Kategorie
Nerd Management video

Getting Things Done, czyli jak robić rzeczy do końca? Wywiad z Mirkiem Karczmarczykiem – Nerd Management #17

W karierze lidera oraz managera jedno jest pewne – będziesz mieć całą masę zadań do zrobienia. W jaki sposób nie utonąć w ich nawale oraz jak robić je od początku do końca, opowie Ci nasz dzisiejszy gość – Mirek Karczmarczyk.

W karierze lidera oraz managera jedno jest pewne – będziesz mieć całą masę zadań do zrobienia. W jaki sposób nie utonąć w ich nawale oraz jak robić je od początku do końca, opowie Ci nasz dzisiejszy gość – Mirek Karczmarczyk.

Mirek jest Team Leaderem, konsultantem IT, trenerem, mówcą, założycielem kanału CodeYama, autorem kursów online dla programistów, który od ponad 20 lat pracuje w branży IT.
Jego głównym celem i źródłem radości jest pomaganie innym bo wierzy, że tylko w ten sposób jest w stanie zostawić ten świat lepszym niż go zastał.

Z tego odcinka dowiesz się:

  • Czym jest metoda Getting Things Done w praktyce?
  • W jaki sposób uporządkować swoją listę zadań?
  • Jak wybrać to co jest w tej chwili najważniejsze?
  • Co zrobić z zadaniami, które nie są związane z Twoimi głównymi projektami?
  • Jakich narzędzi używać do pracy z GTD, a jakich unikać?

i wiele więcej 🙂

Wersja do słuchania:

Linki i materiały do narzędzi:

Strony Mirka:

Agenda:
00:00 – Intro
01:03 – Wprowadzenie
03:03 – Czym jest i jak działa Getting Things Done?
07:48 – Jak nie utonąć w natłoku zadań?
08:26 – Jak działa GTD w praktyce?
11:32 – Jak zorganizować listę zadań by widzieć tylko to, co ważne?
16:29 – Co zrobić z zadaniami, które zawsze przesuwamy na później?
19:13 – Co robić z rzeczami do zrobienia, które wpadają nam do głowy?
21:41 – Na czym polega metoda 25/5?
24:10 – Ja zarządzać projektami, które powinniśmy omijać szerokim łukiem?
27:18 – W jaki sposób robić przegląd wszystkich zadań, które do nas wpadają z różnych źródeł?
31:38 – Jak rozpocząć swoją przygodę z GTD?
34:07 – Czy w GTD warto wykorzystać retrospekcje znaną ze scrumowych sprintów?
37:47 – Jakich narzędzi użyć do wdrożenia GTD u siebie?
40:04 – Filtry, konteksty i inne sposoby grupowania zadań
42:39 – Najważniejsza rzecz w zarządzaniu zadaniami

.

Transkrypcja odcinka

[00:01:04.360] – Krzysztof
Witajcie w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rekowski. Paweł, masz dzisiaj fajnego gościa. Obaj znamy go, bo pracowaliśmy z nim w różnych firmach w przeszłości. I będziecie rozmawiać na ciekawy temat. Powiedz proszę z kim będziesz rozmawiał i o czym.

[00:01:22.480] – Paweł
Dzisiaj porozmawiamy sobie na temat Getting Things Done, czyli jak rzeczy robić od początku do końca tak, żeby były zrobione. Moim gościem jest Mirek Karczmarczyk czyli programista, team leader, trener IT również założyciel kanału Code Yama gdzie uczy programistów i nie tylko ludzi z IT jak robić rzeczy dobrze. Także nie przedłużając zapraszamy Mirka i zapraszamy do wywiadu.

[00:01:56.790] – Krzysztof
Cześć Mirek, miło cię widzieć. Fajnie, że z nami jesteś, dziękujemy że przyjąłeś nasze zaproszenie. Ja was zostawiam i jestem bardzo ciekaw co masz Mirek nam do powiedzenia.

[00:02:06.000] – Paweł
Cześć Mirek, jak tam żyjesz?

[00:02:07.600] – Mirek
Dobrze, dobrze. Siedzę sobie akurat na poddaszu swojego domu. Sorry za światło ale to jest takie moje stanowisko pracy codziennej. No cóż, żyje się powolutku do przodu. Czyli jednym słowem dużo rzeczy dookoła, ciągle to samo no i w tym gąszczu trzeba się jakoś odnaleźć.

[00:02:29.640] – Paweł
Ty się specjalizujesz się w tematyce Getting Things Done, na swoim kanale sporo o tym mówisz. Zanim w ogóle przejdziemy do tego, jak sobie z tym natłokiem zadań poradzić, to powiedz mi – dla tych osób, które w ogóle są świeże w temacie… Bo w IT, zwłaszcza świeży deweloperzy czy deweloperzy, którzy myślą o pozycji liderskiej i oni znają agile, znają scrum, kanban… ale Getting Things Done to nie jest coś takiego popularnego. To o co w tym chodzi?

[00:03:04.440] – Mirek
Getting Things Done to jest taki framework którego można użyć do tego by organizować sobie swoje zadania. Czyli tak jak w sumie już wspomniałeś od samego początku kiedy zbierasz te pomysły na to co trzeba wykonać, przez organizowanie ich w odpowiedni sposób aż po samo wykonanie. Wielu osobom będzie się to kojarzyło z taką to-do listą ale jest to troszeczkę bardziej skomplikowane.

[00:03:31.770] – Paweł
No właśnie bo to-do listę znamy, na zasadzie dodajemy sobie taski i je wykonujemy. Ale GTD to chyba trochę coś więcej. Powiedz, od czego zacząć, jakie są elementy tej metody.

[00:03:49.050] – Mirek
Jeżeli chodzi o samo GTD czyli ten framework, to on dzieli się na kilka etapów.

