Kategorie
Nerd Management video

Zarządzanie interesariuszami: Jak skutecznie komunikować się z najważniejszymi ludźmi w Twoim projekcie? – Nerd Management #66

Niezależnie od skali firmy, zawsze mamy do czynienia z wieloma interesami, spojrzeniami na daną sprawę czy też – niestety – politycznymi rozgrywkami. Nie zawsze coś, co jest oczywiste dla Ciebie jest oczywiste dla innych, nie zawsze “białe jest białe a czarne jest czarne”. W tym odcinku mamy dla Ciebie dwa przydatne narzędzia oraz garść nawyków i rekomendowanych podejść, aby Twoja praca odnosiła sukces.

Wiele osób, które obejmują stanowiska związane z kierowaniem ludźmi lub projektami uważa, że logiczne i “oczywiste” rozwiązania powinny “sprzedać” się same a decydenci powinni się zorientować, co jest dobre i na tej podstawie wdrożyć odpowiednie działania.

Rzeczywistość jest zupełnie inna. Niezależnie od skali firmy, zawsze mamy do czynienia z wieloma interesami, spojrzeniami na daną sprawę czy też – niestety – politycznymi rozgrywkami. Nie zawsze coś, co jest oczywiste dla Ciebie jest oczywiste dla innych, nie zawsze “białe jest białe a czarne jest czarne”.

W tym odcinku Krzysztof i Paweł dzielą się swoim doświadczeniem z pracy w dużych korporacjach, małych startupach oraz szkoleń, które prowadzili i przedstawią Ci dwa konkretne narzędzia, które przydadzą Ci się w zarządzaniu komunikacją z interesariuszami (czyli podmiotami, które są zaangażowane w Twój projekt). Oprócz tego dostaniesz garść nawyków i rekomendowanych podejść, aby Twoja praca odnosiła sukces.

Z tego odcinka dowiesz się:

  • Jak zidentyfikować podmioty (interesariuszy), którzy mają wpływ na Twój projekt?
  • Jak zaplanować i zrealizować plan komunikacji z interesariuszami?
  • Czego unikać a co robić więcej?
  • Jakie nawyki warto sobie wyrobić? Jak zmienić swoje podejście?

i wiele więcej 🙂

Agenda

00:00 – Intro
01:42 – Reguły komunikacji w organizacji
03:13 – Nasze doświadczenie i perspektywa
03:51 – Kim są interesariusze?
04:57 – Na czym polega zarządzanie interesariuszami?
06:01 – Jaki błąd popełniamy przy rozmowach z innymi ludźmi?
07:04 – Jak przygotować się do rozmowy z interesariuszami?
09:50 – Matryca zaangażowania i wpływu interesariuszy na projekt
11:11 – Jak przygotować plan komunikacji z poszczególnymi stakeholderami?
15:30 – Dlaczego nie można olewać osób z niskim zaangażowaniem?
16:00 – Jak stworzyć plan komunikacji z interesariuszami?
18:02 – Twoje oczekiwania względem interesariuszy
19:53 – Ustal zasady komunikacji w projekcie
20:21 – Analiza wsteczna wcześniejszej współpracy
21:02 – Następne kroki pracy ze stakeholredami
21:33 – Opieraj się o dane i fakty, a nie odczucia i domysły
22:37 – Zaczynaj od kontekstu
24:16 – Jak pokazywać dane na prezentacjach?
24:41 – Miękkie aspekty komunikacji z interesariuszami
26:50 – Błędne założenia w komunikacji
29:40 – Planuj długoterminowo
30:47 – Podsumowanie

Wersja do słuchania

.

Linki

Omawiane przykłady

I. Matryca zaangażowania i wpływu interesariuszy na projekt

Poniżej informacje co z nimi zrobić:

II. Słaba prezentacja danych:

…vs. dobra i skuteczna prezentacja danych:

Dodatkowe materiały

Jak przygotować arkusz planu komunikacji z interesariuszami? W pliku Excel, Google Spreadsheet, itp. przygotuj następujące kolumny. Następnie wypełnij je informacjami na temat Twoich interesariuszy:

  • Nazwa interesariusza, np.: CEO, developerzy, dyrektor działu finansowego, księgowy.
  • Rola w projekcie/zadaniu.
  • Wpływ – wysoki/niski (z macierzy interesariuszy). Możesz dodać informację na temat tego, jak postrzegasz wpływ tego interesariusza, np.: sponsor, główny beneficjent, okazuje wsparcie, sprzeciwia się projektowi, niezdecydowany, itp.
  • Zaangażowanie – wysokie/niskie (z macierzy interesariuszy).
  • Strategia komunikacji – z macierzy interesariuszy.
  • Czego oczekuje ten interesariusz? (rodzaj informacji i częstotliwość, określone rezultaty, spełnienie określonych wymagań)
  • Jakie są Twoje oczekiwania wobec tego interesariusza?
  • Sposób komunikacji (np. spotkania 1:1, e-mail statusowy co tydzień, spotkania Scrumowe, itp.)

