Kategorie
Nerd Management video

Uważaj, co obiecujesz! – Twoje słowa są wiążące – Nerd Management #130

W tym odcinku powiemy o tym, jak uważać na to, co mówimy, nie obiecywać niemożliwego a jednocześnie komunikować się uczciwie i transparentnie.

Czy wiesz, że będąc managerem stajesz się przedstawicielem przedsiębiorstwa, w którym pracujesz, a Twoje słowa mogą być wiążące? Nietrudno jest przekroczyć uprawnienia i obiecać coś, czego nie możesz potem zrealizować. Sprawę dodatkowo utrudnia zmiana relacji w zespole – z kolegi stajesz się managerem, nowi pracownicy znają Ciebie nie tak dobrze, jak ci, z którymi masz długą historię – no i problem gotowy.

A zatem musisz bardziej uważnie podejść do tego, co mówisz. Niewinny komentarz może stać się złamaną obietnicą, a drobna prośba – poważnym naruszeniem praw pracowniczych. W tym odcinku powiemy o tym, jak uważać na to, co mówimy, nie obiecywać niemożliwego a jednocześnie komunikować się uczciwie i transparentnie.

Z tego odcinka dowiesz się:

  • Jak zmienią się Twoje relacje z zespołem gdy zostaniesz szefem?
  • Jak nie wpędzić swojej firmy w kłopoty?
  • Jak dobrze komunikować się z ludźmi?
  • Jak działać zgodnie z prawem?

i wiele więcej 🙂

Agenda:

00:00 – Intro
00:59 – Wprowadzenie
01:53 – Słowa managera ważą o wiele więcej
02:59 – Co się dzieje gdy obiecasz za dużo?
03:41 – Czy Twoje polecenia są zgodne z prawem?
05:42 – Na co możesz sobie pozwolić?
06:15 – Narzędzia, które pomogą Ci nie wpaść w pułapkę
09:11 – Uczciwość się opłaca
11:43 – Jak być sprawiedliwym w dobrych relacjach z pracownikiem?
14:09 – Jak komunikować się z pracownikiem, który nie dowozi?
16:12 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Nasze inne odcinki polecane w tym materiale

Transkrypcja odcinka

[00:00:59.360] – Paweł

Cześć, witajcie w Nerd Management. Z tej strony Paweł Rekowski…

[00:01:02.690] – Krzysztof

…i Krzysztof Rakowski.

[00:01:03.980] – Paweł

W dzisiejszym odcinku mamy radę dla wszystkich świeżo upieczonych liderów, o której mało kto wie, dużo ludzi zapomina, a konsekwencje niestosowania się bądź braku w ogóle świadomości, że to działa w ten sposób, mogą być dla Was i dla Waszej firmy tragiczne.

[00:01:21.200] – Krzysztof

Czasem się zdarza, że mówimy coś osobom z naszego zespołu, naszym pracownikom czy osobom z innych zespołów, co uważamy, że byłoby dobrze, jak by się wydarzyło. Albo byłoby fajnie. Po znajomości czasem coś komuś powiemy, co może mieć formę obietnicy, np. dostaniesz podwyżkę czy dostaniesz awans, czy wyślemy cię na jakieś szkolenie, czy nawet to nie jest takie powiedzenie wprost, ale chociażby zasugerowanie: no jest taka szansa.

[00:01:53.870] – Krzysztof

Nie zawsze mamy tego świadomość, nie zawsze, nie wszyscy mają świadomość tego, że jeżeli coś takiego mówicie jako menedżer, to nie jest tylko wyrażenie waszej opinii czy wyrażenie waszej chęci. Jeżeli to źle sformułujecie to to jest zobowiązanie ze strony firmy, którą reprezentujecie. W takiej sytuacji jesteście przedstawicielem firmy, który coś w tym momencie obiecał, do czegoś się zobowiązał.

[00:02:17.330] – Paweł

I często bierze się to z tego, że wyrastając z roli specjalisty do managera, no to znamy tych ludzi. Znamy często wychodzimy z zespołu, byliśmy kolegą, koleżanką z ławki, powiedzmy razem pisaliśmy, kodowaliśmy, testowaliśmy, a teraz jesteśmy szefem tych ludzi. Zmienia się ta relacja, mimo że między wami będzie ta relacja dalej taka przyjazna, może nawet i rodzinna. Ale formalnie ta relacja jest zupełnie inna niż kiedy byliście w zespole, pracowaliście na równi. A w momencie, kiedy stajesz się szefem, szefową, wtedy twoje słowa stają się wiążące.