[00:03:54.960] – Mirek
Pierwsza rzecz to jest kolekcjonowanie wszelkiego rodzaju zadań. I tutaj możemy mówić o kolekcjonowaniu zarówno konkretnych rzeczy do zrobienia, kolekcjonowaniu dokumentów, kolekcjonowaniu właściwie wszystkiego co może przyczynić się do stworzenia jakiegoś zadania, które wymaga od ciebie jakiejś akcji, a czasami nie wymaga tej akcji.

[00:04:19.180] – Mirek
I teraz w zależności od tego czy te akcje są potrzebne to jest taki drugi etap kiedy dokonujesz przeglądu tych wszystkich zadań czy np. dokumentów właśnie i podejmujesz decyzję: czy wykonać jakieś zadanie, i jakie zadanie, być może jest to szereg zadań. Jeżeli nie, no to wtedy pozbywasz się tej rzeczy, która do ciebie przychodzi. Jeżeli ktoś ci przekaże jakąś notatkę, ktoś ci o czymś opowie. Być może przeglądasz np. swoje jakieś notatki i próbujesz z tego wyciągnąć dla siebie jakieś zadania, jakieś action pointy które masz masz do wykonania w dalszej kolejności. No to tutaj musisz podjąć tę decyzję. Jeżeli coś trzeba wykonać może się okazać że możesz to zlecić komuś innemu. Czyli wchodzisz w taki etap już szczegółowego przeglądu co z tym zadaniem należy zrobić.

[00:05:19.020] – Mirek
Musisz oczywiście znaleźć czas na ten przegląd. Zazwyczaj się to robi raz na jakiś czas. Czyli wyznaczasz sobie np. koniec dnia, może koniec tygodnia na przegląd tych wszystkich rzeczy które do ciebie przychodzą. I te zadania, tak jak wspomniałem, możesz oddelegować, możesz sam wykonać. Jeżeli sam je wykonujesz no to podejmujesz decyzję czy jest to coś, co można wykonać teraz już natychmiast, bo nie wymaga od ciebie jakiegoś większego nakładu pracy. I tutaj taką granicą są dwie minuty. Czyli jeżeli muszę wykonać np. jeden krótki telefon to zamiast odkładać na później i potem te zadania się spiętrzą, to wykonujesz już to od razu. Jeżeli nie, jeżeli to wymaga dużo większego nakładu pracy, więcej czasu, no to wtedy wpisujesz dopiero to na swoją to-do listę.

[00:06:09.030] – Mirek
Natomiast jeszcze na tym etapie nie kończy się praca z Getting Things Done ponieważ dalej musisz praktycznie codziennie, na okrągło, kiedy wykonasz jakieś zadanie dokonujesz takiego szybkiego skanowania i przeglądu tych zadań, które są ułożone w jakieś priorytety. Mogą być one pogrupowane w jakieś projekty mogą być one w jakiś sposób u szeregowane. Tak żebyś mógł łatwo dostać się do tych zadań i nie zastanawiać się co jest w tym momencie do wykonania tylko już masz listę i bierzesz pierwsze zadanie z góry które jest najważniejsze.

[00:06:52.270] – Mirek
Znamy to z takiego naszej codziennej pracy programistów. Często jest tak, że pracujemy z jakimiś narzędziami typu TeamCity czy Jira, różnego typu jakieś ClickUpy, tego typu programy które usprawniają czy też mają za zadanie pomóc nam zarządzać projektem. Tutaj mamy dokładnie to samo tylko na polu prywatnym.

[00:07:23.380] – Paweł
Powiedziałeś, że skanujemy tę listę rzeczy, przeglądamy. Ale jak nie utknąć? Bo już mi w głowie tutaj pojawia się czerwona lampka: no dobra, no to dorzucamy do tej listy. Listy to-do mają to do siebie, że robią się coraz większe, coraz większe. I co można z tym zrobić, żeby jednak nie utonąć w tym wszystkim?

[00:07:49.150] – Mirek
No właśniem wszyscy znają to z własnej praktyki że to-do listy rosną. Dorzucamy tylko zadania i zaczynamy się stresować tym że mamy ich coraz więcej, że jest coraz trudniej nad nimi zapanować. No i tutaj właściwie tkwi cała ta jakość czy też korzyść płynąca z używania GTD. Ja nie mówię, że to jest jedyny sposób, oczywiście można w jakiś sposób zaadaptować do swoich potrzeb. Ja też nie korzystam z takiego powiedziałbym czystego podejścia o którym jest mowa. Natomiast jak to wygląda w praktyce. Może ja opowiem jak to u mnie wygląda. Mianowicie w momencie kiedy ja dostaję załóżmy list. Taki list trafia do skrzynki ze wszystkimi innymi dokumentami i ze wszystkimi innymi wiadomościami które do mnie do mnie docierają. Takie listy potem na koniec tygodnia na przykład ja wyciągam i po kolei przeglądam. Czy jest to list który dotarł do mnie i ja muszę go zachować. Czy ja muszę go zeskanować czy ja muszę cokolwiek z nim zrobić. I na tej podstawie już sobie dokonuje takiego pierwszego sortowania, co ja z tym mam zrobić. Czy wyrzucić czy zachować. Jeżeli zachować to wtedy biorę taki list i np. skanuje. Po zeskanowaniu wykonuję kolejne czynności które oczywiście z tym się wiążą. Czyli już tworzę taki szereg zadań.

