Reakcja specjalistów na widok kalendarza managera jest zawsze taka sama: “Jak ty możesz w ten sposób pracować?” Ta reakcja wcale nie jest przesadzona, bo kalendarz lidera niczym nie przypomina tego, czego oczekują specjaliści.
Musisz sobie uświadomić, że gdy będziesz menedżerem, Twój kalendarz znacznie się zmieni. Harmonogram menedżera to często po 8-10 spotkań każdego dnia, z których każde jest na inny temat.
Trzeba szybko przełączać konteksty, wyrzucać z głowy poprzedni temat i być gotowym na kolejne spotkanie. Z drugiej strony, musisz znaleźć dla siebie czas na pracę w skupieniu. Ponadto jako lider, takie skupienie musisz zapewnić również swoim ludziom.
Zobacz, jak to działa w praktyce!
Z tego shorta dowiesz się:
- Czym różni się kalendarz managera od specjalisty?
- Jak chronić swoich ludzi przed rozpraszaczami?
- Jak zaplanować czas na najważniejsze rzeczy?
i wiele więcej 🙂
Agenda
00:00 – Intro
01:01 – Wprowadzenie
02:31 – Koncepcja maker vs manager schedule
04:32 – Planuj czas w którym możesz się skupić
06:04 – Jako manager zaakceptuj różnicę w wyglądzie swojego kalendarza
06:22 – Chroń swoich ludzi przed rozpraszaczami
07:00 – Jakie techniki stosować by dać ludziom pracować w spokoju?
08:35 – Zastosuj u siebie dni bez spotkań
09:51 – Dystrybucja czasu i ludzi na spotkaniach
10:13 – Sposoby na usprawnienie komunikacji
11:01 – Podsumowanie
Wersja do słuchania
Linki
- Paul Graham – Maker’s Schedule vs. Manager’s Schedule
- Odcinek 54 (short): Jak się przełączać pomiędzy trudnymi tematami? Przegródki w głowie efektywnego lidera
- Nasza prezentacja z 4developers: Jak z dobrego specjalisty NIE zostać beznadziejnym liderem?
Transkrypcja odcinka
[00:01:01.760] – Krzysztof
Witamy w Nerd Management, tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rekowski.
[00:01:07.100] – Krzysztof
Chcielibyśmy Wam powiedzieć, że już niedługo, 19 marca będziemy występować z Pawłem na konferencji Boiling Frogs we Wrocławiu. Co ciekawe, jest to konferencja na żywo, więc jesteśmy podekscytowani. Będziemy mówili o tym jak nie zostać IT-dinozaurem, czyli w jaki sposób nie zasiedzić się w tym, co się robi i cały czas rozwijać się. To będzie długa prezentacja, 45 minut, dostaliśmy taki slot na samym początku, więc jesteśmy podekscytowani, duże wyzwanie. Zapraszamy do Wrocławia, jeżeli byście chcieli zobaczyć nas na żywo.
[00:01:46.070] – Krzysztof
A dzisiejszy temat to też jest nawiązanie do naszej prezentacji z 4developers w zeszłym roku. I to jest temat, który moim zdaniem trzeba często powtarzać bo świeżo upieczeni menedżerowie, ale nie tylko, doświadczeni też, nie zawsze o tym pamiętają. Czyli to jest kwestia tego, że kalendarz menedżera wygląda zupełnie inaczej niż kalendarz makera, czyli takiej osoby, która wytwarza coś konkretnego swoimi rękoma.
[00:02:12.680] – Krzysztof
To jest coś o czym jako menedżerowie czasami zapominamy z dwóch względów. Po pierwsze zapominamy, że nasz kalendarz już nie będzie wyglądał tak jak wtedy, kiedy byliśmy deweloperami, kiedy mogliśmy się długo nad czymś skupić. Ale z drugiej strony zapominamy, że nasi ludzie zupełnie inaczej pracują.
[00:02:29.750] – Krzysztof
Ale o co chodzi? Przede wszystkim to jest taka koncepcja maker i manager schedule, o tym napisał Paul Graham w bardzo ciekawym artykule, który wam zalinkujemy. Zasadniczo nie powinno być dla was zaskoczeniem, że maker, czyli właśnie developer, tester, czyli osoby które wykonują pracę, która wymaga po prostu długich ciągów skupienia… Pamiętam jak byłem deweloperem, przychodziłem do pracy i potrafiłem spędzić 4-5 godzin nie wstając od biurka właśnie pisząc jakiś kod ,który miałem w głowie.
[00:03:02.720] – Krzysztof
I np. spotkanie – jeżeli wrzucimy takiemu deweloperowi spotkanie w ciągu dnia, czy przyjdziemy i zagadamy, bo „słuchaj, musimy szybko omówić jakąś kwestię, szybko pogadajmy” – według badań powrót do koncentracji po takim okresie flow, dużego skupienia, może zabrać nawet 25 minut. Żeby te wszystkie wątki połączyć.
