdą na te spotkania, to nie będą robić czego innego. Znowu mamy przełączanie kontekstów, czyli jeżeli oni się skupią na tym spotkaniu, jakkolwiek się na nim skupią, to żeby się przełączyć w coś co mieli zrobić, no to potrzebują następnej godziny czy jakiegoś czasu do tego żeby ruszyć. Więc ta strata jest tak naprawdę dużo dużo większa. Więc jest to totalna głupota. I z tej perspektywy musicie sobie to wbić do głowy i się przygotować.

[00:05:23.730] – Paweł
No to teraz Krzysztof dawaj, jak można się przygotować żeby to wszystko miało sens.

[00:05:28.140] – Krzysztof
O przełączaniu kontekstów i przerywaniu tego flow będziecie mogli przeczytać w nowej inicjatywie mailingowej, którą dla was przygotowujemy. Dowiecie się o tym już niedługo.

[00:05:39.540] – Krzysztof
Natomiast zastanówmy się, co robić żeby uniknąć tych problemów? Dla mnie ważną rzeczą… Ja pracuję dużo z kalendarzem i zachęcam każdego lidera, żeby pracował z kalendarzem, ważne jest to, żeby przede wszystkim wiedzieć, o czym jest to spotkanie, na jaki jest temat, czego dotyczy. Jeżeli patrzysz na kalendarz to nie chcesz mieć pięciu spotkań o tytule „spotkanie”, bo nie wiesz co to jest w ogóle, jak się przygotować, jak ci wyskoczy powiadomienie za piętnaście minut masz „spotkanie” albo coś takiego… Więc pierwsza rzecz, do której zachęcam to już żeby z myślą o tym że będą powiadomienia o takim właśnie spotkaniu wyskakiwać ludziom na mailu, w aplikacji na komórce, w innych miejscach, no to żeby już był jakiś tytuł, żeby był sens, żeby było wiadomo o czym będzie to spotkanie.

[00:06:29.090] – Krzysztof
No i kolejna rzecz to jest ten wysiłek przygotowania się do spotkania, który musicie włożyć. Czyli żeby napisać o czym będzie to spotkanie. Czyli nie: „umówiliśmy się że się spotkamy, to w takim razie wrzucę nam spotkanie, jakiś będzie jakikolwiek tytuł i już”. Nie, napiszcie w środku: „na podstawie ustaleń, do omówienia mamy takie punkty”.

[00:06:51.840] – Krzysztof
I potem kolejna ważna, rzecz nie tylko do przegadania, tylko jaki ma być rezultat tego spotkania. Żeby ludzie już się zaczęli przygotowywać mentalnie, może sobie robić notatki, czy coś, co ma z tego spotkania wyjść. Wy jako osoba organizująca to spotkanie musicie po prostu wiedzieć o co chodzi, po co, jaki jest cel tego spotkania. I to właśnie wpisać: celem tego spotkania będzie… I tutaj warto napisać. To nie chodzi o to żebyście już teraz wymyślali rozwiązanie jakiegoś problemu, tylko żebyście napisali np. właśnie „przygotowanie propozycji rozwiązania jakiegoś problemu” albo „ocena możliwości wykonania jakiegoś projektu”, itd itd.

[00:07:31.980] – Krzysztof
Są oczywiście spotkania które nie muszą być aż tak precyzyjnie zdefiniowane. Jednym z przykładów są spotkania 1:1, które służą budowaniu relacji, które służą wsparciu, które służą temu, że jesteśmy umówieni… I pamiętajcie o tym co mówiliśmy, że spotkań 1:1 menedżer nie powinien odwoływać. Wasz podwładny może odwołać, ale waszym obowiązkiem jest żeby tam być. I to są spotkania że ktoś przychodzi z jakimiś tematami do omówienia, więc to jest co innego. Ale jednak takie spotkania projektowe czy spotkania, do których oczekiwalibyście żeby ktoś się przygotował – dobrze właśnie w treści tego zaproszenia wpisać o co chodzi, o czym będziemy rozmawiać, jakie problemy poruszymy, żeby te osoby się przygotowały i jaki będzie rezultat.

[00:08:17.850] – Krzysztof
To pozwala ocenić tym zaproszonym, czy się tam przydadzą na tym spotkaniu czy nie. Czy może kogoś innego kogoś innego zamiast siebie wyślą. To jest bardzo wartościowe.

[00:08:29.340] – Paweł
To jest ważne, że jeżeli to nie jest coś krytycznego, ważnego to trzeba im dać znać, że obecność nie jest obowiązkowa.

[00:08:36.810] – Paweł
Ja bym dodał jeszcze dwie rzeczy do tej agendy. Bo pamiętajcie, jesteśmy w IT. Krzysiek, jak oceniasz ile mamy takich ludzi introwertycznych u siebie, średnio?

[00:08:48.180] – Krzysztof
Stereotypowo większość, chociaż to cały czas się poprawia .Ale sporo jest takich osób oczywiście.