[00:09:23.410] – Mirek
Natomiast zapytałeś co zrobić, żeby w tym nie utknąć? Jeżeli weźmiesz takie zadania i nadasz im pewne jakieś priorytety, to już na etapie tego skanowania będziesz wiedział że są rzeczy ważne i ważniejsze. W momencie kiedy otwieram swoją to-do listę, normalnie jeżeli nie masz tych priorytetów musisz przejść przez tę listę. Zobaczysz tam 20 czy 30 zadań i już głowa ci pęka, już nie wiesz co zrobić. W momencie kiedy bierzesz listę którą stworzyłeś na podstawie GTD, gdzie określasz również priorytety wykonania poszczególnych zadań. Bierzesz z góry te najważniejsze i nie zastanawiasz się nad tym co jest jeszcze do wykonania. Będziesz się zastanawiał kiedy będziesz miał czas. No i to jest to co mnie skłoniło do tego żeby w ogóle rozważyć GTD jako sposób na pozbycie się w pewnym sensie zadań. To co się dzieje w naszych głowach często i zresztą chyba każdy menedżer ma ten sam problem,to jest natłok informacji i natłok zadań które są do wykonania. I zawsze wszystko jest do zrobienia na już, na teraz, a być może jeszcze na wczoraj i w dodatku wszystko jest ważne. Ciężko jest podjąć tę decyzję co jest ważniejsze a co nie. Jeśli zaczniemy myśleć w kategoriach tego że zawsze będziemy mieli mnóstwo tych zadań i skupiamy się tylko na jednym problemie w danym momencie to będziemy na pewno dużo szczęśliwsi.

[00:11:07.450] – Paweł
Czyli wybierasz jedną rzecz i na tej jednej rzeczy się skupiasz, nad tą jedną rzeczą tylko pracujesz. Reszta cię totalnie nie obchodzi. Masz jakieś może techniki na to żeby ich nie widzieć? No bo wiesz, w praktyce no to jednak otworzysz tę listę i teraz zobaczysz te tam 50 rzeczy które jest pod spodem. Jak to sobie organizujesz?

[00:11:32.860] – Mirek
Najłatwiejszym sposobem jest organizowanie tego w ten sposób, że trzymasz rzeczy na poszczególne dni. Nie tworzysz takiego wielkiego backlogu zadań które będziesz realizował w ciągu najbliższego tygodnia bo bardzo szybko zorientujesz się, że te rzeczy się piętrzą. Czyli dzisiaj coś robię te rzeczy których nie skończyłem przerzucam na następny dzień i przerzucam na następny, na następny. Rzadko kiedy się zdarza tak, żebyśmy wyczyścili rzeczywiście wszystko to, co jest do wykonania. To co najłatwiej jest zrobić to usiąść na przykład poprzedniego dnia wieczorem, przejrzeć sobie listę w ogóle wszystkich rzeczy które są, wybrać kilka – dosłownie – kilka tych najważniejszych które chcesz wykonać w ciągu następnego dnia wrzucić je oczywiście na tę listę zadań do wykonania na następny dzień. Nie planujemy jakoś szczególnie w przód i skupiamy się na tych zadaniach. Dopiero w momencie kiedy wykonamy np. te dwa czy trzy najważniejsze zadania to wtedy możemy otworzyć naszą to-do listę, przeskanować ją szybko, wybrać kolejne zadanie, które według nas ma najwyższy priorytet no i zgadza się z jakimiś założeniami. Czyli jeżeli jestem w pracy to wybieram tylko te zadania które należą do moich zadań zawodowych. Jeżeli już jestem po pracy to wybieram w tym momencie oddzielną listę w której mam wszystkie zadania moje prywatne.

[00:13:07.470] – Mirek
I najważniejsze jest to żeby skupić się tylko na tej najbliższej przyszłości. Bo jeżeli zaczniemy za daleko wybiegać to będziemy ciągle myśleć o tym jak wykonać dane zadanie a nie o tym żeby je wykonać.

[00:13:22.290] – Mirek
Oczywiście zdarzają się takie zadania które wymagają od nas pewnego jakiegoś przygotowania. No i wtedy warto jest wpisać takie zadania do kalendarza czyli jeżeli ja muszę się przygotować wcześniej dajmy na to dzisiejszy odcinek. Jeżeli ja mam się przygotować i ja muszę poinformować moją żonę o tym żeby zabrała dzieci z domu, bo inaczej będzie głośno, to w takim razie ja wrzucam coś takiego do kalendarza dzień wcześniej i spotykam się z żoną mówię: jutro mamy takie a takie rzeczy do ogarnięcia proszę cię zgarnij dzieciaki. I wtedy mam pewność że to się wykona. Jeżeli są rzeczy które mogę, jest to brzydkie słowo, prokrastynować to jak najbardziej je wrzucam na listę i trzeba się pogodzić z tym że nie zawsze wszystko się da zrobić danego dnia. Przerzucamy a właściwie wyrzucamy je z listy dzisiejszego dnia one lądują z powrotem na tej generalnej liście. I wyciągamy już na następny dzień te zadania które są ważniejsze.

[00:14:38.580] – Mirek
Często trzeba wykonywać taki przegląd ze względu na to że rzeczy zmieniają swój priorytet. No bo jeżeli załóżmy mamy dwa tygodnie do wyjazdu, do naszego jakiegoś urlopu i musimy zrobić przegląd samochodu przed tym wyjazdem no to dajmy na to na te dwa tygodnie wcześniej nie będzie to naszym priorytetem będzie gdzieś tam dalej na naszej liście. Natomiast w sytuacji w której już jest to tydzień albo kilka dni no to wtedy ląduje to prawdopodobnie na górze swojej listy. Dlatego taki przegląd bardziej się skupia na tym co jest najważniejsze a nie co w ogóle generalnie jaki ma priorytet.