[00:02:59.240] – Krzysztof

Wyobraźmy sobie taką sytuację, że mówicie komuś, że dostanie podwyżkę. Słuchaj, pracuj nad awansem i za pół roku awansujemy cię na to stanowisko i dostaniesz podwyżkę. To może być wyrażenie waszego oczekiwania. I teraz wyobraźcie sobie taką sytuację, że za te pół roku np. nie dostajecie budżetu na podwyżkę. I co wtedy? Albo nie będziecie pracować w tej firmie, odejdziecie z tej firmy i przychodzi jakiś nowy szef, no który będzie mocno zaskoczony, że tu jest jakieś zobowiązanie, o którym nie wiedział. Więc takie sformułowanie tych obietnic niesie za sobą duże konsekwencje. Bo wy mówicie to jako przedstawiciel firmy.

[00:03:40.430] – Krzysztof

Zresztą to nie tylko dotyczy obietnic, ale dotyczy chociażby poleceń. Jeżeli powiemy komuś słuchaj, chcę, żebyś pracował dzisiaj do dwudziestej, a jutro tak jakbyś mógł przyjść na szóstą rano, bo tak fajnie by było, jakbyś to zrobił. Albo zasugerujemy komuś, że ma zwolnienie, jest w trakcie zwolnienia, no ale jakby mógł tam sprawdzić pocztę czy zrobić jakąś robótkę na szybko. Musimy wiedzieć, że nie jesteśmy wtedy kolegami, którzy coś tam proszą, kogoś po koleżeńsku. Jesteśmy przedstawicielem konkretnej spółki chociażby, jakiejś innej firmy funkcjonującej w innej formie, który wydaje służbowe polecenie komuś. I to polecenie służbowe może być sprzeczne chociażby z przepisami prawa pracy. Więc trzeba pilnować tych słów.

[00:04:30.440] – Paweł

Mało tego, to jest bardzo istotne, żeby sobie uświadomić, że naprawdę są konsekwencje prawne, bo wchodzi prawo pracy, prawo cywilne. Te wszystkie regulacje, o których często jako liderzy, zwłaszcza początkujący, nie mamy bladego pojęcia. Często nasz szef, przełożony, wprowadzając nas na to stanowisko, zwłaszcza w małej firmie, też nie do końca ma pojęcie, że to jest rzecz, która jest ważna, która jest istotna. Te relacje, które macie z ludźmi, z waszymi, którzy stali się waszymi podwładnymi, mogą w bardzo prosty sposób wygenerować bardzo duże problemy.

[00:05:05.390] – Paweł

Bo tak jak Ty powiedziałeś, w momencie kiedy zmienicie pracę np. no to nie ma absolutnie żadnego problemu, żeby taki pracownik, któremu ten były szef czy wy coś obiecaliście, a później uciekł do innej firmy, poszedł do sądu i powiedział, że przecież szef mu obiecał. Szef, czyli firma wy, czyli wasza firma.

[00:05:26.510] – Paweł

I to nie jest tak, że wy jesteście menadżerem i możecie robić co chcecie. Nie, wy jesteście przedstawicielem firmy dla waszych ludzi. I to jest bardzo ważne, żeby sobie to uświadomić, że to jest istotne i to ma po prostu wiążące konsekwencje.

[00:05:42.500] – Krzysztof

Też może być tak, że są tacy pracownicy, z którymi znamy się lepiej, dłużej, już wiele lat razem pracujemy i z nimi powiedzmy, żartujemy sobie, mówimy coś, ta współpraca jest taka bardziej płynna, na więcej sobie pozwalamy. Mamy już historię. Były sytuacje, że my przez nich zawaliliśmy nockę, czasem oni przez nas zawalili nockę, więc mamy jakieś tam swoje długi wdzięczności. No ale przychodzi ktoś zupełnie nowy, kto nie ma tej historii i my z nim gramy dokładnie w ten sam sposób. Może to się źle skończyć.

[00:06:14.990] – Paweł

Dlatego bardzo istotne są procesy i procedury, jeżeli mówimy o awansach, bo to jest chyba najczęstszy przykład, że obiecujemy awans czy rozmawiamy w kontekście planu kariery, awansów, podwyżek, może bonusów, jakichś premii? Dobrze mieć jasno określone procesy w firmie, procedury, mieć jasną i przejrzystą strukturę co się komu, kiedy, za co należy i stosować to adekwatnie do wszystkich równo.