[00:08:55.550] – Paweł
No właśnie i teraz ci ludzie potrzebują więcej czasu na przygotowanie. Więc jeżeli ty wrzucisz spotkanie za piętnaście minut, to nie licz na to że oni będą w jakikolwiek sposób produktywni i coś tam dowiozą. Więc wypadałoby tę agendę przygotować na dzień, dwa wcześniej i napisać o czym będziecie gadać, co gdzieś tam można doczytać, co na przykład już jest zrobione, to też jest ważne bo może się okazać w trakcie, że potrzebujecie kogoś innego zaprosić, kto nie brał udziału we wcześniejszych dyskusjach itd., więc on musi wiedzieć co tam jest, I musi mieć czas na przedstawienie tego, przemyślenie. I ludzie którzy są wycofani, introwertyczni, mają analityczne umysły, to oni naprawdę potrzebują czasu. Więc jeżeli chcecie mieć produktywne spotkania, to zadbajcie o nich.

[00:09:41.070] – Paweł
Drugą rzeczą jest zrobienie miejsca na pomysły. No bo nie ma nic gorszego niż takie spotkanie gdzie wpada 15 osób, „dobra, mamy coś zrobić”. Co? To. Jak? Nie wiem. I jakieś pomysły? I cisza. No założę się, że każdy z Was coś takiego choć raz w życiu przeżył i to nie jest nie jest nic fajnego. Więc dobrym pomysłem jest też dodanie linka czy np. do jakiegoś dokumentu Googla czy jakiegoś dokumentu online, który można równolegle edytować, żeby każdy tam mógł wpisać jakieś pomysły. Czy na przykład do tablicy w Miro, czy czegokolwiek używacie, do tego żeby te pomysły zebrać, jeżeli chodzi o podjęcie jakiejś decyzji, o tym co mówiłeś. Bo to też jest super i daje ludziom czas na to, żeby coś wcześniej przygotować. Oczywiście nie liczcie na to, że oni coś przygotują wcześniej, no bo też są zarobieni, dając im tę przestrzeń, to część z nich może już wrzucić już jakieś pomysły. Część, zwłaszcza z tych ludzi, którzy muszą analizować, no to oni to przeanalizują, przetrawią i w swoim czasie też mogą coś tam dorzucić. To jest też świetna opcja dla ludzi, którzy są tacy bardziej wycofani, nieśmiali i się boją odezwać – tam mogą to wrzucić wręcz anonimowo, bo po prostu wrzucają swoje pomysły, swoje uwagi, które mogą być bardzo wartościowe i takie spotkanie wtedy może mieć sens.

[00:11:07.410] – Krzysztof
Zauważyłem od kiedy używamy Miro, to nie jest reklama, to jest po prostu dobre narzędzie fajne, to często jest tak, że ktoś wrzuca takiego miro boarda, czyli to jest taka wirtualna tablica, jakiś czas wcześniej i się okazuje, że na spotkaniu gdy zaczynamy spotkanie, to już tam ludzie powrzucali dużo rzeczy i już właściwie nie jest tak, że trzeba dać ludziom czas na spotkaniu, żeby coś tam wrzucili, tylko zaczynamy już z biegu. Mamy 15 minut powiedzmy spotkania z głowy, bo już jakieś pomysły się pojawiły, ludzie pomyśleli o nich wcześniej.

[00:11:42.620] – Paweł
Tak i wtedy można dużo szybciej i łatwiej podjąć decyzję. A jak chcecie hardkorowy sposób na to i wróciliście do pracy w biurze, lub macie jakiś pomysł na to jak, to zrealizować zdalnie warto pomyśleć i wymyślić coś kreatywnego, to jeżeli ktoś od dzisiaj zrobi jakieś głupie spotkanie z tytułem, który nie mówi o co chodzi, bez agendy, to niech zapłaci do wspólnego budżetu integracyjnego na przykład jakąś kasę, sobie ustalcie, że za takie głupie rzeczy po prostu trzeba płacić. A wtedy będziecie mieli też pieniądze, na to żeby się zintegrować, pobawić. To działa cuda i potrafi co niektórych nawet najbardziej opornych szybko nauczyć, że warto o ten czas dbać.

[00:12:28.610] – Krzysztof
Podsumowując: przygotowujcie się do spotkań, ale też umożliwcie innym przygotowanie się do tych spotkań. Szanujcie ich czas, szanujcie ich moce do przygotowania się. Szanujcie to, że niektórzy mają dużo spotkań i naprawdę chcieliby wiedzieć, czego to spotkanie dotyczy, chociażby jak im wyskoczy powiadomienie na komórce. I na pewno dzięki temu zaoszczędzicie czas, pieniądze waszej firmy, a te spotkania będą efektywniejsze, bo ludzie będą lepiej przygotowani. Nawet jeżeli nie przyjdą z jakimiś materiałami, to mentalnie już będą wiedzieli o co chodzi, nie będziecie musieli tracić pierwszych piętnastu minut na zastanawianie się, o czym będzie to spotkanie.

[00:13:08.180] – Krzysztof
Poruszyłeś temat facylitacji spotkań, czyli organizacji, planowania jak to spotkanie ma wyglądać. Tutaj Event Storming jest jednym z narzędzi facylitacji, linka do odcinka. Damy wam też linka do polecanej przeze mnie książki do facylitacji spotkań. Ona jest dosyć ciężka, ale jest wartościowa. Natomiast to też jest ciekawy temat, więc moim zdaniem na pewno zrobimy odcinek na ten temat. Jeżeli zapiszecie się na newsletter no to nie przegapicie tej informacji.