[00:15:24.780] – Mirek
Szczerze mówiąc u mnie stosuję dwa priorytety: albo rzeczy które mogę odłożyć albo rzeczy które są rzeczywiście istotne i powinienem je brać w pierwszej kolejności. Czasami oczywiście wchodzi jeszcze trzeci czyli jakieś plany na przyszłość, rzeczy które być może uda mi się kiedyś zrobić ale nie oszukujmy się to są rzeczy które zrobię w momencie kiedy faktycznie będę miał czas chociażby np. urlop.

[00:15:58.640] – Paweł
Zaciekawiło mnie, że używasz priorytetu pod nazwą „rzeczy które mogę odłożyć”. Ale skoro możesz je odłożyć to czy one w ogóle powinny wpadać na tę listę? Jak sobie radzić z takimi rzeczami, które chciałbyś zrobić albo mają sens, i właśnie one sobie tak przechodzą, przechodzą. Stosujesz jakieś limity może na to? Takie zadanie jeżeli przejdzie na drugi dzień po raz dziesiąty, to znaczy ze czas się pogodzić z tym żeby je wyrzucić? Czy jak sobie z tym radzić?

[00:16:29.250] – Mirek
Jakiegoś szczególnego limitu nie mam ale faktycznie często się tak zdarza, że rzeczywiście te rzeczy nie są potrzebne. To znaczy skoro mogę je przekładać i przekładam je ciągle to znaczy że powinny zmienić swój priorytet. Dlatego też jest istotne to żeby tych zadań nie mieć jakoś szczególnie dużo na liście do wykonania. Chodzi mi o zadania na dany konkretny dzień, no bo jeżeli mam dwa czy trzy takie najważniejsze zadania to wiem że one zostaną wykonane. Jeżeli wrzucę ich 20 to jest bardzo duże prawdopodobieństwo że tak jak mówisz przerzucę je na kolejny dzień. A potem znowu je przerzucę i będę się frustrował, że przerzucam po raz dziesiąty to samo zadanie. Nauczenie się pracy z GTD… Ja pracuję z nim już od roku i wciąż mam takie sytuacje kiedy tych zadań jest dosyć dużo. Natomiast kiedy nie widzisz tych zadań, czyli są na jakiejś liście gdzieś z boku, to łatwiej jest się skupić na tych rzeczach które faktycznie stanowią jakąś wartość czy też przyniosą jakąś wartość, kiedy je wykonasz. I nagle się okazuje, że jak masz listę ze wszystkimi zadaniami, to wykonasz dwa albo trzy i się frustrujesz że masz jeszcze 45 do wykonania. Kiedy korzystasz z podejścia GTD i nie patrzysz na to, jak dużo masz rzeczy nagle na koniec dnia jak sobie podsumujesz to się okaże, że zrobiłeś te trzy zadania które wybrałeś sobie dnia poprzedniego, ale oprócz tego zrobiłeś jeszcze kolejnych pięć. Dlaczego? Bo w momencie kiedy otworzyłeś tę listę i przejrzałeś… Nie mam już pięciu godzin na to żeby wykonać pewne jakieś zadania, mam 30 minut, ale mam trzy czy cztery zadania które zajmują mi dosłownie 5 czy 7 minut. Mogę to zrobić w tym momencie i bierzesz takie zadania od razu, natychmiast robisz. Czyli de facto jest to ciągła praca pod kątem tego gdzie się znajduję, jakie mam możliwości, co potrzebuję do tego zadania. I taka analiza tych zadań ale dopiero w momencie kiedy faktycznie nie masz już nic na liście. To wtedy możesz się skupić na tym żeby sobie zrobić taki szybki przegląd i wybrać zadania. W momencie kiedy jeszcze nie wykonałeś najważniejszych zadań to nie ma sensu chyba się skupiać na tym co gdzieś tam kiedyś pomyślałeś że fajnie by było wykonać.

[00:19:07.610] – Mirek
No i tutaj też przychodzi jeszcze jedna rzecz, jeżeli chodzi o GTD. Często się zdarza tak, że mamy różne jakieś myśli marzenia, nad czym się zastanawiamy. Jeżeli tego nie zapiszemy to najprawdopodobniej nam to w ogóle wypadnie, zapomnimy, przypomni się w najmniej odpowiednim momencie. Czyli jednym słowem kiedy jakaś jedna rzecz wyzwoli taką myśl, że miałem jeszcze coś innego do zrobienia ale teraz to już jest za późno, nie zrobię tego i zaczyna się stres. Jeżeli zapiszemy takie rzeczy, nawet jeżeli to są rzeczy, marzenia coś co pojawi się, być może to wykonasz za rok czy za trzy, ale będzie na tej liście to będziesz mógł do tego wrócić i zrewidować czy faktycznie dalej tego potrzebujesz. Bo czasami się zdarza że o czymś marzymy ale potem się okazuje że to już straciło na wartości bo się zmieniła sytuacja i tak dalej.

[00:20:17.390] – Mirek
Natomiast jeszcze chciałbym jedną rzecz zaznaczyć, że zanim się podejdzie do modelu GTD to pierwsza rzecz którą trzeba zrobić to pozbyć się jak najwięcej rzeczy które powodują że napływa do nas cała masa tych zadań. Czyli jednym słowem skupić się tylko na kilku takich… Ja to nazywam projekty bo tak można to tak jakby zgrupować, natomiast skupić się na kilku takich najważniejszych projektach które rzeczywiście są tobie w danym momencie potrzebne i trzeba zacząć mówić „nie” wszelkim rzeczom, które nie są z tym związane. W ten sposób ta twoja to-do lista też nie będzie największa. Nie będzie ona zawierała 500 rzeczy bo co chwilę o czymś myślimy co chwilę coś się pojawia tylko pierwsza kategoria to jest myślenie czy ja w ogóle chcę się tym zajmować w ciągu najbliższego kwartału półrocza czy roku. Jeżeli to nie jest temat, nie mam w ogóle możliwości to zostawiam to w ogóle w świętym spokoju i staram się to omijać szerokim łukiem. Gdzieś nie pamiętam w której dokładnie książce to było napisane ale jest taka metoda 25/5 polegająca na tym, że wypisujemy wszystkie projekty nad którymi w danym momencie pracujemy. Projekty to jest wszystko co wymaga od nas więcej czasu niż tylko jedno zadanie. Czyli jeżeli remontujemy np. samochód wykonujemy jakieś rzeczy typu prowadzimy szkolenia. Każda rzecz którą wykonujemy – spisujemy ją sobie, z tego wybieramy 25 obszarów które chcemy dalej rozwijać. Z tych 25 wybieramy 5. No i te 5 to są rzeczywiście projekty które są w danym momencie na czasie. Dla mnie na przykład jest to praca zawodowa, dom, wszystko to co jest związane z domem, rodzina to jest trzecia rzecz i Code Yama czyli nagrywanie moich odcinków. To są w tym wypadku akurat cztery rzeczy które mnie najbardziej interesują. Jeżeli coś się w to nie wpisuje to ja mówię nie.