[00:06:44.150] – Paweł

Nie obiecywać komuś gruszek na wierzbie, nie mówić o tym, że ja chciałbym, żebyś ty awansował. Ja chciałbym, żebyś był tutaj na tym stanowisku, zarabiał więcej, bo ktoś może to odebrać zupełnie inaczej. Mówię to od kwietnia płacisz mi więcej, a tu przychodzi kwiecień. I co? I sorry.

[00:07:02.630] – Krzysztof

Chociaż tutaj też to jest istotne, że jeżeli mówisz… Moim zdaniem są osoby którym można powiedzieć: dobra, słuchaj, chciałbym dla ciebie to wywalczyć, to załatwić, ale wtedy trzeba bardzo jasno zakomunikować: słuchaj, proces będzie wyglądał tak: że teraz np. przygotowujemy argumentację, dlaczego ty powinieneś dostać ileś tam więcej. Ja chciałbym, popieram, ale proces wygląda tak, że idę do tego ktoś, kto decyduje. Albo np. mamy taką procedurę w firmie i będziemy ją teraz przechodzić. Więc to też nie znaczy, żeby zupełnie tych ludzi naszych nie wspierać. Albo nie mówić absolutnie, że chciałbym, tylko że można chcieć, tylko musimy ustalić. To wygląda w ten sposób, procedura jest taka, kroki są takie i będziemy razem nad tym pracować.

[00:07:48.410] – Krzysztof

Zgadzam się z tym, co mówisz. Zdarzają się takie sytuacje, że kiedy mówimy „chciałbym” albo kiedy tak, dajemy do zrozumienia, że tak to wyglądało w przeszłości czy coś. I zdarza się, że ten ktoś, zwłaszcza jeżeli to mamy na myśli takie rzeczy, które ktoś bardzo chce, właśnie podwyżka, awans, jakiś fajny projekt to sobie kształtuje w głowie… My to robimy, to jest naturalna tendencja ludzka, kształtuje sobie w głowie, że już to ma, że „dobra OK, czyli tak myśli, że za te pół roku dostanie tę podwyżkę czy coś”. I potem jak po pół roku się okazuje, że to nie jest prawda, że to się nie ziści, no to wtedy jest kłopot, bo ta osoba ma poczucie, że coś jej zabraliśmy i już wydała te pieniądze dodatkowe, które które chciała zarabiać.

[00:08:27.020] – Krzysztof

Więc ważne jest to, żeby kiedy rozmawiamy o tym, żebyśmy też wiedzieli, co mamy, jakie mamy zasoby, jaką mamy decyzyjność. Bo może być tak, że mamy pewność, że będziemy mieli ten budżet, że to jest dogadane i wtedy możemy się zobowiązać, bo to jest w naszym zakresie odpowiedzialności, nie od nikogo innego niż od nas zależy ta decyzja. Więc wtedy ok. Musimy dobrze wiedzieć, na co możemy się zgodzić, na co nie możemy. I odpowiednio to jasno wytłumaczyć.

[00:08:51.950] – Krzysztof

Tu nie chodzi o to, żeby szukać kruczków, żeby napisać maila i gdzieś tam drobnym drukiem będzie zaznaczone, że tak naprawdę to ja nie mogę nic obiecać i potem komuś wytknąć, bo nikt nie zwróci na to uwagi. To nadal będzie traktowane jako złamana obietnica. Tylko żeby jasno wytłumaczyć jak wygląda proces, co mogę, czego nie mogę, jak będzie wyglądać dojście do tego.

[00:09:11.030] – Paweł

Do tego musicie być uczciwi i musicie być fair względem wszystkich waszych ludzi. Bo jeżeli macie zespół, to nie jest tak, że macie swojego jednego ulubionego dewelopera, jedną ulubioną testerkę i czterech nierobów. To tak nie działa. Macie sześciu ludzi czy macie iluś tam ludzi, którymi zarządzacie i teraz wy musicie zadbać o to, żeby ta komunikacja była przede wszystkim sprawiedliwa. Nie może być tak, że jednym obiecacie coś, a drugim powiecie nie, to dla ciebie to, to nie, tego nie, tego się nie da. To musi być uczciwe, musi być to fair. Dlatego im bardziej macie ułożone procesy i procedury firmy, tym będzie wam przede wszystkim łatwiej. A z drugiej strony będzie to sprawiedliwe.