…oczywiście możesz dodać inne kolumny, które pomogą Ci w komunikacji z interesariuszami.

Transkrypcja odcinka

[00:01:15.250] – Paweł
Cześć, witajcie w kolejnym odcinku Nerd Management tej strony Paweł Rekowski i Krzysztof Rakowski.

[00:01:21.010] – Paweł
Dzisiaj mamy ważny temat o komunikacji. Komunikacji po części w korporacji, ponieważ korporacja ma to do siebie, że jest duża i zorganizowana. Masz dużo znajomych przedsiębiorców?

[00:01:32.820] – Krzysztof
Przedsiębiorców? To nie tak dużo.

[00:01:34.500] – Paweł
Nie tak dużo, a ja znam całkiem sporo przedsiębiorców i z reguły to jest tak, że każdy ma awersję do korporacji. Korporacje to wielki moloch.

[00:01:42.180] – Krzysztof
Tak, każda organizacja ma swoje reguły komunikacji, czy to jest mniejsza organizacja czy większa. Zawsze jesteśmy w jakimś środowisku. Wiele osób które obejmują stanowiska kierownicze, chociaż nie tylko, to dotyczy też deweloperów czy innych osób, które są zaangażowane w jakąkolwiek komunikację czy projekty poza czubkiem własnego nosa, wiele osób uważa, że takie sensowne, dobre, logiczne rozwiązania same się obronią. Wystarczy, że ci decydenci zobaczą, że to jest dobre, sensowne, według nas oczywiście, rozwiązanie i na tej podstawie wdrożą odpowiednie działania i już. To się samo obroni.

[00:02:20.790] – Krzysztof
Rzeczywistość jest zupełnie inna. Niezależnie, czy to jest korporacja czy startup, mamy do czynienia z wieloma interesariuszami tak zwanymi, po angielsku stakeholders, czyli osobami, firmami, jakimiś bytami, które mają interes w naszych projektach. I każdy z nich ma własne spojrzenie na sprawę. Każdy ma inne interesy, każdy widzi jakiś inny wycinek danego projektu, danej sprawy.

[00:02:49.950] – Krzysztof
W związku z tym to środowisko komunikacji wcale nie jest takie proste jak nam się wydaje.

[00:02:54.690] – Paweł
A poza tym musicie sobie zdawać sprawę, że każdy ma swoje interesy i te interesy często są sprzeczne. Jeden chce w jedną stronę, drugi chce w drugą. Do tego mamy działy – wieczny konflikt z frontendem, backendem, czy nawet wewnątrz samego IT. I tu też każdy ma swoje jakieś oczekiwania. Do tego są projekty – damy wam przykład, żebyście też wiedzieli o czym my tutaj mówimy. U nas w IT to jest coś koło 800 osób, to jest kilkadziesiąt jak już nie kilkaset zespołów, no i dogadać się jest po prostu czasem ciężko.

[00:03:26.970] – Krzysztof
Poruszyłeś doświadczenie, więc w ogóle czemu się na ten temat wymądrzamy? Pracujemy teraz w dużej firmie, ponad 7 tys. pracowników, wcześniej też pracowaliśmy w korporacjach. Ja jakiś czas temu robiłem szkolenie dla międzynarodowej firmy, dla zespołu rekrutacji, gdzie właśnie poruszaliśmy ten temat i stwierdziliśmy, że to jest coś ciekawego, o czym możemy pogadać.

[00:03:46.260] – Krzysztof
Czyli na start podsumowując, żebyśmy sobie zdefiniowali, o czym będziemy rozmawiali. Interesariusze albo stakeholders to są osoby albo jakieś inne jednostki, zespoły, czy grupy ludzi, które są związane z naszymi projektami, mają na nie jakiś wpływ albo jakieś zainteresowanie.

[00:04:08.010] – Krzysztof
Kilka przykładów, co to są interesariusze. To nie tylko są udziałowcy albo zarząd, ale to też może być nasz bezpośredni przełożony, to są nasi ludzie w naszym zespole. To są inne zespoły które są w naszej organizacji. Nasi klienci końcowi, ci którzy kupują od nas usługi czy produkty. Nasi klienci zewnętrzni, czyli np. jeżeli przygotowujemy jakieś oprogramowanie dla księgowości, to też są interesariusze. Dział prawny, opinia publiczna, rząd czasami – jeżeli jakaś firma jest duża i powiedzmy jest jest widoczna. Prasa.

[00:04:43.680] – Krzysztof
Tutaj w tym odcinku będziemy używali określenia interesariusze albo stakeholders i też możemy używać określenia osoby, ale to będziemy mieli cały czas na myśli właśnie to co powiedziałem: te osoby, działy, jakieś grupy ludzi itd.