[00:22:51.670] – Mirek
No i sporo osób pyta co z tymi pozostałymi dwudziestoma, czy one mają jakiś niższy priorytet, czy powinienem nad nimi myśleć. Pozostałe 20 rzeczy to jest lista tych projektów które trzeba szerokim łukiem omijać. Bo jeżeli zaczniemy o nich myśleć to wpadnie nam mnóstwo nowych zadań i przegląd tego naszego backlogu z zadaniami będzie trwał wieki i będziemy tylko analizować a nie wykonywać. A tego chyba nie chcemy.

[00:23:26.250] – Paweł
To świetny sposób na to żeby ograniczyć rzeczy. Bo my często chcemy więcej rzeczy, więcej projektów. My jednym z naszych odcinków mówiliśmy też o takim starym artykule gdzie się porównuje wszystkie problemy do małpy. Te małpy rzucają ci ludzie na głowę i musisz nimi zarządzać. Też mi się to bardzo podoba co mówisz, żeby wyciąć to wszystko i okroić. Od strony praktycznej to naprawdę trzymasz wtedy tę listę rzeczy takich które masz omijać, żeby wiedzieć że to trzeba omijać? I tak to widzisz? Czy po prostu to usuwasz i nie przejmujesz się niczym poza tymi czterema obszarami?

[00:24:10.840] – Mirek
Działa to dokładnie tak jak ta lista zadań na dany dzień. Czyli jeżeli ja widzę te 4 czy 5 rzeczy które sobie wybrałem na dany okres to ja wiem że tylko na nich się skupiam i o pozostałych nie myślę. Ja owszem mam taką listę projektów, wrzuciłem sobie gdzieś tam do Evernote. I zrobię ten przegląd pewnie za jakieś pół roku czy nie wiem kiedy, w momencie w którym dane z projektów mi się zakończy. Czyli jeżeli będę usatysfakcjonowany załóżmy wynikiem remontu w domu czy też poszukiwań działki i tak dalej bo to jest akurat to co w tym momencie zaprząta mi najwięcej czasu i zabiera najwięcej czasu i zaprząta mi głowę, jak się z tym pogodzę i będę czuł że to jest ten moment w którym ja mogę się skupić na czymś innym to wtedy wybiorę sobie jakiś nowy projekt z mojej listy tych rzeczy które w danym momencie chciałbym realizować. I myślę że to co ty powiedziałeś. My strasznie pędzimy wszyscy od nas mnóstwo rzeczy oczekują sami od siebie oczekujemy, że musimy pokazać jak bardzo jesteśmy produktywni. Jak dużo rzeczy wykonujemy, jak dużo jesteśmy w stanie wykonać w ciągu jednej doby. Tylko tyle że jest to strasznie złudne, ponieważ bardzo szybko możemy się wypalić bardzo szybko stajemy się sfrustrowani tym, że wszystko jest na teraz, na już. A to jest nieprawda bo nie wszystko jest na teraz, nie wszystko jest na już. Mnóstwo rzeczy można zdelegować.

[00:25:46.930] – Mirek
Swoją drogą jeżeli chodzi nawet o pracę. Jeżeli chcemy żeby nasi ludzie się rozwijali no to jako menedżerowie też fajnie by było żebyśmy przekazywali im swoją wiedzę a jednocześnie przekazujemy im w ten sposób też część swoich obowiązków. Dajemy im możliwość rozwoju a jednocześnie zdejmujemy z siebie konieczność wykonywania pewnych rzeczy. To tak na marginesie.

[00:26:15.650]
To jest bardzo fajne żeby zacząć porządkować te swoje rzeczy, które się robi i nie brać na siebie za dużo.

[00:26:23.410] – Paweł
Porozmawiamy jeszcze chwilę o tym, jak te zadania wpadają. Bo mówiłeś że przychodzą różne rzeczy albo ktoś może cei o coś poprosić albo ktoś może wysłać maila albo wysłać w formie jakichś jakichś listów. I teraz jak mamy taką skrzynkę odbiorczą, gdzie wpada to wszystko to według GTD jak ty robisz ten przegląd? Czy robisz od początku do końca czy robisz to bierzesz to wszystko i porządkujesz już do samego końca aż uporządkujesz wszystko. Jak praktycznie od początku do końca tego pierwszego etapu tego przeglądu, jak to idzie?