[00:09:57.260] – Paweł

Zobaczcie sobie odcinek o learning planach, gdzie omówiliśmy na przykładzie takiego planu do awansu, który przyniesie ze sobą może jakieś bonusy, podwyżki, że robiąc taki plan to też coś z czegoś wynika. Nie jest to na zasadzie obietnicy waszej takiej, że będzie kwiecień, dostaniesz podwyżkę, ale jest to proces, to pokazuje tak wygląda proces. Musimy zrobić to i to i to co da takie efekty i to nam pozwoli wejść na wyższy poziom.

[00:10:29.810] – Paweł

W zależności od tego jak macie to ułożone w organizacji tym będzie łatwiej. Jeżeli jest to sformalizowane, ułożone, jest to oficjalna ścieżka seniorska czy ścieżka awansu. Jest to prostsze, ale jeżeli tego nie macie to tym bardziej musicie uważać i sami musicie to zrobić i przygotować. I to wcale nie jest trudne, skomplikowane. Musicie ułożyć sobie listę wymagań, musicie ułożyć sobie listę oczekiwań, co musi się wydarzyć, żeby dojść do danego etapu i ją realizować, monitorować, sprawdzać, żeby idąc do waszego szefa czy do kogoś, kto zarządza budżetem w kontekście podwyżki czy awansu, żeby to też z czegoś wynikało, żeby to miało ręce i nogi. I w tym momencie wam jest łatwiej. Nie wpadniecie w pułapkę na zasadzie, że obiecacie komuś coś i ktoś później przyjdzie: a obiecałeś! Jest kwiecień, miałem mieć podwyżkę, a nie mam, bo w tym momencie szanse są bardzo duże, że stracicie takiego pracownika, a już na pewno klimat w zespole się zepsuje, bo taka osoba zawiedziona nie omieszkała powiedzieć całej reszcie, że kurczę, ten szef powiedział mi, obiecał mi coś i nie dowiózł. To jest coś, co może zrujnować klimat w zespole, może zrujnować motywację, morale zespołu. A to jest ostatnia rzecz, którą byście chcieli zrobić.

[00:11:43.290] – Krzysztof

A też ważne, to, co mówisz o tej sprawiedliwości i takim traktowaniu wszystkich ludzi zgodnie z kryteriami takimi samymi, czasem, to nie jest łatwe. My jesteśmy najlepszym przykładem. Robimy razem Nerd Management, ale również pracujemy razem. I to jest właśnie fajne, że u nas w firmie mamy jasne kryteria dotyczące awansu, dotyczące oceny pracy, dotyczące podwyżek, itd. Więc np. dla mnie to jest super komfort, bo mamy jasne, jednoznaczne kryteria, wiemy, na co się umawiamy i wszystkie osoby, które razem z Pawłem pracują na tym samym poziomie, podlegają tym samym regułom. To jest bardzo fajne, to uwalnia od takich jakichś podejrzeń, rozgrywek i pozwala, że każdy wie, gdzie jest, w jakim momencie, w jakim momencie się znajduje i na co może liczyć.

[00:12:33.360] – Paweł

I to jest też bardzo istotne, jeżeli macie z niektórymi ludźmi lepszą relacje, czy robicie jakieś dodatkowe rzeczy, które nie są związane z pracą, to ustalcie jasne zasady i rozdzielnie te rzeczy, bo w pracy jesteśmy w pracy. Tak jak my teraz w Nerd Management, jesteśmy w Nerd Management. To są dwie totalnie różne rzeczy, które się nie schodzą. Wiadomo, czasem damy znać, że rekrutujemy kogoś do nas lub że coś robiliśmy. I tak samo na eventach, gdzie jesteśmy z firmy powiemy, że na przykład zrobiliśmy taki odcinek i to się gdzieś tam może uzupełniać, ale to nie jest wyznacznik tego, że dobrze nam się robi razem podcast, to teraz ja będę miał jakieś plusy w kontekście pracy naszej tutaj w eMAG.

[00:13:14.100] – Paweł

To są dwie totalnie różne rzeczy i takie rzeczy. Jeżeli robicie, musicie je rozdzielić. Możecie spisać sobie nawet kontrakt i zasady gdzie, jak się oceniacie, ale również możecie wykorzystać innych ludzi. Bo jeżeli Wy czujecie się, że nie możecie ocenić jakiejś osoby lub nie chcecie ocenić jakiejś osoby właśnie z tego względu, że macie jeszcze jakieś inne powiązania relacji itd. To poproście innych, innych liderów, innych managerów, którzy pracują z tą osobą, żeby się jasno wypowiedziały na temat jej produktywności, aktywności, tego co w firmie robi.