[00:04:57.910] – Krzysztof
Stakeholder management, czyli właśnie zarządzanie interesariuszami to jest jedna z dziedzin project managementu i też leadershipu. Więc teraz będziemy o tym rozmawiać.

[00:05:08.400] – Krzysztof
Moim zdaniem zarządzanie interesariuszy ma takie dwie części, dwie dziedziny.

[00:05:14.250] – Krzysztof
Pierwsza to jest to jest taka część twarda, czyli konkretne techniki i narzędzia. I teraz wam powiemy w tym odcinku jakich technik użyć, jakich narzędzi. Tutaj będzie trochę dodatkowych slajdów, obrazków więc zrobimy tak, że do wideo wmontujemy te obrazki a dla tych z was, którzy słuchają podcastu, również umieścimy je na stronie naszego odcinka.

[00:05:39.000] – Krzysztof
I druga część taka miękka to jest kwestia podejścia. Jakie mamy podejście, nawyki które musimy sobie wyrobić, czyli coś takiego mentalnego co nam będzie ułatwiać pracę z naszymi interesariuszy.

[00:05:53.550] – Paweł
To zacznijmy od tej pierwszej, najważniejszej rzeczy, twardej, czyli co to jest, jak w ogóle zacząć rozmawiać z tymi ludźmi?

[00:06:01.260] – Krzysztof
Przeważnie, jest tak – wrócę jeszcze do naszego doświadczenia, my też czasem tak robimy, chociaż powinniśmy tego unikać – ale to w IT jest bardzo popularne, że mamy jakiś projekt czy chcemy przeforsować jakieś rozwiązanie, jakąś zmianę i wtedy zakładamy, że: mamy jakieś argumenty, te argumenty są dla nas technicznych ludzi… to jest czarno na białym, ten projekt trzeba zrealizować bo to po prostu ma sens. I wtedy na zasadzie młotka, staramy się tłuc do głowy to wszystkim, którzy są w to zaangażowani. I jeżeli ktoś tego nie rozumie, nie interesuje się tym, to jesteśmy rozczarowani, zdemotywowani, zawiedzeni czasami. Ale do wszystkich podchodzimy tak samo. Czyli mamy te informacje i walimy młotkiem, żeby wbić to w głowę.

[00:06:53.580] – Krzysztof
I to jest oczywiście, jak się domyślacie, złe podejście, bo do każdego z interesariuszy trzeba podejść oddzielnie i inaczej. A w jaki sposób podejść inaczej? Najpierw musimy się zorientować w ogóle, kim są ci interesariusze. Czyli przejdziemy do pierwszego narzędzia, czegoś co się nazywa interest/power grid. Po polsku można to wytłumaczyć, to jest taka siatka zainteresowania naszym projektem, zadaniem versus wpływ jaki ktoś ma czy też taką moc sprawczą, która ten ktoś ma.

[00:07:30.990] – Krzysztof
To jest ważne, że to jest dla każdego projektu, dla każdej zmiany, dla każdej inicjatywy oddzielne. Przykłady takich projektów, obszarów, jakie mamy to np. po prostu jakiś projekt. My robimy aplikację która ułatwi pracę działowi prawnemu. No to mamy jakieś osoby, które są zainteresowane tym projektem. I to przede wszystkim dział prawny, ale np. również nasi przełożeni, nasi deweloperzy, inne zespoły, które biorą w tym udział. Interesariuszem również jest rząd czy jakiś zbiór praw, bo musimy dostosować tę aplikację oczywiście do przepisów. Inny przykład takiego projektu: chociażby nasz awans. Też tutaj mamy jakichś interesariuszy. Mamy naszego szefa, mamy szefa naszego szefa, który może mieć też jakiś interes w tym albo wpływ, mamy naszych kolegów na równorzędnych stanowiskach, mamy nasz zespół. Jakie jeszcze inne możemy mieć przykłady?

[00:08:29.280] – Paweł
Właściwie to się tyczy wszystkiego, niezależnie od tego czy to jest projekt, czy to jest ścieżka kariery, czy to jest cokolwiek innego, zawsze komuś na waszej pracy będzie zależeć w mniejszym lub większym stopniu. I ważne, zanim pokażemy wam dokładnie jak to wygląda, myślę że bardzo istotną rzeczą jest to, żeby nie zakładać, że wszyscy będą tak samo zainteresowani, bo to jest nieprawda. I też dobrze zrobić sobie taką mapę zawsze na czysto. Czyli nigdy nie zakładać, że jeśli robiliście projekt A, rozrysowaliście sobie tę mapę interesariuszy i np. ktoś był bardzo zainteresowany danym projektem, to nigdy nie zakładajcie, że drugim będzie zainteresowany dokładnie tak samo, bo to jest już zupełnie inny temat, zupełnie inne realia, zupełnie inne potrzeby i zupełnie inne projekty.