[00:27:19.630] – Mirek
Ważne jest to żeby znaleźć jakiś przedział czasowy który możesz poświęcić na przykład raz na tydzień żeby dokonać takiego przeglądu. Co oznacza że jeżeli coś rzeczywiście jest istotnego, teraz do ciebie dociera i musisz to zrobić teraz już natychmiast no to wiadomo że nie odkładasz tego do tak zwanego inboxu, czyli do takiej skrzynki odbiorczej z innymi rzeczami, tylko wykonujesz to na bieżąco. Zdarzają się takie rzeczy jak chociażby na przykład to że córka zachorowała, musisz pojechać po leki i tak dalej. No to bardzo prawdopodobne że nawet wyjdziesz z pracy i wykonasz daną daną czynność bo jest to twoim priorytetem.

[00:28:06.520] – Mirek
Natomiast wszystkie pozostałe rzeczy – tych inboksów może być kilka. Tak jak wspomniałeś że mogą być to notatki. Czyli musisz znaleźć czas na to żeby przejrzeć, na przykład z ostatniego tygodnia notatki które wykonałeś. Ja korzystam z dwóch programów czy to z Evernote czy robię notatki odręcznie na iPadzie i te notatki trzeba przejrzeć. Mogą być to maile. Ja w swoim życiu uwielbiam rzeczy automatyzować. Jeżeli coś trwa zbyt długo jeżeli coś powtarzam po raz n-ty to ja to automatyzuję. Najprostszy sposób jeżeli chodzi np. o maile – różnego typu filtry.

[00:28:52.360] – Mirek
Nie wszystko musimy czytać, nie wszystko musimy przeglądać. Niektóre rzeczy można pogrupować. Przychodzą dokumenty. Najłatwiejszy sposób to jest zeskanować. Jak tylko przychodzą to zeskanować, wyrzucić. Rzadko które właściwie w tej chwili są potrzebne poza jakimiś urzędowymi dokumentami.

[00:29:18.610] – Mirek
Jeżeli chodzi o wszelkie czynności związane w ogóle z przeglądem: mamy różne jakieś wydarzenia w kalendarzu. Nie chcemy o tym zapomnieć. Fajnie jest pozbierać jak najwięcej rzeczy w jedno centralne miejsce. Czyli jeżeli mamy kalendarze to zebrać wszystkie kalendarze w jedno miejsce. Jeżeli mamy skrzynkę mailową to wszystkie skrzynki zebrać w jedną. Po to żeby nie tracić czasu na przełączanie się pomiędzy tekstami. Tylko na tym przeglądzie. Ten czas na przegląd jest o tyle istotny że jeżeli będziemy wykonywali przegląd jak tylko dana informacja do nas przychodzi to niestety będzie trwało to strasznie długo. Jeżeli będziemy wykonywać daną czynność skupimy się na danej jednej czynności czyli przeglądanie maili to zrobimy to dużo szybciej.

[00:30:12.250] – Mirek
Ile razy w ciągu dnia np. przeglądamy skrzynkę mailową? Wchodzimy tam szukamy czegoś podejmujemy jakąś akcję bądź też nie. Ważne jest to żeby ten inbox był czyszczony do zera. Czyli tak jak pytałeś: czy kończę? Tak kończę. Jeżeli nie skończę tego to znaczy że mogę przegapić coś co jest istotne coś co powinienem w najbliższym czasie wykonać. Więc jednym słowem w momencie kiedy wchodzimy do tego naszego inboksu i zaczynamy stamtąd wyciągać rzeczy to po pierwsze one nigdy tam nie wracają, ale też musimy je przejrzeć wszystkie do końca.

[00:30:55.000] – Paweł
Jakbyś zachęcił przede wszystkim świeżo upieczonych liderów, gdzie właśnie im weszło na głowę masa nowych obowiązków, nowych działań do wykonania nowych zadań i wszystko im się wydaje pilne i ważne. No bo to jest super kiedy już to się stosuje. Kiedy już mamy ten porządek zrobiony bo samo nawet ułożenie uporządkowanie skrzynek mailowych uporządkowanie tych strumieni zadań. No to wygląda jak naprawdę bardzo grube zadanie na sam początek żeby to wdrożyć. Masz jakieś techniki, które możesz polecić, żeby wejść w to w miarę lekko? Czy nie ma tutaj recepty i trzeba zagryźć zęby i zrobić?

[00:31:39.010] – Mirek
Każdy musi znaleźć swój własny sposób. To co rzeczywiście działa to zaczęcie pracy z tym, popracowanie jakieś 2-3 tygodnie bo dopiero po takim czasie zaczynasz widzieć w ogóle jaki jest zysk z tego. To że ci menedżerowie mają natłok zadań – super świetnie. świetnie ze względu na to że będą widzieli jaki zysk mają, kiedy zaczną wprowadzać tego typu usprawnienia. Właściwie wszyscy się śmieją że programiści to są osoby które jak tylko mogą coś zautomatyzować to to zautomatyzują, nawet jeżeli ten zysk będzie mały. Myślę że to jest w naszej krwi że będziemy próbowali znaleźć takie sposoby żeby pewne rzeczy się działy same. Żeby było nam łatwiej żeby było prościej i żeby się nie napracować. Jesteśmy naprawdę bardzo leniwym społeczeństwem, o tak bym powiedział.

[00:32:42.370] – Paweł
Czyli na dobrą sprawę to nie ma się czego bać, trzeba spróbować bo w najgorszym wypadku będziesz miał trochę większy porządek w mailach, zadaniach itd.

[00:32:53.340] – Mirek
I tak będziesz miał to-do listę, co najwyżej nie będzie miała ona priorytetów. Tak więc wrócisz właściwie do punktu wyjścia. Jeżeli takiej to-do listy nie miałeś nigdy jako menedżer to ja się zastanawiam jak ty robiłeś to wszystko. Nie wiem, może to jest kwestia wieku ale ja już mam problemy z pamięcią i jak czegoś nie zapiszę, jak czegoś nie wrzuca do kalendarza to zapomnij, że ja się pojawię na tym spotkaniu.