[00:13:49.170] – Krzysztof

A to jest w ogóle ciekawy temat takiego kontraktu, konfliktu interesów. Zrobimy o tym oddzielny odcinek, bo właśnie jesteśmy z Pawłem w trakcie przygotowywania takiego kontraktu, bo trochę zmieniają się nasze relacje zawodowe, więc to to będzie na pewno ciekawszy temat. Dajcie znać w komentarzach, jeżeli Was tematyka konfliktu interesów w pracy interesuje, bo to jest ciekawy temat.

[00:14:09.720] – Krzysztof

Co do jasności komunikacji, to ważne, żebyście wiedzieli, że to oczywiście nie tylko chodzi o obietnice, to również chodzi o takie mniej przyjemne rzeczy. Chociażby jeżeli ktoś ma problemy, jeżeli trochę mu idzie gorzej, np. przygotowujemy dla niego program poprawy jakości pracy, no to trzeba jasno powiedzieć musisz zrobić to, przez taki czas, jeżeli ci się nie uda, konsekwencje będą jednoznaczne.

[00:14:32.970] – Paweł

Czasem mamy tendencję, żeby tak delikatnie podchodzić temat dookoła. Więc to też jest ważne, żeby się dobrze umawiać. I tu znów reprezentujecie powagę firmy. W związku z tym nie możecie sobie od czapy wymyślić takich rzeczy typu „popraw się do jutra, bo jak nie to jesteś zwolniony”, a jesteś na umowę o pracę, tylko musicie wiedzieć jak to dobrze zrobić. Tutaj proponujemy oczywiście kontakt z HRami albo zebranie dodatkowych informacji. To też jest ważne. Wszelkie Wasze polecenia, wszelkie wasze inicjatywy muszą być w ramach jakichś przepisów prawa pracy.

[00:15:07.380] – Paweł

To też temat, który jest istotny, no bo mówimy tutaj o fajnych rzeczach, a właśnie te gorsze to są naprawdę gorsze, bo to jest dużo trudniej kogoś zwolnić z pracy, zwłaszcza na umowie o pracę, gdzie jednak jest prawo pracy, które bardzo chroni pracownika. I teraz też to, że taki pracownik was wkurza, ale robi np. swoją robotę, to nie jest tak, że przyjdziecie do niego: dobra, od jutra nie pracujesz. To tak w Polsce nie działa. Wy musicie to wiedzieć i zdawać sobie sprawę, bo taki pracownik, do którego wy przyjdziecie nic nie stoi na przeszkodzie, żeby on poszedł do sądu pracy i otworzy wam sprawę, gdzie później będziecie biegać po sądach, sądzić się z takim pracownikiem.

[00:15:46.560] – Paweł

I wyobraźcie sobie jaka relacja będzie między wami a tym człowiekiem. To jest relacja już spalona od podstaw. Ale co w tym momencie będzie czuł wasz zespół? Ludzie, którzy mają zrobić swoją robotę, gdzie macie jakieś zadania, deadline itd. To nie będzie przyjemne i nie wróżę Wam sukcesu.

[00:16:06.910] – Krzysztof

Podejrzewam, że HR i dział prawny nie będą szczęśliwi, że wpędzacie ich w koszty dodatkowe.

[00:16:12.250] – Krzysztof

Podsumowując uważajcie co mówicie. To co mówicie ma swoją wagę. Jako menedżerowie, jako osoby, które są upoważnione do wydawania poleceń i rozliczania pracowników. Te słowa mają wagę, są wiążące, więc musicie zwracać uwagę na to, do czego się zobowiązujecie, co obiecujecie i w jaki sposób wydajecie polecenia. I to oczywiście nie chodzi o to, żeby szukać kruczków czy jakichś sposobów obejścia sytuacji, tylko żeby komunikować się uczciwie, transparentnie, żeby wasi ludzie wiedzieli, czego od nich chcecie.

[00:16:45.820] – Paweł

I żeby wiedzieli, czego mogą od was oczekiwać i czego możecie oczekiwać od nich. I żebyście sami nie wpadli w kłopoty, tarapaty, że coś obiecaliście i teraz musicie się z tego wywiązać, a nie jesteście w stanie, bo to generuje stres, stres generuje wypalenie i to może poprowadzić was równią pochyłą do tego, żeby skończyć karierę.