[00:09:13.650] – Krzysztof
Tak, to robimy zawsze per projekt. I przez projekt bardzo ważne, żeby rozumieć nie tylko projekt, tak jak jesteśmy przyzwyczajeni w IT – jakaś aplikacja, ale projekt to może być mój awans, zmiana jakaś, na przykład, żeby przejść z serwerów, żelastwa na chmurę Amazona. Jakaś inicjatywa, która polega na tym że chcemy mieć dodatkowy headcount, czyli móc zatrudnić dodatkowe osoby do naszego zespołu.

[00:09:45.720] – Krzysztof
To są wszystko oddzielne projekty i dla każdego z nich musimy przygotować taką matrycę. I teraz będziemy tutaj wyświetlać, jak wygląda ta macierz. I również damy linka w materiałach. Czyli mamy tutaj osie, gdzie jest zaangażowanie czyli ten interest i wpływ. I musimy się zastanowić, jakich mamy interesariuszy, o tym już rozmawialiśmy i każdą z tych osób umieścić na tej macierzy.

[00:10:17.030] – Krzysztof
No i teraz mamy osoby, które mają wysokie zaangażowanie i zainteresowanie, to są ci, którym zależy na tym projekcie w jakimś stopniu. To jest jedna wartość, którą rozpatrujemy. A druga to jest wpływ, moc tej osoby – power, influence. Czyli to są osoby, które w jakiś sposób mogą jedną decyzją zamknąć nasz projekt. Albo jedną decyzją otworzyć przed nami możliwości. I wiadomo, że tutaj będziemy mieli osoby, interesariuszy, którzy mają niski wpływ albo takich którzy mają duży. Wiadomo, że zarząd w większości przypadków ma ogromny wpływ ale nie zawsze jest bezpośrednio zainteresowany naszym projektem.

[00:11:03.430] – Krzysztof
I teraz jeżeli mamy taką macierz przygotowaną to musimy przejść do planu komunikacji. W jaki sposób będziemy się komunikować z każdą z tych osób, zależnie od tego gdzie znajduje się na tej macierzy. To można sobie zrobić w Excelu, zrobić tabelkę, czy na kartce czy gdziekolwiek indziej. Chociaż ważne jest to, żeby potem aktualizować, bo sytuacja się zmienia, więc tutaj polecamy właśnie jakiegoś Excela czy Google Spreadsheet.

[00:11:34.060] – Krzysztof
I mamy tutaj te cztery pola. Mamy cztery rodzaje interesariuszy. Mamy takich, którzy mają wysokie zaangażowanie i wysoki wpływ. To często są na przykład, przypadku tej aplikacji, którą robimy dla działu prawnego, to przeważnie jest tzw. sponsor czyli np. szef działu prawnego. I on jest po pierwsze często dosyć mocno zaangażowany bo np. bierze udział w spotkaniach, definiuje jakieś oczekiwania i też ma duży wpływ na ten nasz projekt. I to są ci, którzy są najważniejsi. Musisz wyłożyć jak najwięcej pracy w to, żeby byli usatysfakcjonowani, żeby brali udział w tym projekcie, w komunikacji, żeby wszystkie informacje mieli pod ręką, bo oni po prostu są dla ciebie najważniejsi.

[00:12:23.710] – Krzysztof
Kolejna grupa to ci którzy mają niskie zaangażowanie i wysoki wpływ czyli chociażby tak jak wspomniałem, to może być np. prezes, albo jakiś bardzo bardzo wysoko postawiony dyrektor. Albo czasami np. jakiś dział audytu wewnętrznego. Czasem się zdarza w korporacjach, że dział audytu, który może po prostu uwalić projekt, jeżeli stwierdzą że coś się nie zgadza, jakieś regulacje się nie zgadzają. Często w międzynarodowych firmach jest tak, że są jakieś takie wewnętrzne korporacyjne zasady i po prostu wszystkie projekty muszą się podporządkować. I tutaj trzeba dbać o satysfakcję takich interesariuszy. Czyli po prostu muszą wszelkie ich oczekiwania być spełnione. Nie może być tak, że są niezadowoleni, oczywiście w jakiś sposób uzasadniony niezadowoleni, czyli że coś jest nie tak, no bo wtedy mogą wam ten projekt uwalić.