[00:03:27.230] – Krzysztof
Natomiast ten kalendarz menedżera wygląda zupełnie inaczej. To są raczej spotkania. Jedno spotkanie za drugim. Bo Twoim zadaniem jest praca z ludźmi. Twoim zadaniem jest to, że tutaj jakieś spotkanie z biznesem, spotkanie z zespołem, wiele 1:1, potem trzeba ze swoim szefem się spotkać i pogadać. No więc ty nie można pozwolić na to, żeby w 25 minut wracać do poprzedniego flow, bo ten flow rzadko kiedy można mieć. I tutaj trzeba się bardzo szybko przełączać.
[00:04:01.250] – Krzysztof
Trzeba mieć tę kompartmentalizację, czyli wchodzić szybko w takie przegródki, konteksty. Tutaj odeślemy do bardzo ciekawego odcinka, w którym mówiliśmy o tym, jak Bob Iger, czyli poprzedni CEO Walt Disney sobie z tym radził.
[00:04:17.840] – Krzysztof
Ale z drugiej strony są takie sytuacje, że też trzeba nad czymś popracować, nad czymś się skupić. Więc trzeba dbać o ten flow, żeby mieć takie miejsca, gdzie można było popracować, nad czymś się skupić.
[00:04:32.100] – Paweł
I to jest bardzo ważna rzecz o której mówisz, bo myślę, że też jest zapominane. Bo z jednej strony tutaj są dwa aspekty, czyli po pierwsze kiedy zastanawiacie się nad ścieżką liderską, to musicie mieć świadomość, że nie będzie tak, że macie długie ciągi do pracy w skupieniu. Tu mam przykład nawet z wczoraj, kiedy mój kalendarz był przecięty przez cały dzień, spotkanie za spotkaniem z drobnymi przerwami i każde na inny temat. Więc to przełączanie jest bardzo istotne. I to też jest pułapka, ponieważ wy musicie też zadbać o to żeby ten czas dłuższy od czasu do czasu sobie zaklepać na myślenie strategiczne. Co wy chcecie zrobić z tym zespołem? Więc żebyście znowu nie wpadli w taki tryb samych spotkań, przełączania się między kontekstami, w bardzo dużej ilości. Bo wtedy prowadzi to do tego, że będziecie tak zasuwać, że jak to mówią na budowie, jest tyle roboty, że nie ma kiedy taczki załadować. Więc na to też warto zwrócić uwagę i sobie zablokować taki czas na tak zwany Focus Time. Są narzędzia spięte z kalendarzami, które mogą to nawet zrobić za was bazując na waszym harmonogramie, więc pilnujcie się tego. I miejcie świadomość, że to po prostu w przypadku menedżera, lidera to tak nie działa. To tak nie działa, trzeba się z tym pogodzić. To jest naturalny stan rzeczy, że jest 8-10 spotkań jednego dnia, każde na inny temat, a w tym trybie zdalnym jeszcze jest nawet gorzej, bo kiedyś musieliście przejść z sali do sali… A teraz siedzicie na krześle przeskakując tylko z jednego spotkania na drugie.
[00:06:04.710] – Krzysztof
Czyli takie kluczowe wnioski które moim zdaniem należy z tego wyciągnąć, to przede wszystkim zrozumieć tę różnicę i się z tym pogodzić. Tak po prostu będzie. Ale z drugiej strony trzeba sobie zapewnić ten czas, żeby znaleźć ten flow, i np. blokować ten czas w kalendarzu, kilka godzin nieprzerwanej pracy.
[00:06:22.590] – Krzysztof
Musisz też pamiętać, żeby chronić swoich ludzi przed właśnie takim niszczeniem tego ich skupienia. Czyli nie ma sensu wrzucać spotkań bez opamiętania, bez sprawdzenia chociażby w kalendarzu, czy to im nie rozwali pracy. Ale z drugiej strony musisz chronić ich przed tym, żeby ktoś z zewnątrz tego nie robił – biznes, product owner, HR… Trzeba ten czas chronić, bo to skupienie jest taką najbardziej wartościową rzeczą, najbardziej wartościowym zasobem, który pracownik ma, ten pracownik, który wykonuje pracę umysłową i coś tworzy.
[00:07:00.770] – Krzysztof
To jescze pogadamy o tym, jakie w naszych zespołach stosujemy techniki, żeby developerzy, testerzy znaleźli właśnie trochę tego czasu na to, żeby mogli ciągiem kilka godzin popracować.