[00:17:05.230] – Krzysztof

Dziękujemy Wam za obejrzenie i wysłuchanie tego odcinka. Zapraszamy do zapisania się do naszego newslettera na nerd.management/newsletter. Widzimy się co drugi wtorek o 8:00. Do zobaczenia, do usłyszenia! Trzymajcie się! Cześć!

Transcript in English

[00:00:59.360] – Paweł

Hi, welcome to Nerd Management. This is Pawel Rekowski…

[00:01:02.690] – Krzysztof

and Krzysztof Rakowski.

[00:01:03.980] – Paweł

In today’s episode, we have a piece of advice for all freshly minted leaders that few people know, a lot of people forget, and the consequences of not applying or not realising at all that it works this way can be dire for you and your company.

[00:01:21.200] – Krzysztof

Sometimes it happens that we say something to people on our team, to our staff or to people on other teams that we think would be good to have happen. Or it would be cool. After knowing each other, sometimes we’ll say something to someone, which might be in the form of a promise, such as you’ll get a raise or you’ll get a promotion, or we’ll send you on some training, or even that’s not so much saying directly, but at least suggesting: well there’s an opportunity.

[00:01:53.870] – Krzysztof

We are not always aware of this, not always, not everyone is aware of the fact that if you say something like this as a manager, it is not just expressing your opinion or expressing your desire. If you phrase it badly it is a commitment on the part of the company you represent. In such a situation, you are a representative of the company who has promised something at that moment, committed to something.

[00:02:17.330] – Paweł

And it often comes from growing from a specialist role to a manager, well we know these people. We know often we come out of the team, we were a colleague, let’s say we worked together, we coded together, we tested together, and now we are the boss of these people. The relationship changes, although between you the relationship will continue to be so friendly, maybe even familial. But formally this relationship is completely different from when you were in a team, working as equals. And the moment you become the boss, the boss, then your words become binding.

[00:02:59.240] – Krzysztof

Imagine a situation like this where you tell someone they are going to get a pay rise. Listen, work on your promotion and in six months we will promote you to this position and you will get a raise. This could be an expression of your expectation. And now imagine such a situation that in those six months, for example, you don’t get a budget for a raise. And then what? Or you won’t be working in this company, you leave this company and some new boss comes in, well who will be very surprised that here is some commitment that he didn’t know about. So formulating these promises in this way has big consequences. Because you are saying this as a representative of the company.

[00:03:40.430] – Krzysztof

Anyway, this doesn’t only apply to promises, but it applies also to instructions. If we say to someone listen, I want you to work today until 8pm and tomorrow you can sort of come in at 6am because it would be so nice if you could do that. Or we’ll suggest to someone who is on the sick leave, but like they could check their mail or do some quick fix. We need to know that we are not then colleagues asking for something, someone in a collegial way. We are a representative of a specific company, for example, who gives an official order to someone. And this official order may be in conflict with the provisions of the labour law, for example. So we need to watch what we say.

[00:04:30.440] – Paweł

Little by little, it’s very important to realise that there really are legal implications, because labour law, civil law come in. All these regulations that often as leaders, especially beginners, we don’t have the faintest idea about. Often our boss, our supervisor, when introducing us to this position, especially in a small company, also doesn’t quite have an idea that this is a thing that is important, that is relevant. These relationships that you have with people, with your people who have become your subordinates, can very easily generate very big problems.

[00:05:05.390] – Paweł

Because, as you said, the moment you change jobs, for example, there is absolutely no problem for such an employee, to whom this former boss or you promised something, and then ran away to another company, to go to court and say that after all the boss had promised him. The boss, that is the company you, that is your company.

[00:05:26.510] – Paweł

And it’s not like you guys are the manager and you can do whatever you want. No, you are the company’s representative for your people. And it’s very important to realise that this is important and it just has binding consequences.

[00:05:42.500] – Krzysztof

It could also be that there are some employees with whom we know each other better, longer, we have worked together for many years and with them, let’s say, we joke with each other, say something, this cooperation is so much smoother, we allow ourselves more. We have a history. We’ve had situations where they’ve made us lose a night, sometimes they’ve made us lose a night, so we owe them a debt of gratitude. But then someone completely new comes along who doesn’t have that history and we play with them in exactly the same way. It can end badly.

[00:06:14.990] – Paweł

So it’s very important to have processes and procedures in place if we’re talking about promotions, because that’s probably the most common example, that we’re promising a promotion or talking in terms of a career plan, promotions, raises, maybe bonuses, some kind of bonuses? It’s good to have clearly defined company processes, procedures, to have a clear and transparent structure of what’s due to whom, when, for what, and to apply that appropriately to everybody equally.