[00:33:24.060] – Paweł
Potwierdzam. Ja i Krzychu chyba w co drugim czy trzecim odcinku mówimy o tym jak ważne jest zapisywanie wszystkiego, robienie tego żeby to nie uciekło bo inaczej nie ma szans zapamiętać i w ogóle coś zrobić.

[00:33:39.300] – Paweł
Powiedz mi taką rzecz: w IT zwłaszcza jesteśmy przyzwyczajeni do scruma, tych technik zwinnych, scrum, kanban, na przykład mamy review sprintu, retrospekcję. Czy w GTD również można to wykorzystać? Czy podsumowujesz sobie swoje działania z danego tygodnia, z jakiegoś okresu?

[00:34:08.040] – Mirek
Ten przegląd o którym mówiłem, skanowanie skrzynki, tego twojego boksu plus do tego cały przegląd tych zadań i grupowanie ich pod kątem tego czy wykonujesz jakąś akcję czy masz to zdelegować, czy ta akcja to jest teraz już natychmiast możesz to zrobić bo trwa dwie minuty czy też musisz to zapisać gdzieś na liście. To jest też moment na taką retrospektywę i sprawdzenie tego co udało się tobie dokonać.

[00:34:38.880] – Mirek
Ja szczerze mówiąc nie patrzyłem nigdy pod kątem tego np. ile zadań udało mi się wykonać a bardziej patrzyłem pod kątem tego jak mogę usprawnić mój proces GTD. Pracy z dokumentami, co mogę jeszcze zautomatyzować. Czy są np. jakieś informacje które spływają do mnie i mogłyby spływać w inny sposób w sensie czy mogę zautomatyzować proces spływania, przeglądu oraz grupowania zadań. I ja na przykład jakiś czas temu zacząłem korzystać z takiego narzędzia nazywającego się Integromat. Niektórzy może znajdą coś w rodzaju Zapier. To są dwa takie dosyć duże portale które pozwalają na integrowanie różnych narzędzi z których korzystamy czyli np. maili, to-do list różnego typu, kalendarzy i w ten sposób można scentralizować i właściwie zautomatyzować całkowicie proces analizy nawet tego co jest do wykonania.

[00:35:43.500] – Mirek
Jeżeli ja wiem że razem z żoną mamy swoje kalendarze i ja mam dostęp do kalendarza wiem co jest do wykonania co jest do zrobienia. Ona wrzuca jakieś zadanie, dajmy na to do jakiegoś programu do jakiejś listy. Wiem że wrzuca rzeczy właśnie do tego kalendarza to ja sobie ściągam automatycznie te zadania z jej kalendarza do mojej to-do listy. W ten sposób ja się nie muszę zastanawiać co to jest. Wiem że żona wrzuca mi rzeczy nie do zrobienia tu, teraz natychmiast. Tylko fajnie by było. No to skoro może to zrobić ona i ja już nie muszę pamiętać o tym żeby znaleźć ten super czas kiedy ja naprawdę skupię na tym co do mnie mówi i nad czym mam popracować. Niech to się dzieje automatycznie. Myślę że retrospektywa jest ważna ale ale w moim przypadku akurat ona raczej się skupia na samym procesie niż na tym żeby klepać się po ramieniu bo zrobiłem w tym tygodniu 75 zadań a w poprzednim 30. Zadania nie są sobie równe więc ciężko też jest w jakiś sposób podsumować to. Jedno zadanie zajmie nam 5 minut drugie zajmie nam godzinę inne będziemy robili przez cały dzień. Tak więc tutaj nad tym bym się raczej nie skupiał.

[00:37:19.650] – Paweł
Czyli patrzymy do przodu a nie w tył.

[00:37:23.990] – Mirek
Nigdy spoglądanie w tył nie pomoże będziesz się tylko frustrował.

[00:37:30.430] – Paweł
Super. Porozmawiajmy sobie trochę o narzędziach, bo powiedziałeś o Integromacie, o Zapierze. Ale czego sam używasz jeżeli chodzi o samą listę. O zarządzanie tymi listami, jak to z twojego doświadczenia wygląda, co jest dobre i godne polecenia?

[00:37:48.780] – Mirek
Ja korzystałem z kilku narzędzi, linki będą widoczne pod naszą rozmową, natomiast to co do mnie najbardziej przemówiło to był Todoist. Jest to narzędzie które można używać zarówno jako takiej zwykłej listy ale można też świetnie używać właśnie do GTD. Kolejna rzecz że nawet w darmowej wersji można korzystać z wielu projektów. Można przypisywać sobie zadania na konkretny nawet czas. Można to zintegrować całkowicie z waszym kalendarzem. Czyli te zadania które wymagają jakiegoś konkretnego dnia to będą się pojawiały w waszym kalendarzu, naprawdę bardzo pomocne narzędzie. Korzystałem z wersji darmowej przez chyba miesiąc czy półtora po czym stwierdziłem że dobra przechodzę na wersję płatną. Kosztowało mnie to chyba ze 130 złotych na cały rok a dzięki temu mam dostęp do jeszcze całej masy innych rzeczy jak chociażby na przykład filtry gdzie mogę sobie pogrupować nie tylko względem tego jakie zadania mam do wykonania w ramach projektu czyli w ramach dajmy na to pracy, ale mogę również też zrobić sobie filtr gdzie interesują mnie tylko zadania pracowe a jednocześnie też o najwyższym priorytecie. Co oznacza że to są zadania do zrobienia na dziś, gdybym miał na to czas. Czyli skończę swoje zadania z listy na dzisiaj, wtedy wchodzę w konkretny filtr i mogę otworzyć otworzyć sobie kolejne zadanie, dodać je na dzisiaj, zrobić je praktycznie z miejsca.