[00:13:17.920] – Krzysztof
Kolejna grupa to ta która ma wysokie zaangażowanie i niski wpływ. Często to jest ta grupa, która wkłada dużo pracy w to co ma być zrobione, po prostu są zaangażowani. Natomiast nie zawsze mają taki wpływ, moc zadecydowania o tym projekcie. To są często np. chociażby developerzy. Tutaj można zastanawiać się nad tym wpływem, no bo jednak mają wpływ bo to wytwarzają, ale tutaj mamy na myśli wpływ, decyzyjność, power… developer nie może powiedzieć: dobra, zamykamy ten projekt. To jest decyzja, która jest gdzieś indziej. Więc oni mają wpływ na to, jak będzie dobrze zrealizowany ten projekt, ale raczej to jest w tej dziedzinie zaangażowania. To są chociażby osoby, wracając do naszego przykładu, z tego działu prawnego, najniżej gdzieś tam, którzy testują to z nami, którzy są na tych spotkaniach wielogodzinnych, z którymi cały czas pracujemy. To są inne zespoły, dział który nam robi oprawę graficzną, dział infrastruktury przez pewien czas krótki może mieć wysokie zaangażowanie, bo z nimi codziennie pracujemy, żeby nam przygotowali jakieś serwery. I to jest ta grupa interesariuszy – musimy zadbać o to, żeby byli dobrze poinformowani, żeby wiedzieli co się dzieje. No to się wydaje oczywiste, bo tłumacząc to na nasze realia, to jest chociażby to, żeby ludzie wiedzieli co mają zrobić, jak mają zrobić, żeby chociażby przy testach integracyjnych, żeby były dobre dokumentacje czy żeby to było dobrze zgrane, żeby był przepływ informacji.

[00:14:48.970] – Krzysztof
I ostatnia grupa: niskie zaangażowanie i niski wpływ. To są osoby, które nie są zainteresowane za bardzo tym projektem i nie mają wpływu. Rzadko się zdarza, żeby tacy interesariusze się pojawiali w naszym projekcie, ale jeżeli się pojawiają, to trzeba stosować po prostu minimalną wymaganą informację i satysfakcję. Nie można ich olewać, ale też nie należy się zbytnio angażować, zużywać na nich czasu.

[00:15:16.360] – Krzysztof
Czyli podsumowując mamy tę macierz i wiemy już jakich mamy interesariuszy i mamy też pewne zasady, pomysły, na to w jaki sposób powinniśmy z nimi się komunikować.

[00:15:30.610] – Paweł
Na tych na których trzeba najmniej czasu zużyć, to właśnie powiedziałeś, dobrze ten czas jednak wykorzystać i w momencie, kiedy robicie np. jakieś podsumowanie, jakiś raport, jakiś mailing, to po prostu wyślijcie i zadbajcie o to, żeby też ci nawet najmniej zainteresowani ludzie to dostali, no bo później może by się zdarzyć że to będą wasi użytkownicy i będą mieli pretensje, że nie zrobiliście czegoś na czym im na przykład bardzo zależało, a że im nie zależało żeby się zaangażować, no to nie przyszli.

[00:15:57.160] – Krzysztof
Przejdźmy do drugiego narzędzia, czyli plan komunikacji. Na podstawie tej macierzy, którą zrobiliśmy już wiemy jakich mamy interesariuszy i jak ich kwalifikujemy. I teraz warto przejść do tego, w jaki sposób będziemy się z nimi komunikować. I również to warto podkreślić, że to jest per projekt, inicjatywa, zmiana, z jednej strony chociaż możemy się posiłkować jakimiś informacjami, które wcześniej zdobędziemy. A druga rzecz to taka, że oczywiście też warto mieć to w jakiejś formie elektronicznej, bo to się może zmieniać.

[00:16:32.830] – Krzysztof
Więc zróbmy sobie listę tych interesariuszy i zastanówmy, się co dla tej osoby, dla tego działu jest ważne, na czym im zależy. I tutaj możemy wziąć taki przykład. Co jest ważne w przypadku tej aplikacji dla prawników? No na przykład dla tego szefa działu prawnego jest ważne, żeby przed końcem kwartału dostali aplikację, która pozwoli im realizować jakieś procesy, przez co ten facet zaoszczędzi ileś tam godzin w swoim dziale miesięcznie. Co jest ważne np. dla pracownika tego działu? Dla niego jest ważne to, żeby mieć interfejs który jest łatwy i przyjemny i nie musi tak jak teraz przeklikiwać dziesiątek Excelu, w jednym miejscu importuje i idzie gładko. Co jest ważne dla prezesa firmy? Dla prezesa firmy jest ważne, żeby był balans pomiędzy kosztami, ile kosztował ten projekt, a zyskami które ten projekt przyniesie. No i oczywiście prezes firmy chce, żeby zyski były znacznie większe niż koszty. Co jest ważne dla deweloperów? To dobrze wiecie i o tym rozmawialiśmy w ostatnich sześćdziesięciu paru odcinkach.

[00:17:42.800] – Krzysztof
Więc jak widzicie dla każdego interesariusza co innego jest ważne. Tutaj oczywiście to nie musi być zgadywanka. Możecie rozmawiając z tymi ludźmi się po prostu dowiedzieć. Bardzo wielu kwestii można się oczywiście domyśleć, ale warto tego się dowiadywać.