[00:06:44.150] – Paweł

Don’t promise someone pearls in the sky, don’t say I wish you were promoted. I would like you to be here in this position, earning more, because someone might take it very differently. I say from April you pay me more, and here comes April. And what? Nothing, sorry.

[00:07:02.630] – Krzysztof

Although here it is also important that if you say. In my opinion, there are some people to whom you can say: okay, listen, I’d like to win this for you, get it done, but then you have to communicate very clearly: listen, the process will look like this: that now, for example, we are preparing an argument why you should get some more. I would like it, I support it, but the process looks like this: I go to whoever decides. Or, for example, we have this procedure in the company and we are going to go through it now. So that doesn’t mean to completely not support our people either. Or not to say absolutely that I would like to, just that it is possible to want to, we just have to establish. It looks like this, the procedure is like this, the steps are like this and we will work on it together.

[00:07:48.410] – Krzysztof

I agree with what you are saying. There are times when we say 'I would like to’ or when we say yes, we give the idea that this is how it was in the past or something. And it happens that this someone, especially if we mean the kind of things that someone really wants, just a raise, a promotion, some cool project shapes it in their mind. We do that, it’s a natural human tendency, they form it in their head that they’ve already got it, that 'OK good OK, so that’s how they think they’re going to get that pay rise or something in six months’. And then when it turns out after six months that it’s not true, that it’s not going to materialise, well then there’s a problem, because that person feels that we’ve taken something away from them and they’ve already spent the extra money that they wanted to earn.

[00:08:27.020] – Krzysztof

So it’s important that when we talk about it that we also know what we have, what resources we have, what decision-making power we have. Because it could be that we have the confidence that we’re going to have this budget, that it’s agreed and then we can commit, because it’s in our responsibility, it’s not up to anybody else but us to make that decision. So then ok, we need to know very well what we can agree to, what we can’t agree to. And explain it clearly accordingly.

[00:08:51.950] – Krzysztof

It’s not about looking for a loophole to write an email and somewhere in the fine print it will say that I can’t really promise anything and then point it out to someone because they didn’t pay attention. It will still be considered a broken promise. Just to clearly explain what the process looks like, what I can, what I can’t, what it will look like to get there.

[00:09:11.030] – Paweł

On top of that, you have to be honest and you have to be fair to all your people. Because if you have a team, it’s not like you have your one favourite developer, one favourite tester and four slackers. It doesn’t work like that. You have six people or you have how many people you manage and now you have to make sure that this communication is fair in the first place. It can’t be that you promise some people something and tell others no, this is for you, this is not, this is not, this is not possible. It has to be fair, it has to be fair. Therefore, the more you have the company’s processes and procedures laid out, the easier it will be for you in the first place. And on the other hand it will be fair.

[00:09:57.260] – Paweł

See the episode about learning plans, where we discussed with the example of such a plan for promotion, which will bring with it maybe some bonuses, raises, that by doing such a plan it also results in something. It’s not on the basis of a promise of yours such that it’s going to be April, you’re going to get a raise, but it’s a process, it shows that’s what the process looks like. We have to do this and this and this which will give such results and this will allow us to go to the next level.

[00:10:29.810] – Paweł

Depending on how you have it laid out in the organisation the easier it will be. If it is formalised, arranged, there is an official seniority or promotion path. It’s simpler, but if you don’t have that then you have to be careful and you have to do it yourself and prepare it. And it is not at all difficult or complicated. You have to draw up a list of requirements, you have to draw up a list of expectations, what has to happen in order to reach a given stage and implement it, monitor it, check it, so that when you go to your boss or someone who manages the budget in the context of a raise or a promotion, that it also results from something, so that it has arms and legs. And at that point it is easier for you. You don’t fall into the trap of promising someone something and someone comes along later: and you promised! It’s April, I was supposed to have a pay rise and I don’t, because at that point the chances are very high that you will lose such an employee, and certainly the team atmosphere will be spoilt, because such a disappointed person hasn’t failed to tell the rest that, gee, this boss told me, he promised me something and didn’t deliver.

[00:11:34.637] – Paweł

This is something that can ruin the team atmosphere, it can ruin the motivation, the morale of the team. And that’s the last thing you would want to do.