[00:39:40.240] – Paweł
To jest coś co jest mało spotykane i właściwie nie używamy tego w kontekście używania Jiry. Gdzie za bardzo takich rzeczy nie ma czyli konteksty. Czyli zadania z pracy, z domu albo zadania które wymagają komputera, pozwalają szukać rzeczy albo to są zadania które wymagają telefonu. W taki sposób to robisz?

[00:40:05.860] – Mirek
W pewnym sensie tak. Jeżeli chodzi o telefon to faktycznie mam taki filtr gdzie mam rzeczywiście otagowane zadania wymagające jakiegoś przedzwonienia gdzieś, załatwienia czegokolwiek. Natomiast z czasem zacząłem używać coraz mniej filtrów. Na samym początku to było super, będę korzystał, będę rzeczywiście używał tych kontekstów i tak dalej. Nie sprawdzało się to u mnie. Oczywiście można tak robić jeżeli ktoś lubi w ten sposób pracować to nie ma problemu. Wspomniałeś o Jirze. W Jirze jak najbardziej da się wprowadzić w pewnym sensie konteksty, bo możesz używać na przykład komponentów, jakichś labelek które będziesz przypisywał do konkretnych zadań. Możesz je grupować w projekty na jednym boardzie możesz wyświetlić przecież kilka projektów. Więc jak najbardziej takie narzędzie mogłoby się sprawdzić. Natomiast raczej rzadko kto ma dostęp do Jiry w życiu prywatnym. Tutaj mogłaby pomóc aplikacja która jest darmowa nazywa się ClickUp też służy do zarządzania projektami. Korzystałem z tego nawet przez jakiś czas. Natomiast im więcej ma to bajerów związanych z opisem komentarzami i informacjami odnośnie wyceny story pointów, itd itd odciąga cie to od samego clue którym jest zadanie, priorytet i ewentualnie data kiedy trzeba to zadanie wykonać. Jeżeli faktycznie jest ono związane z konkretnym wydarzeniem. Możesz równie dobrze używać kalendarza do takich zadań więc zwykła to-do lista z informacją o priorytetacie w zupełności wystarczy. Wtedy się skupiasz tylko na tym, co masz wykonać a nie na tym gdzie masz to wpisać, w jakiś sposób, itd. Im prostsze narzędzie tym lepiej. Tym mniej czasu będziesz używał na używanie tego narzędzia i przygotowanie się w ogóle do pracy.

[00:42:14.710] – Paweł
Też nie raz wpadłem w taką pułapkę że brałem jakieś narzędzia, miałem masę tych wszystkich fajerwerków i traciłem czas na fajerwerki zamiast się skupić na tym co jest ważne.

[00:42:29.280] – Paweł
Czy jest coś co byś chciał jeszcze na koniec przekazać naszym naszym widzom, jak mogą lepiej wykorzystać GTD, zacząć zarządzać swoimi zadaniami?

[00:42:40.150] – Mirek
Ja myślę że pierwsza najważniejsza rzecz: pozbyć się jak najwięcej rzeczy z tych projektów które wydaje nam się że są teraz i już i musimy się nad tymi rzeczami skupić i ograniczyć napływ tych zadań. To chyba pierwsza najtrudniejsza i najważniejsza zarazem rzecz którą należy wykonać zanim się w ogóle wejdzie w sam proces wykonywania tych zadań. To myślę że jest chyba najważniejsze.

[00:43:12.130] – Paweł
Powiedz jeszcze nam na koniec gdzie można cię znaleźć.

[00:43:14.800] – Mirek
Jeżeli chodzi o kontakt ze mną najłatwiej jest wpisać CodeYama, będzie link, tam są wszystkie dane kontaktowe do mnie, piszcie śmiało jeżeli tylko w jakiś sposób mogę pomóc to bardzo chętnie. Oprócz tego oczywiście na YouTubie zapraszam do oglądania mojego kanału. Mam nadzieję że właśnie w kontekście moich priorytetów, itd. W końcu znajdę czas na to żeby nagrać kolejny odcinek. Także do zobaczenia.

[00:43:45.640] – Paweł
Super Mirek, dzięki wielkie za spotkanie, masa wartościowych informacji. Trzymaj się.

[00:43:53.380] – Krzysztof
Paweł, bardzo bardzo ciekawy wywiad. Powiedz mi co uważasz za taką jedną, najważniejszą rzecz, którą nasi widzowie mogą wyciągnąć z tego wywiadu, zapamiętać.

[00:44:04.420] – Paweł
To co Mirek powiedział żeby sobie ustrukturyzować wszystkie rzeczy, posprzątać, zrobić ten porządek i nie brać się za rzeczy które chcemy zrobić kiedyś, może to jutro może później. Ściągnąć to do tych obszarów najważniejszych. Tych czterech pięciu, ta metoda 25/5 jest mega wartościowa żeby właśnie to odfiltrować wyciąć i skupić się na tym co jest najważniejsze a nie brać wszystkie sroki za ogon bo z mojego doświadczenia i Krzysztof twojego pewnie też to nigdy nie działa.

[00:44:39.460] – Krzysztof
To prawda. A ja ze swojej strony powiem, że zgadzam się z tym co Mirek powiedział – trzeba wszystko zapisywać no bo inaczej zapomnimy. Nie wiem czy to jest kwestia wieku, raczej nie, chyba ludzkiej natury. Ja też jestem zwolennikiem tego żeby wszystko zapisywać czy to w kalendarzu, jeżeli to są spotkania, czy to na liście to-do do zrobienia czy też notatki chociażby ze spotkań.

[00:45:03.000] – Krzysztof
Dziękuję wam, że obejrzeliście kolejny odcinek Nerd Management. Zapraszamy Was do zapisywania się do newslettera, żebyście byli na bieżąco. No i oczywiście widzimy się już za tydzień, we wtorek rano.