[00:17:59.480] – Krzysztof
Z drugiej strony warto się zastanowić czego my oczekujemy od tego interesariusza. No i tutaj znowu patrząc na nasze przykłady, warto się zastanowić czego oczekujemy, skąd będziemy wiedzieli że sukces odnieśliśmy? Idąc dalej w tym przykładzie, od szefa działu prawnego oczekujemy, że tak zorganizuje swój dział, żeby oni byli w stanie nam przedstawić swoje oczekiwania i że przydzieli odpowiednią grupę osób, która będzie z nami pracować, w odpowiednim zakresie, że nie będziemy musieli czekać dwa tygodnie na każdego maila. Od indywidualnych pracowników tego działu oczekujemy, że będą w stanie się wypowiedzieć na temat tego, czy to jest dobrze czy źle, czy zgodnie z przepisami czy niezgodnie, czy można to zrobić w ten sposób czy nie. Od prezesa oczekujemy, że przydzieli budżet na odpowiednią liczbę deweloperów, plus jeszcze trochę kasy na szkolenie, żeby byli usatysfakcjonowani. Od naszych deweloperów oczekujemy, żeby robili dobrą robotę i żeby zrobili to w określonym terminie, itd. Czyli musimy musimy się zastanowić czego oczekujemy od tych osób i w jaki sposób określimy czy odnosimy sukces w tych oczekiwaniach.

[00:19:15.140] – Paweł
To jest bardzo fajne co mówisz i pamiętajcie, żeby to zrobić przed projektem. Bo ja często widzę, że zaczyna się jakiś projekt tak na hurra. Nikt o tym nie myśli, a później właśnie zaczyna się konflikt interesów, konflikt oczekiwań. Ktoś myśli, że co ktoś zrobi to dobrze, cokolwiek to znaczy, a później wychodzi inaczej. Także to jest bardzo fajne narzędzie, które może naprawdę warto wziąć w momencie kiedy planujecie jakiś projekt czy jakiekolwiek prace i się nad tym dobrze zastanowić bo wtedy wszystko jest jasne. Wtedy też możecie się dopytać. Czy ty oczekujesz w ogóle tego, co ja myślę że ty oczekujesz, czy nie?

[00:19:50.060] – Krzysztof
Tak, a do tego jeszcze wrócę. Idąc dalej, jeżeli chodzi o ten plan komunikacji, warto się zastanowić w jaki sposób będziemy się komunikować z tą osobą, w jaki sposób ta osoba oczekuje komunikowania. I tutaj wiadomo, że jakieś osoby wysoko postawione w organizacji – prawdopodobnie trzeba im przesłać sprawozdanie raz na tydzień. Jeszcze wrócimy do tego w jaki sposób raport powinien wyglądać. Developerzy, nasze scrumowe spotkania, są jakieś osoby z którymi będziemy rozmawiać 1:1. Trzeba zastanowić jaki sposób komunikacji.

[00:20:20.330] – Krzysztof
I ostatnia rzecz – warto się zastanowić co ja do tej pory robiłem, co do tej pory robiliśmy, w jaki sposób się komunikowaliśmy, jakie oczekiwania ich spełniliśmy albo nie. Czyli żeby wiedzieć, z jakim bagażem wchodzimy w tę relację i ewentualnie co trzeba gdzieś tam naprawić. To jeżeli powiedzmy zaspaliśmy trochę.

[00:20:41.990] – Krzysztof
Te dwa narzędzia, o których powiedzieliśmy – trzeba ich użyć przed rozpoczęciem projektu czy gdzieś tam w fazie planowania i trzeba dbać o ich realizację, ale też o aktualizacje. I wtedy można oczywiście patrzeć na to, gdzie popełniliśmy błędy, gdzie tego nie realizowaliśmy, itd. Ale to jest ważne, żeby zacząć stosunkowo wcześnie.

[00:21:01.980] – Krzysztof
No i właśnie następne kroki w komunikacji ze stakeholderami: trzeba realizować ten plan. To jest podstawowe. Ale też trzeba mieć na uwadze kilka zasad.

[00:21:11.600] – Krzysztof
Pierwsza zasada, taka miękka, dlatego wrócę do niej w tej części miękkiej a nie w tej narzędziowej, to być proaktywnym, nie czekać na takie wezwanie, na przepytywanie, tylko trzeba proaktywnie podchodzić do tej komunikacji. Do tego jeszcze wrócę.