[00:11:43.290] – Krzysztof

And also important, what you say about this justice and this treatment of all people according to criteria that are the same, sometimes, it’s not easy. We are the best example. We do Nerd Management together, but we also work together. And that’s what’s cool, that in our company we have clear criteria regarding promotion, regarding performance appraisal, regarding raises and so on. So for me, for example, it’s super comfortable because we have clear, unambiguous criteria, we know what we’re agreeing on and all the people who work together with Paweł at the same level are subject to the same rules. That’s very cool, it frees you from any kind of suspicion, games and allows everyone to know where they are, at what point they are at and what they can count on.

[00:12:33.360] – Paweł

And it’s also very important, if you have a better relationship with some people, or do some extra things that are not work-related, then set clear rules and separate those things, because we are at work. Just like we are in Nerd Management now, we are in Nerd Management. These are two totally different things that don’t go together. It’s known, sometimes we’ll let you know that we’re recruiting someone to join us or that we’ve been doing something. And in the same way at events where we’re from a company we’ll say for example we’ve done an episode like this and it might complement each other somewhere, but that’s not an indicator that we’re doing a good podcast together, it’s now I’m going to have some pluses in terms of our work here at eMAG.

[00:13:14.100] – Paweł

These are two totally different things and things like that. If you do, you have to separate them. You can even write yourself a contract and rules where, how you judge each other, but you can also use other people. Because if you feel that you cannot assess a person or you don’t want to assess a person precisely because you have some other relationship links and so on, you can use other people. Then ask others, other leaders, other managers who work with that person, to be clear about their productivity, their activity, what they do in the company.

[00:13:49.170] – Krzysztof

And that’s an interesting topic of such a contract in general, conflict of interest. We’re going to do a separate episode about that, because Paweł and I are just in the process of preparing such a contract, because our working relationship is changing a little bit, so that’s definitely going to be a more interesting topic. Let us know in the comments if the topic of conflict of interest at work interests you, because it’s an interesting topic.

[00:14:09.720] – Krzysztof

As for clarity of communication, it’s important for you to know that it’s obviously not just about promises, it’s also about such less pleasant things. For example, if someone is struggling, if they are doing a little bit worse, for example, we are preparing an improvement plan for them, well you have to make it clear you have to do it, for such a period of time, if you fail, the consequences will be clear.

[00:14:32.970] – Paweł

Sometimes we tend to be so delicate with the subject. So it’s also important to get the agreement right. And here again, you represent the company. As such, you can’t come up with things like 'improve by tomorrow, because if you don’t, you’re fired’ out of the blue, and you’re under contract, you just have to know how to get it right. Here, of course, we suggest contacting HR or gathering more information. This is also important. All your instructions, all your initiatives must be within the framework of some labour legislation.

[00:15:07.380] – Paweł

This is also a subject which is important, because we are talking here about nice things, and it’s the worse things which are really worse, because it is much more difficult to dismiss someone from their job, especially under an employment contract, where there is, however, an employment law which protects the employee very much. And now the fact that such an employee annoys you, but does his or her job, for example, it’s not like you’re going to come to him or her: OK, you’re not working from tomorrow. That’s not how it works in Poland. You have to know this and be aware of it, because such an employee, to whom you come, nothing stands in the way of him or her going to the labour court and opening a case for you, where later you will be running around the courts, arguing with such an employee.

[00:15:46.560] – Paweł

And imagine what the relationship will be between you and this person. It is a relationship that has already been burned from the ground up. But what will your team be feeling at that point? The people who are supposed to do their job, where you have tasks, deadlines and so on. It’s not going to be pleasant and I don’t bode well for your success.

[00:16:06.910] – Krzysztof

I suspect HR and the legal department will not be happy that you are driving them into extra costs.

[00:16:12.250] – Krzysztof

In conclusion be careful what you say. What you say carries weight. As managers, as people who have the authority to give instructions and hold employees accountable. These words have weight, they are binding, so you have to pay attention to what you commit to, what you promise and how you give instructions. And it’s obviously not about looking for crafty things or some way around the situation, it’s about communicating honestly, transparently, so that your people know what you want from them.

[00:16:45.820] – Paweł

And so that they know what they can expect from you and what you can expect from them. And so that you yourselves don’t get into trouble, trouble that you have promised something and now you have to deliver on it and you are not able to, because that generates stress, stress generates burnout and that can lead you down the trough to ending your career.

[00:17:05.230] – Krzysztof

Thank you for watching and listening to this episode. We invite you to sign up for our newsletter at nerd.management/newsletter. We’ll see you every other Tuesday at 8:00 a.m. See you, hear you! Stay tuned!