[00:07:14.170] – Paweł
Sposobów jest kilka. Przede wszystkim jeżeli już musicie mieć spotkania, a z reguły jakieś musicie mieć, bo często jednak pracujemy w metodykach zwinnych, które wymagają co najmniej, żeby się spotkać na daily, zsynchronizować pracę, tym bardziej w trybie zdalnym, kiedy się nie widzicie. Więc takie spotkanie przede wszystkim powinno być idealnie albo pierwsze z rana, albo ostatnie na koniec dnia. Znam zespoły, które funkcjonują w ten sposób, że daily jest wieczorem na sam koniec dnia. Ważne jest to, żeby tego nie wpychać w środek. Czyli wszystkie spotkania które są, czy to scrumowe czy to organizacyjne: albo na początek dnia, albo na koniec.
[00:07:51.300] – Paweł
Znowu też są zespoły które świetnie działają przez to, że grupują spotkania. Czyli zbierają tematy do porozmawiania, nie wrzucamy teraz tego spotkania w środek, na przykład dzisiaj czy na jutro, bo jest taka potrzeba. Chyba, że się pali i wali no to wtedy zwołuje się sztab kryzysowy, ale takie sytuacje są nadzwyczaj rzadko. I wtedy można takie spotkania po prostu zgrupować, najlepiej jeszcze tematycznie, jeżeli wiemy że będziemy mieli do przegadania np. jakieś projekty i zaraz będzie trzeba zaplanować na przykład kolejny tydzień czy dwa tygodnie pracy. No to zróbmy najpierw jedno, drugie i wtedy ludzie mają ten czas.
[00:08:35.340] – Paweł
Kolejną rzeczą którą warto tutaj wspomnieć, nasza koleżanka Ania pracuje ze swoim zespołem w ten sposób, że robią tzw. inżynierskie czwartki. Czyli chodzi o to, że jest dzień w którym ani ty jako lider ani twój Product Owner czy biznes nie ma prawa przeszkadzać ludziom bo oni robią po prostu swoją robotę i wtedy mają czas na to, żeby zrobić fajne rzeczy, pouczyć się czegoś nowego, przeanalizować jakieś tematy, właśnie złapać ten flow, a nie że teraz spotkanie jedno, drugie ,trzecie i będzie to rozbite.
[00:09:09.960] – Krzysztof
Tak, podobne rozwiązanie, które też jeden z zespołów u nas stosował, to były tzw. dni ciszy. To jeszcze w czasach, kiedy w biurze pracowali. Wtedy założenie było takie, że zespół się umawiał, że każdy pracuje w skupieniu samodzielnie. I jeżeli ktoś chce się spotkać, to trzeba np. się umówić na czacie i nie ma obowiązku odpowiedzi od razu. Więc to nie było takie przerywanie, podchodzenie do kogoś czy dzwonienie. To też jest taka metoda, gdzie ja mogę zarządzić tym, czy chcę teraz np. z kimś porozmawiać, czy mam chwilę, czy skończyłem jakiś wątek w głowie, czy nie.
[00:09:50.760] – Krzysztof
Albo inna metoda, zespoły czasami się umawiają, że w większości dni na przykład robią tylko spotkania wewnętrzne, czyli jakieś pair programming, jakieś refinementy, a na spotkania zewnętrzne delegują reprezentantów, po to żeby jak najmniej osób było dotkniętych tym rozwalonym dniem, żeby reszta mogła się skupić nad pracą, zależnie oczywiście od tego, jakie mają zadania.
[00:10:13.560] – Paweł
I tutaj warto pomyśleć jeszcze o dwóch rzeczach czyli o takiej komunikacji w pełni asynchronicznej, żebyście nie oczekiwali odpowiedzi od razu. Bo jeżeli oczekujecie odpowiedź od razu, to może ustalcie w zespole, że w takich sytuacjach nagłych nie będziecie pisać maila, używać komunikatora, tylko po prostu złapiecie za telefon i zadzwonicie, jeżeli się pali, bo inaczej to nie ma sensu. A przy komunikatorze czy mailu to każdy odpowie w swoim czasie. Zacznijcie to ćwiczyć, bo na początku to nie jest proste. Później wchodzi w krew. To jest jedna rzecz.
[00:10:45.330] – Paweł
A druga rzecz to to przemyśl czy na pewno twoje spotkanie, pogadaj z product ownerem, biznesem czy osobami które wpływają na zespół, czy takie spotkanie nie mogło być po prostu mailem. I nie da się załatwić tego asynchronicznie? Bo w wielu przypadkach się da.
[00:11:01.420] – Krzysztof
Podsumowując: pamiętajcie, że kalendarz menedżera wygląda zupełnie inaczej niż kalendarz makera czyli dewelopera, testera. Musicie znać tę różnice, rozumieć je i musicie wspierać swoich ludzi w tym, żeby mieli tę przestrzeń na to, żeby pracować wydajnie, bez przeszkód.
[00:11:20.200] – Paweł
To tyle na dzisiaj, zapisujcie się do newslettera. Dzięki temu możemy dotrzeć do innych ludzi. No i pamiętajcie że jeżeli wybieracie się do Wrocławia na Boiling Frogs, to tam nas znajdziecie.