[00:21:27.380] – Krzysztof
Natomiast ostatnia taka kwestia twarda, to jest to, że nie powinniśmy się opierać na naszych odczuciach, tylko powinniśmy być konkretni, zwłaszcza dla takich stakeholderów, którzy są menedżerami, zarządem. I tutaj dam kilka przykładów: czasami się zdarza, że ktoś mówi „projekt jest duży, będzie trudno”. Ale co to znaczy? Dla takiego kogoś kto jest gdzieś tam wyżej, to nic nie znaczy i jeszcze my nie wypadamy dobrze mówiąc coś takiego. Więc lepiej powiedzieć, że np. wiemy ile mamy osób w zespole, mamy określone zasoby, ileś tam mandays w kwartale i warto wtedy przedstawić, nie że projekt jest duży, tylko szacujemy ten projekt na jakiś czas. A mamy już konkretne projekty, które wypełniają całkowicie naszą capacity albo jeszcze je przekraczają. Trzeba to skwantyfikować, podać konkretne liczby, żeby ten decydent mógł zobaczyć: dobra A jest większe od B. I wtedy trzeba coś z tym zrobić, na przykład zatrudnić dwóch dodatkowych deweloperów. Więc muszą być konkrety. Ale zanim wejdziesz w te konkrety gdzieś tam głębiej, to pokaż tzw. big picture, czyli pokaż po prostu jaki to jest kontekst. Czy ten duży projekt, to jest 5% twojej pracy w najbliższym kwartale czy 80%? Bo to też jest ważne, to jest jakaś perspektywa, jakiś kontekst. To po prostu pozwala zrozumieć lepiej te dane.

[00:23:01.580] – Krzysztof
Ważne też żeby dane wspierały Twój cel czyli nie zawalić danymi, danymi, danymi i ten ktoś będzie musiał wyłowić sobie te informacje. Tylko podkreśl te dane które bezpośrednio wspierają twoją komunikację, bezpośrednio wspierają Twoją tezę. Nie chodzi o to, żeby koloryzować dane albo żeby ukrywać niekorzystne dane. Trzeba tutaj być uczciwym. Ale chodzi o to, że jeżeli masz jakieś dane które wspierają, to zaznacz w Excelu je na żółto albo przeklej do maila, żeby to było jasne i jednoznaczne, żeby ten ktoś nie musiał tego szukać.

[00:23:38.990] – Krzysztof
To jest ta zwięzłość, która jest bardzo ważna. Muszę przyznać, że jestem zaskoczony, często się zdarza, że ktoś pisze jakiegoś krótkiego maila i właśnie każe szukać sobie danych w Excelu. Albo każe samemu sobie przeanalizować te dane. Skoro już to przeanalizowałeś, to wklej ten rezultat twojej pracy, żeby ten ktoś, kto odbierze tego maila czy dostanie ten raport, żeby mógł szybko zrozumieć i żeby nie musiał wykonywać tej samej roboty, którą ty wykonałeś. Zwłaszcza, że to jest jakiś prezes czy dyrektor czy klient, który nie ma na to czasu, ochoty. Większość ludzi postępuje w ten sposób, że jeżeli musi włożyć jakiś wysiłek, to raczej mniej chętnie go włoży.

[00:24:16.340] – Krzysztof
I tu jeszcze kwestia slajdów i prezentacji. Zobaczcie ten slajd. Dużo danych, tekst jest brzydki. Dla tych którzy słuchają oczywiście damy linka do slajdów w opisie. Lepiej jest to co powiedziałem – wybić najważniejsze dane. Zobaczcie ten slajd prezentuje dokładnie te same dane, tylko o wiele przyjemniejszy dla oka sposób i są wybite dane które, są konkretne.

[00:24:41.200] – Krzysztof
No dobrze to przejdźmy teraz do drugiej części o której wspomniałem na początku, czyli te miękkie narzędzia, umiejętności, nawyki, które musimy sobie wyrobić w komunikacji z interesariuszami. Pierwsza rzecz, którą wspomniałem i będę powtarzał ,to jest proaktywność, proaktywność, proaktywność. Nie możesz oczekiwać, że jeżeli ktoś będzie chciał się czegoś dowiedzieć, to do ciebie przejdzie. Tzn. możesz, ale wtedy na pewno odniesiesz mniejszy sukces, niż jak będziesz proaktywny, będziesz proaktywna. Ta proaktywność przejawia się nie tylko właśnie takim komunikowaniem z wyprzedzeniem. Chociażby jedna rzecz, która dla mnie jest bardzo ważna – jeżeli nie dowieziesz czegoś w terminie to zawiadom z wyprzedzeniem i wyjaśnij dlaczego i powiedz kiedy dowieziesz, co zrobisz, żeby to dowieźć na czas.

[00:25:25.150] – Krzysztof
Kolejna rzecz to ta która, o której wspomniałem: nie każ ludziom szukać czegoś tylko wybij to, jakieś informacje w mailu, podkreśl na samym początku, postaraj się sprzedać te rzeczy. To nie dotyczy wyłącznie przedstawiania danych liczbowych do managementu. Ale jeżeli komunikujesz np. coś do zespołu, to podkreśl korzyści, to co jest ważne, ta informacja która jest istotna. Czasem się zdarza że w różnych firmach np. dział HR wysyła jakiś komunikat, dział administracji wysyła jakiś komunikat, jest jakaś ściana tekstu, którą każdy pracownik powinien sobie przeczytać. Nikt tego nie przeczyta. A czasem się zdarza, że w tych informacjach jest naprawdę coś atrakcyjnego, coś ciekawego, coś wartościowego dla pracowników, tylko jest gdzieś zagrzebane. A wystarczy na górze napisać, co jest to atrakcyjne, ciekawe i jeszcze to podkreślić i to o wiele jest łatwiejsze do łyknięcia.

[00:26:19.760] – Paweł
Ja myślę że takim flagowym anty wzorcem to są wszelkiego typu aktualizacje regulaminów. Przeczytaj sobie tam 80 stron w załączniku, dodaliśmy dwa fajne punkty, ale nie napiszemy ci tego co to jest, tylko masz tutaj przeczytaj nowe brzmienie regulaminu.

[00:26:45.640] – Krzysztof
Warto podkreślić oczywiście to, na czym ktoś powinien się skupić.

[00:26:50.290] – Krzysztof
Często w komunikacji i o tym mówimy co chwila, czynimy założenia. Zakładamy że ktoś coś będzie wiedział, że ktoś w jakiś sposób do tego podejdzie itd. Dajemy tutaj odnośnik do naszego odcinka o przekleństwie założeń i posłuchajcie, bo to jest wartościowe.

[00:27:09.040] – Paweł
I jedna rzecz którą ja bym dodał tutaj w kontekście pracy ze stakeholderami. Założenie, które zmasakruje większość waszych projektów, to jest kasa i estymacja tej kasy. Ponieważ wielu z nas ma jakieś tam założenie, jakieś takie podejście do finansów i mamy zupełnie różny poziom między tym co nam się wydaje, że jest dużo, a tym co naszym osobom które są najbardziej zainteresowane i najbardziej zaangażowane i mają największy wpływ, co z ich perspektywy jest dużo. I teraz kiedy wchodzi projekt i ty będziesz zaczynał unikać prac nad tym projektem, albo nie będziesz tak proaktywny jakbyś chciał, bo na przykład przytłoczy cię sam fakt, że tutaj trzeba 10 mln i pół roku na to, a może się okazać właśnie że z perspektywy szefa czy kogoś kto odpowiada i komu zależy na tym projekcie, to jest tak naprawdę taka mikroskopijna kwota, a da bardzo fajną korzyść innym ludziom, uwolni ich czas, także bardzo polecam wykalibrować, co znaczy dużo, co znaczy mało i nie przykładać własnych poglądów co do czasu czy finansów, na to jak to wygląda w skali całego projektu, całej firmy.

[00:28:20.290] – Krzysztof
Zwłaszcza że w dużych korporacjach często jest tak, że może być problem z wydaniem tysiąca złotych z jednego budżetu, ale nie ma problemu z wydaniem 500 tysięcy z jakiegoś innego budżetu. Więc to też taka uwaga dla tych którzy dopiero wchodzą w managemen – w świecie korporacyjnym czasem to jest bardzo duża różnica.

[00:28:41.740] – Krzysztof
Kolejna rzecz która jest, ważna to żeby zarządzać oczekiwaniami. O tym już trochę mówiliśmy w tej twardej części. Warto planować: co się wydarzy, kto co zrobi, jakI jest deadline, żeby jak najmniej tej komunikacji bazowało na założeniach: prawdopodobnie wszyscy wiedzą co zrobić i do kiedy, tylko bardzo jasno komunikować: co, do kiedy, kto, jak ocenimy, że to zostało dobrze zrealizowane. Bo to jest właśnie kwestia zarządzania oczekiwaniami, czyli wtedy każdy wie, czego oczekiwać, czego się spodziewać. Nie ma zaskoczeń.

[00:29:18.400] – Paweł
I pamiętajcie, żeby podsumować projekt.

[00:29:40.940] – Paweł
I ostatnią taką rzeczą jest przede wszystkim wytrwałość. No bo pamiętajcie, to co mówiliśmy na początku, że każdy ma swoje interesy, swoje swoje tematy do zrobienia. Jeżeli wam na czymś zależy, to trzeba być wytrwałym. Nie możecie zakładać, że jeżeli powiecie raz, to wystarczy. Nie wystarczy. I trzeba się przypominać, trzeba projektu pilnować, trzeba o niego dbać. To jest trochę jak z ogródkiem. Jak przestaniecie podlewać te roślinki to po prostu zdechną, uschną i nic z tego nie wyjdzie.